Apakah Anda Seorang Purchasing? Simak 5 Hal Penting Dalam Purchase Order

Seiring dengan berkembangnya bisnis dan meningkatnya permintaan atas produk atau jasa pada perusahaan Anda, maka proses bisnis perusahaan mungkin akan menjadi semakin kompleks. Jika dulu Anda memesan bahan baku untuk kebutuhan produksi dapat dilakukan dengan mudah, misalnya Anda lakukan melalui SMS, Telepon, atau Email.

Namun, ketika bisnis perusahaan Anda semakin tumbuh dan berkembang menjadi semakin besar, maka berbagai hal yang terkait dengan aktivitas perusahaan seperti supply bahan baku akan menjadi lebih sulit untuk dikelola.

Inilah alasannya mengapa purchase order sangat dibutuhkan. Purchase order pada dasarnya merupakan sebuah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi tentang informasi barang - barang atau jasa yang akan mereka beli dari penjual atau suplier.

Untuk itu maka purchase order harus dibuat dengan teliti dan benar. Salah sedikit saja , maka akan dapat menyebabkan kegiatan operasional perusahaan menjadi terganggu bahkan bisa berhenti. Agar terhindar dari kesalahan-kesalahan umum tersebut pada purchase order, maka sebagai seorang yang bekerja di departemen purchasing (pembelian) perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini:

1. Form Purchase Order (PO) Lengkap

Agar tidak kesalahan dalam membuat purchase order, hal pertama yang Anda harus pastikan adalah isi form purchase order secara lengkap. Dengan demikian maka supplier Anda juga tidak akan salah dalam mengirimkan barang yang menjadi permintaan Anda.

Minimal dalam form purchasing tersebut harus memuat informasi tentang identitas pemesan dan perusahaan, nama produk, jumlah barang, harga, metode pembayaran, cara pengiriman, syarat dan ketentuan lain, dan sebagainya. Itu adalah hal - hal dasar yang harus ada dalam form purchase order (PO).

2. Memilih Supplier Secara Tepat

image via freepick

Salah satu jenis kesalahan umum dalam purchase order biasanya berkaitan dengan supplier. Bisnis perusahaan Anda tentu saja memiliki supplier bukan? Tentu saja, karena untuk memenuhi kebutuhan bahan baku atau bahan - bahan pembantu untuk keperluan proses produksi, maka sudah pasti sebuah bisnis tentu memiliki supplier bahkan beberapa suplier.

Dan itu adalah hal yang wajar jika Anda juga memiliki banyak supplier. Dengan banyaknya suplier yang melayani kenbutuhan Anda maka Anda dapat memilih supplier mana yang menguntungkan untuk bisnis Anda, baik dari sisi harga produk, kualitas produk dan ketepatan pengiriman produknya.

Namun, kadang - kadang supplier juga dapat menghambat kelangsungan bisnis Anda. Sebagai contoh misalnya ada supplier yang nakal, dimana mereka bisa saja mengurangi jumlah permintaan Anda pada form purchase order.

Jika demikian yang terjadi, maka akibatnya dalah proses produksi bisnis Andapun menjadi terhambat bahkan terhenti. Oleh karenanya adalah hal yang sangat penting untuk diperhatikan supplier yang akan masuk kedalam lingkaran bisnis Anda dengan seksama.

Pilihlah suplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, suplier yang menawarkan kerjasama yang baik ataupun kriteria lainnya yang di syaratkan oleh perusahaan.

3. Jangan Menerima Harga Apa Adanya

Biasanya sebuah perusahaan berpikir bahwasannya harga pesanan pada form purchase order adalah harga yang sudah tetap, dan tidak boleh lagi ditawar. Padahal kenyataannya tidak begitu, jika Anda bekerja sama dengan supplier tertentu, maka Anda dapat melakukan penawaran mengenai harganya terlebih dahulu sebelum memutuskan untuk membeli produknya.

Yakinkan kepada mereka bahwa bisnis Anda akan memesan ulang (repeat order) barang tersebut jika harganya cocok satu sama lain. Dengan cara seperti itu, maka secara tidak langsung Anda juga telah menekan atau menghemat biaya sehingga keuntungan yang diperoleh perusahaan semakin bertambah.

Katakan kepada suplier Anda bahwa barang yang Anda pesan bukanlah barang yang hanya satu kali pesan kemudian tidak melakukan pemesanan kembali. Barang yang Anda pesan adalah barang yang secara reguler memang di gunakan oleh perusahaan untuk kegiatan produksi.

Dengan demikian maka biasanya suplier Anda akan dengan senang hati untuk memproses barang permintaan Anda dan mau menurunkan harga produknya. Alasannya, kelangsungan hubungan bisnis jangka panjang adalah jaminannya.

Suplier juga membutuhkan produsen yang sustainable dan bisa secara reguler membeli produknya agar perusahaan mereka juga memperoleh keuntungan yang lebih.

4. Jangan Abaikan Nasihat Supplier

image via pixabay

Supplier Anda merupakan pihak yang paling memahami dan mengerti tentang spesifikasi produk yang mereka jual. Dengan pengetahuan mereka, maka mereka dapat memberikan saran untuk Anda dalam menggunakan produk mereka sehingga hasilnya bisa maksimal.

Oleh karena itu, jangan sekali - kali mengabaikan nasihat dari supplier terutama yang menyangkut spesifikasi dan penggunaan produk mereka. Apalagi sekarang ini persaingan usaha semakin kompetitif, maka bersikap terbuka terhadap suplier perlu Anda miliki.

5. Pesan Sesuai Tujuan

Departemen purchasing (pembelian) memiliki tugas untuk melakukan pemesanan barang - barang persediaan terutama bahan baku dan spare part. Mungkin beberapa orang menganggap tugas tersebut adalah tugas yang mudah, akan tetapi sebenarnya tugas tersebut adalah tugas yang cukup berat karena kebutuhan setiap departemen dalam perusahaan yang berbeda-beda satu dengan lainnya.

Untuk itu sebelum mengirimkan form purchase order (PO), pastikan bahwa pesanan barang yang Anda buat sudah sesuai dengan tujuan, spesifikasi dari pemintanya. Jika Anda tidak mau meninjau ulang pesanan tersebut, maka dikhawatirkan nanti barang yang sudah terlanjur dibeli tidak cocok dengan apa yang di minta.

Maka pastikan Anda juga mengetahui tujuan peminta barang tersebut sebelum benar-benar melakukan pemesanan. Konfirmasikan sekali lagi kepada mereka form purchase order yang sudah selesai Anda buat sebelum di kirimkan kepada suplier. Dengan demikian maka resiko kedatangan barang yang tidak sesuai dengan spesifikasi Anda akan kecil sekali bahkan tidak ada.

Demikianlah artikel tentang 5 Hal Penting Dalam Purchase Order. Semoga bermanfaat dan bisa berguna untuk menambah wawasan Anda.