Analisis Pengadaan (Procurement) – Menghemat Biaya Pembelian

credit:instagram@induzbuy

Pengadaan (Procurement) merupakan bagian penting dari bisnis Anda sehingga Anda perlu melakukan analisis pengadaan secara teratur untuk memastikan bahwa Anda memanfaatkan uang hasil jerih payah Anda dengan sebaik-baiknya.

Analisis pengadaan adalah analisis tentang apa yang terjadi di departemen pembelian Anda, apakah mereka menjaga strategi pembelian dan apakah persediaan disimpan pada tingkat optimal. Sehubungan dengan pemasok, apakah pemasok terbaik dipilih dan apakah mereka menawarkan harga dan persyaratan terbaik?

Apapun ukuran perusahaan Anda, Anda harus menganalisis biaya dan persediaan. Ketika Anda menjadi lebih besar dan kebutuhan pembelian Anda menjadi lebih kompleks, Anda harus menganalisis waktu pengiriman, pengeluaran yang berlebihan, dan apakah Anda memanfaatkan pemasok Anda dengan sebaik-baiknya. Mari kita lihat masing-masing kebutuhan analisis pengadaan ini satu per satu.

Analisis Biaya

Jelas, hal pertama yang akan Anda lihat adalah biaya sebenarnya untuk membeli barang. Biaya tidak berhenti sampai disitu sayangnya, ada juga biaya yang dikeluarkan untuk pengiriman, penanganan dan penyimpanan. Anda mungkin juga memiliki pemasok yang memerlukan pembayaran di muka.

Jadi, jika Anda memesan barang besar yang membutuhkan beberapa orang untuk dipindahkan dan Anda harus membayar untuk pengirimannya, biaya aktual Anda jauh lebih tinggi daripada sekadar biaya barang.

Jika Anda juga memiliki kelebihan stok barang-barang ini, biaya penyimpanan juga harus ditambahkan ke total biaya. Analisis pengadaan lengkap akan mengidentifikasi total biaya pembelian dari pemasok tertentu.

Analisis Persediaan

Area terpenting berikutnya untuk dianalisis adalah biaya penyimpanan barang serta biaya tidak tersedianya barang untuk dijual atau diproduksi.

Analisis pengadaan yang benar pada inventaris Anda saat ini akan dapat memprediksi inventaris masa depan yang optimal. Ini juga harus memberi tahu Anda tingkat inventaris optimal yang tidak akan mempengaruhi penjualan atau produktivitas secara negatif.

Orang dan mesin yang menganggur itu mahal. Persediaan semacam ini dirancang oleh orang Jepang dan disebut JIT (Just In Time).

Penggunaan Terbaik Analisis Pemasok

Jika Anda memiliki sejumlah pemasok, Anda mungkin ingin menganalisis siapa yang memasok apa untuk Anda. Anda mungkin menemukan bahwa Anda terlalu bergantung pada satu pemasok dan ini bukanlah ide yang baik.

Di sisi lain, mungkin dengan mengkonsolidasikan pemasok Anda bisa mendapatkan harga dan persyaratan yang lebih baik yang sesuai dengan pesanan yang lebih besar.

Pengeluaran Maverick

Kadang-kadang, terutama jika Anda menggunakan daftar permintaan pembelian, item yang dipesan mungkin tidak sesuai atau dengan harga yang lebih tinggi atau kualitas yang lebih rendah daripada yang biasanya Anda beli. Bisa juga suatu barang dibeli dari satu pemasok, padahal yang lain bisa saja lebih murah.

Analisis pengadaan semua permintaan pembelian dan pembelian ad hoc Anda akan segera mengidentifikasi pembelian maverick ini yang dapat membebani perusahaan Anda jauh lebih banyak daripada yang seharusnya.

Analisis Waktu Pengiriman

Waktu pengiriman dapat menjadi penting bagi beberapa perusahaan besar, terutama jika menyangkut barang yang mudah rusak dan barang besar. Pengiriman besar yang perlu dibayar dengan sangat cepat dapat merusak arus kas yang ketat. Barang-barang besar membutuhkan penanganan staf dan area penyimpanan yang besar pula.

Beberapa barang memerlukan fasilitas penyimpanan khusus seperti area freezer yang mungkin tidak tersedia. Kontrol yang cermat atas persediaan perusahaan perlu dipertahankan. Semua area ini akan disorot dengan analisis pengadaan menyeluruh dari waktu pengiriman.

Lihat berapa banyak yang bisa Anda hemat jika Anda menganalisis apa yang terjadi di departemen pembelian Anda.