Manajemen Perubahan dalam Departemen Pengadaan: Apakah Anda Melakukannya dengan Benar?

Pepatah lama menyatakan bahwa "satu-satunya yang konstan adalah perubahan" tampaknya lebih relevan daripada sebelumnya dalam suasana ketidakpastian ekonomi saat ini. Di tengah tuntutan yang terus-menerus untuk mengurangi biaya operasional, departemen pengadaan dihadapkan pada tantangan besar untuk mengadopsi perubahan yang beragam – mulai dari sentralisasi, desentralisasi, rasionalisasi, hingga outsourcing.

Dalam lingkungan di mana teknologi informasi, seperti SAP (atau sistem ERP lainnya), menjadi bagian integral dari operasi bisnis, implementasi perubahan semacam ini dapat lebih terkelola melalui pemanfaatan fungsionalitas yang ada dalam sistem tersebut.

Meskipun upaya untuk menerapkan perubahan dalam organisasi seringkali diiringi dengan lokakarya manajemen perubahan dan pelatihan, banyak organisasi mengalami kegagalan karena asumsi bahwa langkah-langkah ini akan cukup untuk memastikan adopsi perubahan tersebut. Sayangnya, hal ini jarang terjadi. Transformasi proses bisnis atau struktur departemen pengadaan yang signifikan memerlukan perencanaan yang hati-hati dan usaha yang besar.

Dalam konteks artikel ini, kita akan berasumsi bahwa perubahan fisik telah terjadi, langkah-langkah dalam manajemen perubahan tradisional telah diterapkan, dan departemen pengadaan telah diberikan sumber daya yang cukup untuk menerapkan strategi yang mendorong perubahan.

Saat ini adalah saat dimulainya usaha keras, dan di sinilah penggunaan alat-alat manajemen rantai pasokan standar seperti SAP masuk ke dalam permainan, seperti yang dijelaskan oleh Fremantle.

Mengatasi Tantangan dalam Budaya SAP Anda

Pandangan umum di banyak perusahaan yang menggunakan SAP adalah bahwa sistem ini seringkali tidak memenuhi kebutuhan pembeli dan manajer. Pandangan ini tercermin dalam beberapa hal, antara lain:

Tingginya tingkat frustasi di kalangan pembeli dan pelanggan internal.
Keraguan terhadap akurasi data yang ada dalam SAP.
Ketergantungan yang berlebihan pada Microsoft Excel untuk pelaporan dan bahkan pelaksanaan aktivitas operasional.
Pekerjaan berbagai fungsi rantai pasokan dijalankan secara terisolasi (dalam kasus ekstrim, bahkan bisa saling bertentangan).
Kurangnya visibilitas terhadap dampak pengadaan terhadap nilai rantai.
Persepsi bahwa SAP menghambat kemampuan pengadaan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar.

Tentu saja, ada kebutuhan untuk mengatasi tantangan di atas dalam penggunaan SAP, namun jarang organisasi melihatnya sebagai bagian integral dari inisiatif perubahan yang baru.

Meningkatkan Kematangan Bisnis

Jika Anda sudah melakukan perubahan besar dalam departemen pengadaan, namun tetap menghadapi hambatan dalam budaya SAP yang ada, maka perubahan apapun yang telah dimulai akan lambat dalam kemajuannya hingga tantangan ini terpecahkan.

Oleh karena itu, penting untuk mempertimbangkan budaya SAP Anda dalam program perubahan secara menyeluruh. Meningkatkan kematangan bisnis adalah cara untuk mengubah budaya SAP secara signifikan, sehingga nilai yang diinginkan dalam strategi perubahan dapat terwujud.

Dengan memanfaatkan data yang ada dalam SAP, Anda dapat mengukur sejauh mana perubahan telah diterapkan. Dalam hal ini, Anda perlu:

Memastikan bahwa aturan bisnis yang baru tercermin dalam sistem SAP Anda, khususnya dalam data master Anda.
Memberikan pelatihan kepada pembeli dan manajer untuk mengenali penyimpangan dari aturan baru ini di seluruh rantai nilai, tanpa perlu mengembangkan laporan SAP tambahan.
Melatih pembeli untuk menggunakan alat rantai pasokan standar dalam SAP untuk menilai dampak aktivitas harian mereka terhadap nilai rantai.
Mendorong pembeli untuk menyelesaikan tugas harian mereka, dengan manajer pengadaan memiliki visibilitas langsung saat hal ini tidak terjadi (melalui laporan standar SAP).
Mendorong pemikiran pengecualian di kalangan pemangku kepentingan rantai nilai. SAP memiliki alat untuk memberi tahu kapan ada masalah, yang secara signifikan mengurangi beban kerja pembeli.
Menyediakan waktu dan rutinitas harian di mana pemangku kepentingan rantai pasokan berhubungan dengan departemen pengadaan. Laporan standar SAP menentukan fokus ini.
Membangun rutinitas sehari-hari yang efektif. Ini melibatkan pelatihan pembeli untuk langkah-langkah dan aktivitas yang diperlukan untuk memenuhi peran mereka menggunakan SAP. Hal ini juga melibatkan memastikan bahwa SAP mencerminkan kenyataan bisnis dalam waktu nyata.
Menjadikan proses yang dijalankan dalam SAP sebagai bagian integral dari operasi. Hal ini termasuk mencatat konsumsi bahan secara real-time, sehingga SAP dapat menjadi alat yang efektif.

Kesimpulan

Kesimpulannya, dalam setiap perjalanan perubahan, pastikan bahwa langkah-langkah yang diambil bersifat disengaja, disiplin, dan terukur. Penggunaan data dalam SAP harus menjadi katalisator perubahan, dan program perubahan harus menggalakkan kebiasaan kerja yang disiplin serta melacak kemajuan kontribusi pengadaan melalui laporan standar SAP.

Jika Anda memanfaatkan SAP, mengatasi budaya dalam penggunaannya akan menjadi kunci untuk memastikan bahwa tujuan strategis dari inisiatif perubahan Anda dapat tercapai dengan sukses.