Bagaimana Mengelola Persediaan (Inventaris) Secara Efektif

Daftar Isi

Setiap bisnis yang menjual barang-barang berwujud harus belajar bagaimana mengelola persediaan secara efektif. Manajemen inventaris mencakup semua hal yang berkaitan dengan barang Anda, mulai dari pemesanan cepat hingga tanda terima, pelacakan, dan penyimpanan yang sesuai.

Ini sangat penting untuk dilakukan dengan benar karena kesalahan disini berdampak langsung pada keuntungan Anda. Manajemen inventaris meningkatkan pendapatan Anda dan bahkan dapat menurunkan pajak Anda dengan mengurangi penjualan yang hilang, produk yang hilang, dan pemesanan berlebih.

Apa Itu Manajemen Inventaris dan Mengapa Penting untuk Sukses?

Kata "manajemen inventaris" mengacu pada semua prosedur dan aktivitas yang terlibat dalam menempatkan pesanan, menerima pengiriman, menyimpan barang, melacaknya, dan menghitung semuanya.

Manajemen Inventaris vs. Manajemen Rantai Pasokan

Meskipun merupakan komponen penting dari manajemen rantai pasok, manajemen persediaan tidak sama dengan manajemen rantai pasok. Manajemen rantai pasokan mengontrol pergerakan komoditas dari sumber bahan baku dan bahan produksi melalui distribusi akhir.

Menerima, memantau, dan menyimpan barang yang Anda miliki adalah semua aspek dari manajemen persediaan. Ini juga memberikan informasi untuk pembelian yang bijaksana.

Manajemen inventaris dan metode manajemen rantai pasokan dapat dengan mudah diintegrasikan untuk bisnis kecil atau solopreneur. Saat bisnis Anda berkembang dan Anda mulai memberikan tanggung jawab kepada anggota staf atau kontraktor luar untuk rantai pasokan dan inventaris Anda, sangat penting untuk memahami perbedaannya.

Mengapa Penting Untuk Mempelajari Cara Mengelola Inventaris?

Agar berhasil, setiap perusahaan yang menjual barang perlu mengelola inventarisnya secara efektif. Anda tidak bisa mendapatkan uang jika Anda tidak memiliki persediaan untuk dijual atau jika Anda tidak bisa mendapatkan persediaan yang Anda butuhkan untuk memenuhi pesanan. Semudah itu.

Kekurangan stok, bagaimanapun, hanyalah kesulitan pertama yang disebabkan oleh manajemen persediaan yang buruk—atau tidak ada sama sekali. Ketika Anda tidak terus-menerus memantau inventaris Anda, sangat mudah untuk memesan barang berlebih, yang membuat Anda kekurangan uang tunai.

Karena kadaluwarsa, kedaluwarsa, dan stok yang tidak dapat dijual dari waktu ke waktu, kelebihan persediaan juga mengakibatkan kerugian bottom-line.

Belum lagi pajak perusahaan. Persediaan yang tidak terjual di akhir tahun menghasilkan pembayaran pajak properti dan pendapatan yang lebih besar untuk bisnis. Untungnya, dengan memasukkan teknik dan alat manajemen inventaris langsung ke dalam strategi operasi Anda, Anda dapat menghindari hambatan ini.

7 Langkah Untuk Mengelola Inventaris

Mungkin sudah waktunya untuk meninjau dan memulai kembali jika Anda menemukan bahwa tugas-tugas yang terkait dengan inventaris Anda menghabiskan sebagian besar hari Anda.

Manajemen inventaris yang efektif meningkatkan produktivitas sehari-hari selain akurasi stok. Anda akan segera memiliki lebih banyak waktu untuk tugas-tugas yang membantu bisnis Anda berkembang setelah Anda menerapkan proses dan prosedur yang kuat.

Berikut adalah proses tujuh langkah untuk mengembangkan strategi manajemen inventaris dengan pedoman, perlindungan, dan peralatan yang memenuhi persyaratan khusus perusahaan Anda.

1. Tentukan Sumber Produk dan Metode Penyimpanan

Bagaimana Anda mengelola inventaris Anda tergantung pada bagaimana Anda mendapatkan dan menyimpan berbagai barang yang Anda jual. Kontrol dan proses inventaris Anda ditangani secara internal jika semua produk Anda disimpan di fasilitas Anda sendiri.

Namun, Anda harus mengintegrasikan prosedur manajemen inventaris dan alat data Anda dengan platform mereka apakah Anda menyimpan produk Anda di pusat pemenuhan, gudang pemasok, atau pemasok dropship.

2. Putuskan Cara Melacak Data Inventaris Melacak data inventaris

dengan cermat sangat penting untuk manajemen inventaris, terlepas dari apakah Anda menyimpan produk sendiri, bekerja dengan mitra pemenuhan, atau memprioritaskan vendor dropship. Spreadsheet dan program manajemen inventaris adalah alat penting untuk hal ini.

Data inventaris yang ingin Anda catat dan lacak umumnya mencakup:

Kode produk internal dan nomor pemasok
Unit penyimpanan stok (SKU) adalah istilah untuk nomor produk, meskipun banyak pemasok juga menggunakan kode produk universal (UPC)
Kuantitas di Tangan (QOH)
Tingkat persediaan untuk setiap item di toko atau fasilitas Anda saat ini
Tempat untuk menyimpan produk
Lokasi yang ditentukan untuk menyimpan atau menampilkan objek
Informasi tentang pemasok, termasuk waktu tunggu, detail kontak, minimum pesanan, dan jumlah kasus.
Harga produk
Harga grosir untuk setiap pemasok dan pengurangan volume beli
Penetapan harga untuk produk saat ini dan selama promosi

Untuk persyaratan pemantauan inventaris yang mudah, seperti kurang dari 100 produk, Anda dapat menggunakan spreadsheet.

Namun, alat manajemen inventaris terintegrasi harganya cukup terjangkau dan alat itu menyederhanakan pengelolaan inventaris untuk usaha kecil. Contoh yang populer di Amerika Serikat misalnya Square POS, Lightspeed, atau Clover.

Sistem ini mengintegrasikan penerimaan stok, pesanan pembelian, data pemasok, manajemen inventaris, dan pesanan klien ke dalam satu platform. Selain itu, untuk perubahan inventaris waktu nyata, sebagian besar dengan mudah terhubung ke sistem titik penjualan ritel, saluran penjualan online, pusat pemenuhan, dan mitra dropship.

3. Membuat Sistem SKU Internal

Mengembangkan produk perusahaan Selama tugas sehari-hari, sistem SKU berguna untuk mengenali dan melacak produk dengan cepat. SKU sering menggunakan kombinasi huruf dan angka yang dirancang untuk menyampaikan informasi terpenting tentang suatu item dengan cepat.

Misalnya, BW066-3201 RASP adalah SKU internal yang diberi kode untuk mengkomunikasikan informasi spesifik untuk perusahaan barang rumah tangga.

BW: adalah kode pemasok internal untuk pemasok Bentley Ware

066: adalah kode kategori internal untuk piring makan

3: adalah kode bahan internal untuk plastik untuk mengarahkan tampilan, penanganan, dan pengemasan

201: ikatan dengan empat digit terakhir UPC pemasok untuk memeriksa ulang pemesanan ulang dan penerimaan stok

RASP: adalah kode warna internal untuk Raspberry

Jadi, dengan melihat sekilas SKU, karyawan tahu persis apa itu item dan detail penting lainnya seperti di mana disimpan dan bagaimana ditampilkan atau dikirim.

4. Mengatur Area Penyimpanan Inventaris

Anda dapat menyelesaikan semua aktivitas terkait inventaris Anda dengan cepat dan efektif jika Anda memiliki tempat untuk segala sesuatu dan segala sesuatu di tempatnya.

Atur dan identifikasi tempat penyimpanan, seperti rak, rak, dan tempat sampah, jika Anda mengelola inventaris di fasilitas atau toko Anda sendiri, setelah itu Anda harus menetapkan setiap item ke area tertentu.

SKU internal sangat membantu dalam situasi ini. Menggunakan vendor atau pengidentifikasi kategori SKU Anda, Anda dapat dengan cepat menghubungkan wilayah tertentu dari lantai ritel, ruang stok, atau gudang.

5. Gunakan Peramalan Untuk Memesan Persediaan

Untuk memenuhi permintaan di masa mendatang, Anda harus memperkirakan berapa banyak persediaan yang Anda perlukan. Tentu, ini memerlukan sejumlah variabel, termasuk, namun tidak terbatas pada, kecepatan penjualan produk, promosi yang akan datang, tren pasar, musim, dan pertumbuhan perusahaan.

Memiliki persediaan yang cukup untuk menutupi penjualan yang diantisipasi untuk jangka waktu tertentu, seperti 15, 30, atau 60 hari, adalah tujuan dari peramalan. Peramalan membutuhkan pemahaman menyeluruh tentang kecepatan penjualan produk, dan sistem manajemen persediaan secara substansial mendapat manfaat dari fitur peramalan yang sudah termasuk dalam pesanan pembelian.

Peramalan juga sangat bergantung pada pengetahuan tentang waktu tunggu pemasok. Arus kas Anda akan mendapat manfaat dari menyimpan lebih sedikit barang dan menempatkan lebih banyak pesanan dari pemasok yang dapat diandalkan yang merespons dengan cepat.

Anda akan melakukan pembelian yang lebih sedikit dan lebih besar dengan pemasok yang pengirimannya lebih lambat atau selama musim ramai, yang mengikat lebih banyak uang tunai dalam inventaris.

6. Mengatur Prosedur Penerimaan Persediaan

Aspek penting lain dari penguasaan manajemen persediaan adalah segera menerima pengiriman persediaan. Inventaris yang belum check-in dan tidak ditumpuk atau ditampilkan dengan benar tidak dapat dijual atau dikirim. Oleh karena itu, masuk akal untuk memprioritaskan penerimaan inventaris dalam rencana pengelolaan inventaris Anda.

Selain itu, check-in stok harus benar karena kesalahan dapat berdampak negatif pada data QOH (Quantity on Hand) produk Anda dan mengakibatkan over-order, kesalahan backorder, dan stok yang tidak terjual. Intinya Anda dipengaruhi oleh semua ini.

Praktik yang ideal adalah menerima barang dagangan sesuai dengan pesanan pembelian Anda, membuka dan memeriksa semua kotak dan wadah, dan kemudian memastikan bahwa semuanya sebagaimana mestinya. Jangan mengandalkan slip pengepakan pemasok dan label kotak karena karyawan mereka juga rentan terhadap kesalahan.

Stok harus segera disimpan di lokasi yang ditentukan setelah diterima. Sebagai alternatif, catat lokasi sementara di sistem manajemen inventaris Anda untuk kelebihan atau barang musiman sehingga Anda dapat menemukannya dengan cepat.

Anda dapat menggunakan teknik seperti "masuk terakhir, keluar pertama" (LIFO) atau "masuk pertama, keluar pertama" untuk menyimpan atau menyimpan barang dagangan baru (FIFO).

Strategi FIFO, yang menempatkan produk baru di belakang stok lama sehingga Anda menjual produk lama terlebih dahulu, umumnya merupakan pilihan yang bijaksana. Ini sangat penting dalam hal makanan dan produk yang mudah rusak seperti kosmetik yang memiliki tanggal kadaluarsa.

7. Melacak Tingkat Inventaris

Mayoritas bisnis yang mengandalkan inventaris melakukan audit tahunan inventaris mereka untuk tujuan pajak. Ini kontras dengan kuantitas persediaan di tangan (QOH) yang ditunjukkan dalam catatan data dengan hitungan fisik semua item dalam persediaan.

Namun, karena mungkin berbulan-bulan setelah kesalahan terjadi, ketidakkonsistenan yang ditemukan dalam penghitungan tahunan sangat tidak mungkin untuk dilacak dan dipertanggungjawabkan.

Kekosongan diisi oleh penghitungan menengah seperti penghitungan siklus dan pemeriksaan spot. Ini membantu Anda dalam mengidentifikasi dan menyelesaikan kesalahan inventaris kecil sebelum menjadi masalah besar.

Hitungan siklus: Bagi inventaris lengkap Anda menjadi beberapa bagian yang dihitung berdasarkan jadwal bergilir. Hitungan siklus dapat dijalankan oleh pemasok, kategori barang, lokasi stok, atau apa pun yang sesuai untuk operasi Anda.

Pemeriksaan spot: Penghitungan berkala beberapa item membantu menemukan kesalahan acak dalam penyimpanan, pemesanan, penyimpanan, atau kehilangan akibat pencurian.

Sederhananya, jika ragu—hitung. Memantau inventaris dengan cermat adalah kunci untuk meningkatkan arus kas Anda, menemukan pencurian atau masalah kerugian lainnya, dan meningkatkan laba itu.

Sangat mudah bagi pemilik usaha kecil dan pemula untuk mencari produk dan mulai menjual tanpa memiliki strategi manajemen inventaris. Namun, jika dibiarkan tanpa pengawasan, kelemahan manajemen inventaris dengan cepat meningkat menjadi masalah yang merugikan Anda baik klien maupun pendapatan.

Dengan menerapkan tujuh komponen penting ini, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk memahami manajemen inventaris dan yang terbaik dari semuanya adalah bersiap untuk mendapatkan keuntungan sejak hari pertama.