10 Cara Meningkatkan Efisiensi Dan Mengurangi Biaya Operasional Gudang

Daftar Isi

image via flickr.com

Mungkin seseorang pernah berkata dengan nada yang sedikit menyindir Anda, misalnya dengan mengatakan "Apakah Anda tidak tahu, mengelola gudang adalah hal yang cukup mudah, mengapa Anda terlihat sulit sekali mengaturnya. Yang harus Anda lakukan hanyalah mengelola tenaga kerja, barang dan persediaan saja ". Dan pertanyaan - pertanyaan lain yang seakan menyerang Anda.

Dalam beberapa hal mungkin apa yang dia katakan adalah benar (secara teori), namun pada prakteknya di lapangan memang tidak sesederhana dan semudah itu.

Sebagai contoh misalnya pengiriman barang ke pelanggan, dimana sekarang ini telah menjadi biaya yang cukup besar dan terus meningkat dari waktu - ke waktu sehingga memerlukan perhatian yang lebih dari Anda.

Tinjauan konstan dan perubahan diperlukan untuk tetap menjaga biaya pengiriman tetap kompetitif dan tidak menyebabkan biaya overhead meningkat.

Contoh lainnya, adalah biaya tenaga kerja yang terus meningkat setiap tahunnya karena kebijakan pemerintah yang telah menerapkan upah minimum pekerja setiap tahunnya. Oleh karena itu, Anda di tuntut untuk terus fokus pada cara untuk meningkatkan produktivitas tenaga kerja Anda.

Untuk menjawab sindiran di atas, yang perlu Anda lakukan adalah mengatakan kepadanya, "Apa yang Anda katakan benar (secara teori), dan kegiatan operasional gudang pada intinya memang hanya terkait dengan tiga hal tersebut. Saya selalu berusaha untuk mengelola operasional gudang agar efektif, efisien dengan terus menyesuaikan perkembangan yang terus terjadi. Terima kasih atas saran Anda."

Inventory adalah aset neraca nomor satu di sebagian besar bisnis perusahaan. Slotting dan kontrol lokasi yang baik akan membantu Anda untuk melacak produk di dalam gudang Anda.

10 Cara Meningkatkan Efisiensi Dan Mengurangi Biaya Operasional Gudang

Sebagai referensi untuk Anda, berikut ini adalah 10 Cara Meningkatkan Efisiensi Dan Mengurangi Biaya Operasional Gudang, yang bisa Anda lakukan, antara lain:

1. Mengontrol Barang Inbound Dan Outbound

Kegiatan inbound logistik lebih berkaitan dengan manajemen material dan pengadaannya, yaitu pengiriman bahan baku dan spareparts yang masuk dari suplier. Kegiatan ini fokus pada pergerakan bahan baku dan spareparts di dalam pabrik manufaktur. Kegiatan inbound melibatkan dua pihak yaitu pemasok atau vendor dan perusahaan.

Dalam istilah yang lebih sederhana, inbound logistik adalah kegiatan utama, yang fokus pada proses pembelian dan penjadwalan waktu barang masuk. Artinya inbound logistik mencakup semua kegiatan tersebut, yaitu mulai dari penawaran, pemesanan, pengiriman dan penerimaan bahan baku dan spareparts dari suplier.

Dalam hal ini juga termasuk penanganan bahan baku, transportasi, kontrol stok, dan inspeksi untuk memastikan barang tersebut siap digunakan untuk proses produksi.

Konsep dasar inbound logistik adalah sebagai berikut:

Mencari dan memilih suplier (vendor)
Meminta penawaran
Melakukan negosisasi harga
Membuat order barang
Menentukan tanggal pengiriman
Menerima barang dan menyimpan barang

Sedangkan kegiatan outbound logistik adalah kegiatan yang terkait dengan layanan pelanggan dan distribusi, yaitu pengiriman barang finish good (barang jadi) dari perusahaan kepada pelanggan.

Kegiatan outbond ini fokus pada pengangkutan barang jadi atau produk dari perusahaan ke pelanggan. Kegiatan outbond biasanya fokus terhadap dua hal yaitu pergudangan dan transportasi. Interaksi yang terjadi biasanya melibatkan perusahaan dan pelanggan.

Konsep dasar outbound logistik adalah sebagai berikut:

Produk jadi disimpan di gudang
Menerima pesanan pelanggan
Memilih transportasi (berdasarkan volume barang, urgensi, dan lokasi pengiriman)
Proses pengiriman pesanan

Kegiatan inbound dan outbound harus selalu menjadi perhatian dan fokus Anda, karena kedua kegiatan tersebut rentan mengalami kenaikan harga. Jadi Anda harus pandai m- pandai dalam melakukan negosiasi harga agar selalu kompetitif. Setiap kenaikan harga yang terjadi akan mengakibatkan berkurangnya keuntungan perusahaan.

2. Pembayaran Insentif

Pembayaran insentif yang dikelola dengan baik untuk membayar kinerja dapat membawa peningkatan besar dalam produktivitas tenaga kerja Anda. Lebih dari 50% kegiatan tenaga kerja gudang Anda adalah memilih barang dan mengemas barang, jadi Anda harus mulai dari sana.

3. Sederhanakan Proses, Kurangi Sentuhan, Dan Biaya

Konsep dasarnya adalah semakin sedikit sentuhan yang Anda lakukan terhadap barang - barang Anda maka akan semakin sedikit biaya yang harus Anda keluarkan. Pastikan ketika barang masuk kedalam gudang untuk menempatkannya pada tempat yang tidak mengganggu mobilitas dan pergerakan karyawan gudang.

Jangan meletakkan barang di gang yang berada diantara dua rak, karena akan mengganggu lalulintas peralatan gudang. Jika terpaksa harus meletakkan barang tersebut di lantai maka pastikan mencari lokasi yang tidak mengganggu pergerakan dan aktivitas handling barang.

4. Anda Tidak Dapat Meningkatkan Sesuatu Yang Tidak Terukur

Apakah operasi Anda menerapakan dan mengelola KPI (Key Performance Index)? Apakah Anda menganggap hal itu penting? Apakah Anda tahu produktivitas yang rendah dan biaya pesanan yang dikirim, dan berapa biaya per kotaknya?

Anda bisa mulai menganalisa dan mengukurnya untuk mendapatkan angka yang pas untuk di jadikan sebagai parameter. Paling tidak Anda melakukan pengukuran dan monitoring secara konsisten selama tiga bulan sebelum memutuskan bahwa angka tersebut sudah pas untuk dijadikan sebagai acuan atau parameter pengukuran.

Setelah itu, kemudian Anda bisa membuat umpan balik kepada karyawan untuk melakukan monitoring kinerja individu dan departemen. Mereka kemudian akan merespon dan memberikan kepada Anda produktivitas yang lebih tinggi.

5. Mengembangkan Frontline Manajer Yang Efektif

Manajer yang kompeten dan efektif adalah dia yang bisa mengeksekusi masalah dengan baik. Kemampuannya untuk secara efisien mengelola semua aspek permasalahan gudang akan mempengaruhi biaya operasional Anda, yaitu semangat kerja dan kualitas untuk memnuhi pesanan pelanggan.

Dia mengetahui dengan jelas, apa yang menjadi kebutuhan pelanggan mereka dan mengetahui dengan detail mengenai produk Anda sehingga bisa menjelaskan dengan jelas kepada pelanggan.

6. Rantai Pasokan Masuk

Perubahan rantai pasokan termasuk penjadwalan pesanan pembelian inbound untuk mengelola gudang penenerimaan yang lebih baik. Mengembangkan kebijakan kepatuhan vendor, termasuk syarat dan ketentuan pembelian, pengiriman tepat waktu, kualitas dan spesifikasi item, panduan rute dan panduan impor, pengemasan produk dan pelabelan.

Mendorong kualitas dan nilai tambah terhadap layanan rantai suplai ke vendor sehingga produk siap untuk disimpan atau dikirim. Hal ini akan mengurangi tenaga kerja untuk pengerjaan ulang kesalahan yang terjadi.

7. Teknologi Yang Mendukung Suara

Beberapa vendor mengurangi biaya dengan membuat teknologi ini tersedia di pasaran untuk semua bisnis yang berbeda - beda. Teknologi suara memungkinkan dapat diterapkan untuk semua proses dan departemen, mulai dari menerima barang untuk pengiriman, untuk kontrol persediaan yang lebih baik dan peningkatan produktivitas.

Sistem ini memiliki waktu menginstal yang cepat, dan tidak memerlukan TI atau modifikasi untuk gudang Anda, tidak memerlukan pelatihan ekstensif dan memiliki ROI yang cepat sekitar empat sampai enam bulan.

8. Mempertimbangkan Logistik Pihak Ketiga

Menggunakan layanan penyedia jasa logistik pihak ketiga (3PL) bisa menjadi salah satu cara yang bisa Anda gunakan. Menggunakan mitra 3PL berarti modal tidak diikat di fasilitas dan sistem baru.

Untuk perusahaan yang lebih kecil, 3PL memungkinkan Manajemen untuk lebih berkonsentrasi pada fungsi pemasaran dan merchandising penting untuk mempertahankan pertumbuhan bisnis perusahaan. Anda juga perlu meningkatkan pergudangan, Penyimpanan atau throughput order, dan 3PL bisa dijadikan sebagai pilihan.

9. Sistem SaaS (Software-as-a-Service) vs Berlisensi

Investasi dalam manajemen atau sistem WMS (Warehouse Management System) adalah sesuatu yang perusahaan lakukan hanya setiap 5-10 tahun karena kerangka waktu investasi dan implementasi. Model sistem langganan SaaS memberikan opsi untuk memperoleh sistem baru dengan biaya yang lebih rendah.

Namun, penting untuk memahami biaya SaaS jangka panjang vs. pembelian satu kali dan dukungan tahunan sistem tradisional. Juga membandingkan dengan detail fungsi pergudangan di SaaS WMS. Anda biasanya akan menemukan fungsi gudang yang lebih efektif yang dapat menurunkan biaya dan meningkatkan layanan kepada pelanggan Anda.

10. Proses Perbaikan Terus-Menerus (Continual Improvement)

Anda harus mengukur segala sesuatu dan melakukan monitoring serta menganalisa hasilnya. Setelah itu, lakukan penilaian. Kerjakan sebuah rencana untuk melakukan perbaikan jika ada kekurangan yang ditemukan. Menetapkan tujuan dan akuntabilitas untuk perbaikan, meninjau kemajuan dan mulai lagi melakukan monitoring. Begitu seterusnya sehingga hasilnya bisa terus konsisten.

Itulah uraian artikel tentang 10 Cara Meningkatkan Efisiensi Dan Mengurangi Biaya Operasional Gudang. Semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan Anda.