Proses, Tahapan, dan Manfaat Manajemen Pengadaan Barang

Daftar Isi

Proses Manajemen Pengadaan Barang dapat didefinisikan sebagai metode pembelian barang dari pemasok luar (eksternal) di pasar. Proses pengadaan barang ini melibatkan pengelolaan pemesanan barang, penerimaan, peninjauan, dan persetujuan barang yang diperoleh dari pemasok.

Seluruh proses pengadaan barang tersebut juga menentukan bagaimana hubungan dengan berbagai pemasok harus dikelola dengan cara yang efisien untuk memastikan bahwa layanan tingkat tinggi diterima. 

Ini adalah salah satu poin penting dalam manajemen pengadaan barang. Esensi utama dari keseluruhan proses tersebut terletak pada kenyataan bahwa Anda harus mendapatkan apa yang telah Anda bayar secara tepat waktu sesuai dengan pesanan.

Manajemen pengadaan barang dapat membantu perusahaan untuk menghemat uang yang dikeluarkan saat membeli barang dan jasa dari berbagai pihak eksternal di pasar bersama dengan berbagai manfaat lainnya.

Tidak semua barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan wajib dibeli dari pihak luar di pasar. Sangat penting untuk mengukur pro dan kontra dari membeli atau menyewa barang yang dibutuhkan dan dari pasar luar. 

Manajemen perusahaan perlu memeriksa apakah keputusan pembelian tersebut akan hemat biaya dalam jangka panjang dan terbukti cukup bermanfaat bagi operasional perusahaan.

Sangat penting untuk memahami dan mencari tahu persyaratan yang tepat dan kemudian mencari dan mempertimbangkan berbagai pilihan dan alternatif yang tersedia. 

Ada cukup banyak pemasok di pasar yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan, tetapi harus ada tolok ukur yang jelas terkait denga pemasok mana yang harus dipilih berdasarkan riset dan pemahaman pasar yang menyeluruh.

Ada pilihan untuk meminta beberapa jenis penawaran untuk produk atau kebutuhan barang oleh vendor di pasar dan menggunakan kriteria seleksi untuk memilih yang terbaik dari lot.

Langkah selanjutnya adalah melibatkan panggilan untuk tawaran dan pemasok yang berbeda akan memberikan penawaran masing-masing. 

Tahap ini hampir sama dengan memilih proyek, karena perusahaan perlu mempertimbangkan berbagai kriteria yang berbeda, selain biaya, untuk akhirnya memilih pemasok yang tepay untuk membeli kebutuhan barang dan produk.

Setelah proses evaluasi, manajemen perusahaan dapat memilih dan membuat daftar pendek pemasok terbaik. Selanjutnya diikuti langkah berikutnya yaitu membahas sifat yang tepat dari persyaratan dan ketentuan terkait seperti pembayaran, jadwal pengiriman, dan hal penting lainnya untuk menghindari apapun bentuk ketidaksesuaian yang mungkin terjadi di masa depan.

Bagaimana Membuat Manajemen Pengadaan Bekerja Secara Efisien?

Manajemen pengadaan barang sangat penting untuk menjaga hubungan baik dengan pemasok dan merumuskan kesepakatan yang memenuhi persyaratan dan tingkat kepuasan kedua pihak yang terlibat. Langkah ini membantu dalam faktor keberlanjutan bisnis kedua pihak yang terlibat.

Untuk memastikan bahwa semuanya berjalan cukup baik di seluruh proses, maka seseorang harus mencatat kemajuan pengadaan barang yang dibutuhkan. Ini melibatkan pemeriksaan pemasok untuk memastikan bahwa mereka mematuhi ketentuan kontrak dan akan dapat memasok sesuai jadwal pengiriman.

Jika ada perbedaan atau masalah apa pun, pemasok perlu ditangani dengan metode komunikasi yang diputuskan pada saat penandatanganan kontrak dan pesanan pembelian akhir.

Perusahaan harus memiliki pendekatan yang fleksibel dan harus bersedia secara terbuka untuk berubah sesuai dengan skenario pasar saat ini. Faktor ini melibatkan semua perubahan yang diperlukan untuk memastikan efisiensi seluruh proses pengadaan barang.

Perubahan tersebut bisa berupa kemajuan teknologi di industri dan bahkan perubahan sifat tenaga kerja atau perubahan penting yang diperlukan lainnya.

Dalam hal kemajuan teknologi, setiap jenis peralatan dan mesin baru yang diperkenalkan di pasar yang diperlukan untuk menangani barang yang dibeli dengan cara yang efisien mungkin perlu dibeli untuk alur kerja dan operasi bisnis yang tepat.

Kasus yang sama berlaku untuk sifat tenaga kerja juga, maka perusahaan juga perlu untuk mempekerjakan pekerja yang sangat terampil, efisien, dan terlatih.

Manajemen pengadaan barang selalu lebih baik bagi perusahaan untuk memiliki satu set tim yang berbeda dalam hierarki yang berspesialisasi dalam berbagai bidang dan berbagai operasi bisnis. Pendekatan ini akan membuat manajemen pengadaan menjadi lebih mudah dan efisien.

Setiap tim akan menangani bidang pembelian yang relevan dan juga akan memiliki keahlian yang dibutuhkan.

Tahapan Manajemen Pengadaan Barang

1. Identifikasi kebutuhan dan persyaratan 

Ketika perusahaan mengetahui kebutuhan dan persyaratan barang, kebutuhan vendor harus diidentifikasi untuk memilih jenis produk mana yang paling sesuai dengan operasi bisnis. Kemudian perusahaan perlu memilih vendor sesuai kualitas barang dengan harga terbaik juga memastikan pemasok dapat mengirimkan konsinyasi tepat waktu.

2. Menemukan dan mengkualifikasi pemasok 

Menggunakan kekuatan internet atau berbagai basis data pemasok, maka seseorang perlu menyusun daftar semua pemasok produk yang potensial.

3. Meminta proposal 

Adalah sebuah hal penting untuk meminta proposal dari berbagai pemasok untuk memastikan membeli barang dengan kualitas terbaik dan harga terbaik yang berlaku. Setelah itu, proses negosiasi dimulai dengan mempertimbangkan skenario pasar dan anggaran organisasi saat ini.

4. Negosiasi dengan pemasok 

Untuk mencapai harga terbaik, persyaratan, dan pengiriman akhir, maka Anda perlu untuk bernegosiasi dengan pemasok yang dipilih. Aspek ini membantu untuk mengevaluasi kepercayaan mereka dan faktor bisnis penting lainnya.

5. Kontrak 

Jika kedua belah pihak telah menyetujui semua persyaratan seperti harga, pengiriman, kualitas, dan sebagainya, maka perusahaan memasuki kesepakatan bisnis akhir dengan menandatangani kontrak kerjasama secara resmi.

6. Pengiriman 

Sepanjang seluruh proses pengiriman barang, penting untuk mengevaluasi produk yang dikirim untuk memastikan bahwa produk tersebut sesuai dengan yang Anda rencanakan untuk dibeli dan memenuhi standar kualitas plus produk tersebut tiba tepat waktu.

7. Menganalisis hasil 

Setelah proyek selesai dan barang telah tiba dan dikirimkan pemasok, penting untuk menganalisis keseluruhan proses dan mengevaluasi keberhasilannya serta mencatat pengamatan untuk proyek masa depan dengan vendor yang sama.

Manfaat Manajemen Pengadaan Barang

Berikut ini adalah beberapa manfaat manajemen pengadaan barang, antara lain:

1. Membantu memenuhi tujuan bisnis dan harapan pemangku kepentingan

Manajemen Pengadaan Barang membantu perusahaan dalam rangka memenuhi harapan pemangku kepentingan. Ini membantu untuk melakukan operasi bisnis pada tingkat yang lebih tinggi dan mencapai tujuan jangka panjang dan jangka pendek dari bisnis.

2. Penghematan

Penghematan dapat dicapai dengan berbagai metode seperti mengurangi kesalahan pengiriman atau meningkatkan kualitas produk dan layanan. Pengukuran biaya langsung dan penghematan waktu tim dilakukan melalui proses Manajemen Pengadaan Barang yang lebih baik.

3. Nilai yang lebih tinggi dan risiko rantai pasokan yang lebih rendah

Membangun hubungan yang erat dan bermanfaat dengan mitra strategis (suplier) akan membantu Anda dalam upaya meminimalkan risiko rantai pasokan.

Demikianlah ulasan tentang Proses, Tahapan, dan Manfaat Manajemen Pengadaan Barang. Semoga dapat menambah wawasan dan pengetahuan Anda.

Berbagi :