Fungsi Gudang Dalam Sistem Logistik Dan Rantai Pasok

Daftar Isi

Gudang merupakan tempat penyimpanan barang atau bahan baku (raw material), barang setengah jadi (work-in-process), atau barang jadi (finished goods). Aktivitas di dalam sebuah gudang mencakup tiga aspek yaitu penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang.

Dewasa ini gudang mempunyai peranan yang semakin penting dalam sistem logistik dan rantai pasok. Gudang tidak hanya berfungsi sebagai tempat penerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang saja, namun juga dapat mempunyai beberapa fungsi yang lain, sebagaimana pendapat bebrapa orang ahli, seperti :

1. Pendapat dari John Warman (Manajemen Pergudangan, 1988)

John Warman menyatakan bahwa fungsi utama pergudangan adalah tempat penyimpanan bahan mentah (raw material), barang setengah jadi (intermediate goods), maupun tempat penyimpanan produk yang telah jadi (final goods),.

Selain itu juga menjadi tempat penampungan barang yang akan dikirim atau barang yang baru datang. Dan gudang mempunyai peran penting guna mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya.

2. Pendapat dari Donal J. Bowersox (Manajemen Logistik, Tahun 2000)

Donald J. Bowersox mengatakan bahwa gudang dapat digambarkan sebagai suatu sistem logistik dari perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan perlengkapan produksi lainnya (bahan baku, good-in-process, barang jadi, spareparts, supplies dan dead stock) dan menyediakan informasi status kondisi material/produk yang disimpan di gudang sehingga informasi tersebut mudah diakses oleh siapapun yang berkepentingan dan selalu up-to-date.

Sementara itu berdasarkan tempatnya sebuah gudang dapat berupa :

Gudang Pabrik yaitu gudang yang tempatnya dikawasan pabrik
Gudang Toko, yaitu gudang yang tempatnya menyatu atau berada dikawasan tokok pemiliknya.
Gudang pelabuhan yaitu gudang yang berada dikawasan pelabuhan

Gudang Pelabuhan

Untuk Gudang yang berada di kawasan pelabuhan dapat dibedakan menjadi 5 jenis, yaitu:

1. Gudang Sebagai Terminal Konsolidasi

Gudang sebagai terminal konsolidasi (consolidation terminal) yang berfungsi sebagai tempat untuk mengumpulkan barang - barang yang berasal dari beberapa lokasi (misalnya pabrik) untuk dikirimkan ke lokasi tujuan (misalnya retailer).

Masing-masing pabrik tersebut berbeda lokasi maupun barang-barang yang diproduksinya, sehingga fungsi gudang di sini sebagai tempat pengumpul dan pengaturan barang-barang sebelum dikirim ke lokasi tujuan yang sebenarnya.

image : supplychainindonesia.com

Dalam gambar tersebut diatas diilustrasikan ada tiga buah pabrik yang menghasilkan produk yang berbeda untuk satu pelanggan. Sebagai contoh, pabrik A menghasilkan produk A, pabrik B menghasilkan produk B, sedangkan pabrik C menghasilkan produk C.

Ketiga pabrik tersebut akan mengirimkan barang ke customer X yang membutuhkan ketiga produk tersebut. Sebagai terminal konsolidasi, gudang digunakan sebagai tempat pengumpulan dari ketiga pabrik tersebut untuk selanjutnya dikirimkan kepada customer X tersebut.

Dengan menggunakan gudang sebagai terminal konsolidasi, biaya pengiriman total akan lebih rendah dibandingkan jika masing-masing pabrik mengirimkan produknya langsung ke customer.

2. Gudang Sebagai Pusat Distribusi

Gudang yang berfungsi sebagai pusat distribusi (distribution center) digunakan sebagai tempat pengumpulan dan penyimpanan barang atau produk sementara waktu dari suatu lokasi (misalnya pabrik), untuk selanjutnya dikirimkan ke beberapa lokasi tujuan ketika dibutuhkan.

Perhatikan gambar dibawah ini:

image : supplychainindonesia.com

Dengan adanya gudang sebagai pusat distribusi tersebut, maka biaya pengiriman barang akan menjadi lebih murah dibandingkan jika melakukan pengiriman langsung dari lokasi asal ke beberapa lokasi tujuan dimana pelanggan berada.

3. Gudang Sebagai Tempat Break–Bulk Operation

Gudang yang berfungsi sebagai tempat break-bulk operation berfungsi sebagai tempat untuk memecah barang atau produk yang dikirim dalam volume besar menjadi beberapa bagian dengan masing-masing volume yang lebih kecil.

Hal ini dilakukan karena pengiriman dari tempat asal (misalnya pabrik) dalam volume besar, misalnya untuk alasan efisiensi biaya pengiriman.

Anda bisa melihat ilustrasi pada gambar berikut ini:

image : supplychainindonesia.com

Sebagai contoh misalnya, sebuah pabrik A menghasilkan produk A yang dibutuhkan oleh tiga pelanggan dengan volume kebutuhan yang berbeda-beda. Pabrik A mengirimkan produknya ke gudang sebagai tempat untuk memecah volume pengiriman produknya.

Dari gudang tersebut kemudian dilakukan pengiriman kembali ke tiga pelanggan sesuai dengan volume yang dibutuhkan.

4. Gudang Sebagai Tempat In-Transit Mixing

Gudang berfungsi sebagai tempat in-transit mixing artinya gudang sebagai tempat untuk mencampur (mengkombinasikan) barang atau produk yang dikirim dari beberapa tempat asal (misalnya pabrik) yang menghasilkan produk yang berbeda-beda ke beberapa pelanggan dengan kebutuhan barang atau produk dengan kombinasi yang berbeda-beda.

Perhatikan ilustrasi gambar berikut ini:

image : supplychainindonesia.com

Dalam gambar tersebut diilustrasikan tiga buah pabrik yang menghasilkan produk yang berbeda-beda (misalnya pabrik A menghasilkan produk A, pabrik B menghasilkan produk B, dan pabrik C menghasilkan produk C).

Di lain sisi, terdapat tiga orang pelanggan yang membutuhkan produk dengan kombinasi yang berbeda-beda, yaitu pelanggan X membutuhkan produk A, B, dan C; pelanggan Y membutuhkan produk A dan B; dan pelanggan Z membutuhkan produk A dan C. Gudang dapat digunakan sebagai tempat in-transit mixing untuk mengkombinasikan pengiriman barang pesanan pelanggan tersebut.

5. Gudang sebagai Tempat Cross-Dock Operation

Gudang juga dapat digunakan sebagai tempat untuk melakukan cross-dock operation, yakni tempat untuk melakukan penerimaan barang dari lokasi asal dan langsung dilakukan pengiriman barang tersebut ke lokasi tujuan selanjutnya.

Proses penerimaan dan pengiriman barang dilakukan dalam waktu yang relatif cepat, sehingga tidak terjadi proses penyimpanan barang atau produk didalam gudang tersebut.

Cross-dock operation dilakukan dengan beberapa alasan atau tujuan khusus. Salah satunya adalah karena barang atau komoditasnya bersifat perishable atau cepat rusak (misalnya sayuran).

Dalam kenyataannya, sebuah gudang juga bisa digunakan untuk menjalankan beberapa fungsi sekaligus.

Untuk menambah referensi pengetahuan Anda, berikut ini adalah beberapa hal tentang kegiatan operasional gudang yang perlu Anda ketahui dan pahami, antara lain :

Proses penerimaan dan Penyimpanan Barang Di Gudang

Gudang penyimpanan barang digunakan sebagai tempat penyimpanan barang untuk jangka waktu yang lama. Sementara itu, gudang distribusi menerima barang dari berbagai pabrik dan perusahaan pemasok dan megirimkan serta memindahkannya secepat mungkin.

Untuk menyimpan barang-barang digudang diperlukan pengaturan dengan baik. Berikut ini adalah aktivitas yang terjadi di dalam gudang, yaitu:

Proses Penerimaan Barang

Setiap barang yang datang dimasukkan dulu kedalam gudang sementara untuk diperiksa faktur atau bukti kirim
Barang dikelompokkan sesuai sesuai dengan jenisnya
Barang yang tidak memenuhi syarat dikembalikan kepada perusahaan pengirim disertai dengan surat retur barang.

Penyimpanan Barang-Barang Di Gudang

Barang-barang yang diterima digudang disusun dan disimpan sesuai jenis/spesifikasi dan instriksi penyimpanan
Semua barang dicatat dalam kartu gudang setiap jenis dicatat barang masuk dan keluar
Pemeriksaan fisik dilakukan oleh kepala gudang dan jumlahnya dicatat dalam pembukuan untuk memudahkan pengendalian dan pengontrolan
Keadaan barang atau produk digudang tersimpan dengan baik

Beberapa jenis barang yang disimpan, antara lain:

Barang dagangan yang disimpan oleh perusahaan untuk dijual kembali sesuai peratauran normal suatu usaha dagang
Bahan baku dan barang dalam proses produksi
Bahan atau barang yang disimpan untuk dipakai

Adapun prosedur penyimpanan barang digudang antara lain:

Melakukan pengelompokkan barang sesuai dengan golongannya
Melakukan pengelompokkan barang sesuai jenis barangnya
Melakukan pengelompokkan barang menurut sifat barangnya

Dalam penyimpanan barang digudang diperlukan adanya perhatian dalam rangka pemeliharaan agar tetap dalam kondisi yang baik antara lain:

Sifat barang
Penerangan yang cukup
Suhu udara yang stabil
Menjaga kebersihan barang
Pembuatan laporan

Pengeluaran Barang Dari Gudang

Pengeluaran barang dari gudang sesuai permintaan yang tercantum dalam bon barang. bon barang ini merupakan bukti pendukung pengeluaran barang.
Untuk setiap barang yang dikeluarkan diberikan bukti pengantar barang keluar yang ditandatangani oleh kepala gudang dan ditanda tangani si penerima barang. bukti pengantar asli diberikan kepada penerima barang dan salinannya sebagai arsip.

Itulah artikel tentang Fungsi Gudang Dalam Sistem Logistik Dan Rantai Pasok. Semoga berguna dan bermanfaat untuk Anda.