Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Logistik: Goods Distribution Practice (GDP)

distribusi-obat-obatan
credit:[email protected]_siahaan

Istilah GDP saat ini masih menjadi hal yang dianggap baru di Indonesia dan belum sepenuhnya diimplementasikan dalam aktivitas logistik sehari-hari. Standar tinggi dalam penanganan logistik ini masih belum banyak dipahami oleh praktisi dan pekerja sektor logistik di Indonesia.

Secara khusus GDP ini diimplementasikan dalam industri farmasi atau obat-obatan dengan nama lokal yaitu CDOB (Cara Distribusi Obat yang Baik) dan dikontrol secara langsung oleh BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan). 

BPOM sendiri adalah sebuah badan khusus yang dibentuk oleh pemerintah Indonesia untuk mengawasi peredaran obat dan makanan. Namun demikian, seharusnya tidak menjadi sebuah masalah jika prinsip-prinsip GDP ini juga diterapkan di semua sektor industri selain industri farmasi dan obat - obatan.

Berikut ini adalah beberapa persyaratan yang terkait dengan Good Distribution Practice atau GDP, antara lain:

  • Pengadaan
  • Penerimaan
  • Penyimpanan
  • Pengiriman obat - obatan

Dengan mengimplementasikan klausul-klausul yang tertuang dalam GDP tersebut dalam aktivitas logistik yang dijalankan, maka akan diperoleh komitmen yang jelas terhadap tujuan pencapaian kepuasan pelanggan yang diakomodasikan pada pelayanan penanganan dan pengiriman barang yang sempurna serta adanya pengembangan-pengembangan yang berkelanjutan terhadap sistem operasional logistik yang dijalankan.

Klausul - klausul dalam GDP sendiri terdiri dari 20 klausul yang dikontrol secara langsung oleh WHO. Sebanyak tujuh belas klausul penting diantaranya mencakup organisasi dan aktivitas logistik.

Klausul - klausul dalam GDP tersebut, antara lain :

1. Organization and management

2. Personnel

3. Quality management

4. Warehousing and storage

5. Vehicles and equipment

6. Containers and labelling

7. Dispatch

8. Transportation and products in transit

9. Documentation

10. Repackaging and re-labelling

11. Complaints

12. Recalls

13. Rejected and returned products

14. Counterfeit pharmaceutical products

15. Importation

16. Contract activities

17. Self inspection

Dan pada artikel kali ini kita hanya akan membahas 10 Klausul saja, silahkan Anda membaca penjelasan dari masing - masing klausul tersebut dalam ulasan berikut ini.

gudang-obat-obatan

1.Organization and Management

Dalam GDP diperlukan adanya sebuah struktur organisasi management yang jelas, ringkas dan memiliki fungsi yang saling mendukung antara satu dengan lainnya.

Fokus dan tujuan GDP lebih banyak ke arah warehouse dan distribusi, oleh karena itu, maka harus dipastikan bahwa di bagian warehouse dan logistik tersebut telah terbentuk dan berjalan sebuah struktur yang jelas dan memiliki fungsi tangkal terhadap adanya suatu permasalahan.

Job description lengkap yang sejalan dengan kondisi gudang dan logistik (distribusi) serta kelengkapan Standard Operating Procedure (SOP) yang dijalankan secara konsisten akan memberikan jaminan bahwa manajemen memiliki komitmen tinggi untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan.

Point - point penting dalam hal ini adalah:

  • Struktur organisasi yang jelas (otorisasi & tanggung jawab)
  • Job description yang jelas
  • Change management
  • Prosedur keselamatan (personel dan property, proteksi lingkungan)

2. Personnel

Persyaratan terhadap karyawan yang menjalankan aktivitas logistik juga harus disiapkan dan dipenuhi secara utuh dalam pelaksanaanya.

Seorang warehouseman misalnya, harus memiliki kapabilitas dalam membaca dan menulis, pendidikan minimal SMA dan memiliki penampilan yang sopan dan bersih adalah salah satu contoh bagaimana persyaratan terhadap seluruh level posisi disiapkan.

Training terhadap karyawan dan evaluasi yang dilakukan terhadap training tersebut akan memberikan nilai tambah dalam pengembangan keterampilan karyawan.

Point penting dalam training tersebut, yaitu:

• Training GDP bagi seluruh staff

• Staff yang cukup dan berpengalaman dalam standar mutu nasional

• Data training yang tercatat

• Perlengkapan kerja

• Prosedur higienis karyawan

• Prosedur P3K

• Pembagian dan penempatan staf yang jelas

3. Quality Management

Jaminan kualitas manajemen merupakan bentuk jaminan yang diharuskan tersedia terhadap pelaksanaan aktivitas logistik. 

Quality Management ini mencakup hal - hal sebagai berikut :

• Struktur organisasi, prosedur, process dan sumber

• Aktivitas yang sistematis

• Sumber barang dan partner yang disetujui

• Aktivitas yang dapat di tracking

• Inspeksi dan sertifikasi (ISO)

4.Warehouse and Storage

Kondisi gudang dan tempat penyimpanan menjadi area yang paling difokuskan dalam penerapan GDP ini.

Point penting dalam hal ini adalah:

• Akses staf terbatas

• Kapasitas yang cukup dan terpisah

• Karantina

• Penolakan

• Pembatalan

• Pengembalian (return)

• Bersih dan rapi

• Suhu atau Kelembaban udara yang tercatat

• Kebersihan

• Aman dari gangguan cuaca

• Barang berbahaya : dipisahkan

• FEFO

• Penerangan yang cukup

• Stok Rotasi & Stok Kontrol

• Stock take yang rutin dilaksanakan

• Investigasi stok

5.Vehicle and Equipment

Kondisi armada distribusi (kendaraan dan peralatan pendukung logistik) merupakan bagian kedua yang memiliki klausul terberat yang meliputi hal - hal sebagai berikut:

• SOP penanganan kendaraan secara keseluruhan

• Keamanan kendaraan terhadap barang dan orang yang menggunakannya

• Kebersihan kendaraan dan tidak menimbulkan kontaminasi barang yang dibawanya

• Dedikasi khusus untuk obat-obatan, jika tidak maka harus ada prosedur yang mengatur bagaimana proses penggantian untuk barang-barang non obat-obatan

• Pest control pada kendaraan

• Bahan untuk membersihkan harus ramah lingkungan dan tidak merupakan sumber kontaminasi dengan barang yang dibawanya

• Pencatatan suhu dan perubahanya, mapping suhu dan kalibrasi suhu kendaraan

• Kapasitas yang cukup

• Adanya pemisahan untuk barang yang bagus, barang retur atau tolakan dan barang recall.

• Label yang jelas pada setiap kemasan barang

6. Container and Container Labelling

Penyediaan sarana pengemasan dalam pengiriman memerlukan perhatian penting terutama pemberian label alamat tujuan dan jenis barang agar kesalahan dalam pengiriman dapat dihindari.

Kontainer pengiriman barang disyaratkan sebagai berikut:

• SOP untuk penanganan kerusakan kontainer dan dampak kontaminasi yang ditimbulkan

• Kemasan yang digunakan harus anti kontaminasi dan tidak menimbulkan efek negatif pada obat-obatan yang ada didalamnya

• Kemasan dapat melindungi dari pengaruh cuaca luar dan mikrobiologi

• DIlengkapi dengan label-label yang menjelaskan cara penanganan barang didalamnya

• Kode international/national yang digunakan di label

• Perlu penanganan khusus untuk barang - barang yang menggunakan dry ice.

7. Dispatch

Pengiriman barang atau dispatching harus memiliki hal-hal penting, yaitu:

• SOP pengiriman yang jelas

• Kontrak yang jelas dengan transporter

• Data - data yang diharuskan ada, antara lain:

  • Nama & alamat
  • Tanggal keberangkatan
  • Nama barang, Qty dan batch number dan Exp date
  • No DN atau Invoice
  • Seluruh data tersedia sehingga memudahkan jika suatu saat harus dilakukan recall terhadap barang tersebut
  • Jadwal pengiriman
  • LIFO (Last In First Out)

8. Transportation and Products in transit

Jika memang pengiriman dilakukan dengan cara transit di suatu tempat, maka perusahaan harus memiliki aturan dan ketentuan dalam pelaksanaan transit barang tersebut secara jelas.

• SOP - Mendapatkan informasi dari supplier/pabrik mengenai prosedur penanganan barang dalam transportasi dan transit

• Dilengkapi prosedur penyimpanan dan transportasi yang bertujuan supaya:

  • Identitas barang tidak hilang
  • Barang tidak terkontaminasi dan mengkontaminasi barang lain
  • Barang aman dari kebocoran, kerusakan atau pencurian
  • Temperatur yang sesuai dengan standar yang disyaratkan
  • Tidak melebihi standar penyimpanan suhu maksimal yang disyaratkan
  • Menyediakan peralatan, memonitor dan mencatat kondisi-kondisi khusus yang disyaratkan
  • Barang-barang yang berbahaya harus ditangani ditempat yang berbeda, khusus dan mudah diawasi
  • Tracking kendaraan dan barang didalamnya dan keamanan personal
  • Jika diperlukan transit, harus dilakukan dengan dokumentasi yang jelas

9. Documentation

Salah satu klausul yang sangat identik dengan ISO 9001 adalah masalah dokumentasi. Seluruh dokumen yang digunakan baik itu berupa SOP, Instruksi Kerja, Form maupun catatan harus memiliki identitas yang jelas dan pencatatan perjalanan dokumen yang tercatat.

Point - point penting dalam hal ini adalah sebagai berikut:

• SOP – seluruh prosedur dan dokumentasi pelaksanaan kerja harus jelas dan memiliki kejelasan nama masing-masing

• Seluruh dokumen didistribusikan dengan tertib dan lengkap dengan jalur pembagiannya

• Dokumentasi harus mudah untuk di klarifikasi

• Dokumentasi harus dilengkapi dengan tanda tangan pihak-pihak yang berhak dan bertanggung jawab serta memiliki kejelasan tanggal berlaku dan kadaluarsanya

• Dokumentasi tidak dapat dirubah oleh orang-orang yang tidak berhak

• Prosedur dokumentasi harus sesuai dengan aturan lokal

• Dokumentasi harus direview dalam periode tertentu dan update

• Khusus untuk dokumentasi penyimpanan barang harus diselaraskan dengan aturan standar WHO/BPOM

• Dokumentasi untuk pencatatan suhu harus disimpan minimal 1 tahun setelah barang yang disimpan

• Jika pencatatan suhu dilakukan dengan elektronik, diharuskan memiliki back up pencatatan secara manual

10. Repackaging & Relabelling

Repacking merupakan aktivitas pengemasan kembali menjadi kemasan yang lebih kecil dari suatu barang. Kemasan ini dapat berubah karena adanya peraturan menggunakan bahasa Indonesia dalam kemasannya atau memang diperlukan pergantian kemasan besar menjadi kemasan yang lebih kecil.

Secara umum, aturan repacking atau labelling harus berdasarkan pada Goods Manufacturing Practice (GMP) sehingga sangat jarang perusahaan yang melakukan aktivitas tersebut.

Demikianlah ulasan singkat terkait dengan Goods Distribution Practice (GDP), semoga dapat menambah wawasan Anda.

Post a Comment for " Logistik: Goods Distribution Practice (GDP)"