Cara Membuat Distribusi Barang Menjadi Lebih Efisien

Daftar Isi

image via freepik

Cara Membuat Distribusi Barang Menjadi Lebih Efisien- Distribusi adalah kegiatan mengantar barang jadi dari produsen ke konsumen atau pelanggan.

Distribusi berlangsung dalam berbagai wholesaling dan ritel, serta mencakup area dengan keputusan penting seperti layanan pelanggan, kontrol persediaan, penanganan bahan, kemasan pelindung, prosesi pesanan, transportasi, pemilihan lokasi gudang, dan pergudangan. Distribusi fisik adalah bagian dari proses yang lebih besar yang disebut "Distribusi", yang meliputi pemasaran grosir dan eceran, serta gerakan fisik produk.

Aktivitas distribusi akhir - akhir ini menerima perhatian yang meningkat dari para Manajer bisnis, termasuk para pemilik usaha kecil (micro). Hal ini disebabkan karena sebagian adanya fakta bahwa fungsi distribusi sering mewakili hampir setengah dari total biaya pemasaran produk.

Bahkan, penelitian menunjukkan bahwa biaya distribusi secara nasional adalah sekitar 20 persen dari total Produk Nasional Bruto (GNP). Temuan ini telah menyebabkan banyak usaha kecil untuk memperluas usaha pengurangan biaya mereka di luar fokus sejarah mereka pada produksi untuk mencakup kegiatan distribusi.

Pentingnya distribusi juga didasarkan pada relevansinya dengan kepuasan pelanggan. Dengan menyimpan barang di lokasi yang nyaman untuk pengiriman ke grosir dan pengecer, dan dengan menciptakan pengiriman secara cepat, cara yang dapat diandalkan, pemilik usaha kecil dapat membantu menjamin keberhasilan dalam pasar global yang sangat kompetitif.

PENDEKATAN SISTEM

Distribusi fisik dapat dipandang sebagai sistem komponen yang dihubungkan bersama-sama untuk gerakan produk yang efisien.

Para pemilik usaha kecil dapat mengajukan pertanyaan berikut dalam mengatasi komponen ini:

Customer service, jenis layanan pelanggan seperti apa yang harus disediakan?
Transportation, kemana produk akan dikirim?
Warehousing, dimana barang akan disimpan? Berapa banyak gudang yang harus dimanfaatkan?
Order processing, haruskah dengan perintah ditangan?
Kontrol persediaan, berapa banyak persediaan harus dipertahankan pada setiap lokasi?
Kemasan pelindung dan bahan handling, apakah ada metode yang efisien dan perlu dikembangkan untuk menangani barang di pabrik, gudang, dan terminal transportasi?

Komponen ini saling terkait satu sama lainnya. Keputusan yang dibuat di satu area akan mempengaruhi efisiensi pada orang lain.

Sebagai contoh, sebuah bisnis kecil yang menyediakan komputer pribadi disesuaikan dapat mengangkut produk jadi melalui udara daripada dengan truk, karena waktu pengiriman lebih cepat dan memungkinkan biaya persediaan yang lebih rendah, yang dapat mengimbangi biaya transportasi udara yang lebih tinggi.

Melihat distribusi fisik dari perspektif sistem dapat menjadi kunci untuk menyediakan tingkat layanan pelanggan yang ditentukan dengan biaya serendah mungkin.

1. Layanan Pelanggan (Customer Service)

Layanan pelanggan adalah standar yang ditentukan secara tepat dengan tujuan untuk menghubungkan pelanggan dengan bagian lainnya didalam perusahaan yang tujuan akhirnya adalah untuk menjamin kepuasan pelanggan.

Sistem distribusi fisik kemudian diatur untuk mencapai tujuan ini dengan biaya yang serendah mungkin. Di era persaingan global yang serba cepat ini, maka di butuhkan sebuah lingkungan bisnis yang berteknologi maju, dengan melibatkan penggunaan perangkat lunak (software) khusus yang memungkinkan pemilik untuk melacak persediaan sekaligus menganalisis semua rute dan moda transportasi yang tersedia untuk menentukan waktu pengiriman tercepat dengan biaya yang paling efektif dan jaminan pengiriman barang tepat waktu.

2. Transportasi

Ssebuah contoh adalah sistem transportasi di Amerika Serikat, dimana sejak lama telah menjadi sektor industri yang diatur oleh pemerintah, sama seperti misalnya utilitas telepon dan listrik. Tetapi kemudian, pada tahun 1977 yang lalu, deregulasi transportasi dimulai dengan penghapusan regulasi federal untuk maskapai penerbangan kargo yang tidak terlibat dalam transportasi penumpang.

Gerakan deregulasi sejak itu diperluas dengan cara-cara yang secara mendasar mengubah lanskap transportasi bagi pemilik usaha kecil, konglomerat besar dan, akhirnya adalah konsumen.

Biaya transportasi sebagian besar didasarkan pada tarif yang dibebankan oleh operator. Ada dua jenis dasar TARIF transportasi:

Kelas
Komoditas

Tingkat kelas, yang lebih tinggi dari dua tingkat, adalah tingkat standar untuk setiap komoditas yang bergerak antara dua tujuan.

Tingkat komoditas terkadang disebut tarif khusus, karena diberikan oleh operator untuk pengirim sebagai hadiah untuk penggunaan biasa atau pengiriman dalam kuantitas (jumlah) yang besar. Sayangnya, banyak pemilik usaha kecil tidak memiliki volume pengiriman yang diperlukan untuk mengambil keuntungan dari tingkat komoditas tersebut.

Namun, kalangan dunia usaha kecil kini memanfaatkan jenis tingkat ketiga yang telah muncul dalam beberapa tahun terakhir. Tingkat ini dikenal sebagai tingkat negosiasi atau kontrak.

Dipopulerkan pada tahun 1980-an setelah deregulasi transportasi, tingkat kontrak memungkinkan pengirim dan pengangkutan untuk menegosiasikan tarif untuk layanan tertentu, dengan persyaratan TARIF, layanan, dan variabel lainnya yang disebutkan dalam kontrak antara kedua belah pihak.

Adapaun untuk biaya transportasi sangat bervariasi dan berdasarkan moda pengiriman, seperti yang akan saya diterangkan di bawah ini.

Trucking

Trucking adalah sebuah metode pengiriman yang paling disukai oleh jenis usaha kecil (dan banyak perusahaan besar juga) yakni menggunakan truk.

Membawa produk hasil produksi, maka menggunakan truk menawarkan waktu pengiriman yang cepat, dan pengiriman flexible ke lebih banyak tujuan di daerah tertentu daripada mode pengiriman lainnya. Truk sangat berguna untuk pengiriman jarak pendek, dan mereka menawarkan layanan yang relatif cepat dan konsisten untuk pengiriman besar maupun kecil.

Air Freight

Air Freight adalah metode pengiriman yang cepat tapi mahal karena relatif tingginya biaya transportasi udara. Jenis usaha kecil biasanya menggunakan metode pengiriman udara ini hanya untuk pergerakan produk yang sangat berharga atau produk yang tidak tahan lama.

Namun, barang - barang yang termasuk dalam kualifikasi ini mewakili pangsa pasar bisnis kecil yang signifikan. Pemilik terkadang dapat mengimbangi tingginya biaya pengiriman melalui udara ini dengan mengurangi biaya holding persediaan dan peningkatan bisnis yang dapat menyertai layanan pelanggan secara lebih cepat.

Water Carier Slow

Ada dua jenis metode pengiriman melalui jalur air yakni jalur pedalaman atau tongkang, dan menggunakan kapal. Jalur tongkang adalah moda pengangkutan barang yang efisien untuk komoditas yang bernilai rendah seperti gandum, kerikil, kayu, pasir, dan baja. Jalur tongkang biasanya tidak melayani jenis usaha kecil.

Di sisi lain, banyak kapal yang beroperasi di pelabuhan untuk mengangkut barang antar kota pelabuhan, dan juga untuk perdagangan internasional. Pengiriman laut merupakan bagian penting dari perdagangan luar negeri, dan dengan demikian sangat penting bagi usaha kecil untuk mencari pangsa pasar internasional.

Railroad

Metode pengangkutan barang jarak jauh ini menggunakan jenis conveyer untuk menjamin pengangkutan barang dan komoditas hasil tambang yang efisien dalam jumlah yang besar dan jarak jauh. Komoditas ini termasuk misalnya batubara, bahan kimia, gandum, mineral non-logam, kayu dan produk olahan kayu.

Pipelines

Pipelines digunakan untuk mengangkut produk gas dan minyak bumi secara efisien dari lokasi penambangan ke kilang dan tujuan lainnya. Selain itu, juga digunakan untuk mengangkut produk seperti batu bara, tanah dicampur dengan air, dan bergerak sebagai suspensi melalui pipa.

Intermodal Service

Jenis metode pengangkutan ini juga sering digunakan oleh para pemilik usaha kecil. Metode pengangkutan multi-mode banyak ditawarkan oleh perusahaan pelayaran. Di bawah pengaturan ini, para pemilik bisnis dapat menggunakan moda transportasi tertentu di bagian perjalanan yang biayanya paling efisien, dan menggunakan mode lain untuk segmen transportasi lainnya. Biaya keseluruhan seringkali jauh lebih rendah jika dibandingkan dengan transportasi mode tunggal.

Sangat penting untuk jenis usaha kecil adalah pengangkut yang mengkhususkan diri dalam pengiriman kecil. Ini termasuk layanan angkutan bus, United Parcel Service, Federal Express, DHL International, dan lain-lain.

Karena jenis usaha kecil sangat rentan dengan masalah dalam transportasi atau gangguan lain untuk layanan pengiriman dalam jumlah yang kecil, maka banyak pemilik usaha kecil yang kemudian memilih untuk melakukan diversifikasi dengan menyertakan banyak metode pengiriman, sehingga mempertahankan hubungan yang baik dengan pengirim alternatif harus dijaga untuk mengatasi gangguan yang mungkin terjadi.

Selain itu, usaha kecil sering mengandalkan Freight Forwarder yang bertindak sebagai perantara transportasi. Perusahaan ini mengkonsolidasikan pengiriman dari banyak pelanggan untuk memberikan tingkat yang lebih rendah daripada yang tersedia tanpa konsolidasi. Freight forwarding tidak hanya memberikan penghematan biaya untuk usaha kecil, namun juga menyediakan peluang kewirausahaan untuk bisnis start-up.

3. Pergudangan

Pemilik usaha kecil yang membutuhkan fasilitas pergudangan harus memutuskan apakah akan mempertahankan Depot sendiri yang strategis, atau menyimpan barang mereka di gudang umum. Gudang penyimpanan umum tersebut digunakan untuk menyimpan produk untuk periode sedang hingga jangka panjang dalam upaya menyeimbangkan antara pasokan dan permintaan bagi produsen dan pembeli.

Gudang umum paling banyak digunakan oleh jenis usaha kecil yang produknya berdasarkan pada permintaan musiman. Di sisi lain, sebuah gudang distribusi yang merakit dan mendistribusikan ulang produk dengan cepat, akan menjaga mereka untuk dapat bergerak dengan fleksibel. Banyak gudang distribusi fisik menyimpan barang selama kurang dari 24 jam sebelum pengiriman mereka ke pelanggan.

Hal ini tentu berbeda dengan gudang besar dan modern yang terletak di pinggiran kota dan semi-pedesaan. Fasilitas gudang ini biasanya terletak diantara produsen dengan pelanggan mereka dan memiliki akses yang mudah ke jalan raya utama atau pilihan transportasi lainnya.

Konstruksi bangunan gudang satu lantai akan menghilangkan kebutuhan untuk memasang dan memelihara Elevator barang, dan untuk mengakomodasi batas muatan lantai. Selanjutnya, aliran barang didalam gudang dilakukan secara lurus dan tidak naik dan turun agar lebih efisien. Gerakan yang efisien dari penerimaan barang yang diatur masuk di satu sisi bangunan, Pusat penyimpanan, dan pengiriman di ujung yang lain (sisi yang lain).

Teknologi komputer untuk mengotomatisasi gudang akan membuat biaya operasional yang rendah terutama untuk jenis bisnis kecil. Perangkat lunak canggih akan menerjemahkan pesanan ke kode bar dan menentukan urutan pemilihan inventaris yang paling efisien.

Informasi pemesanan hanya dapat ditekan sekali, sementara label, tagihan, dan dokumen pengiriman dihasilkan secara otomatis. Informasi mencapai pemindai genggam, yang digunakan anggota staf gudang untuk mengisi pesanan. Keuntungan otomatisasi termasuk tingkat kesalahan inventaris yang rendah dan kecepatan pemrosesan yang tinggi.

4. Kontrol Inventaris

Inventory Control dapat menjadi komponen utama dari sebuah bisnis kecil sistem distribusi fisik. Biaya termasuk dana yang harus diinvestasikan dalam persediaan, penyusutan, dan kemungkinan barang kadaluwarsa. Para ahli sepakat bahwa biaya persediaan usaha kecil telah turun secara dramatis karena deregulasi industri transportasi.

Analis kontrol inventaris telah mengembangkan sejumlah teknik yang dapat membantu bisnis kecil untuk mengontrol persediaan mereka secara efektif. Yang paling dasar adalah model kuantitas order ekonomi (EOQ). Ini melibatkan trade-off antara dua komponen fundamental dari biaya kontrol persediaan, yaitu:

Biaya membawa persediaan (yang meningkat dengan penambahan lebih banyak persediaan)
Biaya pemrosesan order (yang menurun sebagai kuantitas memerintahkan meningkat)

Ini merupakan dua item biaya dalam menentukan kuantitas gudang yang optimal dan jumlah persediaan yang perlu dipertahankan untuk setiap produk. Titik EOQ adalah satu di mana total biaya diminimalkan. Dengan menjaga persediaan produk yang dekat dengan titik EOQ mungkin, pemilik usaha kecil dapat meminimalkan biaya persediaan mereka.

5. Pemrosesan Order

Pemilik usaha kecil yang bersangkutan dengan perintah order processing, secara langsung akan mempengaruhi kemampuan untuk memenuhi standar layanan pelanggan yang ditentukan oleh pemilik. Jika sistem pemrosesan pesanan efisien, pemilik dapat menghindari biaya transportasi yang mahal atau tingkat persediaan yang tinggi.

Pemrosesan order bervariasi menurut jenis industri, tetapi secara umum terdiri dari empat kegiatan utama yaitu cek kredit, pencatatan penjualan, membuat entri akuntansi yang sesuai dan menemukan item, pengiriman, serta menyesuaikan catatan inventaris.

Inovasi teknologi, seperti peningkatan penggunaan kode produk Universal, berkontribusi untuk efisiensi yang lebih besar dalam pemrosesan order.

Sistem barcode memberikan usaha kecil kemampuan untuk rute pesanan pelanggan secara efisien dan mengurangi kebutuhan untuk penanganan manual. Informasi kode mencakup semua data yang diperlukan untuk menghasilkan pelanggan faktur, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk pengulangan proses kerja.

Inovasi teknologi lain yang mempengaruhi pemrosesan order adalah Electronic data Interchange. EDI memungkinkan komputer di dua lokasi yang berbeda untuk bertukar dokumen bisnis dalam format yang dapat dibaca mesin, mempekerjakan standar industri yang didefinisikan secara ketat.

Pesanan pembelian, faktur, slip pengiriman, dan sebagainya dipertukarkan secara elektronik, sehingga menghilangkan duplikasi entri data, penurunan dramatis dalam kesalahan entri data, dan peningkatan kecepatan dalam siklus pengadaan.

6. Kemasan Pelindung Dan Penanganan Bahan

Komponen penting lain dari sistem distribusi fisik bisnis kecil adalah penanganan material. Ini terdiri dari semua kegiatan yang terkait dengan produk bergerak dalam fasilitas produksi, gudang, dan transportasi.

Salah satu inovasi penting dikenal sebagai penyatuan kombinasi sebagai paket sebanyak mungkin menjadi satu beban, adalah dengan menggunakan palet. Penyatuan dapat dicapai dengan band baja atau plastik pembungkus untuk memegang dan menjaga barang tetap berada di tempatnya.

Keuntungan dari metodologi penanganan material ini mencakup berkurangnya tenaga kerja, pergerakan yang cepat, dan kerusakan yang diminimalkan serta mencegah kasus pencurian.

Inovasi kedua adalah gabungan dari beberapa container box dari beberapa produk ke dalam satu kotak. Container yang disajikan dengan cara ini sering diturunkan dalam waktu kurang dari 24 Jam.

Kecepatan ini memungkinkan bisnis ekspor kecil untuk memenuhi jadwal pengiriman yang memadai di pasar internasional yang kompetitif. Kerusakan dalam transit juga berkurang karena masing-masing paket ditangani dengan aman dalam perjalanannya ke pelanggan atau customer.

Itulah artikel tentang Cara Membuat Distribusi Barang Menjadi Lebih Efisien. Semoga artikel ini berguna dan bermanfaat.

referensi:

https://www.ukessays.com/