Fungsi dan Tujuan Pergudangan

Daftar Isi

Alasan dan Tujuan Manajemen Pergudangan

Warehouse atau pergudangan berfungsi untuk menyimpan bahan mentah untuk proses produksi atau tempat untuk menyimpan barang hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan.

Artinya, gudang adalah tempat dimana barang memperoleh atau mengalami proses penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang.

Tujuan dari manajemen pergudangan adalah sebagai berikut:

1. Pengurangan biaya

2. Pengurangan modal atau barang

3. Efisiensi waktu ke proses berikutnya

4. Menjamin kualitas barang

5. Meningkatkan pelayanan ke customer

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan menyimpan barang mereka di dalam gudang, antara lain:

1. Mengurangi aktivitas transportasi dan biaya produksi

Pemindahan barang dengan menggunakan sarana transportasi selalu ada nilai minimal volume yang menjadikannya lebih murah atau lebih mahal. Dengan meminimalkan pemindahan barang-barang dari pabrik ke gudang penyimpanan, maka akan menghemat dan mempercepat proses produksi selanjutnya.

2. Membantu bagian produksi dalam menyediakan barang

Untuk melakukan produksi suatu barang, maka pabrik harus melakukannya dengan minimal SKU atau satuan produksi tertentu yang menyebabkan biaya produksi dapat lebih rendah.

Jika penggunaan mesin produksi digunakan oleh setiap saat barang dibutuhkan dengan jenis-jenis yang berbeda, maka akan tercipta biaya tinggi dan waktu penyiapan yang tidak pendek.

3. Membantu bagian marketing dalam menyediakan layanan ke konsumen

Nilai tambah yang diharapkan oleh konsumen adalah kecepatan dalam pengiriman barang pada saat dilakukan permintaan oleh konsumen. Untuk menjamin hal ini dapat terlaksana, salah satu caranya adalah memastikan bahwa stok barang tersimpan dengan baik di dalam gudang.

Menjaga mutu dan keamanan barang. Semakin seringnya barang dipindah-pindahkan akan semakin tinggi peluang terjadinya kerusakan dan penurunan kualitas barang. Dengan melakukan penyimpanan di gudang, maka barang akan terlindungi dan kualitas akan tetap sama karena tidak berpindah-pindah tempat.

Syarat Menjadi Gudang Modern

1. Sumber Daya Manusia yang profesional

Salah satu syarat penting untuk menjadi gudang yang modern adalah memiliki sumber daya yang profesional. Untuk mencapai hal tersebut maka dibutuhkan pelatihan keahlian yang berkesinambungan.

Hanya perusahaan yang modern saja yang memiliki semangat pelatihan keahlian kepada karyawannya, dan tidak semata-mata hanya bekerja dan mendapat upah saja. Dengan pelatihan tersebut, maka secara otomatis karyawan akan diberikan pengetahuan-pengetahuan yang terbaru terkait dengan metode dan peralatan gudang modern.

Oleh karena itu jika memang benar perusahaan Anda sudah melakukan pelatihan keahlian ini terhadap seluruh karyawan, maka Anda patut berbangga hati karena Anda sudah hidup di sebuah manajemen pergudangan yang berpredikat modern.

2. KPI

Key Performa Indicator (KPI) atau disebut juga Indikator Angka Pencapaian (IAP) merupakan ciri utama dari manajemen pergudangan modern. Gudang yang tampaknya sangat besar namun saat General Managernya ditanya berapa kapasitas harian picking di gudang tersebut dan menjawab “Pokoknya banyak sekali”, maka bisa disimpulkan bahwa gudang Itu adalah gudang tradisional dan bukan gudang modern.

3. Keselamatan dan Keamanan

Manusia modern selalu mengutamakan keselamatan dan keamanan saat bekerja. Untuk mencapai hasil yang maksimal, maka kedua unsur tersebut menjadi syarat dasar yang harus dipenuhi oleh gudang modern.

Artinya, gudang modern selalu mengutamakan unsur keselamatan dan keamanan diatas tujuan lainnya. Jika gudang Anda yang mungkin hanya berukuran 1400 m2 tetapi sejak berdiri 12 tahun lalu belum ada “time loss” yang disebabkan oleh faktor kecelakaan dan keamanan yang terpadu yang ditandai dengan kehilangan barang yang berada dibawah standar (bahkan cenderung 0%), maka itulah sebenarnya yang disebut sebagai gudang modern.

Masalahnya adalah, bagaimana gudang tersebut berusaha untuk mencapai tingkat keselamatan yang tinggi tersebut tentu saja memerlukan kerja keras dan standar operasional yang tinggi.

Para pekerja dan staf harus selalu mengenakan sepatu safety, pallet diletakan ditempat khusus, tidak boleh makan didalam gudang dan selalu mencatatkan diri pada saat masuk atau pulang adalah beberapa usaha yang mencerminkan modernnya suatu pergudangan.

5 Aktivitas Utama Pergudangan

Ada 5 aktivitas yang dikerjakan di dalam sebuah gudang dan dikelompokan menjadi 3 kelompok aktivitas besar. Hal ini berlaku untuk seluruh gudang, apapun jenis gudangnya baik gudang FMCG, Farmasi, Oli dan sebagainya.

3 kelompok dan 5 aktivitas utama pergudangan adalah sebagai berikut: