Peran Distribusi Untuk Mencapai Target Perusahaan

image : Pixabay

Setelah sebelumnya saya membahas mengenai Supply chain, maka kali ini saya akan membahas mengenai peran distribusi dalam mendukung tercapainya target dari perusahaan. 

Distribusi merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Kenapa demikian ? Karena omset perusahaan ( penjualan ) sangat bergantung pada bagaimana distribusi barang jadi ke customer di jalankan dengan baik dan lancar. Jika orang yang menangani bagian distribusi kurang capable maka omset perusahaan yang sudah di tetapkan sebelumnya tidak akan bisa tercapai.

Apa tugas bagian distribusi ?

Berikut ini adalah beberapa hal pokok yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang staff distribusi :

(1). Setiap perencanaan pengiriman ke pelanggan harus berdasarkan Sales Order atau SO yang aktif (sesuai permintaan pelanggan, tidak over due, tidak over credit limit).

(2). Untuk pengiriman ke pelanggan khusus maka  admin sales harus mengajukan permohonan pengiriman barang kepada Staff Distribusi.

(3). Dasar pengiriman ke Distributor atau Key account dan Retailer oleh Staff Distribusi berdasarkan SO aktif.

(4). Staff Distribusi setiap hari harus mereview ketersediaan stock Gudang FG (Unit atau Spare Part).

(5). Jika stock tidak tersedia, maka Staff Distribusi menginformasikan ke Admin sales untuk di informasikan ke pelanggan. 

(6). Jika stock barang FG  tersedia, maka Staff Distribusi menerbitkan  order lines di sistem axapta.

(7). Staff Gudang FG melanjutkan dan menjalankan Prosedur Pengeluaran Barang ke Pelanggan  dari Gudang FG.

 (8). Untuk permintaan pengiriman full pajak, maka Surat Jalan Sistem Axapta digantikan dengan Surat Jalan Ppn yang diterbitkan oleh bagian Accounting.

Staff Distribusi melakukan pengawasan kegiatan pemuatan barang ke armada angkutan atau ekspedisi dengan memperhatikan:

(1). Susunan / penumpukan barang berat tidak berada diatas barang ringan.

(2). Operator muat tidak dibenarkan menginjak kemasan ataupun mengotorinya.

(3). Jika ditemukan kondisi kemasan tidak layak, maka staff Distribusi memerintahkan penggantian kemasan ataupun penggantian unit barang jadi (jika diperlukan).

(4). Staff Distribusi harus mendokumentasikan hasil dari pengawasan tersebut dalam bentuk dokumen foto dan di kirimkan kepada pelanggan.

(5). Staff Gudang FG menyerahkan Surat Jalan ke Driver bersamaan saat pengiriman ke pelanggan.

(6). Driver menandatangani Surat Jalan sebagai bukti membenarkan barang yang dikirim sama dengan yang dijelaskan pada Surat Jalannya.

(7). Pastikan semua produk yang diterima pelanggan dalam keadaan baik dan surat jalan distample (jika ada) serta ditanda tangani  lengkap dengan nama oleh penerima.

(8). Jika pengiriman melalui jasa ekspedisi, driver meminta tanda terima dari pihak ekspedisi dan menandatangani surat jalan beserta nama jelas penerima.

(9). Surat Jalan  yang sudah ditandatangani oleh Pelanggan di distribusikan ke Pelanggan, Accounting/ Finance, Staff Distribusi, Gudang FG dan Driver ekspedisi jika perlu.

Peran bagian distribusi dalam usaha mencapai target perusahaan :

(1). Membuat planning delivery atau pengiriman dengan baik.
(2). Meminimalkan kesalahan pengiriman barang baik tipe maupun jumlahnya yang mengakibatkan klaim dari pelanggan. Ingat, setiap kali salah tipe ataupun jumlah maka harus di lakukan pengiriman susulan yang menjadi ekstra cost distribusi. 
(3). Mencari ekspedisi yang murah dan terpercaya.
(4). Menginformasikan planning delivery ke bagian produksi jika barang yang akan di kirim sebagian masih menunggu hasil produksi.
(5). Menjaga hubungan baik dengan pelanggan, baik dari segi komunikasi maupun kesalahan.
(6). Menjaga hubungan baik dengan pihak ekspedisi sebagai mitra kerja.

Demikianlah peranan bagian distribusi untuk mendukung tercapainya target perusahaan yang telah di tetapkan.

Semoga berguna dan bermanfaat.

Berbagi :