10 Tips Purchasing Dalam Melakukan Negosiasi Harga Dengan Suplier Untuk Mendapatkan Harga Terbaik

Dalam dunia bisnis dan perdagangan, melakukan sebuah proses negosiasi dengan suplier merupakan sebuah standar kegiatan operasional yang harus dilakukan oleh sebuah perusahaan.

Tujuan dari melakukan negosiasi dengan suplier bukan semata -mata untuk mendapatkan kualitas barang yang bagus saja, akan tetapi ada hal lain yang juga penting yaitu untuk mendapatkan barang tersebut dengan harga terbaik, kompetitif, waktu pengiriman yang tepat waktu, dan kontrak kerjasama jangka panjang.

Pada prinsip dasarnya, para pemasok atau suplier memiliki peranan yang penting bagi sebuah perusahaan terutama untuk perusahaan yang bergerak dalam bisnis retail. Walaupun demikian bukan berarti bahwa perusahaan yang lain seperti perusahaan jasa tidak membutuhkan keberadaan pemasok atau suplier.

Perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa juga membutuhkan suplier untuk memasok peralatan - peralatan yang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kualitas dan mutu pelayanan mereka kepada para pelanggannya..

Pertanyaannya kemudian adalah, bagaimanakah metode atau cara yang harus dilakukan agar perusahaan (dalam hal ini adalah bagian purchasing) agar bisa bernegosiasi dengan supplier secara baik dan benar?

Pemasok atau Suplier memiliki peranan yang sangat penting dan krusial dalam mendukung kelancaran proses bisnis perusahaan Anda, apakah bisnis yang bergerak dalam industri ritel atau jasa.

Sebagai pemilik dari sebuah bisnis yang sedang mencari pemasok handal, maka Anda perlu memiliki sejumlah persiapan yang matang sebelum bernegosiasi dengan calon pemasok Anda untuk mendapatkan sejumlah kesepakatan terbaik dengan mereka.

Seperti yang sudah saya katakan di awal tadi, bahwa sebuah negosiasi merupakan hal yang sangat wajar dilakukan dalam dunia bisnis dan perdagangan. Apakah bentuknya itu adalah negosiasi dengan klien maupun dengan supplier Anda.

Untuk membantu memperlancar negosiasi Anda dengan suplier, silahkan simak beberapa tips berikut ini sebagaimana dikutip dari Young Entrepreneur Council (YEC), antara lain:

1. Komunikasikan Kebutuhan Anda Dengan Jelas

Tips pertama agar bisa mendapatkan penawaran harga terbaik dari suplier Anda, maka Anda perlu memahami terlebih dahulu mengenai hal - hal apa yang Anda butuhkan terlebih dahulu.

Itu artinya sebelum Anda menemui suplier untuk bernegosiasi, maka Anda seharusnya sudah mengetahui dengan pasti spesifikasi produk yang Anda inginkan sehingga Anda tidak kebingungan lagi ketika menjelaskan kebutuhan Anda kepada suplier.

Pemasok atau Suplier mungkin akan menawarkan berbagai hal tambahan lainnya kepada Anda, akan tetapi jika Anda merasa sudah paham dan mengerti betul tentang kebutuhan Anda, maka Anda dapat dengan bijak untuk menyeleksi produk yang ditawarkan kepada Anda.

Anda juga akan mendapatkan penawaran dengan harga akurat dan terbaik jika Anda dapat menjelaskan mengenai kebutuhan Anda dengan jelas kepada suplier tersebut..

Menurut pendapat dari Doug Bend, yang merupakan pendiri dari Bend Law Group, beliau menyarankan agar setiap perusahaan bisa meluangkan waktu demi meningkatkan keuntungan yang bisa didapatkan dalam sebuah kesepakatan dengan suplier.

Jika suplier tidak memberikan harga yang rendah atau katakanlah kompetitif, maka Anda dapat mengalihkan fokus Anda pada kesepakatan yang lain seperti uang muka (DP) yang rendah, garansi produk lebih lama, diskon dalam pembelian besar, bunga yang lebih rendah, dan jangka waktu pembayaran yang lebih panjang dan fleksibel.

Negosiasikan hal apapun yang terkait dengan keuntungan yang bisa perusahaan Anda dapatkan dari suplier tersebut. Hal ini bisa berarti sangat besar untuk pergerakan dan perkembangan perusahaan Anda dimasa depan.

2. Riset Tentang Harga Pasar

Tips kedua yang harus Anda lakukan sebelum menemui pemasok Anda untuk melakukan negosiasi adalah Anda sebaiknya sudah melakukan riset mengenai harga produk yang sedang Anda cari di pasaran.

Cara ini diperlukan agar Anda mengetahui sejauh mana nantinya Anda bisa menawar harga produk kepada pemasok Anda nantinya. Anda juga bisa mengetahui seberapa kompetitifkah harga yang ditawarkan oleh pemasok tersebut kepada Anda.

Menurut pendapat dari DC Fawcett yang merupakan pendiri dari Paramount Digital Publishing cara terbaik dalam melakukan negosiasi dengan pemasok Anda adalah membandingkan layanan dari lainnya lainnya, setidaknya sebagai pembanding Anda bisa mengambil tiga pemasok terpilih.

Dengan cara ini, maka Anda akan mendapatkan harga yang paling kompetitif dari pemasok. Mengapa? Karena pemasok tersebut juga memiliki target yang harus diraih. Dalam pikiran mereka parti terbersit pikiran daripada tidak mendapatkan konsumen sama sekali, maka pemasok tersebut lebih memilih bekerjasama walaupun dengan penawaran harga yang terendah.

3. Minta Referensi Pelanggan

Tips ketiga sebelum Anda melakukan negosiasi dengan pemasok atau suplier, adalah dengan meminta beberapa data milik pelanggan mereka sebagai bahan rujukan untuk produk yang Anda inginkan dari suplier tersebut.

Siapa tahu pelanggan mereka mungkin dapat memberikan beberapa informasi penting untuk Anda yang terkait dengan harga produk, kualitas produk, dan kualitas pelayanan yang selama ini diberikan oleh pemasok tersebut kepada mereka.

Menurut pendapat Sunil Rajaraman, yakni co-founder scripted.com, mengatakan bahwa data terbaik yang bisa didapatkan dari suplier berasal dari para pelanggan mereka. Sebelum melakukan negosiasi tersebut, akan jauh lebih baik jika Anda meminta suplier untuk menyediakan daftar para pelanggan mereka yang dapat menjadi acuan untuk memilih jenis produk yang Anda inginkan.

Para pelanggan biasanya akan senang untuk membicarakan tentang produk yang mereka sukai dan ada beberapa pelanggan yang kemudian akan memberitahukan harga yang mereka dapatkan dari suplier tersebut. Dengan demikian, maka Anda akan mendapatkan keuntungan lebih pada strategi transaksi di setiap produk yang dijual nantinya.

4. Jangan Hanya Fokus Pada Harga

image via freepick

Tips keempat, jika nantinya dalam negosiasi ternyata pemasok atau suplier Anda tidak bisa memberikan harga yang Anda inginkan, Anda jangan langsung merasa kecewa.

Pikirkan kembali tentang fungsionalitas produk atau manfaat lain yang Anda inginkan, contohnya jika Anda akan membeli software, maka Anda bisa melakukan negosiasi untuk mendapatkan pembaruan atau update gratis pada software yang sudah Anda beli. Anda bisa coba untuk meminta perpanjangan waktu garansi atau bahkan meminta harga diskon jika Anda bisa melakukan pembayaran secepatnya.

5. Tawarkan Deposit Yang Lebih Tinggi

Tips kelima, jika Anda masih ingin fokus pada harga yang kompetitif, maka Anda bisa coba menggunakan cara lain yakni dengan menawarkan pembayaran uang muka (DP) yang lebih tinggi kepada supplier Anda, misalnya sebesar 50% -70% dari harga produk.

Semakin tinggi jumlah deposit yang bisa Anda tawarkan, maka akan semakin tinggi kesempatan Anda untuk mendapatkan potongan harga dari suplier tersebut.

6. Posisikan Diri Anda Sebagai Suplier

Tips keenam, jangan menganggap bahwa proses negosiasi dengan suplier tersebut sebagai ajang pertarungan harga, akan tetapi sebagai ajang kolaborasi. Sama seperti Anda juga, maka suplier Andapun juga ingin mendapatkan keuntungan dalam bisnis mereka.

Jadi, cobalah untuk berpikir seperti suplier dan mencari tahu apa yang mereka butuhkan supaya nanti bisa membuat kesepakatan yang saling menguntungkan kedua belah pihak.

Setidaknya itu adalah apa yang dikatakan oleh Jun Loayza pendiri dari Lion Step Media. Pemasok atau suplier Anda memiliki produk dan mereka ingin menjual produk tersebut sebanyak-banyaknya. Tunjukkan kepada mereka bahwa diri Anda sebagai sumber daya dengan track record yang terbukti dapat menjual ke target industri yang telah ditentukan.

Pahami bahwa dalam bisnis pada akhirnya uanglah yang akan berbicara dan suplier dapat melihat bahwa kesempatan bekerjasama dengan Anda dapat menghasilkan uang bagi mereka. Kepercayaan dan kredibilitas yang Anda bangun dapat menjadi poin penting dalam proses negosiasi Anda.

7. Pertimbangkan Beberapa Suplier

Tips ketujuh, jangan hanya fokus dengan meminta penawaran dari satu supplier saja. Menurut pendapat DC Fawcett, mengatakan bahwa jika menginginkan penawaran terbaik, maka Anda seharusnya menemui beberapa pemasok atau suplier sekaligus sehingga Anda bisa membandingkan satu persatu suplier tersebut.

Anda juga tidak perlu merasa ragu untuk memberitahukan kepada salah satu suplier tersebut bahwa Anda juga memiliki penawaran dari beberapa suplier lainnya, sehingga mereka akan berlomba untuk menawarkan harga dan kualitas yang lebih kompetitif kepada Anda.

8. Bangun Hubungan Baik Dengan Suplier

image via pixabay

Tips kedelapan, jika Anda sudah menemukan pemasok atau suplier yang tepat bagi Anda, maka langkah untuk Anda selanjutnya adalah bagaimana mempertahankan mereka. Jangan hanya fokus untuk menjadi pihak yang selalu diuntungkan saja, Anda juga perlu membuat pemsok Anda merasa senang bekerja sama dengan Anda. Cobalah untuk selalu memperlakukan mereka sebagai rekan dan partner bisnis Anda.

Sebuah kerja sama yang baik dengan suplier akan memberikan efek yang baik dan positif pada perkembangan bisnis Anda kedepannya. Untuk meningkatkan hubungan dengan suplier tersebut, cobalah untuk mempertimbangkan implementasi solusi otomatis di perusahaan Anda.

Permudah jalur komunikasi dengan cara menyediakan portal online untuk permintaan penawaran dan pemesanan Anda kepada mereka. Sistem otomatis juga dapat membantu Anda untuk menyimpan keseluruhan data suplier dalam satu tempat sehingga akan membantu Anda dalam menemukan suplier yang Anda butuhkan dengan lebih mudah dan lebih cepat.

9. Membuat Budget Yang Sesuai

Tips kesembilan, adalah Ak Kurji, yakni CEO Gennex Group menyarankan kepada para pengusaha untuk melakukan riset dan tentukan budget yang ingin mereka keluarkan. Beritahu suplier bahwa Anda ingin memesan dengan jumlah yang tinggi dan mintalah harga yang cocok sesuai dengan budget Anda.

Jika harga yang di tawarkan tidak sesuai, jangan ragu untuk mengatakan bahwa Anda membutuhkan diskon atau menginginkan harga yang lebih murah dari supplier lainnya.

10. Mencari Supplier Cadangan

Tips kesepuluh atau yang terakhir, Menurut Richard Lorenzen, yakni CEO Lorenzen Capital mengatakan bahwa dari beberapa negosiasi yang terjadi, kesepakatan yang lebih baik akan diberikan kepada orang yang paling menginginkannya.

Cobalah dengan meminta pemasok atau suplier cadangan sebagai backup jika nantinya negosiasi yang dilakukan menemui jalan buntu.

Cara ini dapat memberikan sebuah ketenangan pikiran dan memungkinkan diri Anda untuk tampil lebih percaya diri dalam negosiasi apa pun. Jangan pernah merasa takut untuk melepas suplier ketika memang tidak mendapatkan kesepakatan yang menguntungkan.

Dengan membaca tips - tips di atas maka Anda sebagai seorang purchasing akan merasa lebih percaya diri nantinya. Saya berharap artikel ini dapat membantu dan menjadi referensi untuk Anda.