Pentingnya Optimasi Gudang Untuk Kesuksesan Bisnis

Definisi Optimasi Gudang

Optimisasi gudang adalah kunci untuk menjalankan operasi gudang secara efisien, terlepas dari ukuran gudang tersebut. Proses yang menuntut kedisiplinan ini meliputi otomatisasi dan penentuan cara untuk menghemat waktu, ruang, dan sumber daya sekaligus mengurangi kesalahan dan meningkatkan fleksibilitas, komunikasi, manajemen, dan kepuasan pelanggan.

Beberapa pertimbangan lain dalam optimisasi gudang meliputi aliran gudang, penempatan produk, penyimpanan, dan sistem pengambilan barang. Optimisasi gudang sangat penting untuk mengefisienkan gudang dan rantai pasokan. Gudang yang paling efisien adalah gudang yang telah dioptimalkan sehingga dapat mengalahkan persaingan di setiap tingkat.

Tantangan Optimasi Gudang

Kebanyakan tantangan dalam optimasi gudang terkait dengan kesalahan, inefisiensi, dan kurangnya transparansi dokumentasi. Banyak manajer gudang mengatasi tantangan ini dengan menggunakan sistem manajemen gudang (WMS), sistem penanganan material otomatis, barcode, dan pengumpulan data otomatis.

Menurut CEO Apptricity Tim Garcia, setidaknya ada lima masalah gudang yang umum menjadi tantangan dalam optimasi gudang, yaitu :

Akurasi inventaris
Teknik optimalisasi lokasi inventaris gudang
Pemanfaatan ruang dan tata letak gudang
Proses redundan
Optimasi pengambilan

Sistem tersebut dapat membantu manajer gudang untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan transparansi.

Secara singkat kelima masalah tersebut dapat di jelaskan sebagai berikut:

1. Akurasi Inventaris

Hal ini tentu berkaitan dengan keakuratan inventaris. Tanpa sistem otomatis, perusahaan sering kali tidak memiliki visibilitas yang cukup tentang apa yang mereka miliki dalam stok dan ini menyebabkan kesalahan dalam mengelola inventaris.

2. Teknik Optimalisasi Lokasi Inventaris Gudang

Betul, ini terkait dengan lokasi inventaris. Tanpa wawasan yang akurat tentang lokasi inventaris, proses pemungutan barang akan menjadi lebih sulit dan memakan waktu lebih lama, yang mengakibatkan keterlambatan dalam proses pengiriman barang.

3. Pemanfaatan Ruang dan Layout (Tata Letak) Gudang

Jika sistem penyimpanan dan rak gudang tidak dioptimalkan, maka akan menyebabkan ruang yang terbuang sia-sia dan membuat proses kerja di dalam gudang menjadi lebih sulit.

4. Proses Redundan

Proses yang berlebihan dan banyak sentuhan akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan dan meningkatkan biaya operasional.

5. Optimasi Pengambilan

Sistem pengambilan barang yang tidak efisien akan menyebabkan proses pengiriman barang menjadi lebih lambat dan membuat perusahaan kesulitan dalam menjaga kinerja.

Itulah sebabnya, sangat penting untuk memiliki sistem yang dapat mengatasi masalah-masalah tersebut, seperti sistem manajemen gudang, sistem penanganan material otomatis, barcode, dan pengumpulan data otomatis. Hal ini akan membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan transparansi dokumentasi dalam operasi gudang.

Teknik Optimasi Gudang dan Praktik Terbaik

Ketika mengoptimalkan operasi gudang, maka otomatisasi adalah kunci utama. Semakin banyak proses yang diotomatisasi, maka semakin sedikit sentuhan manusia yang diperlukan dalam proses pengambilan, pengepakan, dan pengiriman barang.

Otomasi melalui sistem manajemen gudang dan sistem kontrol gudang memungkinkan pengelolaan peralatan penanganan material secara real-time dan memberikan informasi penting tentang proses di gudang kepada manajer gudang.

Selain itu, otomatisasi operasi gudang juga penting karena dapat membantu dalam pengumpulan data secara lebih cepat, efisien, dan akurat. Data yang dikumpulkan dengan baik akan menyediakan informasi real-time yang sangat penting bagi manajer gudang dalam mengambil keputusan secara cepat dan tepat.

Optimalisasi gudang juga meliputi pencapaian desain tata letak gudang yang terbaik, yang akan mengoptimalkan fungsi pergudangan dan memanfaatkan ruang yang ada dan terbatas secara efisien.

Untuk mencapai ini, maka manajer gudang harus melakukan analisis data dengan cermat tentang penyimpanan cadangan, pengambilan maju, cross docking, pengiriman, penerimaan, perakitan dan jalur penanganan khusus, serta area kualitas dan inspeksi selain tingkat penerimaan, pengiriman, dan inventaris.

Tata letak gudang harus diperhitungkan dengan cermat untuk mengoptimalkan efisiensi gudang, penyimpanan produk, operasi masuk dan keluar, serta proses bernilai tambah. Hal ini akan memungkinkan manajer gudang untuk membuat perencanaan yang tepat dan meningkatkan efisiensi dalam operasi gudang.

Namun, dalam proses optimalisasi gudang, Kita tidak boleh terlalu fokus pada otomatisasi dan desain tata letak gudang saja, sehingga Kita melewatkan faktor lain yang juga berdampak signifikan terhadap operasional gudang.

Menurut Dave Piasecki, seorang konsultan dan praktisi manajemen inventaris dan operasi gudang, mengingatkan manajer gudang bahwa ada beberapa hal kecil yang juga dapat mempengaruhi gudang mereka secara dramatis, dan memperhitungkannya dapat meningkatkan pengoptimalan gudang.

Secara khusus, Piasecki menyebutkan bahwa pelatihan, peralatan, peralatan berbiaya rendah, pemeliharaan peralatan, pendinginan, tata graha, identifikasi, formulir dan dokumen, dan mengelola penyimpanan lain-lain sebagai hal-hal kecil yang dapat membuat atau merusak pengoptimalan gudang. Oleh karena itu, manajer gudang harus memperhatikan faktor-faktor ini dalam proses optimasi gudang.

Apa pun jenis pengoptimalan gudang yang Kita pilih, identifikasi harus menjadi faktor penting dalam proses tersebut. Misalnya, identifikasi produk dan lokasi yang jelas sangat penting untuk efisiensi dan akurasi pengambilan dan pembuangan.

Identifikasi area penyimpanan dan jalur pengambilan barang juga merupakan hal yang penting. Gudang yang unggul dalam pengoptimalan memilih label yang mudah dibaca pada palet, karton, rak penyimpanan, rak pallet, serta lorong dan lantai.

Pilihan terbaik untuk label gudang meliputi sistem label lantai yang tahan lama, label rak barcode, label barcode reflektif jarak jauh, dan label barcode palet. Label-label ini akan membantu manajer gudang untuk dengan mudah mengidentifikasi produk, lokasi, dan jalur pengambilan, sehingga memudahkan proses pengambilan barang dan pembuangan serta meningkatkan efisiensi dan akurasi.

Selain itu, identifikasi juga sangat penting dalam mengatur dan mengelola ketersediaan inventaris. Dengan menggunakan sistem identifikasi, manajer gudang dapat dengan mudah mengetahui jumlah inventaris yang tersedia, lokasi penyimpanan, serta tanggal kedaluwarsa produk. Hal ini akan membantu manajer gudang dalam mengelola inventaris secara efisien dan menghindari kekurangan atau kelebihan inventaris.

Menerapkan Rencana Optimasi Gudang

Sistem manajemen gudang tidak hanya terdiri dari teknologi, tetapi juga manusia yang bekerja di dalamnya. Operator forklift, spesialis penanganan material, spesialis pengiriman, atau manajer gudang, masing-masing dari mereka memiliki peran untuk membantu mengurangi biaya gudang.

Walaupun manajer gudang bertanggung jawab untuk mengimplementasikan rencana pengoptimalan, dia masih memerlukan dukungan dari semua karyawan untuk memastikan kesuksesan rencana tersebut.

Secara alami, sebagian besar karyawan mungkin akan menolak adanya perubahan metode (teknologi) pada awalnya. Membujuk orang untuk mengadopsi atau menggunakan teknologi baru tidak selalu mudah, terutama jika itu dapat membahayakan pekerjaan mereka.

Oleh karena itu, manajer gudang harus bekerja dengan karyawan untuk mengatasi masalah ini dan menjelaskan manfaat dari perubahan yang diusulkan untuk meningkatkan efisiensi, keselamatan, dan kinerja gudang.

Berikut ini adalah beberapa poin penting yang harus diperhatikan ketika mengevaluasi keberhasilan rencana pengoptimalan gudang:

Bagaimana staf menanggapi sistem baru yang digunakan? Apakah mereka merasa senang atau keberatan dengan sistem tersebut?

Apakah ada gesekan yang tidak diharapkan dalam proses pengoptimalan? Misalnya, apakah ada hambatan dalam pergerakan inventaris meskipun lorong gudang cukup lebar?
Apakah terdapat kesalahan atau masalah dalam integrasi sistem manajemen gudang (WMS) dan sistem manajemen inventaris (IMS)? Jika ya, apa saja kesalahan tersebut?
Apakah kinerja gudang meningkat setelah pengoptimalan? Misalnya, apakah tingkat kepuasan pelanggan meningkat atau apakah kesalahan penghitungan persediaan menurun?

Evaluasi ini akan membantu manajer gudang untuk mengevaluasi keberhasilan rencana pengoptimalan dan menentukan apakah perubahan yang dilakukan telah mencapai tujuan yang diharapkan. Jika tidak, manajer gudang dapat mengambil tindakan untuk mengatasi masalah yang muncul dan menyesuaikan kembali rencana pengoptimalan gudang agar lebih efektif.

Evaluasi juga akan membantu manajer gudang untuk mengidentifikasi masalah yang belum terselesaikan dan membuat perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja gudang secara keseluruhan.

Tren Optimasi Gudang Yang Harus Diperhatikan

Pengoptimalan gudang mungkin terdengar seperti tugas yang menantang, tetapi ini adalah proses yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk dapat bertahan dan berkembang dalam pasar yang sangat kompetitif. Dengan munculnya model bisnis baru, perubahan ekspektasi karyawan, dan penggunaan teknologi canggih yang terus berkembang, maka perusahaan harus siap untuk mengikuti perkembangan tersebut.

Desain yang fleksibel adalah salah satu cara untuk meningkatkan pengoptimalan gudang. Pemilik gudang dapat menawarkan pilihan tanah fleksibel atau kemampuan untuk sementara waktu memperluas ukuran gudang untuk mengakomodasi kapasitas penyimpanan ekstra untuk produk musiman.

Selain itu, desain yang berpusat pada manusia juga menjadi penting dalam meningkatkan pengoptimalan gudang. Karyawan merupakan aset penting dalam perusahaan, sehingga perusahaan harus berusaha untuk memberikan lingkungan kerja yang nyaman dan aman bagi karyawan. Hal ini dapat dilakukan dengan menambahkan fitur seperti sensor kualitas udara dan pencahayaan yang efisien di gudang.

Internet of things (IoT) juga menjadi teknologi yang semakin populer dalam pengoptimalan gudang. Perangkat pintar yang ditempatkan di sekitar gudang dapat membuka kemungkinan pelaporan gudang yang terperinci, seperti kualitas barang dalam stok dan pelaporan real-time yang akurat. Hal ini memungkinkan manajer gudang untuk mengambil keputusan yang lebih informatif dan cepat untuk meningkatkan kinerja gudang.

Manfaat Optimasi Gudang

Otomatisasi gudang yang tepat akan membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan akurasi inventaris. Dengan mengotomatisasi proses seperti pengiriman, penerimaan, dan pengambilan, proses gudang dapat berjalan lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan.

Otomatisasi fisik seperti penggunaan drone dan robot yang sudah umum di aplikasikan, juga dapat membantu dalam meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Drone dapat digunakan untuk melakukan inspeksi gudang dan melakukan pemindaian barcode secara otomatis. Robot dapat digunakan untuk menangani pekerjaan berat seperti memindahkan palet yang berat atau mengambil barang dari rak yang tinggi.

Namun, perlu diingat bahwa otomatisasi gudang harus diimplementasikan dengan hati-hati dan diintegrasikan dengan sistem manajemen gudang yang ada. Hal ini untuk memastikan bahwa semua proses dan operasi gudang berjalan dengan lancar dan memungkinkan manajer gudang untuk membuat keputusan yang tepat dan cepat.

Begini cara manfaat ini diterjemahkan menjadi lebih banyak keuntungan:

Pencocokan tenaga kerja yang akurat dengan beban kerja

Struktur organisasi yang terdefinisi di mana setiap karyawan bekerja secara maksimal meminimalkan kelelahan pekerja dan kebutuhan untuk membayar lembur pada saat beban kerja tinggi.

Perencanaan dan peramalan yang lebih baik

Mampu merencanakan dan memperkirakan permintaan inventaris memungkinkan gudang untuk merencanakan masa depan dengan lebih baik. Memiliki data ini memudahkan untuk mengalokasikan sumber daya tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.

Lebih banyak pelanggan kembali

Memberikan layanan pelanggan yang baik (pengiriman tepat waktu) adalah salah satu faktor penentu utama dalam hal bisnis berulang. Mengoptimalkan gudang menciptakan kondisi di mana barang dengan permintaan tinggi selalu tersedia, yang mengarah pada pemenuhan pesanan pelanggan tepat waktu.

Ketika semua otomatisasi ini digabungkan, maka akan menciptakan sistem aliran persediaan yang handal, prosedur persediaan yang lebih baik, dan proses pengepakan yang lebih cepat. Ini semua berarti peningkatan tingkat pemenuhan pesanan.

3 Tips Mengoptimalkan Gudang

Menyadari bahwa gudang Anda perlu direnovasi hanyalah setengah dari perjuangan. Tahap selanjutnya (dan yang paling penting) dari proses optimasi adalah mengambil tindakan spesifik untuk membuat suatu perubahan. Meskipun tidak ada dua gudang yang sama, berikut adalah beberapa tip manajemen inventori yang dapat kita mulai kerjakan terlepas dari jenis dan ukuran gudang Anda.

1. Pahami Kecepatan Produk

Kecepatan produk mengacu pada tingkat penjualan barang tertentu. Setiap gudang akan memiliki produk tertentu yang bergerak jauh lebih cepat dibandingkan dengan produk lainnya, baik itu karena permintaan musiman atau karena hasil dari promosi khusus. Oleh karena itu, desain dan tata letak gudang harus diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan pengambilan produk yang bergerak cepat tersebut.

Menempatkan produk yang bergerak cepat di rak tinggi di sekitar gudang akan meningkatkan waktu perjalanan dan memperlambat proses operasi gudang. Solusi untuk masalah ini adalah dengan menempatkannya di aliran palet yang dekat dengan area pengepakan.

Dengan begitu, Kita dapat mengambil produk yang bergerak cepat tersebut dengan cepat dan mudah, tanpa harus menghabiskan banyak waktu untuk mencari dan mengambil produk tersebut dari tempat yang jauh.

Selain itu, Kita juga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang dengan menempatkan produk yang bergerak cepat di area yang lebih strategis, misalnya di dekat pintu masuk atau keluar, atau dekat dengan area pengiriman. Dengan demikian, Kita dapat meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam proses pengambilan dan pengiriman produk yang bergerak cepat tersebut.

2. Mengurangi Kesalahan Manusia (Human Error)

Ketika kesalahan manusia di gudang berkurang (bahkan dihilangkan), maka produktivitas gudang pasti akan meningkat. Itulah sebabnya mengapa penting untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang seperti menandai semua produk dalam inventaris. Jika hal tersebut dilakukan secara manual, maka peluang terjadinya kesalahan pasti akan berulang, tidak peduli berapa banyak pelatihan yang dilakukan pada karyawan gudang.

Investasikan dalam sistem pelabelan gudang yang efektif dan tandai lorong, rak, dan produk dengan baik. Label yang digunakan harus mudah dibaca dari jarak jauh dan mudah dikenali. Sistem ini juga harus memungkinkan untuk mengidentifikasi produk dengan menggunakan pemindai barcode dari jarak jauh, sehingga menghindari kebingungan dan kesalahan yang mungkin terjadi.

Selain itu, dengan mengoptimalkan sistem pelabelan dan mengotomatiskan proses, Kita juga dapat meningkatkan efisiensi dalam mengelola inventaris gudang. Kita dapat dengan mudah mengecek stok produk, melacak lokasi produk di gudang, dan mengidentifikasi produk yang akan habis stok atau kedaluwarsa.

Keseluruhan, mengotomatiskan proses pelabelan dan mengoptimalkan sistem pelabelan di gudang akan meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam mengelola inventaris gudang. Ini akan membantu mengurangi kesalahan manusia dan membuat proses manajemen inventaris lebih mudah dan efektif.

3. Manfaatkan Perangkat Lunak Manajemen Gudang

Gudang adalah tempat yang penuh dengan aktivitas, ada banyak tugas yang harus diselesaikan oleh pekerja gudang seperti memindahkan produk, mengemas, memberi label, dan proses pemenuhan pesanan pelanggan.

Alih-alih mencoba untuk mengoptimalkan setiap aktivitas tersebut secara terpisah, maka jauh lebih baik untuk mengintegrasikan perangkat lunak manajemen gudang (Warehouse Management System/WMS) dengan sistem manajemen inventaris (IMS) seperti Extensive Order Manager.

Integrasi ini memungkinkan semua tugas yang berhubungan dengan manajemen gudang dikelola dari satu platform secara terpadu. WMS memungkinkan manajer untuk mengawasi tingkat stok dan bagaimana inventaris bergerak keluar dari gudang, yang membantu dalam menghindari masalah kontrol stok dan overhead yang tidak perlu.

Sistem IMS akan memungkinkan Kita untuk mengelola dan mengoptimalkan proses pemesanan, pengiriman, dan pembayaran. Selain itu juga menyediakan analisis yang berguna terkait dengan aktivitas gudang seperti proses pemesanan, pengiriman, pembayaran, analisis penjualan, dan kinerja produk yang dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih baik dan meningkatkan efisiensi.

Integrasi antara WMS dan IMS akan membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dalam proses manajemen gudang, mengurangi kesalahan manusia, dan membantu dalam meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam mengelola inventaris dan operasi gudang.

Demikianlah ulasan tentang Pentingnya Optimasi Gudang Untuk Kesuksesan Bisnis. Semoga informasi ini bermanfaat dan berguna untuk para pembaca semua.