Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Proses Evaluasi Dan Seleksi Pemasok

 

Proses Evaluasi Dan Seleksi Pemasok

Proses Seleksi Dan Evaluasi Pemasok - Artikel berikut ini adalah kelanjutan dari artikel - artikel saya sebelumnya mengenai purchasing. Bagi Anda yang belum membaca ulasan artikel - artikel sebelumnya dapat membacanya di blog ini dengan mencari kategori pada bagian label purchasing.

Setelah analisis portofolio pemasok selesai, maka pembeli kemudian harus menyelami kategori tersebut dan mengevaluasi pemasok tersebut terkait dengan kesesuaian mereka, mempersempit daftar pemasok tersebut menjadi beberapa yang kritis. 

Hasil akhir dari langkah atau proses ini adalah membuat rekomendasi pemasok, sehingga pembeli harus terlebih dahulu mengidentifikasi pemasok yang tersedia saat ini dan yang potensial, menentukan persyaratan teknologi informasi dan mengidentifikasi peluang untuk memanfaatkan pengeluaran komoditas dengan komoditas yang serupa.

Sebagian besar pakar pengadaan (procurement) akan setuju bahwa tidak ada satu cara yang terbaik untuk mengevaluasi dan memilih pemasok, dan setiap organisasi atau perusahaan akan menggunakan berbagai pendekatan yang berbeda - beda. Akan tetapi, terlepas dari pendekatan apa yang mereka gunakan, tujuan keseluruhan dari proses evaluasi pemasok tersebut harus dapat mengurangi risiko pengadaan dan memaksimalkan nilai keseluruhan bagi organisasi pembeli. 

Proses Evaluasi Dan Seleksi Pemasok 

Pada kesempatan ini kita akan coba memeriksa secara singkat beberapa kriteria berbeda yang dapat digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk menilai pemasok yang potensial. Meskipun tidak mungkin untuk mendapatkan semua informasi yang relevan dengan kebutuhan kita, maka data apapun yang dapat kita peroleh pasti akan membantu organisasi pembeli untuk menilai potensi kecocokan yang yang di harapkan.

Berikut ini adalah 13 poin utama dalam proses evaluasi dan seleksi pemasok, antara lain:

1. Kemampuan Proses Dan Desain

Pemasok harus memiliki produk yang mutakhir dan berkualitas, serta teknologi proses untuk menghasilkan bahan yang dibutuhkan. Karena proses manufaktur dan layanan yang berbeda memiliki kekuatan dan kelemahan yang juga berbeda, maka organisasi pembelian harus menyadari karakteristik ini di awal. 

Ketika organisasi pembelian mengharapkan pemasok untuk melakukan desain dan produksi komponen, maka dia juga harus menilai kemampuan desain pemasok tersebut. Salah satu cara untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan produk baru adalah dengan menggunakan pemasok yang memenuhi syarat yang mampu melakukan aktivitas desain produk secara mandiri.

2. Kualitas Dan Keandalan

Tingkat kualitas barang pengadaan harus menjadi faktor yang sangat penting dalam pemilihan pemasok. Kualitas produk harus secara konsisten memenuhi persyaratan yang ditentukan karena hal itu dapat mempengaruhi kualitas barang jadi secara langsung. 

Selain tingkat kualitas produk yang dapat diandalkan, maka keandalan juga mengacu pada karakteristik pemasok lainnya. Sebagai contoh, apakah waktu tunggu pengiriman pemasok dapat diandalkan? Jika tidak, produksi mungkin akan terganggu dan terpaksa harus terhenti karena kekurangan bahan baku dan bahan penunjang lainnya.

3. Biaya

Meskipun harga satuan bahan baku biasanya bukanlah satu-satunya kriteria dalam pemilihan pemasok, biaya total kepemilikan merupakan faktor yang cukup penting. Total biaya kepemilikan termasuk harga satuan bahan, syarat pembayaran, potongan tunai (diskon), biaya pemesanan, biaya tercatat, biaya logistik, biaya pemeliharaan, dan biaya kualitatif lainnya yang mungkin tidak mudah untuk dinilai secara langsung.

4. Layanan

Pemasok harus dapat mencadangkan produknya dengan memberikan layanan yang baik pada saat dibutuhkan. Misalnya, ketika informasi produk atau layanan garansi diperlukan, maka pemasok harus merespons secara tepat waktu.

5. Kapasitas

Organisasi atau perusahaan mungkin juga perlu mempertimbangkan, apakah pemasok memiliki kapasitas untuk memenuhi pesanan, memenuhi persyaratan dan kemampuan untuk memenuhi pesanan dalam jumlah besar jika suatu saat diperlukan.

Hal ini penting karena perkembangan bisnis ke depan mungkin memiliki prospek yang bagus sehingga perusahaan akan menambah kapsitas produksinya.

6. Lokasi

Lokasi geografis pemasok merupakan faktor penting lainnya dalam proses evaluasi dan seleksi pemasok, karena mempengaruhi waktu tunggu pengiriman, transportasi, dan biaya logistik. Beberapa organisasi mengharuskan pemasok mereka berada dalam jarak tertentu dari fasilitas produksi mereka.

7. Kemampuan Manajemen

Menilai kemampuan manajemen pemasok potensial adalah langkah yang cukup rumit, tetapi hal itu merupakan poin yang sangat penting. Berbagai aspek kapabilitas manajemen mencakup komitmen manajemen terhadap proses berkelanjutan dan peningkatan kualitas, kemampuan dan pengalaman profesional secara keseluruhan, kemampuannya untuk memelihara hubungan positif dengan tenaga kerjanya, dan kesediaannya untuk mengembangkan hubungan kerja yang lebih dekat dengan pembeli.

Manajemen
credit image:freepik.com

8. Kondisi Keuangan Dan Struktur Biaya

Penilaian terhadap kondisi keuangan calon pemasok biasanya dilakukan selama proses evaluasi dan seleksi pemasok. Tim evaluasi biasanya akan mengevaluasi berbagai rasio keuangan yang menentukan apakah pemasok dapat berinvestasi dalam sumber daya, membayar pemasok dan tenaga kerjanya, dan terus memenuhi kewajiban utang dan keuangannya. 

Unsur-unsur tersebut sangat penting dalam menentukan apakah pemasok akan terus menjadi sumber pasokan yang andal, dan pasokan tersebut tidak akan terganggu kedepannya.

9. Sistem Perencanaan Dan Pengendalian

Sistem perencanaan dan pengendalian mencakup sistem-sistem yang melepaskan, menjadwalkan dan mengendalikan aliran pekerjaan dalam suatu organisasi atau perusahaan dan juga dengan pihak luar (eksternal). Kecanggihan sistem semacam itu dapat berdampak besar pada kinerja rantai pasokan (supply chain).

Sebagai contoh, seberapa mudah penggunaan sistem pemesanan pemasok, dan berapa waktu siklus pemesanan normalnya? Melakukan pemesanan dengan pemasok harus dapat dilakukan dengan mudah, cepat, efektif dan efisien. Waktu tunggu pengiriman produk harus singkat, sehingga ukuran lot kecil dapat dipesan lebih sering untuk mengurangi biaya penyimpanan inventaris.

Prinsip Just in Time (JIT) dapat menjadi pertimbangan untuk meminimalkan biaya penyimpanan bahan baku di dalam gudang.

10. Kepatuhan Terhadap Peraturan Lingkungan

Sekitar tahun 1990-an yang lalu, telah membawa kesadaran baru tentang dampak industri terhadap lingkungan. Hasilnya adalah, kemampuan pemasok untuk mematuhi peraturan lingkungan menjadi kriteria penting untuk aliansi rantai pasokan (supply chain). Hal ini termasuk keamanan pembuangan limbah berbahaya (B3) dengan baik dan benar.

11. Kesediaan Untuk Berbagi Teknologi Dan Informasi

Dengan tren industri saat ini yang mendukung outsourcing untuk mengeksploitasi kapabilitas pemasok dan untuk fokus pada kompetensi inti,  maka sangat penting bagi organisasi atau perusahaan untuk mencari pemasok yang bersedia berbagi teknologi dan informasi mereka. 

Pemasok dapat membantu dalam hal desain dan pengembangan produk baru melalui keterlibatan pemasok tersebut dari awal untuk memastikan pilihan desain yang hemat biaya, mengembangkan solusi konseptual alternatif, memilih komponen dan teknologi terbaik, dan membantu dalam penilaian desain. 

Dengan meningkatkan keterlibatan pemasok dalam proses desain tersebut, maka pembeli akan lebih bebas untuk lebih memusatkan perhatian pada kompetensi inti yang lain.

12. Potensi Hubungan Jangka Panjang

Dalam beberapa kasus, organisasi atau perusahaan mungkin ingin mengembangkan hubungan bisnis dalam jangka panjang dengan calon pemasok tersebut. Hal ini terutama berlaku jika pemasok berada di kuadran "Kritis", dan kategori pembelanjaan adalah volume tinggi dan penting bagi bisnis organisasi atau perusahaan tersebut.

Pendekatan ini mengharuskan para pihak untuk berbagi tujuan bersama, menetapkan metrik untuk memandu hubungan, dan mengembangkan serangkaian diskusi berkelanjutan tentang bagaimana masalah dan konflik dapat diselesaikan dengan cara yang saling menguntungkan. 

Hubungan tersebut mungkin juga akan melibatkan proyek penghematan biaya bersama dan upaya pengembangan produk baru serta proyek - proyek lainnya.

13. Kartu Skor Pemilihan Pemasok

Selama tahap evaluasi dan seleksi pemasok, terkadang organisasi memerlukan cara terstruktur untuk mengevaluasi pemasok alternatif sebagai cadangan. Ini bisa menjadi sangat sulit ketika kriteria tidak hanya mencakup ukuran kuantitatif (seperti biaya dan tingkat pengiriman tepat waktu) tetapi faktor lain yang lebih kualitatif, seperti stabilitas manajemen atau kepercayaan. 

Kartu skor evaluasi dan seleksi pemasok dapat digunakan sebagai alat pendukung keputusan. Tim evaluasi akan memberikan bobot ke berbagai kategori tersebut dan mengembangkan skor numerik untuk setiap pemasok di setiap kategori, sehingga mengembangkan skor kinerja akhir.

Kiranya perlu untuk disebutkan di sini, bahwa kebutuhan untuk penilaian tidak berakhir pada keputusan pemilihan pemasok. Setelah hubungan pembeli-pemasok terjalin, maka pembeli juga harus melacak kinerja pemasok dari waktu ke waktu secara berkelanjutan. 

Kemampuan untuk menentukan peringkat pemasok di berbagai kriteria dapat sangat membantu dalam mengidentifikasi pemasok mana yang memberikan kinerja unggul dan pemsok mana yang membutuhkan perbaikan.

Demikianlah uraian artikel tentang  Proses Evaluasi Dan Seleksi Pemasok. Semoga uraian ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan Anda dalam bidang pengadaan dan pembelian barang.


Post a Comment for " Proses Evaluasi Dan Seleksi Pemasok"