Ad Unit (Iklan) BIG

Prinsip Dasar Manajemen Pergudangan

Post a Comment

 

Prinsip Dasar Manajemen Pergudangan
credit image:freepik.com

Prinsip Dasar Manajemen Pergudangan - Tidak bisa kita pungkiri bahwa operasi pergudangan saat ini memegang peranan yang sangat penting untuk kelangsungan bisnis perusahaan. 

Semakin efisien kegiatan operasional pergudangan maka akan semakin efisien rantai pasokan perusahaan sehingga akan meminimalkan biaya yang harus di keluarkan untuk melakukan pembelian dan pengiriman barang.

Namun demikian ternyata masih banyak perusahaan yang masih percaya bahwa gudang tidak dapat menambah nilai dan bahwa gudang hanyalah beban dan biaya pengeluaran yang diperlukan untuk bisnis mereka. 

Banyak diantara mereka yang percaya bahwa gudang hanyalah tempat untuk menyimpan barang dan dapat dikelola oleh orang-orang yang tidak memiliki keahlian khusus dalam pengelolaan gudang. 

Mereka sering lupa bahwa produk mereka, baik itu berupa bahan mentah maupun barang jadi, perlu ditangani secara profesional dengan proses yang baik, efektif dan efisien. 

Bahan baku yang akan diolah menjadi barang jadi harus memiliki standar mutu dan kualitas tertinggi, sehingga penyimpanan dan pengelolaan bahan-bahan tersebut di gudang memerlukan suhu dan kelembaban yang sesuai serta rak yang memadai dengan kualitas terbaik. 

Kemudian, barang jadi juga harus disimpan di gudang setelah proses produksi selesai, kecuali produk tersebut dikirim langsung ke distributor, grosir, pengecer atau pengguna akhir dan tidak perlu di simpan lagi di gudang Finish Good. 

Banyak efek negatif yang mungkin akan muncul, jika perusahaan melakukan kesalahan dalam memilih metode penyimpanan bahan baku atau barang jadi di gudang dengan memilih gudang yang berkualitas rendah dan dikelola dengan sangat buruk.

Berikut ini adalah beberapa hal negatif akibat dari pengelolaan gudang yang buruk, antara lain:

1. Pencatatan stok barang tidak akurat

2. Kualitas bahan baku akan rusak akibat penyimpanan yang buruk atau kebiasaan penanganan yang buruk.

3. Barang - barang  yang seharusnya menjadi aset perusahaan justru akan menjadi liabilitas.

4. Stok akan menjadi kadaluarsa, kehilangan nilai atau menjadi barang yang tidak dapat dijual.

5. Persediaan barang yang berlebihan akan mengakibatkan biaya penyimpanan yang lebih tinggi.

6. FIFO penanganan barang tidak berjalan efisien.

7. Pengiriman barang ke pelanggan terlambat karena staf gudang akan mengalami kesulitan dalam mengambil barang dari lokasi penyimpanan yang tidak teratur.

8. Salah memilih tipe barang sehingga menyebabkan pemenuhan pesanan pelanggan salah.

9. Kecelakaan kerja akan sering terjadi karena praktik penumpukan barang diabaikan oleh staf dan karyawan gudang. Jika sistem rackingnya juga di bawah standar, maka barang akan lebih mudah jatuh dan rusak. Selain itu risiko cidera bagi karyawan gudang menjadi lebih mudah terjadi. 

10. Fraud akan semakin mudah dan umum karena audit, cycle counts dan stock opname menjadi kurang akurat.

Prinsip Dasar Manajemen Pergudangan

Tugas utama manajemen gudang adalah untuk mengelola inventaris secara akurat tetapi banyak gudang juga beralih lebih ke layanan pelanggan karena mereka dipandang tidak hanya sebagai lokasi penyimpanan barang saja dan lebih di lihat sebagai penghubung dalam jaringan rantai pasokan yang bertanggung jawab untuk pemenuhan layanan kepada pelanggan.

Manajemen gudang melibatkan manajemen visual, dalam arti tidak hanya menjaga gudang tetap bersih dan teratur, tetapi juga mengelola informasi sehingga tim gudang dapat melakukan pekerjaannya secara efisien. 

Perlu ditekankan bahwa gudang bukan hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang, tetapi juga merupakan komponen penting dalam pemenuhan layanan pelanggan yang memuaskan. Bagi perusahaan yang menitipkan barangnya ke pihak ketiga (3PL), maka salah urus barang bisa menjadi bencana besar bagi perusahaan.

Langkah dasar pertama manajemen gudang dalam memelihara gudang agar selalu bersih dipetakan secara bijaksana dengan sebuah layout yang jelas, baik untuk penyimpanan dan pengambilan yang efisien berdasarkan jenis produk, gaya penanganan atau berdasarkan saluran mana barang akan mengalir. 

Posisi penempatan dan penyimapanan barang harus diatur agar metode FIFO dapat diterapkan secara efektif. Terkadang, pemetaan dapat mencakup pemisahan produk eceran dari produk massal. 

Konsep 5S atau 5R memiliki banyak keunggulan dalam mengelola gudang, baik itu gudang kecil ataupun gudang modern karena dalam konsep 5R terdapat  "R" yang keempat dan kelima yang artinya adalah "Perawatan" dan "Rapih", yang berlaku untuk semua jenis gudang. 

Hal ini juga mengacu pada disiplin sumber daya manusia (SDM) yang diperlukan untuk menjaga dan mengelola gudang agar tetap terjaga dengan baik.

Bayangkan, sebuah perusahaan distribusi makanan dengan gudang sederhana yang fungsi utamanya adalah untuk menyimpan bahan makanan jadi. Kondisi gudang terlihat berantakan, tidak dipetakan dengan benar, dan tidak ada manajemen visual. 

Kepala gudang sering mengeluh bahwa dia merasa sangat sulit untuk melakukan penghitungan siklus dan tidak dapat mencapai banyak akurasi. Dia tidak bisa mengelola inventaris gudang dengan banyak sekali SKU. 

Apa yang kemudian harus dia lakukan? 

Langkah pertama adalah mendidik karyawan gudang tentang konsep 5R dan menjelaskan bagaimana penerapannya dilapangan. Kemudian kepala gudang dapat melakukan pembenahan seluruh fasilitas dengan menggunakan konsep 5R dengan menitikberatkan pada 3R pertama yaitu ringkas, rapih dan rawat. 

Setelah itu, mulai untuk mencocokkan  stok barang jadi dengan menggunakan palet yang sesuai standar dapat diberlakukan, barang dapat dilengkapi dengan tanda pengenal (label) dan garis batas dapat dibuat di lantai gudang untuk memfasilitasi penempatan barang untuk ketertiban dan efisiensi yang optimal. 

Setelah semua itu selesai, penghitungan siklus dan pengambilan stok dapat dimulai. Setelah sekitar satu bulan, dimana semua tim gudang telah belajar dan mengenal konsep 5R dan standar yang baru, hasilnya akan benar-benar luar biasa, dan kepala gudang dapat sangat senang dalam melakukan inventarisasi dan penghitungan inventaris yang akurat. 

Setelah hasil positif ini dikomunikasikan dengan kata-kata ke tim gudang lainnya, bahkan manajer gudang yang paling skeptis pun mungkin yakin akan nilainya dan mencoba menerapkan 5R di gudang mereka. 

Mungkin ada kompetisi antara konsep 5R dan konsep yang lain untuk akurasi stok gudang, namun yang menjadi juaranya selalu adalah konsep 5R. 

Semua yang diperlukan untuk melatih tim gudang adalah sangat sederhana, arahan yang jelas, contoh implementasi yang jelas, dan tegakkan disiplin. 

Banyak tim gudang mempertahankan sikap "Saya tahu apa yang harus dilakukan tetapi saya tidak melakukan apa yang saya tahu", sehingga ketertiban dan disiplin harus ditanamkan dalam diri mereka, keharusan operasional dan instruksi kerja harus dibuat jelas dan prosedur teknis untuk memandu mereka harus selalu di tempat. Terakhir, segala bentuk penipuan dan pencurian harus dihilangkan dari lingkungan gudang.

Dalam kaitannya dengan manajemen visual, setiap barang harus diberikan label, yang menampilkan jenis, usia dan kategori setiap barang di gudang. Hal itu akan sangat membantu, tidak hanya bagi tim gudang tetapi juga bagi siapa saja yang mencoba mencari barang di gudang. 

Walaupun sebuah bisnis sudah menggunakan sistem manajemen gudang (WMS), manajemen visual tetap penting, terutama untuk membantu anggota baru tim gudang untuk mengambil barang dengan lebih cepat dan efisien. Yang dibutuhkan hanyalah data dari WMS untuk memandu mereka ke item yang diinginkan. 

Manajemen visual adalah bagian penting dari kontrol inventaris di dalam gudang karena akan memudahkan untuk melacak tanggal kedaluwarsa barang yang mudah rusak dengan kode warna. 

Dengan menggunakan sistem label berwarna, semua orang di gudang dapat mempraktikkan sistem FIFO dengan mudah sekaligus menghilangkan insiden human error.

Pengelolaan visual barang mewah menjadi perhatian khusus ketika ada potensi penipuan dan pencurian. Mungkin gambar mobil Mercedez yang diletakkan dekat dengan barang mewah akan mengingatkan tim gudang untuk berhati-hati saat menangani barang mahal tersebut. 

Pengendalian visual juga dapat digunakan untuk membedakan daerah tempat penyimpanan produk pasar modern dan produk pasar tradisional. Ini juga berlaku saat membedakan produk massal dari produk eceran.

Saat kita mengelola persediaan, salah satu cara untuk mengkategorikan produk adalah dengan pola penjualannya, misalnya barang yang bergerak cepat (Fast Moving) dan barang yang bergerak lambat (Slow Moving). Selain itu, barang yang berpotensi beracun atau berbahaya juga harus dikategorikan sendiri.

Secara umum, ketika mengelola berbagai jenis inventaris, sistem inventaris ABC telah terbukti cukup dapat diandalkan. Sistem inventaris ABC digunakan untuk mengkategorikan item berdasarkan tingkat kepentingan dan tingkat pengawasan yang diperlukan. 

Dalam sistem ini, barang dikategorikan berdasarkan perhitungan Usage dikalikan (x) dengan Harga dibagi (/) dengan persamaan Satuan.

Berdasarkan Prinsip Pareto:

Kelas A-20% dari total item, nilainya menyumbang 80% dari penggunaan.

Kelas B-30% dari total item, nilainya menyumbang 15% dari penggunaan.

Kelas C-50% dari total item, nilainya menyumbang 5% dari penggunaan.

Klasifikasi ABC (prinsip Pareto)

Item A : Kontrol sangat ketat, catatan lengkap dan akurat, sering ditinjau.

Item B : Kurang lebh longgar, catatan bagus, review rutin.

Item C: Kontrol sesederhana mungkin, catatan minimal, inventaris besar, penataan ulang berkala.

Persedian Kelas A

Barang inventaris kelas A umumnya memiliki nilai strategis yang kuat bagi perusahaan. Dan itu artinya sangat penting untuk menyimpan informasi yang sangat akurat tentang item ini, diantaranya:

1. Berapa banyak yang kita miliki?

2. Dimana mereka dalam sistem?

3. Siapa yang memesan barang-barang ini, dan kapan?

4. Faktor apa yang mempengaruhi permintaan pelanggan?

Persediaan Kelas B

1. Biasanya dibeli langsung dari perusahaan yang sama

2. Barang-barang ini cukup penting tapi tidak sepenting di Kelas A

3. Biasanya stock opname dilakukan hanya dua sampai empat kali dalam setahun.

Persediaan Kelas C

1. Nilainya rendah dan / atau memang komoditas yang dijual dalam volume besar dengan keuntungan minimum.

2. Menghabiskan biaya pengadaan.

3. Pada dasarnya tidak pernah kehabisan stok.

4. Stok dihitung hanya sekitar setahun sekali dan tidak terlalu akurat.

5. Pemasok mengontrol stok minimum dan vendor mengelola inventaris (Vendor Managed Inventory).

Manajemen inventaris merupakan kegiatan terintegrasi yang sangat erat kaitannya dengan penawaran dan permintaan. Persediaan dapat kita bandingkan dengan aliran darah. Karena di dalam tubuh, ketika aliran darah terganggu, bagian tubuh tersebut menjadi sakit dan aktivitasnya terganggu. Hal yang sama berlaku untuk inventaris dalam jaringan rantai pasokan. 

Persediaan harus dipandang sebagai aset perusahaan selama volumenya tidak cukup berlebihan untuk meningkatkan biaya penyimpanan dan kewajiban. Sama pentingnya, inventaris tidak boleh kurang karena ini akan menyebabkan hilangnya peluang penjualan.

Fungsi utama manajemen rantai pasokan di perusahaan mana pun adalah untuk mencapai keseimbangan dalam manajemen inventaris. 

Jadi, prinsip dasar dari manajemen persediaan adalah sebagai berikut:

1. Ketersediaan persediaan adalah aspek terpenting dari layanan pelanggan.

2. Biaya persediaan adalah aspek yang paling mahal dari keseluruhan biaya logistik karena merupakan jumlah harga barang ditambah ruang sewa gudang. memerlukan.

3. Cukup sulit untuk mengubah persediaan fisik menjadi aset likuid menjadikan persediaan sebagai investasi yang berisiko.

Kita juga perlu mengetahui tentang faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan, yaitu:

1. Tingkat Penjualan

Semakin tinggi tingkat perputaran, maka akan semakin besar investasi dalam persediaan.

2. Spesifikasi Dan Persyaratan Teknis 
  • Pesanan produksi / batch beragam dan berbagai persediaan di tangan
  • Waktu tunggu produksi Persediaan dapat diatur
3. Proses produksi

Proses produksi yang lama, maka biaya akan lebih tinggi

4. Waktu hidup / siklus hidup bahan baku dan produksi akhir
  • Tahan lama Produk persediaan relatif tinggi
  • Waktu Hidup Pendek Produk persediaan relatif rendah
  • Produk Musiman tinggi di musim tertentu
5. Waktu tunggu masuk pembelian pemesanan dan pengiriman

Persediaan diartikan sebagai barang yang disimpan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Kita percaya bahwa manajemen inventaris sangat penting karena ini adalah ukuran seberapa responsif perusahaan terhadap pelanggannya. 

Untuk setiap bisnis, manajemen inventaris memainkan peran yang menentukan dalam keseluruhan biaya yang diperoleh oleh seluruh rantai pasokan, apa pun jenis inventarisnya. 

Dengan menentukan fungsi dan lokasinya dalam bisnis, praktisi rantai pasokan dapat memperoleh kemampuan yang signifikan untuk menentukan biaya inventaris dengan menganalisis aktivitas di seluruh rantai pasokan. 

Kadang-kadang, masalah dengan inventaris terjadi sebagai akibat dari masalah pada mata rantai pasokan yang sama sekali berbeda. Tujuan dari manajemen persediaan adalah untuk mengimbangi ketersediaan stok sehingga keuntungan yang diperoleh melalui pesanan pelanggan lebih banyak daripada biaya persediaan. 

Tujuan utamanya adalah untuk mencapai keadaan persediaan nol, tetapi karena hal ini mungkin tidak akan pernah tercapai, namaun berusaha untuk menjaga biaya persediaan serendah mungkin sudah cukup baik.

Demikian ulasan artikel mengenai Prinsip Dasar Manajemen Pergudangan, semoga bermanfaat untuk Anda. 
Pujakesuma
Hi there, my name is Pujakesuma. I'm a blogger from Indonesia. I like travelling, blogging, reading a book, and listen to the music. Nama Saya Pujakesuma, Seorang blogger yang menyukai dunia Blogging, Travelling, Membaca dan Mendengarkan musik

Related Posts

Post a Comment

Subscribe To Our Newsletter