Pentingnya Administrasi Gudang untuk Bisnis

Daftar Isi

Persoalan administrasi gudang bukanlah suatu hal yang bisa diremehkan begitu saja. Gudang merupakan tempat penyimpanan aset bisnis yang sangat vital. Kesalahan administrasi gudang dapat menimbulkan kerugian yang sangat fatal terhadap operasional perusahaan.

Jenis Administrasi Gudang

Berikut ini adalah beberapa jenis administrasi gudang untuk bisnis, antara lain:

1. Daftar Stok Barang

Informasi yang akurat tentang daftar stok barang ini akan sangat bermanfaat bagi para sales marketing perusahaan. Mereka bisa melakukan upaya ekspansi pasar yang lebih luas jika ternyata stok barang yang tersedia masih banyak.

Pengiriman barang yang sudah dipesan terlalu lama akan membuat konsumen merasa kecewa dan bisa saja memutuskan kontrak atau tidak akan memesan barang lagi (repeat order) pada perusahaan itu lagi.

Oleh karena itu, akurasi daftar stok barang sangat penting untuk diperhatikan dan harus dimasukkan dalam KPI gudang.

2. Daftar Input Barang

Daftar ini sangat penting untuk mengetahui apakah masih ada tempat bagi barang-barang berikutnya. Hal ini berhubungan dengan kapasitas gudang penyimpanan. Ingat, biaya untuk melakukan penyimpanan barang di gudang bisa menjadi sangat mahal jika kita memberikan perhatian terhadap hal tersebut.

3. Daftar Keluar Barang

Barang yang keluar akan mempengaruhi pemesanan barang. Pencatatan barang yang keluar dari pabrik yang dilakukan dengan baik akan memudahkan kontrol terhadap persediaan gudang.

Jika transaksi barang keluar tidak segera di catat di sistem maka saldo inventory atau persediaan di gudang menjadi tidak real time, dan ini akan berpengaruh terhadap pemesanan barang berikutnya terutama terkait dengan lead time delivery dari suplier.

4. Jadwal Pengiriman Barang

Jadwal ini akan mempermudah dalam melakukan alokasi dan peletakan barang. Menunjukkan mana barang yang harus diambil terlebih dahulu sehingga tidak ada barang yang tertinggal dan menjadi kadaluarsa.

5. Prediksi Pemesanan

Pemesanan barang hendaknya disesuaikan dengan data jumlah barang yang keluar. Prediksi pemesanan (forecast order) harus dianalisa dengan sangat hati - hati dan benar.

Kesalahan dalam melakukan prediksi pemesanan barang juga akan berpengaruh terhadap nilai inventory di gudang, bahkan bisa mengakibatkan terjadinya dead stock (stok mati) jika barang yang di pesan tersebut melebihi kebutuhan produksi.

6. Daftar Stok Opname

Daftar stok opname biasanya dilakukan setahun sekali. Hal ini sama seperti cuci gudang. Namun, beberapa perusahaan juga melakukan stok opname secara harian atau mingguan atau bulanan terhadap barang - barang tertentu yang telah di tentukan oleh manajemen.

7. Daftar Pengelompokan Barang

Daftar ini akan mempermudah pengambilan barang. Ada banyak sekali metode dalam menentukan daftar pengelompokan barang tersebut. Pengelompokan bisa di dasarkan pada barang fast moving dan slow moving.

Pun juga bisa dilakukan berdasarkan kategori jenis barang, packaging atau non packaging. Bisa juga dengan metode bentuk fisik barang, apakah bulky part, medium part atau small part. Anda tinggal memilih metode mana yang paling sesuai dengan kondisi gudang Anda.

8. Daftar Jumlah Barang

Daftar jumlah tiap-tiap barang harus dilengkapi dengan spesifikasi dan tanggal masuk sampai tanggal kadaluarsanya. Hal ini penting agar metode FIFO atau FEFO di gudang bisa dijalankan dengan tertib.

Kesalahan dalam FIFO barang dapat berpengaruh terhadap HPP (Harga Pokok Penjualan) barang yang dapat menyebabkan keuntungan perusahaan berkurang.

Syarat Menjadi Karyawan Administrasi Gudang

Petugas atau karyawan bagian administrasi gudang yang baik memiliki beberapa persyaratan khusus, antara lain:

Pertama, mempunyai pengetahuan tentang administrasi gudang dengan baik.
Kedua, hafal semua data barang yang ada di gudang.
Ketiga, teliti dan rajin memeriksa sistem penempatan atau layout penyimpanan barang.
Keempat, hafal dan tahu jumlah barang yang disimpan di gudang.

Jika petugas administrasi gudang tersebut kurang teliti, akan banyak orang yang direpotkan termasuk Anda sebagai Kepala Gudang.

Untuk mengantisipasi masalah ini, petugas administrasi gudang harus diberikan training atau pengetahuannya selalu di-update, terutama mengenai nama-nama barang yang disimpan di gudang dan bentuknya. Bila perlu, petugas administrasi gudang dibekali dengan gambar setiap barang yang ada dengan ukuran yang mudah dilihat.

Hal ini dimaksudkan agar petugas administrasi gudang dapat mengetahui barang-barang mana saja yang sudah hampir habis sehingga bisa menentukan kapan akan melakukan pemesanan barang lagi dan barang-barang mana saja yang sudah hampir atau memasuki masa kadaluarsa sehingga tidak expired dan menjadi kerugian untuk perusahaan.

Fungsi Prediksi Pemesanan Barang

Prediksi pemesanan barang bertujuan untuk membuat perusahaan selalu mempunyai stok barang yang akan dijual. Ada yang berprinsip bahwa zero stock itu baik.

Namun, kenyataannya, tidak semua perusahaan bisa menerapkan sistem zero stock dan menerapkan sistem indent atau tunggu pada konsumennya. Mereka tidak bisa membuat konsumen menunggu terlalu lama sehingga membuat mereka kecewa.

Kenyataanya memang demikian, ada beberapa konsumen yang tidak bisa menunggu karena keterdesakan kebutuhan mereka (urgent). Jadi, data dari administrasi gudanglah yang dipakai apakah akan memesan barang atau tidak. Administrasi gudang perlu dibuat seefisien dan seefektif mungkin.

Sistem komputerisasi sudah menjadi keharusan untuk diterapkan pada administrasi gudang. Sistem komputerisasi ini akan mempermudah pengecekan, pengerjaan, dan mempunyai tingkat akurasi tinggi.

Bila administrasi gudang tidak baik, akan mengganggu alur produktivitas perusahaan. Seorang petugas administrasi gudang minimal harus mahir menggunakan program microsoft excel supaya mempermudah pekerjaannya.

Itulah ulasan terkait dengan Pentingnya Administrasi Gudang untuk Bisnis. Semoga berguna dan bermanfaat.