10 Tugas dan Tanggung Jawab Utama Staff Pembelian (Purchasing)

Daftar Isi

Departemen pengadaan adalah departemen yang bertanggung jawab atas pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh organisasi, baik melakukan pembelian di dalam negeri maupun pembelian di luar negeri.

Departemen Pengadaan bertanggung jawab untuk lebih dari sekedar menyerahkan kartu kredit perusahaan dan melakukan pembelian. Oleh karena itu, penting untuk memahami peran dan kewajiban departemen pengadaan, yang meliputi keterampilan dan kemampuan komunikatif dimana hal tersebut merupakan hal paling penting yang harus dimiliki untuk mendapatkan kualifikasi pembelian terbaik.

Melaksanakan pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan dalam jumlah yang tepat dan dengan biaya yang dapat diterima. Hal itu merupakan tanggung jawab terpenting yang harus diselesaikan pembelian dalam bisnis. Artinya, perencanaan divisi pengadaan untuk memperoleh atau mengakuisisi komoditas merupakan tugas penting.

Divisi pengadaan memiliki berbagai macam fungsi dan kewajiban. Melakukan seleksi pemasok dan seleksi mitra pengadaan sesuai dengan kriteria perusahaan adalah salah satunya. Kemudian membuat, mencetak, dan mengirimkan Purchase Order (PO) ke supplier agar proses pembelian dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan timeline dan spesifikasi yang diinginkan.

Salah satu sub divisi pengadaan adalah bagian pembelian atau purchasing. Dan untuk mendapatkan gambaran lebih jelas, saya akan coba mengulas tentang tugas dan tanggung jawab utama staff pembelian (purchasing).

Tugas dan Tanggung Jawab Utama Staff Pembelian (Purchasing)

Purchasing merupakan salah satu bagian yang penting dalam suatu perusahaan, khususnya di bidang retail, karena tanggung jawab utamanya adalah membeli barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa peran ini merupakan bagian dari departemen pengadaan, yang bertugas memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan organisasi.

Berikut ini adalah beberapa peran dan tanggung jawab staff pembelian yang harus Anda ketahui:

A. Membuat kontrak dengan Pemasok untuk Kolaborasi Jangka Panjang

Perusahaan dengan lebih banyak bahan baku impor dalam inventarisnya, setidaknya harus memiliki banyak mitra jangka panjang yang dapat mendukung dan dapat diajak untuk berkolaborasi. Mengapa hal ini penting? Karena status pasar saat ini, inflasi, nilai tukar, dan kebijakan pemerintah semuanya berdampak signifikan terhadap harga bahan impor (misalnya pajak).

Kerjasama jangka panjang dapat dilakukan oleh manajemen dengan membentuk perjanjian kerjasama (hak dan kewajiban tertulis) yang disebut juga dengan Memorandum of Understanding (MOU).

Namun, dalam pembahasan artikel kali ini, saya hanya akan berkonsentrasi pada hak-hak dari pembeli.

Berikut ini adalah beberapa keuntungannya:

1. Jika pembeli telah membayar uang muka (misalnya 10%), penjual wajib mengirimkan barangnya.

2. Pembeli berhak menentukan waktu penerimaan barang berdasarkan kebutuhannya sendiri.

3. Pembeli berhak untuk memutuskan kontrak kerja sebelum masa kontrak berakhir jika hal tersebut bias atau sangat tidak menguntungkan pembeli,

4. Pembeli menggunakan harga beli sebagai standar maksimum pada saat pembayaran, berdasarkan isi kontrak.

Pembeli berhak untuk mengenakan denda kepada penyedia atas kerugian yang timbul akibat keterlambatan pemasok dalam mengirimkan produk.

5. Pembeli berhak mendapatkan potongan harga jika barang yang diproduksi oleh penyedia terlambat dikirimkan. Pembeli tidak berkewajiban untuk menanggung beban pemasok sebagai akibat dari apa yang terjadi selama jangka waktu penyerahan.

Misalnya, kerusakan produk akibat kecelakaan yang terjadi selama proses pengiriman.

B. Membeli Produk

Staff pembelian bertanggung jawab atas pembelian produk setelah tim pengadaan membuat daftar kebutuhan organisasi. Jumlah dan biaya yang disediakan oleh perusahaan digunakan untuk melakukan pembelian barang. Staff pembelian harus berhati-hati dalam mengawasi kuantitas, kualitas, dan harga komoditas yang dibeli saat melakukan pembelian.

C. Memastikan Barang Pesanan Sampai Tepat Waktu

Setelah melakukan pemesanan, staff pembelian harus melacak proses pengiriman. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang dipesan untuk perusahaan tiba sesuai jadwal dan dalam kondisi baik. Barang dapat datang terlambat jika tingkat pemantauan ini tidak dilakukan, sehingga mengganggu kinerja perusahaan.

D. Menerima Barang dan Memeriksa Kualitasnya

Ketika produk yang dibeli tiba di pabrik, staff pembelian bertanggung jawab untuk melihat dan memeriksanya, apakah barang tersebut dalam keadaan baik atau rusak. Jika barang yang dipesan ke vendor rusak, staff pembelian bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang tersebut dapat dikembalikan.

E. Melakukan Pembayaran Barang yang Dibeli

Aktivitas dan tanggung jawab staff pembelian berikutnya adalah melakukan pembayaran kepada vendor atau pemasok untuk produk yang dibeli. Karena kegiatan ini melibatkan masalah keuangan, maka memerlukan ketelitian yang tinggi. Dalam situasi ini, staff pembelian akan bekerja sama dengan staff dari departemen keuangan.

F. Memastikan Faktur, Pesanan Pembelian, Perintah Kerja, dan Faktur Semuanya Didokumentasikan

Staff pembelian bertanggung jawab untuk melacak semua faktur, pesanan pembelian, perintah kerja, dan surat jalan. Semua dokumen ini akan diperlukan nanti, ketika staff pembelian menyampaikan laporan keuangan atas transaksi yang dilakukan. Bahkan satu bukti pembelian yang hilang dapat menimbulkan kecurigaan pencucian uang dari perusahaan.

G. Melacak Pembelian

Selanjutnya, staff pembelian bertanggung jawab untuk menyiapkan laporan tentang akuisisi barang oleh perusahaan. Secara umum, laporan ini mencakup daftar barang yang dibeli, serta informasi kuantitas dan harga. Laporan ini nantinya akan disampaikan kepada pimpinan perusahaan.

H. Mengontrol Pasokan Produk

Tanggung jawab staff pembelian tidak berakhir dengan pengadaan barang untuk perusahaan. Administrator pembelian tetap harus melacak ketersediaan item yang dibeli sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk melacak bagaimana barang digunakan dan untuk memprediksi kapan barang tersebut akan habis dan perlu dibeli kembali.

I. Mempertahankan Hubungan Baik dengan Vendor

Akhirnya, staff pembelian harus dapat membentuk hubungan kerja yang baik dengan vendor. Vendor sangat penting, karena tanpa mereka maka kebutuhan komoditas perusahaan tidak akan terpenuhi. Perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari harga yang lebih rendah untuk item jika memiliki hubungan kerjasama yang baik dengan vendor.

Contoh Keterampilan Dasar Menjadi Purchasing Hotel

Untuk menjalankan tugas sebagai agen pembelian, ada beberapa keterampilan yang harus Anda miliki, seperti:

1. Komunikasi

Tidak hanya pembelian, tampaknya semua profesi harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik. Staff pembelian harus berbicara dengan departemen lain dalam perusahaan apakah itu departemen internal atau eksternal.

Tidak hanya itu, departemen pembelian juga harus mengetahui kebutuhan semua departemen, dan menjaga hubungan baik dengan pemasok dan vendor. Jadi keterampilan berbicara penting untuk staff pembelian.

2. Negosiasi

Karena proses pembelian berkaitan dengan pembelian otomatis, maka keterampilan negosiasi harus dikuasai. Saat menerima penawaran dari pemasok atau vendor, tentunya angka-angka pada daftar tersebut harus ditinjau ulang dan dicari perbandingannya dengan pemasok lain.

Pada saat-saat seperti inilah keterampilan negosiasi staff pembelian sangat diperlukan. Mampu menekan biaya dalam hal pembelian barang tentu akan membantu perusahaan dalam hal costing bukan?

2. Jaringan yang Luas

Kita ketahui bersama bahwa di hotel itu sendiri ada beberapa divisi di dalamnya. Tentunya setiap divisi memiliki kebutuhan barang yang berbeda-beda. Misalnya, departemen makanan dan minuman akan sering membutuhkan bahan makanan dan minuman.

Back office seperti penjualan dan pemasaran akan sering membutuhkan alat tulis. Sebagai staf pembelian, Anda harus memiliki banyak kenalan pemasok dan vendor untuk memenuhi semua kebutuhan divisi yang ada.

3. Document Filing

Keahlian administrasi ini harus dimiliki oleh staff pembelian karena akan banyak dokumen penting yang harus diarsipkan. Pengarsipan dan administrasi yang tidak rapi tentunya akan mempengaruhi produktivitas kerja tim pembelian.

Itulah 10 Tugas dan Tanggung Jawab Utama Staff Pembelian (Purchasing) di sebuah perusahaan. Dilihat dari tanggung jawab yang diemban, sudah pasti ketelitian, sosialisasi dan keterampilan negosiasi sangat dibutuhkan dari para staff pembelian ini.

Apakah Anda tertarik untuk mengisi posisi ini sebagai staff pembelian ini?