-->

Ad Unit (Iklan) BIG

Manajemen Gudang Dan Inventory Management

Post a Comment

Manajemen Gudang Dan Inventory Management

Manajemen gudang atau pergudangan adalah sebuah tindakan untuk mengatur dan mengendalikan semua elemen di dalam gudang dan memastikan semuanya agar berjalan secara optimal. Kegiatan tersebut mulai dari pengaturan tata letak gudang, pengendalian stok barang, pemeliharaan peralatan (equipment), pelacakan barang yang masuk dan keluar gudang, pengambilan dan pengemasan barang, pengiriman barang ke pelanggan, hingga penerapan sistem manajemen gudang secara otomatis. Kegiatan pergudangan melibatkan banyak sekali proses sehingga terlihat sangat kompleks. Namun, melalui artikel berikut ini, media scm akan mencoba untuk membantu Anda bagaimana cara memahami aspek pergudangan dengan cara yang sederhana dan mudah dimengerti.

Silahkan baca secara tuntas uraian berikut ini :

1. Mengatur Layout  Gudang (Warehouse)

Salah satu langkah paling penting dalam mengoptimalkan Manajemen gudang adalah dengan cara memastikan tata letak (layout) gudang yang efisien

Apa yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan tata letak gudang?

Dalam hal ini, Anda perlu fokus pada dua hal utama yakni ruang yang cukup untuk menyimpan seluruh barang persediaan dan area yang cukup untuk memfasilitasi staf Anda bekerja dan tidak menganggu mobilitas mereka.
Secara umum, sebuah gudang yang baik terdiri dari hal - hal berikut ini:
  • Area Penerimaan Barang
  • Area Unpacking
  • Area Pengemasan Barang
  • Area Pengiriman
  • Area Kelebihan Stok
  • Kantor Gudang
  • Area Penyimpanan Utama
Pengaturan tata letak gudang bisa menjadi sebuah tantangan yang sangat sulit jika Anda memiliki area yang terbatas. Jadi dalam hal ini, sangat penting bagi Anda untuk membuat sketsa terlebih dahulu sebelum mengatur atau mengubah semua tata letak yang ada saat ini.

Sistem grid bisa menjadi salah satu alternatif pilihan yang cukup baik, karena sistem grid dapat memfasilitasi tata letak gudang Anda. Ingatlah untuk selalu menyediakan area yang memungkinkan staf Anda untuk berjalan cepat dan mengambil barang dengan mudah dan tanpa adanya gangguan. Pengambil barang harus dapat berjalan bolak-balik di lorong antara rak barang tanpa terhalang oleh barang - barang yang ada di gudang.

2. Menentukan Nama Lokasi Di Gudang

Sebuah kegiatan pergudangan yang efektif tidak dapat dilakukan tanpa menentukan nama lokasi  barang terlebih dahulu. Setiap barang yang disimpan didalam gudang harus diberi label identitas dengan jelas. Staf Anda harus dapat mengetahui dengan tepat lokasi barang yang disimpan.

Kepraktisan tentu saja adalah kunci utama di sini. Menggunakan sebuah kombinasi alfanumerik sederhana akan membuatnya lebih mudah untuk menemukan lokasi keberadaan barang. Sebagai contoh, Anda dapat memulai dengan menyertakan label untuk baris, rak, dan lokasi bin tertentu dimana barang tersebut disimpan.

Perhatikan gambar berikut ini :


Anda dapat menyimpan pakaian wanita yang berwarna hitam dan berukuran sedang di baris A, rak A, dan lokasi bin 2. Pakaian pria berwarna hitam di baris B, rak B, dan lokasi bin 1, dan sebagainya.

Lihat ilustrasi berikut ini :


Dalam hal ini, sebuah gudang yang lebih besar tentu akan memerlukan nama lokasi yang lebih rinci dan detail.

Label nama lokasi penyimpanan barang sangat tergantung pada ukuran fasilitas, kompleksitas operasional gudang Anda, dan juga beberapa faktor lainnya. Namun demikian, pada intinya adalah bahwa semakin besar gudang Anda, maka semakin detail Anda harus memberikan label pada setiap lokasi di gudang Anda tersebut.

3. Mengoptimalkan Manajemen Stok Di Gudang

Dalam hal ini, mungkin Anda merasa telah mengatur tata letak gudang Anda secara strategis dan benar. Tetapi, kemudian muncul sebuah pertanyaan di kepala Anda, bagaimana saya harus menyimpan semua barang - barang saya?

Jawabannya sangat simple dan sederhana yakni Menempatkan atau meletakkan barang terlaris berada paling dekat dengan area pengepakan barang.

Melaksanakan Analisis ABC

Pertama, Anda harus mencari tahu terlebih dahulu produk terlaris Anda dan menempatkannya sedekat mungkin dengan area pengepakan barang untuk mengurangi waktu yang terbuang sia - sia (waste time). Strategi tersebut dikenal sebagai analisis ABC. 

Bagilah produk - produk Anda ke dalam tiga kategori:
  • Kategori A, yakni produk dengan frekuensi penjualan tertinggi, yakni 20% dari produk tersebut berkontribusi sebanyak 70%-80% dari jumlah total penjualan tahunan Anda.
  • Kategori B, yakni produk dengan frekuensi penjualan yang moderat (sedang), yakni 30% dari produk tersebut berkontribusi sebanyak 15%-25% dari total penjualan tahunan Anda.
  • Kategori C, yakni produk dengan frekuensi penjualan terendah, yakni 50% dari produk tersebut hanya berkontribusi ssekitar 5% dari total penjualan tahunan Anda.
Dengan metode ABC ini, Anda dapat menempatkan produk dalam kategori A pada lokasi terdekat dengan lokasi pengepakan barang dan menempatkan produk dalam kategori C  pada lokasi terjauh.

Lihat ilustrasi berikut :


Dalam metode ini, Anda juga dapat menempatkan item kecil yang sering dijual bersama - sama dengan produk terlaris Anda, di samping lokasi pengepakan untuk menghemat waktu.

Catatan penting : Jangan takut untuk mengatur kembali penyimpanan produk Anda. Produk yang ada dalam kategori A tidak akan selalu sama. Produk yang dijual paling banyak di tengah tahun sebenarnya mungkin saja menjadi produk yang tidak akan terjual pada akhir tahun. Dengan demikian, maka Anda harus mengatur ulang penyimpanan produk berdasarkan pada musim, tren (demand), dan beberapa faktor lainnya.

Untuk mengoptimalkan manajemen gudang, Anda harus memastikan bahwa staf Anda dapat menerima, membongkar, menyimpan, dan memesan item - item baru secara efektif dan efisien. Semakin cepat hal tersebut terjadi, maka akan semakin cepat stok barang tersedia dan siap untuk dijual.

Kesalahan yang terjadi dalam proses ini akan sangat mempengaruhi seluruh kegiatan rantai pasokan Anda. Oleh karena itu, Anda harus menggunakan sebuah solusi yang mendukung efisiensi proses. Menggunakan sistem manajemen gudang dengan mengaplikasikan fitur pemindaian seluler adalah salah satu cara terbaik yang bisa Anda coba.

Dengan otomatisasi manajemen pergudangan, maka penerimaan barang di gudang akan jauh lebih mudah dibandingkan dengan Anda harus duduk di depan komputer dan secara manual mencari dan memperbarui setiap barang yang masuk. Dengan otomatisasi dan aplikasi selular, maka Anda dapat memindai produk dan pesanan pembelian, memperbarui kuantitas persediaan, dan menempatkan produk ke dalam kategori tertentu melalui smartphone Anda.

4. Mempercepat Proses Pemenuhan Order

Kemampuan dalam memenuhi pesanan barang dari pelanggan dengan cepat dan akurat adalah salah salah satu tolak ukur pergudangan yang berhasil. Ini merupakan indikator utama yang gudang harus capai. Ada tiga aspek yang perlu dipertimbangkan dalam usaha pemenuhan pesanan yakni memilih, pengepakan, dan pengiriman.

Pemilihan Pesanan

Pemilihan order mungkin terlihat sebagai sebuah hal yang mudah, tetapi hal ini akan menjadi berbeda ketika Anda memiliki ratusan atau bahkan ribuan jenis barang didalam gudang Anda. Mengapa ? Karena mayoritas waktu yang di perlukan untuk pemenuhan pesanan pelanggan dihabiskan untuk pengambilan pesanan tersebut.

Oleh sebab itu, sangat penting untuk menerapkan strategi urutan pemilihan secara tepat. Berikut adalah beberapa metode pemilihan yang paling umum, yakni :

Pesanan tunggal, Ini adalah metode pemilihan yang paling dasar dan pada umumnya digunakan oleh para pengecer atau grosir. Sederhananya, peengambil barang akan memilih satu order pada suatu waktu secara keseluruhan sebelum pindah ke pesanan berikutnya. Sebaiknya Anda menghindari untuk menggunakan metode ini jika Anda mengirimkan lebih dari satu pesanan dalam sehari.

Batch memilih, pengambil barang ditugaskan mengambil batch berisi jumlah pesanan, kemudian mereka memilih semuanya secara sekaligus, dan kemudian kembali ke lokasi pengepakan barang. Mereka kemudian akan ditugaskan pada batch baru untuk mengambil barang pesanan lainnya. Jumlah pesanan yang dialokasikan untuk setiap batch biasanya sekitar 10 hingga 30 jenis, tergantung pada ukuran fisik produk Anda dan jumlah rata-rata pesanan. Metode ini di rekomendasikan jika Anda memiliki jumlah pesanan yang tinggi dengan jumlah produk tunggal atau rendah. Namun, jika Anda memiliki sejumlah besar produk per pesanan, maka metode ini tidak cocok dipakai untuk Anda.

Pemilihan zona, dalam metode ini, pengambil barang ditugaskan untuk memilih item yang disimpan dalam zona tertentu pada suatu waktu. Mereka harus melewati semua daerah yang berisi item yang dipesan tersebut, memilih, dan menempatkannya dalam sebuah wadah, kemudian kembali ke lokasi pengepakan barang. Ini adalah metode yang sangat bagus untuk mencegah pengambil barang dari memblokir satu sama lain dan cocok untuk para pengecer yang memiliki jumlah pesanan yang tinggi dengan berbagai jenis produk. Metode ini tidak cocok jika Anda mengirimkan pesanan tunggal atau memiliki sangat sedikit pengambil barang.

Gelombang Pengambilan, ini mirip dengan zona picking, tetapi metode ini membutuhkan pengambil barang untuk mengumpulkan barang dari beberapa zona pada saat yang sama. Kemudian, pengepakan harus menggabungkan semua item yang terpisah untuk setiap pesanan. Metode ini lebih cepat daripada zona picking, tetapi waktu yang diperlukan untuk pengepakan menjadi lebih lama, karena pengambil barang perlu menghabiskan lebih banyak waktu untuk menggabungkan order sebelum melakukan pengiriman. Zona pemilihan gelombang cocok untuk pengecer yang digunakan untuk mengirimkan banyak pesanan barang dengan beberapa jenis barang dan membutuhkan proses pemilihan yang super cepat.

Catatan penting : Dengan sistem manajemen persediaan otomatis, maka proses gelombang pemilihan menjadi lebih cepat, karena urutan pemilihan dijadwalkan secara otomatis oleh sistem. Penetapannya dibagi menjadi sesi (gelombang) berdasarkan pada tanggal, SKU, metode pengiriman, dan kategori lainnya. Sistem ini mampu mengurangi kesalahan manusia (human error) karena dapat membantu pengambil barang mengetahui item mana yang akan diambil selanjutnya.

Cara Packing Efisien, packing barang tidak hanya tentang bagaimana menempatkan pesanan dalam kotak dan membungkusnya dengan cepat saja. Ini adalah saat untuk memastikan bahwa itu adalah produk yang tepat, untuk pelanggan yang tepat, dengan cara yang paling efisien. Dua hal utama yang harus Anda perhatikan di sini adalah ukuran kemasan dan bahan kemasan yang di pakai. Ukuran kotak packing barang dapat berdampak besar pada biaya operasional. Semakin besar ukuran kotak packing Anda, maka akan semakin banyak biaya yang Anda perlukan untuk membayar kurir. Memiliki terlalu banyak ukuran kotak packing juga akan membingungkan operator pengepakan barang, jadi cara yang terbaik adalah memilih hanya beberapa ukuran packing berdasarkan pada item yang sering dipesan. Anda juga harus memastikan bahwa bahan kemasan yang di pakai harus bisa melindungi barang Anda ketika di kirimkan kepada pelanggan.

Pengiriman barang, ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam proses pengiriman barang, antara lain :
  • Menimbang paket
  • Mencetak label pengiriman yang relevan
  • Menandai status pesanan sebagai ' dikirimkan ' pada sistem
  • Mengirimkan email ' konfirmasi pengiriman ' kepada pelanggan Anda (sistem manajemen persediaan yang terintegrasi dengan sistem manajemen penjualan dapat melakukan hal ini secara otomatis)
5. Mengevaluasi Dan Mengukur Kinerja Gudang Anda

Evaluasi sangat di butuhkan karena itu adalah hal yang penting untuk mengaktualisasikan pergudangan yang tepat. Berikut ini adalah beberapa indikator yang harus Anda periksa ketika mengukur tingkat keberhasilan manajemen gudang Anda, yaitu :

Proses penerimaan, cari tahu berapa banyak waktu yang biasanya dihabiskan untuk menerima barang, termasuk bagaimana staf Anda mencatat item yang masuk dan bagaimana mereka menyimpan item tersebut. Metode manual memerlukan waktu yang lebih lama untuk proses penerimaan barang. Oleh karena itu, mengadopsi sistem manajemen gudang otomatis adalah suatu hal yang sangat dibutuhkan dan dianjurkan.

Pengembalian produk, adalah hal yang penting bagi Anda untuk mengetahui alasan mengapa pesanan pelanggan kembali ke gudang Anda. Hal ini dapat disebabkan oleh karena produk yang salah spec, alamat pengiriman yang salah, keterlambatan pengiriman, kerusakan dalam pengiriman, dan sebagainya. Menganalisis masalah yang terjadi akan membantu meningkatkan kinerja pergudangan Anda secara signifikan.

Proses pemilihan, mengukur keakuratan proses pemilihan dapat memberikan  pengetahuan tentang kinerja gudang Anda. Berikut ini adalah rumus untuk mengukurnya :

Packing Accuracy = (Total no.of orders - incorrect returned) X 100 / Total no. of orders

Waktu, Lead time adalah waktu yang dibutuhkan oleh pelanggan Anda untuk menerima pesanan barang mereka. Semakin pendek lead-time, maka akan semakin bahagia pelanggan Anda. Pastikan bahwa pengiriman yang lebih cepat tersebut tidak mengurangi kondisi produk Anda yang dipesan oleh pelanggan Anda.

6 . Memilih Sistem Manajemen Gudang Yang Tepat

Warehouse Management Software (WMS) pada dasarnya memang dapat mengambil alih sebagian besar operasi gudang Anda. Software ini akan meng-otomatisasi dan men-digitalkan banyak proses didalam gudang Anda.

Sebuah sistem manajemen gudang otomatis dapat membantu Anda untuk memastikan bahwa semuanya telah diatur, dilacak dan didokumentasikan dengan baik. Kesalahan manusia (human error) dapat diminimalkan sehingga akurasi akan lebih bisa dioptimalkan. Dan tentu saja, semua proses akan menjadi lebih cepat dan lebih sederhana. Namun, menemukan sistem manajemen gudang yang tepat tidaklah mudah dan cenderung rumit.

Untuk memudahkan dalam pemilihan WMS, cobalah temukan jawaban atas pertanyaan berikut ini :
  • Bagaimana keakuratan proses pemilihan Anda saat ini?
  • Apa KPI utama pergudangan Anda? Dan bagaimana hal itu akan menguntungkan jika Anda mengoptimalkan masing-masing KPI tersebut?
  • Berapa banyak anggota tim yang diperlukan untuk melaksanakan operasi Anda? Apakah akan lebih ekonomis jika Anda mengganti beberapa dari mereka dengan sistem otomatis?
  • Berapa banyak pesanan yang Anda tangani setiap harinya? Dan berapa banyak omset yang mereka hasilkan setiap tahunnya?
  • Apakah Anda mencapai target pertumbuhan Anda? Seberapa cepat Anda berencana untuk mencapai pertumbuhan bisnis Anda?
Dan berikut ini adalah beberapa aspek penting yang harus Anda Cari dalam Warehouse Management Software, yaitu :
  • Kemampuan untuk mengatur gudang, membantu mempercepat penomoran, pelabelan, penyimpanan, pengambilan, pengepakan dan pengiriman barang.
  • Integrasi dengan barcode scanner, dapat digunakan pada smartphone dan terintegrasi dengan barcode scanner untuk meminimalkan penggunaan kertas dan mengoptimalkan akurasi saat memilih dan pengepakan barang.
  • Manajemen multi-gudang, akan memudahkan Anda dalam mengelola semua gerai atau gudang di beberapa lokasi.
  • Kemudahan penggunaan, adalah platform sederhana yang dapat dipelajari dan dioperasikan dengan mudah oleh setiap pengguna.
  • Integrasi dengan sistem otomatis lainnya, akan memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan dengan sistem lain yang Anda gunakan untuk hasil yang optimal, seperti sistem manajemen persediaan, sistem manajemen penjualan, sistem akuntansi, danj sebagainya.
  • Pelaporan real-time, akan memungkinkan setiap orang untuk melacak informasi secara real time dan merekam setiap kegiatan di gudang seperti masuk dan keluar barang, jumlah yang tepat dari persediaan, dan sebagainya.

Kesimpulannya adalah pergudangan merupakan sebuah hal yang sangat kompleks, tetapi dapat disederhanakan melalui kombinasi strategi yang tepat dan implementasi sistem otomatis. Semua itu akan bermuara pada tata letak gudang yang tepat, manajemen inventarisasi yang efisien, evaluasi dan pengukuran kinerja manajemen gudang, dan penggunaan Warehouse Management Software yang optimal.

Demikianlah uraian artikel tentang Manajemen Gudang Dan Inventory Management. Semoga berguna dan bisa menambah wawasan serta pengetahuan Anda.


referensi : hashmicro.com
Pujakesuma
Hi there, my name is Pujakesuma. I'm a blogger from Indonesia. I like travelling, blogging, reading a book, and listen to the music. Nama Saya Pujakesuma, Seorang blogger yang menyukai dunia Blogging, Travelling, Membaca dan Mendengarkan musik

Related Posts

Post a Comment

Subscribe To Our Newsletter