Contoh Prosedur Komplain Pemasok Di Purchasing

Purchasing - Untuk menjamin bahwa proses kontrol dan mekanisme pembelian barang import di bagian Purchasing, maka di perlukan adanya sebuah mekanisme penanganan yang jelas. Mekanisme tersebut perlu di bakukan dalam sebuah prosedur agar nantinya wewenang dan tanggung jawab antar divisi menjadi jelas.

Untuk mengatur hal tersebut maka perlu di tuangkan di dalam sebuah Prosedur kerja (SOP), agar menjadi resmi dan sah serta terdaftar dalam dokumentasi Manajemen Representatif (MR).

Di bawah ini kembali saya akan membuat sebuah contoh prosedur (SOP) mengenai pembelian barang import mengacu kepada Standar ISO 9001 : 2015 Klausul 8.4.1 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal

Untuk di ketahui perbedaan antara standar ISO 9001 : 2015 jika di bandingkan dengan versi tahun sebelumnya adalah adanya tambahan klausul yang menitik beratkan pada performa indikator dan analisa dampak resiko.

Berikut ini adalah contoh prosedur yang ingin saya bagikan tersebut :

1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan mengatur komunikasi perusahaan dengan suplier atau rekanan berkaitan dengan produk/jasa yang berikan ke PT. ABC.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur tatacara proses komplain kepada suplier karena ditemukan produk atau jasa yang berikan tidak sesuai standar PT. ABC.

3. REFERENSI

3.1. ISO 9001 : 2015, Klausul 8.4.1 Pengendalian Penyedia Proses, Produk dan Jasa Eksternal

4. DEFINISI

4.1 Komplain atau keluhan merupakan bagian dari bentuk komunikasi, sebuah informasi tentang ketidaksesuaian yang diterima dari sebuah jasa atau produk.

5. PERFORMA INDIKATOR

5.1. Menurunnya jumlah komplain.

5.2. Meningkatnya mutu produk / jasa.

5.3. Terjalinnya hubungan komunikasi dengan pemasok semakin baik.

6. DAMPAK RESIKO

6.1. Tidak konsistensnya mutu barang yang dihasilkan pemasok.

6.2. Tidak adanya perbaikan mutu barang yang dihasilkan pemasok.

6.3. Mempengaruhi kualitas produk yang dihasilkan oleh PT. ABC

7. RINCIAN PROSEDUR

7.1. Terbit Komplain untuk Pemasok

7.1.1. Quality Assurance menerbitkan Komplain Pemasok setiap menemukan bahan baku atau produk incoming dari pemasok yang tidak sesuai dengan standar mutu yang ditetapkan.

7.1.2. Komplain Pemasok direkap pada Log Komplain Pemasok oleh Quality Assurance dan diteruskan ke Divisi Purchasing.

7.2. Menyampaikan komplain kepada Pemasok

7.2.1. Staf Purchasing meneruskan Komplain Pemasok kepada Pemasok.

7.2.2. Staf Purchasing memastikan pemasok telah mengisi form penjelasan tindak lanjut pada kolomnya (action perbaikan) maksimal diterima 7 hari kalender setelah Komplain Pemasok dikirim.

7.2.3. Staf Purchasing melakukan konfirmasi ke pemasok sbb :

Konfirmasi penerimaan komplain yang disampaikan
Review hasil penjelasan pemasok
Pengganti part atau unit atau retur

7.2.4. Staf Purchasing menerima dokumen Komplain Pemasok yang dikirimkan kembali dari pemasok, maka informasikan ke Quality Assurance untuk diverifikasi tindak lanjut perbaikan dari pemasok.

7.3. Close Komplain ke Pemasok

7.3.1. Quality Assurance mengupdate status komplain menjadi close pada Log Komplain Pemasok jika perbaikan telah dilakukan oleh pemasok.

8. LAMPIRAN

8.1. Form Komplain Pemasok