10 Langkah Dasar Agar Stock Opname Berjalan Sukses

Menerapkan proses inventarisasi secara lengkap sekali atau dua kali dalam setahun adalah sebuah hal yang mutlak dan penting untuk menjaga tingkat persediaan barang tetap dalam kondisi sehat dan untuk meminimalkan terjadinya kerugian dalam bisnis ritel dan grosir Anda. Namun perlu untuk disadari bahwa proses tersebut pasti akan memakan banyak waktu, energi dan mungkin juga sedikit rasa frustasi.

Tanpa adanya rencana yang jelas agar proses inventarisasi tersebut bisa berjalan dengan sukses, maka Anda menghadapi risiko terjadinya kesalahan manusia (human error) yang serius, seperti overcounting atau penghitungan yang dapat dikenakan biaya jutaan rupiah dan resiko kehilangan pelanggan.

Jadi, bagaimanakah caranya agar Anda tetap terorganisir sehingga proses tersebut bisa berjalan dengan cepat?

Dengan mengembangkan sebuah proses inventarisasi terstruktur dengan baik bahwa karyawan dan manajer dapat mengikuti bersama-sama, sehingga bisa mencegah kemungkinan staf Anda membuat kesalahan yang fatal..

Proses inventarisasi yang terencana dan terstruktur dengan baik akan mencakup semua langkah yang diperlukan untuk menjaga staf Anda bekerja secara efektif dan efisien untuk menemukan perbedaan dan ketidakakuratan sekaligus menjaga mereka tetap terlibat pada proses tersebut dan sanantisa fokus.

Berikut ini adalah 10 langkah dasar agar stock opname berjalan sukses, antara lain :

1. Jadwalkan Stock Opname Anda Untuk Mengurangi Dampak Negatif Pada Operasi Bisnis Anda

Cobalah untuk menemukan waktu yang tepat bersama - sama dengan staf Anda yang tidak akan mengganggu kegiatan operasional bisnis Anda. Salah satu waktu terbaik yang bisa Anda pilih adalah selama siklus penjualan lambat (low demand).

2. Bersihkan Dan Atur Stockroom Anda Sebelum Melakukan Stock Opname

Ruang persediaan barang yang bersih dan terawat dengan baik akan membuat mudah dalam menemukan dan menghitung barang persediaan Anda dan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya salah dalam proses perhitungan.

Ukuran lain yang juga bisa Anda ambil untuk membuat proses inventarisasi berjalan dengan lebih efisien adalah dengan menggunakan label packaging barang yang jelas untuk mengidentifikasi apa yang ada di dalam packaging tersebut..

3. Persiapkan Peralatan Stock Opname Yang Di Butuhkan

Sebelum Anda memulai proses inventarisasi, maka Anda harus memastikan bahwa semua orang yang terlibat dalam proses perhitungan tersebut memiliki alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Berikut ini adalah daftar alat yang paling umum digunakan untuk stock opname, antara lain:

Clipboard
Lembar stok
Lembar tulis
Pena
Kalkulator
Pemindai genggam (scaner barcode)
Perangkat seluler (jika Anda menggunakan pengelolaan inventaris otomatis)

Anda mungkin akan memerlukan lebih banyak atau lebih sedikit peralatan yang tercantum diatas, akan tetapi paling tidak hal ini akan memberikan kepada Anda gambaran umum tentang apa yang umumnya diperlukan untuk proses inventarisasi yang efektif dan efisien.

4. Gunakan Data Inventaris Yang Update

Tujuan dari mengumpulkan data invetaris secara lengkap dan update adalah untuk mendapatkan jumlah yang akurat dari persediaan barang yang Anda miliki secara akurat sehingga Anda dapat membandingkannya dengan data persediaan yang ada di dalam sistem.

Jadi pastikan untuk melakukan pengecualian terhadap item yang telah ditagih kepada pelanggan tetapi item tersebut belum dikirim, serta bahan baku yang telah tiba, namun belum dimasukkan ke dalam sistem inventaris barang Anda.

Item atau barang yang belum dikirim pada dasarnya bukan milik Anda lagi. Pengolahan bahan yang belum ditambahkan ke dalam sistem manajemen persediaan Anda adalah tugas yang terpisah yang tidak perlu dilakukan selama stock opname tersebut.

5. Berikan Semua Orang Tujuan Dan Tanggung Jawab Yang Jelas

Pengawas Stock Opname harus mengawasi proses inventarisasi yang sedang berlangsung setiap saat. Mereka harus memiliki daftar apa yang perlu dihitung dan apa yang tidak perlu, sehingga mereka dapat memeriksa kembali pekerjaan para stocktakers (Penghitung).

Para penghitung harus tahu di bagian kategori barang apa mereka menghitung, alat apa yang mereka butuhkan, dan bagaimana cara mereka akan menghitung barang persediaan dan sebagainya.

Supervisor harus memastikan bahwa tidak akan ada gangguan selama proses penghitungan stock berlangsung dan bahwa penghitung tidak menyibukkan diri dengan ponsel mereka atau dengan terlalu banyak melakukan percakapan yang tidak perlu.

Disaat yang sama, jika proses penghitungan berlangsung lama, mungkin akan bijaksana untuk menjadwalkan waktu istirahat untuk menjaga pikiran semua orang dan mata mereka segar kembali sehingga mereka tidak membuat terlalu banyak kesalahan nantinya.

6. Mengetahui Stok Barang Apa Yang Anda Hitung Dan Bagaimana Anda Menghitungnya

Apakah Anda memiliki sebuah gudang yang berukuran besar dan diisi dengan berbagai jenis barang persediaan atau sebuah gudang yang berukuran kecil dan hanya diisi dengan beberapa jenis barang saja? Apapun itu, biarkan para penghitung mengetahui bagian mana yang mereka akan hitung terlebih dahulu. Kemudian buatlah sebuah sistem yang jelas, tentang cara bagaimana mereka harus menghitung secara fisik persediaan barang Anda.

Berikut ini adalah beberapa ide tentang bagaimana mengatur bagian proses penghitungan, yaitu:

Setiap unit penghitung terdiri dari dua orang, satu orang berperan sebagai pengambil dan penghitung barang, kemudian satu orang lagi bertugas sebagai pencatat hasil perhitungan dan memeriksa barang yang yang telah selesai di hitung tersebut.
Jika Anda memiliki beberapa unit penghitung, pastikan bahwa mereka semua memiliki bagian dan area yang jelas untuk di hitung agar tidak terjadi tumpang tindih atau perhitungan ganda.
Minta para penghitung Anda untuk mulai proses menghitung dalam arah yang sama, yaitu mulai dari bagian atas kemudian ke bawah, mulai dari kiri ke kanan.
Tandai barang - barang yang sudah dihitung dengan penanda berwarna atau pena sebagai pengingat visual bahwa barang tersebut telah dihitung.
Dengan proses yang sama, maka penghitungan barang Anda harus terorganisir dengan baik dan beroperasi dengan lancar.

7. Jika Packaging Telah Terbuka, Maka Harus Di Hitung Semua Yang Ada Didalamnya

Jika Anda memiliki packaging barang yang telah terbuka maka buka packaging tersebut dan hitung semua isinya untuk memastikan jumlah barang yang ada didalamnya sesuai dengan labelnya.

Proses inventarisasi Anda harus bertujuan untuk memberikan hasil seakurat mungkin yang mendekati angka 100%, yang berarti Anda tidak boleh memperkirakan atau menebak - nebak jumlahnya.

Dan pastikan untuk merekam dan mencatat setiap ada perbedaan antara jumlah yang tercantum pada lembar stok Anda dan jumlah item yang sedang Anda hitung, serta setiap label packaging yang salah.

8. Nilai Stok Anda Dengan Benar

Setelah Anda menghitung semua persediaan barang Anda, pastikan Anda memiliki harga yang paling up-to-date untuk semua barang - barang tersebut.

Harga barang - barang Anda harus sesuai dengan harga pasar atau harga yang konsumen bersedia membayar untuk barang tersebut. Pastikan pula untuk menyertakan angka penyusutannya juga. Jika Anda membeli bahan baku tertentu tahun lalu untuk Rp. 10.000.000 dan sekarang hanya dihargai sebesar Rp. 7.500.000 maka Anda perlu mengubah harga untuk mencerminkan harga yang lebih rendah.

9. Mencegah Pencurian, Kerusakan Dan Over Stock

Selama proses inventarisasi berlangsung, Anda mungkin menemukan bahwa ada barang yang Anda pikir masih ada di gudang Anda, padahal sebenarnya tidak ada. Mungkin karena hilang dan dicuri, atau rusak dan tidak pernah dilaporkan. Anda juga mungkin akan menemukan barang yang lambat penjualannya karena adanya overstock di gudang.

Dengan data - data tersebut maka Anda dapat mengembangkan cara untuk meningkatkan tindakan keamanan untuk melindungi terhadap pencurian, meningkatkan kebijakan gudang agar operator gudang tidak ceroboh dan menerapkan strategi baru untuk menjual lebih banyak barang Anda.

10. Perbaikan Terus Menerus (Continous Improvement)

Proses inventarisasi Anda tidak boleh hanya menjadi syarat dari sebuah prosedur saja, akan tetapi itu harus tumbuh dan berkembang setiap kali Anda melakukannya sehingga menjadi lebih efisien dari waktu ke waktu.

Dorong Supervisor dan Staf Anda untuk melakukan perbaikan, mengembangkan prosedur baru untuk alur kerja yang lebih efektif dan efisien, dan melakukan cara serta tindakan nyata untuk menurunkan stok Anda ke tingkat yang ideal dan tidak terjadi overstock.

Itulah uraian artikel tentang 10 Langkah Dasar Agar Stock Opname Berjalan Sukses. Semoga artikel ini bermanfaat dan semakin menambah wawasan Anda.

referensi : www.dearsystem.com