5 Tips Manajemen Pengadaan Barang (Procurement)

Bagaimana Anda bisa mencapai praktik terbaik terkait dengan manajemen pengadaan barang di organisasi atau perusahaan Anda?

Dalam artikel kali ini, kita akan melihat beberapa hal untuk mencapai manajemen pengadaan barang yang efektif.

Berikut Ini Adalah 5 Tips Manajemen Pengadaan Barang (Procurement), Antara Lain:

1. Visibilitas

Langkah pertama adalah bagaimana cara mendapatkan visibilitas pembelanjaan yang baik dan memahami apa yang Anda beli dan berapa banyak yang Anda belanjakan di semua kategori pembelanjaan Anda.

Tanpa mengetahui visibilitas pembelanjaan, maka Anda tidak dapat bergerak maju. Banyak perusahaan memiliki visibilitas terbatas atau tidak ada pembelanjaan yang setara dengan 20% dari nilai pendapatan bisnis mereka.

Barang dan jasa bernilai rendah yang sering dipesan, akan terlihat terlalu kecil untuk dikelola oleh seorang ahli pengadaan barang (procurement).

Barang-barang yang sering dipesan ini menawarkan kesempatan untuk penghematan dan efisiensi yang signifikan, tetapi sering kali dianggap terlalu sulit untuk ditangani.

2. Kontrol

Langkah kedua adalah dengan mengontrol pengeluaran Anda. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menyiapkan kontrol terpusat pada pembelian lokal dengan sistem persetujuan otomatis untuk memastikan tarif yang dinegosiasikan digunakan dan faktur diproses secara efisien.

Mengontrol rantai pasokan (Supply chain) dan status pemasok ke organisasi, serta mengontrol katalog dan apa yang dapat dilihat dan dibeli oleh pengguna.

Pengguna akan dengan mudah menerima kontrol jika mereka memiliki akses ke manfaat dari platform manajemen pengeluaran cloud yang mudah digunakan yang membuat pemrosesan pesanan menjadi mudah, cepat dan efisien.

3. Efisiensi

Langkah ketiga adalah mencapai efisiensi dalam proses dengan mempercepat aktivitas pengadaan di semua aspek proses pengadaan barang.

Tujuannya adalah agar pengadaan barang dan jasa menjadi sesederhana mungkin dan membebaskan karyawan yang berharga dari menghabiskan terlalu banyak waktu terlibat dalam urusan administrasi yang memakan waktu berulang-ulang dan proses persetujuan yang tidak mencerminkan nilai pembelian.

Langkah ini sangat bergantung pada otomatisasi proses pengadaan barang dan perampingan rantai pasokan untuk menghilangkan kesalahan dan pemborosan.

4. Tabungan

Langkah keempat adalah Tabungan. Tabungan ini akan selalu menjadi penyampaian utama untuk grup pengadaan barang (Procurement). Tujuannya di sini adalah untuk menghasilkan penghematan tanpa mengorbankan kualitas produk atau layanan.

Rantai pasokan tradisional sering kali sangat bergantung pada proses manual dan beroperasi pada model menekan pemasok untuk memberikan harga terendah dan memaksa mereka untuk bersaing di lingkungan yang semakin kurang menguntungkan.

Model baru manajemen rantai pasok adalah tentang mengembangkan hubungan bisnis yang baik di mana semua orang akan mendapatkan keuntungan. Namun, hubungan ini semakin menjadi hubungan otomatis, terutama untuk item dengan nilai lebih rendah.

Oleh karena itu, penting untuk menerapkan platform manajemen pemasok yang baik untuk memungkinkan manajemen pemasok yang efektif dalam dunia yang serba otomatis saat ini.

5. Menciptakan Nilai

Langkah kelima adalah tentang bagaimana menciptakan nilai bagi organisasi atau perusahaan. Agar pengadaan barang benar-benar dapat menambah nilai, maka fokusnya harus pada menangani apa yang paling penting bagi organisasi Anda.

Langkah pertama hingga langkah keempat di atas menempatkan Anda pada posisi untuk dapat melakukan semua ini.

Biasanya, tujuan organisasi termasuk meningkatkan pertimbangan keuangan (menghemat biaya, meningkatkan arus kas, menegakkan kepatuhan), meningkatkan kualitas (memberikan layanan yang dapat diandalkan, kualitas barang yang konsisten) dan meningkatkan efisiensi dengan memanfaatkan sumber daya secara efektif.

Sasaran ini hanya dapat dicapai dengan menerapkan alat sumber yang tepat seperti platform manajemen pengeluaran cloud.

Platform manajemen pengeluaran berbasis cloud dapat merampingkan pembelian dan penjualan produk serta layanan yang kompleks. Pembeli, pemasok, dan pakar berkolaborasi di cloud untuk meningkatkan visibilitas dan kontrol pembelanjaan, mencapai penghematan biaya dan efisiensi, serta untuk mengurangi risiko dan pemborosan.

Itulah uraian artikel mengenai 5 Tips Manajemen Pengadaan Barang (Procurement). Semoga bermanfaat dan dapat menambah wawasan serta pengetahuan Anda.