Contoh Prosedur Pengiriman Produk Jadi Ke Pelanggan

Untuk menjamin bahwa proses kontrol dan mekanisme Pengiriman Produk Jadi Ke Pelanggan di bagian Gudang Finish Good, maka di perlukan adanya sebuah mekanisme penanganan yang jelas. Mekanisme tersebut perlu di bakukan dalam sebuah prosedur agar nantinya wewenang dan tanggung jawab antar divisi menjadi jelas.

Untuk mengatur hal tersebut maka perlu di tuangkan di dalam sebuah Prosedur kerja (SOP), agar menjadi resmi dan sah serta terdaftar dalam dokumentasi Manajemen Representatif (MR).

Di bawah ini kembali saya akan membuat sebuah contoh prosedur (SOP) mengenai Pengiriman Produk Jadi Ke Pelanggan mengacu kepada Standar ISO 9001 : 2015 Klausul 8.5.5 Kegiatan Post - Delivery.

Untuk di ketahui perbedaan antara standar ISO 9001 : 2015 jika di bandingkan dengan versi tahun sebelumnya adalah adanya tambahan klausul yang menitik beratkan pada performa indikator dan analisa dampak resiko

Berikut ini adalah contoh prosedur yang ingin saya bagikan tersebut :

1.TUJUAN

Prosedur ini bertujuan sebagai pedoman dalam pembuatan perintah Delivery Order (surat jalan) serta pengiriman produk jadi (Unit dan Spare Part) ke Pelanggan di PT. ABC.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi tatacara pembuatan perintah Delivery Order hingga serah terima produk jadi (Unit dan Spart Part) sampai terkirim ke pelanggan PT. ABC.

3. REFERENSI

3.1 ISO 9001 : 2015, Klausul 8.5.5 Kegiatan Post - Delivery

4. DEFINISI

4.1 Sales order (SO) adalah sebagai bukti pesanan dari pelanggan yang telah diinput dalam system ERP oleh masing-masing admin sales

4.2 Order line sebagai surat perintah pengiriman barang yang diterbitkan oleh Staff logistic ke Staff gudang

5. PERFORMA INDIKATOR

5.1 Tingkat kepuasan pelanggan meningkat (service level)

5.2 Tercapainya target penjualan sesuai rencana dari divisi sales marketing

6. DAMPAK RESIKO

6.1 Tingkat kepuasan pelanggan menurun ( service level )

6.2 Tidak tercapainya target penjualan

6.3 Terjadi penumpukan stock di gudang

7. RINCIAN PROSEDUR

7.1 Setiap perencanaan pengiriman ke pelanggan harus berdasarkan Sales Order yang aktif (sesuai permintaan pelanggan, tidak over due, tidak over credit limit).

7.1.1 Untuk pengiriman ke pelanggan industrial, admin sales harus mengajukan permohonan pengiriman barang kepada Staff Distribusi.

7.1.2 Dasar pengiriman ke Distributor atau Key account atau Retailer oleh Staff Distribusi berdasarkan SO aktif.

7.2 Staff Distribusi setiap hari harus mereview ketersediaan stock Gudang FG (Unit atau Spare Part)

7.2.1 Jika stock tidak tersedia, maka Staff Distribusi menginformasikan ke Admin sales untuk di informasikan ke pelanggan.

7.2.2 Permintaan perubahan merek dari produk jadi, maka admin sales melaksanakan sesuai Ketentuan Perubahan Produk Jadi.

7.2.3 Stock yang tersedia, Staff Distribusi menerbitkan order lines di sistem ERP sesuai Instruksi Kerja Penerbitan Order Line.

7.3 Staff Gudang FG melanjutkan dan menjalankan Prosedur Pengeluaran Barang ke Pelanggan dari Gudang FG.

7.4 Permintaan pengiriman full Pajak, maka Surat Jalan Sistem ERP digantikan dengan Surat Jalan Ppn yang diterbitkan oleh bagian Accounting.

7.5 Staff Distribusi melakukan pengawasan kegiatan pemuatan barang ke armada dengan memperhatikan:

7.5.1 Susunan/ penumpukan barang berat tidak berada diatas barang ringan.

7.5.2 Operator muat tidak dibenarkan menginjak kemasan ataupun mengotori.

7.5.3 Jika ditemukan kondisi kemasan tidak layak, maka staff Distribusi memerintahkan penggantian kemasan ataupun penggantian unit barang jadi (jika diperlukan).

7.5.4 Staff Distribusi harus mendokumentasikan hasil dari pengawasan tersebut dalam bentuk dokumen.

7.6 Staff Gudang FG menyerahkan Surat Jalan ke Driver bersamaan saat pengiriman ke pelanggan.

7.7 Driver menandatangani Surat Jalan sebagai bukti membenarkan barang yang dikirim sama dengan yang dijelaskan pada Surat Jalannya.

7.8 Pastikan semua produk yang diterima pelanggan dalam keadaan baik dan surat jalan distample (jika ada) serta ditanda tangani lengkap dengan nama oleh penerima.

7.8.1 Jika pengiriman melalui jasa ekspedisi, driver meminta tanda terima dari pihak ekspedisi dan menandatangani surat jalan beserta nama jelas penerima.

7.9 Surat Jalan yang sudah ditandatangani oleh Pelanggan di distribusikan ke Pelanggan, Accounting atau Finance, Staff Distribusi, Gudang FG dan Driver atau Ekspedisi jika perlu.

8. LAMPIRAN

8.1 Order Lines