Apakah Perbedaan Procurement, Purchasing dan Sourcing?
Procurement, purchasing, dan sourcing adalah tiga kata yang sudah sering kita dengar dan ketiganya sering digunakan secara bergantian. Banyak orang yang menyangka bahwa ketiga kata tersebut adalah sama, namun faktanya ketiga kata tersebut memiliki pengertian yang berbeda.
Ya, ketiga istilah industri yang sudah umum ini sebenarnya adalah hal yang sangat berbeda. Meskipun semuanya penting untuk fungsi pengadaan, masing-masing memiliki tujuan yang berbeda dan memerlukan strategi, proses, dan sumber daya yang berbeda dalam organisasi.
Jika Anda ingin menambah nilai bagi organisasi Anda sambil mengoptimalkan rantai pasokan Anda dan menemukan penghematan biaya, maka Anda harus mengenali dan memahami perbedaan ini dan memperlakukan setiap proses sesuai dengan itu.
Panduan proses pengadaan cepat ini menunjukkan kepada Anda bagaimana pengadaan dan pembelian akan membantu organisasi atau perusahaan Anda.
Apa itu Procurement?
Secara luas, procurement adalah keseluruhan proses mendapatkan barang dan jasa untuk organisasi atau perusahaan Anda. Proses ini menggabungkan semua tugas yang terlibat dalam pencarian, dan pembelia bahan serta sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya.
Procurement meliputi hal - hal sebagai berikut:
- Memenuhi kebutuhan perusahaan
- Menemukan pemasok yang tepat
- Meminta pemasok tersebut
- Memperoleh barang dengan harga optimal
- Membayar barang dan jasa
- Memantau keseluruhan proses termasuk memantau pengeluaran organisasi dan mencoba menemukan penghematan biaya dan nilai
Pelajaran berharga dari pandemi virus corona yang melanda dunia telah membuktikan pengadaan sebagai bagian penting dari keberhasilan organisasi atau bahkan kelangsungan hidupnya.
Jika sebuah perusahaan tidak dapat menemukan bahan yang dibutuhkan untuk membuat produknya, melayani pelanggannya, atau hanya untuk menjalankan operasinya sehari-hari, maka perusahaan tersebut tidak akan dapat melakukan aktivitas bisnis.
Ketika penguncian pandemi dan gangguan rantai pasokan mendatangkan malapetaka di seluruh dunia, para profesional pengadaan muncul pada kesempatan itu.
Fungsi pengadaan menambah nilai bagi perusahaan dengan melakukan hal lebih dari sekadar mencari bahan baku. Ini menjunjung tinggi integritas rantai pasokan dan menekan biaya keseluruhan.
Memimpin fungsi penting ini adalah Chief Procurement Officer, yang bertanggung jawab untuk menjaga standar, memantau proses, dan berinovasi untuk membuat pengadaan menjadi lebih baik. Procurement membuat rantai pasokan tetap berjalan.
ABC procurement melibatkan banyak tugas, mulai dari mengelola rantai pasokan hingga menemukan penghematan biaya. Dari menulis permintaan proposal (RFP), hingga memantau pengeluaran (barang kecil dan tak terduga seperti pena dan klip kertas), yang dapat menghasilkan banyak uang.
Cara organisasi terlibat dengan pemasok mereka dan memantau pengadaan mereka dapat mengambil bentuk yang berbeda.
Berikut ini adalah beberapa contohnya:
1. Procure-to-pay (P2P) adalah saat perusahaan mengintegrasikan sistem pengadaan mereka dengan fungsi hutang dagang mereka untuk menghubungkan setiap langkah dari pengadaan hingga pembayaran.
P2P memberikan kontrol dan transparansi atas seluruh siklus hidup pengadaan, mulai dari manajemen pasokan, permintaan dan pesanan pembelian, hingga penerimaan barang, rekonsiliasi faktur, dan melakukan pembayaran.
2. Source-to-pay (S2P) melangkah lebih jauh. Ini mencakup proses menemukan pemasok, memeriksa item, persyaratan negosiasi, dan mitra kontrak.
Orang umumnya setuju bahwa S2P adalah pendekatan yang lebih strategis untuk pengadaan, karena memberikan transparansi yang lebih besar kepada perusahaan di seluruh rantai pasokan dan membantu mereka membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
Procurement adalah fungsi bisnis penting yang mengidentifikasi kebutuhan klien internal, menentukan cara mengkomunikasikannya kepada pemasok, dan menetapkan kebijakan untuk memeriksa dan mengevaluasi barang yang dibeli.
Orang sering menyamakan procurement dengan purchasing dan sourcing. Tetapi purchasing dan sourcing adalah dua tahap dari keseluruhan proses procurement. Dan mereka membutuhkan strategi unik dan pendekatan penghematan biaya mereka sendiri.
Sourcing vs Procurement
Ketika Anda memikirkan tentang sourcing dan procurement, mungkin Anda berpikir tentang sub tugas (sourcing) dari yang lain (procurement). Aktivitas procurement adalah aktivitas yang berada di awal siklus hidup pengadaan.
Hal tersebut melibatkan segalanya sampai pembelian barang atau jasa yang sebenarnya. Tetapi ada lebih banyak sumber daripada hanya memilih item di katalog atau toko.
Untuk mendapatkan sumber (sourcing) secara efektif, tim procurement perlu memahami kebutuhan organisasi atau perusahaan mereka. Seringkali, profesional procurement akan menghabiskan banyak waktu bekerja dengan pemangku kepentingan lain di perusahaan untuk memahami apa yang perlu mereka beli (dan mengapa).
Hal ini terutama berlaku untuk pembelian besar atau kompleks. Sebagai bagian dari mengerjakan persyaratan organisasi mereka, profesional procurement akan mengidentifikasi kriteria seperti anggaran, waktu tunggu, dan jumlah pesanan untuk barang yang akan dibeli.
Sumber (sourcing) dan procurement secara umum melibatkan tindakan penyeimbangan. Kualitas, kuantitas, harga, dan ketepatan waktu adalah empat kriteria utama yang perlu dipertimbangkan.
Banyak penelitian biasanya dilakukan untuk kegiatan pengadaan sehingga tim pengadaan dapat mencapai keseimbangan ini.
Sumber (pemasok) menjadi nilai tambah bagi organisasi ketika secara efisien dan hemat biaya menemukan barang yang dibutuhkan perusahaan dari pemasok yang terbukti dapat diandalkan dalam jangka panjang.
Sumber (pemasok) dan procurement keduanya membutuhkan perhatian terhadap detail dan proses yang kuat. Setelah tim pengadaan memahami apa yang perlu ditemukan untuk organisasi, pengadaan sering kali melibatkan perumusan RFP dan mengirimkannya ke pemasok potensial.
Sumber (sourcing) kemudian menuntut pemeriksaan pemasok tersebut dan mengevaluasi penawaran. Tim procurement membutuhkan cara yang kuat untuk mengidentifikasi pemasok yang dapat diandalkan, terjangkau, dan berstandar tinggi serta metode untuk mengevaluasi penawaran ini dengan cara yang sistematis dan dapat dibandingkan.
Meluangkan waktu di awal untuk mengembangkan proses procurement strategis menjadi sangat berharga untuk pengadaan di masa mendatang.
Tim procurement yang berpikiran maju menetapkan strategi pengadaan yang membantu mereka mengurangi risiko terhadap rantai pasokan. Mereka mencoba untuk mengotomatisasi proses sebanyak mungkin.
Mereka membangun inisiatif rantai pasokan berkelanjutan yang mempertimbangkan jejak karbon mereka dan memanfaatkan pemasok yang beragam. Mereka meningkatkan penggunaan data pengadaan untuk menganalisis hubungan pemasok dengan lebih baik, seringkali setuju untuk berbagi data dan informasi dengan pemasok.
Sebisa mungkin, mereka mencoba untuk tidak mengambil hanya dari satu pemasok, lebih memilih untuk memiliki vendor cadangan jika terjadi gangguan rantai pasokan.
Saat memeriksa pemasok, mereka tidak hanya bertanya tentang produk dan harga, tetapi juga kesehatan keuangan pemasok, struktur perusahaan, kapasitas, dan kepatuhan terhadap peraturan dan peraturan pemerintah.
Setelah sourcing datang pembelian, yang merupakan langkah selanjutnya dalam proses pengadaan.
Procurement vs. Purchasing
Langkah-langkah dalam proses pembelian termasuk menerima permintaan pembelian, mengevaluasi penawaran, menaikkan dan memproses pesanan pembelian, menerima barang dan jasa, mengelola penyimpanan atau pengirimannya ke pelanggan internal, dan memproses dan mengatur pembayaran vendor.
Mengetahui seluk beluk pengadaan serta sub tugas pembelian dan pengadaannya akan membantu Anda meningkatkan integrasi rantai pasokan dan berkomunikasi lebih baik dengan rekan pengadaan, vendor, dan calon pemasok Anda.
Posting Komentar untuk " Apakah Perbedaan Procurement, Purchasing dan Sourcing?"