Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Proses, Tahapan, dan Manfaat Manajemen Pengadaan (Procurement)

Proses, Tahapan, dan Manfaat Manajemen Pengadaan (Procurement)
credit:[email protected]_nigeria

Metode yang diperoleh dari vendor pasar eksternal dapat disebut sebagai proses manajemen Pengadaan (Procurement). Prosedur ini mencakup pengawasan pemesanan barang, penerimaan, peninjauan, dan persetujuan barang-barang yang diperoleh dari pemasok.

Seluruh proses juga menguraikan bagaimana menangani koneksi dengan beragam pemasok secara efisien untuk memastikan bahwa layanan tingkat tinggi diterima oleh perusahaan. Ini adalah salah satu aspek terpenting dari Manajemen Pengadaan (Procurement). Aspek terpenting dari keseluruhan prosedur adalah Anda mendapatkan apa yang Anda bayar.

Manajemen Pengadaan (Procurement) bertujuan untuk menghemat uang yang dikeluarkan untuk barang dan jasa dari berbagai pihak eksternal di pasar, namun tetap memberikan berbagai manfaat tambahan.

Tidak semua barang dan jasa perusahaan harus diperoleh dari vendor pihak ketiga di pasar terbuka. Sangat penting untuk mempertimbangkan keuntungan dan kerugian dari membeli atau menyewa komoditas yang dibutuhkan dari pasar luar. 

Manajemen perusahaan harus dapat menentukan apakah keputusan pembelian akan hemat biaya dalam jangka panjang dan bermanfaat bagi organisasi.

Memahami dan menentukan kebutuhan yang tepat sangat penting, diikuti dengan pencarian dan pertimbangan dari banyak kemungkinan dan alternatif yang dapat diakses. Ada banyak penyedia di pasar yang memenuhi keinginan dan persyaratan, tetapi harus ada kriteria yang jelas untuk menentukan mana yang akan dipilih berdasarkan riset dan pemahaman pasar yang menyeluruh.

Ada kemungkinan untuk meminta beberapa bentuk penawaran dari vendor (pemasok) untuk produk - produk yang dibutuhkan, dan kemudian menggunakan kriteria seleksi untuk memilih yang terbaik dari kelompoknya.

Langkah selanjutnya adalah mengeluarkan permintaan penawaran, setelah itu berbagai vendor akan mengajukan penawaran mereka. Tahap ini mirip dengan pemilihan proyek di mana organisasi harus memeriksa berbagai variabel selain penetapan harga ketika memutuskan pemasok untuk barang dan produk yang mereka butuhkan.

Setelah proses evaluasi, manajemen perusahaan dapat menyeleksi dan memilih pemasok terbaik, yang kemudian diikuti dengan diskusi tentang sifat yang tepat dari persyaratan serta syarat dan ketentuan terkait, seperti pembayaran, jadwal pengiriman, dan lainnya. Manajemen pengadaan harus bersikap kritis untuk menghindari perbedaan di masa depan.

Manajemen Pengadaan (Procurement) sangat penting untuk menjaga hubungan positif dengan pemasok dan merumuskan kontrak yang memenuhi persyaratan dan tingkat kepuasan kedua belah pihak. Langkah ini bermanfaat bagi kelangsungan kerjasama jangka panjang perusahaan kedua belah pihak.

Bagaimana agar Manajemen Pengadaan (Procurement) Bekerja Secara Efisien?

Untuk memastikan bahwa semuanya berjalan lancar selama proses, perlu untuk melacak kemajuan proses pengadaan komoditas yang dibutuhkan. Ini memerlukan inspeksi pemasok untuk memastikan bahwa mereka mematuhi ketentuan kontrak dan bahwa mereka akan dapat memenuhi tenggat waktu pengiriman.

Jika ada masalah, pemasok harus dihubungi melalui cara komunikasi yang disepakati saat kontrak dan pesanan pembelian akhir ditandatangani.

Organisasi harus mengadopsi strategi yang fleksibel dan bersedia serta terbuka untuk berubah dalam menanggapi kondisi pasar. Komponen ini mencakup semua penyesuaian yang diperlukan untuk menjamin seluruh proses Pengadaan (Procurement) berjalan dengan baik.

Perubahan di sektor ini dapat mencakup terobosan teknis dan bahkan perubahan sifat tenaga kerja, di antara perubahan penting dan esensial lainnya.

Dalam hal peningkatan teknologi, setiap jenis peralatan atau mesin baru yang diperkenalkan di pasar yang diperlukan untuk menangani barang-barang yang diperoleh secara efisien mungkin perlu dibeli untuk mempertahankan alur kerja dan operasi bisnis yang tepat.

Hal yang sama berlaku untuk sifat tenaga kerja, organisasi perlu mempekerjakan karyawan yang sangat terampil, efisien, dan terlatih.

Biasanya lebih baik bagi organisasi untuk memiliki beragam tim dalam hierarki yang terampil di berbagai sektor dan proses bisnis yang berbeda dalam hal manajemen Pengadaan (Procurement). Manajemen Pengadaan (Procurement) akan lebih mudah dan efisien dengan menggunakan strategi ini.

Setiap tim akan bertanggung jawab untuk area pembelian tertentu dan akan memiliki keterampilan yang diperlukan.

Tahapan Manajemen Pengadaan (Procurement), yaitu:

1. Mengidentifikasi Persyaratan dan Kebutuhan

Ketika perusahaan menentukan permintaan dan persyaratan barang, kebutuhan vendor harus ditentukan untuk menentukan jenis produk yang paling sesuai dengan operasi perusahaan. Organisasi kemudian harus memilih vendor berdasarkan kualitas barang dan harga terbaik, serta memastikan bahwa pemasok dapat mengirimkan kiriman tepat waktu.

2. Mengidentifikasi dan Mengklasifikasi Pemasok Potensial

Seseorang perlu menyusun daftar semua pemasok produk potensial menggunakan internet atau berbagai basis data pemasok.

3. Membuat Permintaan Proposal

Sangatlah penting untuk mendapatkan tawaran dari banyak pemasok untuk memastikan bahwa Anda membeli barang dengan kualitas terbaik dan harga terbaik yang tersedia. Setelah itu, proses tawar-menawar dimulai, dengan mempertimbangkan kondisi pasar saat ini dan anggaran organisasi.

4. Berurusan dengan Pemasok dan Bernegosiasi

Negosiasi dengan pemasok terpilih diperlukan untuk mendapatkan biaya, persyaratan, dan pengiriman akhir terbaik. Fitur ini membantu dalam menentukan kredibilitas mereka serta kriteria komersial penting lainnya.

5. Mendapatkan Kontrak

Perusahaan memasuki kesepakatan bisnis akhir dengan menandatangani kontrak resmi jika kedua belah pihak menyetujui semua parameter seperti biaya, pengiriman, kualitas, dan sebagainya.

6. Pengiriman Barang

Sangatlah penting untuk mengevaluasi produk yang disediakan selama seluruh proses pengiriman untuk memastikan bahwa produk tersebut sesuai dengan yang ingin Anda beli, memenuhi persyaratan kualitas, dan tiba tepat waktu.

7. Memeriksa Hasil

Setelah proyek selesai dan barang telah dikirim, penting untuk meninjau keseluruhan proses, menilai keberhasilannya, dan melacak pengamatan untuk proyek masa depan dengan vendor yang sama.

Manfaat Pengadaan (Procurement), antara lain:

  • Membantu pencapaian tujuan perusahaan dan harapan pemangku kepentingan.
  • Manajemen Pengadaan (Procurement) membantu organisasi dalam memenuhi harapan pemangku kepentingan. Ini membantu dalam pelaksanaan operasi bisnis di tingkat yang lebih tinggi dan pencapaian tujuan jangka panjang dan pendek perusahaan.

Penghematan

Penghematan dapat diperoleh melalui berbagai teknik, seperti menghilangkan kesalahan pengiriman atau meningkatkan kualitas produk dan layanan. Prosedur Manajemen Pengadaan (Procurement) yang lebih baik memungkinkan pengukuran biaya langsung dan penghematan waktu tim.

Nilai yang lebih tinggi dan risiko yang lebih sedikit dalam rantai pasokan.

Mengembangkan hubungan yang solid dan menguntungkan dengan mitra strategis dapat membantu mengurangi risiko rantai pasokan.

Demikianlah uraian tentang Proses, Tahapan, dan Manfaat Manajemen Pengadaan (Procurement). Semoga berguna dan bermanfaat untuk para pembaca semuanya.

Post a Comment for " Proses, Tahapan, dan Manfaat Manajemen Pengadaan (Procurement) "