Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Purchasing: 6 Langkah Membuat Surat Negosiasi Harga Pembelian

 

credit:instagram@ipconsulting_official

Sebagai seorang Staf purchasing mungkin Anda merasa bingung bagaimana cara menulis surat negosiasi harga, karena Anda mendapatkan penawaran harga dari pemasok yang lebih tinggi dari anggaran yang Anda miliki.

Dalam artikel kali ini, Anda akan menemukan 2 contoh nyata bagaimana "TIDAK" menulis surat negosiasi, diikuti dengan contoh bagaimana surat itu seharusnya ditulis. Saya akan membedah surat tersebut menjadi 6 langkah yang bisa Anda gunakan untuk semua negosiasi harga yang Anda lakukan.

Contoh 1: Bagaimana TIDAK Menulis Surat Negosiasi Harga

Berikut email yang sebenarnya (untuk semua tujuan email adalah surat saat ini), yang saya terima dari salah satu klien saya, meminta harga yang lebih baik dari yang kami kutip. (Tentu saja nama telah diubah untuk melindungi kerahasiaan)

Selamat siang bu Ana,

Terima kasih atas proposal Anda. Perusahaan kami meninjau tawaran Anda dan ternyata tinggi. Oleh karena itu, Anda diminta untuk mengajukan penawaran yang direvisi.

Kami juga telah meninjau komentar dan hasil Anda sebagai berikut:

Pembayaran akan sesuai dengan Syarat & Ketentuan Kontrak sebagaimana tercantum dalam Paragraf 2 Jadwal B.

Selain itu, harap diperhatikan jika Anda memiliki pertanyaan kirimkan melalui e -mail paling lambat 21 Oktober

Salam,

Rudy Silalahi

Seperti yang Anda bayangkan, balasan surat negosiasi harga (email) ini adalah sesuatu yang mengatakan bahwa harga yang dikutip adalah harga terbaik. Setelah itu surat negosiasi harga kedua (email) mengikuti, seperti di bawah ini:

Contoh 2: Bagaimana TIDAK Menulis Surat Negosiasi Harga

Selamat siang bu Ana,

Harap diperhatikan bahwa penawaran kami adalah $175.500 (tawaran Anda – 10%).

Mohon diperhatikan bahwa kami membutuhkan balasan Anda paling lambat Senin 25 Oktober.

Hormat kami,

Budi P

Spesialis Unit Kontrak

Sekali lagi email ini menerima balasan yang serupa dengan yang sebelumnya, dengan hasil akhir bahwa pemasok mendapatkan kontrak dengan harga yang dikutip.

Contoh 3: Cara Menulis Surat Negosiasi Harga yang Efektif

Mari kita buat surat negosiasi harga yang lebih efektif untuk negosiasi harga.

Dear bu Ana,

Terima kasih atas proposal Anda. Kami sangat menghargai upaya yang telah Anda lakukan untuk mengirimkan proposal yang komprehensif untuk perusahaan kami.

Kami memahami bahwa Anda akan menghabiskan banyak waktu dan sumber daya untuk menghasilkan proposal ini yang menguraikan secara rinci bagaimana Anda akan menyediakan apa yang kami butuhkan.

Saya dan tim saya telah meninjau seluruh proposal secara rinci, dan secara keseluruhan kami senang dengan itu. Pada saat yang sama ada satu masalah mendasar yang mungkin akan menghentikan kami untuk memberikan kontrak ini kepada Anda.

Mari saya jelaskan:

Wakil Presiden kami telah memberi kami anggaran khusus untuk kontrak ini. Dia juga telah menginstruksikan tim kontrak kami untuk mendapatkan 3 penawaran lagi dari pemasok lain, dengan maksud untuk mendapatkan penawaran harga yang kompetitif.

Di pihak saya, saya berhasil meyakinkan dia bahwa kita harus menahan diri dari mendapatkan penawaran dari pemasok lain, karena di masa lalu Anda telah melakukan pekerjaan dengan sangat baik. 

Saya berjanji kepadanya bahwa kami akan mendapatkan kontrak ini sesuai anggaran yang dia berikan. Dia menyetujui ini, tetapi jika kami tidak bisa mendapatkan harga yang Anda usulkan sesuai anggaran kami, maka kami harus membuka ini ke 3 pemasok lain.

Sekali lagi saya pribadi akan senang untuk memiliki Anda sebagai pemasok kami. Tetapi untuk melakukan ini, kami membutuhkan harga Anda lebih baik daripada yang Anda kutip dalam proposal awal Anda. Harga Anda harus 9% lebih rendah dengan harga akhir USD 177.500.

Jika Anda tidak dapat menawarkan harga ini, saya khawatir kita harus mencari pemasok lain untuk pekerjaan ini.

Sekali lagi saya berharap dan percaya untuk mendapatkan penerimaan Anda atas tawaran ini dari pihak kami. Saya percaya Anda memahami bahwa di masa lalu kami telah menjadi klien setia Anda dan saya yakin bahwa di masa depan fleksibilitas Anda dalam penawaran Anda akan menghasilkan pekerjaan di masa depan untuk Anda dan organisasi Anda.

Menunggu kabar dari Anda sebelum 27 Oktober.

Salam Hormat

Budi P

Spesialis Unit Kontrak

6 Langkah yang Harus Diikuti Saat Menulis Surat Negosiasi Harga

Mari kita segera membedah surat yang tertulis di atas, sehingga Anda memiliki template untuk menulis surat mendatang.

1. Memiliki nada positif, sopan dan profesional di seluruh surat.

2. Seluruh surat itu positif dan profesional.

Jika vendor tidak dapat mengakomodasi diskon yang diminta oleh klien, maka klien dengan baik menguraikan kemungkinan tindakan yang perlu diambil.

3. Puji Vendor.

3 paragraf pertama surat ini melakukan hal yang sama, dengan memuji vendor atas proposal yang komprehensif.

4. Jelaskan Posisi Anda.

Ini disorot di bagian kedua surat di atas di mana kami menguraikan batas anggaran Wakil Presiden, bagaimana Spesialis Kontrak ingin bekerja dengan pemasok, dan sebagainya.

Di sini biasanya beberapa pemasok akan mengarang banyak cerita. Namun yang terbaik adalah hanya mengatakan yang sebenarnya dan meninggalkan 'kisah' dari surat-surat tersebut.

5. Minta Diskon Angka Ganjil.

Saat meminta diskon selalu pilih angka ganjil, 3, 6, 7, 9% dan seterusnya. Jangan pernah meminta 5/10/15% dan seterusnya. Ketika Anda meminta nomor ganjil, itu menunjukkan bahwa Anda telah mengevaluasi proposal pemasok dengan cermat dan mempertimbangkan anggaran Anda. 

Jika industri Anda beroperasi dengan margin rendah, akan baik-baik saja untuk melanjutkan 2,5%, 3,5% dan seterusnya. Biarkan pemasok Tahu apa yang akan terjadi jika dia tidak mau menegosiasikan harga. Dalam kasus diatas, kami menyebutkan bahwa kami harus membuka ini ke 3 pemasok lain.

6. Nyatakan bisnis masa lalu yang diberikan kepada pemasok dan  kemungkinan bisnis masa depan.

Berhati-hatilah bahwa ketika Anda menunjukkan prospek bisnis masa depan, Anda tidak memiliki komitmen karena Anda tidak tahu apakah Anda akan dapat memberikan bisnis masa depan atau tidak. Kapan pun ragu, cukup merujuk ke bisnis masa lalu sebagai kemungkinan tren untuk bisnis masa depan.

Posting Komentar untuk "Purchasing: 6 Langkah Membuat Surat Negosiasi Harga Pembelian"