Contoh Prosedur Seleksi Pemasok Baru Di Divisi Purchasing

Pengadaan Barang adalah salah satu fungsi dalam manajemen supply chain yang memiliki peranan cukup penting. Biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk melakukan pembelian cukup besar, maka diperlukan sebuah metode dan prosedur pengadaan barang yang efektif dan efisien.

Prosedur pengadaan barang ini nantinya akan mempengaruhi keberhasilan dari fungsi-fungsi lainnya didalam perusahaan seperti fungsi produksi, pemasaran, pemeliharaan dan sebagainya.

Apakah Yang Di Maksud Dengan Kegiatan Seleksi Pemasok?

Kegiatan seleksi vendor sebuah perusahaan adalah kegiatan untuk menyeleksi dan memilih pemasok baru yang belum pernah memasok barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Kegiatan seleksi pemasok ini adalah kegiatan awal dan pertama kali dalam proses pengadaan barang.

Selain faktor harga, dalam melakukan seleksi terhadap pemasok baru hendaknya juga memperhatikan faktor lain seperti value, sehingga pemilihan pemasok yang efektif dapat membantu perusahaan dalam usaha mencapai hasil produksi secara efisien seperti yang diharapkan.

Dalam melakukan seleksi pemasok, jangan terjebak pada janji - janji manis yang mereka sampaikan dimana seolah-olah semua dapat dikerjakan dengan mudah dengan hasil yang memuaskan dalam waktu yang relatif singkat.

Realitasnya, tidak semua janji manis mereka dapat terealisasi sesuai dengan harapan. Jika pemasok gagal memenuhi kebutuhan order dari segi kualitas, ketepatan waktu, jumlah barang dan waktu pengiriman, bukan tidak mungkin akan berdampak kepada kualitas produk dan layanan yang akan dihasilkan oleh perusahaan.

Keterlambatan pemenuhan order pelanggan akan menjadi taruhannya, dan ini akan menjadi pertanda buruk karena menyangkut nama baik dan reputasi perusahaan di mata pelanggan.

Pemilihan pemasok yang terburu - buru dapat menyebabkan terjadinya kesalahan yang dapat memperburuk seluruh operasional supply chain, dan kondisi keuangan perusahaan. Keluhan dari pelanggan akan meningkat dan dalam beberapa kategori bisnis, terkadang pelanggan akan memberikan pinalti secara finansial kepada perusahaan karena keterlambatan perusahaan dalam memenuhi order sesuai kesepakatan.

Disinilah seleksi pemsok perlu dikelola dengan cara yang baik karena akan sangat membantu perusahaan dalam menentukan suplier yang kompeten. Jangan sampai perusahaan terjebak pada janji manis yang berujung kepada kekecewaan dan kerugian finansial hingga akan kehilangan pelanggan.

Memiliki suplier yang kompeten dan handal akan dapat mendukung perusahaan untuk menghasilkan produk yang bermutu dan meningkatkan daya saing produk.

Berikut ini adalah beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam seleksi pemasok, antara lain sebagai berikut:

1. Kemampuan Teknis Suplier

Kemampuan teknis yang dimiliki pemasok akan menggambarkan seberapa jauh pemasok menguasai produk yang mereka jual. Semakin tinggi penguasaan mereka terhadap hal - hal yang berhubungan dengan teknis produk yang ditawarkan, maka akan semakin baik kualitasnya.

Perusahaan sebaiknya juga mempertimbangkan ada atau tidaknya sistem manajemen mutu yang dimiliki oleh suplier. Beberapa keuntungan yang akan didapatkan jika pemasok tersebut telah memiliki sistem manajemen mutu antara lain:

Jaminan kualitas produk yang konsisten
Komitmen terhadap kepuasan pelanggannya
Penanganan pasokan yang tepat dan konsisten dengan standar operasional yang ditetapkan oleh perusahaan.

2. Kapasitas Produksi

Kapasitas produksi yang dimiliki suplier perlu untuk diketahui agar bisa menghitung kemampuan suplier dalam memasok barang ke perusahaan. Semakin besar kapasitas yang disedikan oleh pemasok untuk perusahaan, maka akan semakin baik.

3. Inovasi Produk

Pemasok yang memiliki banyak ide inovatif dan kreatif akan sangat membantu perusahaan untuk menghasilkan produk-produk unggulan yang bisa meningkatkan daya saing terhadap kompetitor di pasar.

4. Layanan Purna Jual

Layanan purna jual (After sales service) adalah sebuah hal yang tidak boleh Anda lewatkan karena itu adalah salah satu bentuk jaminan mutu untuk produk yang ditawarkan pemasok kepada kita. Keberadaan layanan Purna jual juga menunjukkan reputasi sebuah perusahaan yang bisa meningkatkan kepercayaan dari konsumen.

5. Lokasi Pemasok

Lokasi keberadaan pemasok juga menjadi salah satu faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan seleksi pemasok. Perlu di ketahui bahwa salah satu komponen dari harga barang adalah biaya transportasi. Semakin dekat jaraknya, biaya transportasi akan semakin murah dan juga lead time pengiriman akan jauh lebih cepat. Sebaliknya semakin jauh lokasi pemasok maka biayanya akan semakin mahal.

6. Harga Produk

Adalah sebuah kekeliruan ketika memilih pemasok dengan hanya berpatokan kepada faktor harga dan mengesampingkan kualitas produk serta layanan pemasok.

Mengapa? Karena biaya yang bisa muncul akibat dari buruknya kualitas produk dari suplier akan jauh lebih besar dibandingkan dengan penghematan yang dihasilkan karena mengejar harga murah tersebut. Jadi Anda harus benar - benar mempetimbangkan hal ini dengan analisis yang mendalam.

7. Stabilitas Finansial Pemasok

Sebuah perusahaan yang memiliki cash flow cepat maka akan lebih cepat pula dalam proses pengadaan barangnya. Artinya adalah pemasok dengan stabilitas finansial yang buruk akan berdampak pada kesinambungan pasokan produk mereka.

8. Tingkat Resiko

Manajemen resiko adalah sebuah kriteria yang perlu untuk dipertimbangkan. Resiko memang adalah hal yang tidak bisa dihindari, namun resiko harus diminimalkan agar tidak terjadi kerugian yang lebih besar lagi. Pemasok yang telah menerapkan sistem manajemen mutu, khususnya yang menyangkut manajemen resiko seperti dalam klausul ISO 9001:2015 akan lebih baik.

Selanjutnya, untuk menjamin bahwa proses kontrol dan mekanisme seleksi pemasok di bagian Purchasing, maka di perlukan adanya sebuah mekanisme penanganan yang jelas. Mekanisme tersebut perlu di bakukan dalam sebuah prosedur agar nantinya wewenang dan tanggung jawab antar divisi menjadi jelas.

Untuk mengatur hal tersebut maka perlu di tuangkan di dalam sebuah Prosedur kerja (SOP), agar menjadi resmi dan sah serta terdaftar dalam dokumentasi Manajemen Representatif (MR).

Di bawah ini kembali saya akan membuat sebuah contoh prosedur (SOP) mengenai pembelian barang import mengacu kepada Standar ISO 9001 : 2015 Klausul 8.4 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal dan klausul 9.1.3 Analisa dan Evaluasi.

Untuk di ketahui perbedaan antara standar ISO 9001 : 2015 jika di bandingkan dengan versi tahun sebelumnya adalah adanya tambahan klausul yang menitik beratkan pada performa indikator dan analisa dampak resiko.

Berikut ini adalah contoh prosedur yang ingin saya bagikan tersebut :

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan memastikan bahwa pemasok yang digunakan sudah memenuhi standar pemasok yang ditetapkan di PT. ABC

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur tatacara proses seleksi pemasok. Hasil dari prosedur ini akan menjadi referensi untuk menentukan pemasok yang akan digunakan di PT. ABC.

3. REFERENSI

ISO 9001 : 2015, Klausul 8.4 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal

ISO 9001 : 2015, Klausul 9.1.3 Analisa dan Evaluasi.

4. DEFINISI

Pemasok adalah pihak yang memasok barang atau jasa atau dapat juga disebut vendor.
Subkontrak adalah produk atau part yang dipekerjakan ke pihak lain sesuai dengan kontrak bisnis.
Daftar Pemasok Terpilih adalah Daftar Pemasok yang sesuai dengan kriteria PT. ABC.

5. PERFORMA INDIKATOR

Mendapatkan Pemasok yang sesuai dengan Kriteria PT. ABC yaitu Mutu, Harga, Delivery dan Pembayaran.

6. DAMPAK RESIKO

Memilih pemasok yang tidak berkompeten (tidak mempunyai lokasi produksi yang jelas/makelar)

7. RINCIAN PROSEDUR

7.1. Terima Penawaran dari Calon Pemasok Baru

Purchasing menerima Surat Penawaran Harga dari calon pemasok baru baik yang diminta maupun tidak diminta.
Purchasing mendapatkan konfirmasi dari calon pemasok baru tersebut, mengenai mutu produk/ jasa yang dihasilkan, harga jual, waktu pengiriman dan ketentuan pembayaran.
Selanjutnya data pemasok dimasukan ke dalam Form Seleksi Pemasok.

7.2. Pengajuan dan Verifikasi Uji Sample

7.2.1. Jika diperlukan, Purchasing meminta sample produk untuk dilakukan verifikasi sesuai dengan Instruksi Kerja Permintaan Sample ke Pemasok.

7.2.2. Purchasing menerima dokumen hasil verifikasi dari QA atau Product Development.

Jika sample produk ok, maka akan lanjut ke poin selanjutnya.
Jika sample produk not ok, maka calon pemasok diberi kesempatan untuk improvement sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

7.3. Penentuan Dan Seleksi Calon Pemasok

Jika ada pemasok pembanding, Purchasing menjalankan Instruksi Kerja Perbandingan Penawaran Harga.
Jika tidak ada pemasok pembanding dan diperlukannya pembanding, maka Purchasing menjalankan Instruksi Kerja Pencarian Pemasok.
Keputusan seleksi pemasok lokal dilakukan oleh Supply Chain Manager, sedangkan pemasok import dilakukan oleh Head Supply Chain.

7.4. Perjanjian dengan Subkontraktor Terpilih

Head Supply Chain akan membuat perjanjian kerjasama dengan subkontraktor yang terpilih.
Surat Perjanjian kerjasama yang disetujui, akan ditandatangani ke dua belah pihak.
Surat Perjanjian kerjasama yang asli di arsipkan oleh Purchasing.

7.5. Update Data Pemasok

Purchasing mendaftarkan pemasok atau subkontraktor yang terpilih kedalam Daftar Pemasok dan masuk dalam kategori Pemasok terpilih.

8. LAMPIRAN

1. Form Seleksi Pemasok