Proses Pembelian-Bagaimana Departemen Pembelian Bekerja?

Daftar Isi

Departemen pembelian merupakan bagian dari sebuah perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengurus proses pembelian barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Proses pembelian dapat meliputi beberapa tahap seperti:

Identifikasi kebutuhan
Pencarian supplier
Negosiasi harga
Pembuatan purchase order
Penerimaan barang
Pembayaran

Proses pembelian dapat juga melibatkan tahap-tahap lain seperti pembuatan kontrak jika perusahaan akan membeli barang atau jasa dalam jumlah besar atau untuk jangka waktu yang lama, atau tahap pembatalan pembelian jika terjadi masalah dengan barang atau jasa yang dibeli.

Departemen pembelian bertanggung jawab untuk mengelola semua tahap proses pembelian dengan efisien dan tepat waktu agar perusahaan dapat memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dengan biaya yang optimal.

Langkah - Langkah Proses Pembelian dan Peran Departemen Pembelian

1. Identifikasi Kebutuhan

Identifikasi kebutuhan adalah tahap pertama dalam proses pembelian yang dilakukan oleh departemen pembelian. Pada tahap ini, departemen pembelian akan mengidentifikasi barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional atau produktif.

Untuk mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa, departemen pembelian dapat melakukan beberapa tindakan, di antaranya:

Mengumpulkan informasi

Departemen pembelian dapat mengumpulkan informasi tentang kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dari berbagai sumber, seperti laporan keuangan, laporan penjualan, dan laporan produksi.

Menganalisa kebutuhan

Departemen pembelian akan menganalisa informasi yang telah dikumpulkan untuk menentukan jenis barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang dibutuhkan, dan waktu pengiriman yang diperlukan.

Menentukan anggaran

Departemen pembelian akan menentukan anggaran yang tersedia untuk membeli barang atau jasa yang dibutuhkan.

Membuat daftar kebutuhan

Departemen pembelian akan membuat daftar kebutuhan yang mencantumkan detail tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang dibutuhkan, waktu pengiriman yang diperlukan, dan anggaran yang tersedia.

Identifikasi kebutuhan ini penting dilakukan agar departemen pembelian dapat membuat purchase order yang tepat dan memastikan bahwa perusahaan memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan dengan biaya yang optimal.

Contoh Identifikasi Kebutuhan

Contoh identifikasi kebutuhan dapat diberikan sebagai berikut:

Permintaan bahan baku dari departemen produksi

Departemen produksi mengajukan permintaan pembelian bahan baku seperti besi, karet, dan plastik yang akan digunakan dalam proses produksi. Departemen pembelian akan menganalisis kebutuhan tersebut dan menyiapkan daftar kebutuhan yang berisi jenis, jumlah, dan spesifikasi dari bahan baku yang dibutuhkan.

Permintaan produk jadi dari departemen penjualan

Departemen penjualan mengajukan permintaan pembelian produk jadi seperti laptop, smartphone, dan printer yang akan dijual kepada pelanggan. Departemen pembelian akan menganalisis kebutuhan tersebut dan menyiapkan daftar kebutuhan yang berisi jenis, jumlah, dan spesifikasi dari produk jadi yang dibutuhkan.

Permintaan jasa dari departemen keuangan

Departemen keuangan mengajukan permintaan pembelian jasa seperti jasa pembuatan website, jasa pembuatan software, dan jasa pembuatan video animasi. Departemen pembelian akan menganalisis kebutuhan tersebut dan menyiapkan daftar kebutuhan yang berisi jenis, jumlah, dan spesifikasi dari jasa yang dibutuhkan.

2. Pencarian Supplier

Pencarian supplier adalah tahap kedua dalam proses pembelian yang dilakukan oleh departemen pembelian. Setelah mengetahui kebutuhan yang ada, departemen pembelian akan mencari supplier yang mampu memenuhi kebutuhan tersebut.

Pencarian supplier bisa dilakukan melalui berbagai cara, seperti:

Survei pasar

Departemen pembelian dapat melakukan survei pasar dengan mencari informasi tentang supplier yang ada di pasar dan membandingkan harga, kualitas, dan layanan yang ditawarkan oleh masing-masing supplier.

Request for proposal (RFP)

Departemen pembelian dapat mengirim request for proposal (RFP) kepada beberapa supplier yang dipilih, yang berisi deskripsi kebutuhan dan spesifikasi produk atau jasa yang dibutuhkan serta persyaratan lain yang harus dipenuhi oleh supplier.

Lelang pengadaan

Departemen pembelian dapat mengikuti lelang pengadaan yang diadakan oleh pemerintah atau perusahaan lain yang membutuhkan produk atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Setelah menemukan beberapa supplier yang potensial, departemen pembelian akan melakukan evaluasi terhadap supplier tersebut untuk memastikan bahwa supplier tersebut memiliki kualitas dan harga yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Evaluasi ini biasanya meliputi verifikasi dokumen, mengevaluasi track record supplier, dan melakukan wawancara dengan supplier.

Negosiasi harga

Negosiasi harga adalah tahap selanjutnya dalam proses pembelian yang dilakukan oleh departemen pembelian. Setelah menemukan supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, departemen pembelian akan melakukan negosiasi harga dengan supplier tersebut.

Negosiasi harga bertujuan untuk memperoleh harga yang terbaik bagi perusahaan serta menetapkan kondisi pembelian yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Untuk melakukan negosiasi harga yang efektif, departemen pembelian harus memiliki informasi tentang harga pasar yang berlaku, memahami kebutuhan dan kemampuan supplier, serta memiliki strategi negosiasi yang tepat.

Beberapa hal yang dapat dilakukan oleh departemen pembelian untuk mempersiapkan negosiasi harga adalah sebagai berikut:

a. Menyiapkan data harga pasar

Departemen pembelian harus menyiapkan data harga pasar yang berlaku di pasar untuk mengetahui harga rata-rata dari produk atau jasa yang dibutuhkan. Data ini akan menjadi dasar dalam menentukan harga yang akan diajukan kepada supplier.

b. Memahami kebutuhan dan kemampuan supplier

Departemen pembelian harus memahami kebutuhan dan kemampuan supplier dalam menyediakan produk atau jasa yang dibutuhkan. Hal ini akan membantu departemen pembelian dalam menentukan harga yang sesuai dengan kemampuan supplier.

c. Menyiapkan strategi negosiasi

Departemen pembelian harus menyiapkan strategi negosiasi yang tepat untuk memperoleh harga yang terbaik bagi perusahaan. Strategi ini bisa berupa menawarkan jumlah pembelian yang besar, menawarkan pembayaran cepat, atau menawarkan kerja sama jangka panjang dengan supplier.

Setelah melakukan negosiasi harga dengan supplier, departemen pembelian akan menyiapkan dokumen pembelian dan mengajukannya kepada pihak yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan pembelian. Persetujuan pembelian biasanya harus mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen atau direksi perusahaan.

Pembuatan purchase order

Setelah negosiasi harga maka tahap berikutnya adalah Pembuatan purchase order. Purchase order biasanya berisi informasi tentang jenis, jumlah, harga, dan spesifikasi produk atau jasa yang dibeli, serta kondisi pembayaran dan pengiriman.

Pembuatan purchase order biasanya dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang telah disediakan oleh perusahaan. Formulir ini biasanya terdiri dari beberapa bagian, seperti:

a. Bagian atas

Bagian ini berisi informasi tentang perusahaan pembeli, tanggal pembuatan purchase order, dan nomor purchase order.

b. Bagian tengah

Bagian ini berisi informasi tentang jenis, jumlah, harga, dan spesifikasi produk atau jasa yang dibeli, serta kondisi pengiriman dan pembayaran.

c. Bagian bawah

Bagian ini berisi tanda tangan dari pihak yang berwenang dari perusahaan pembeli dan supplier, serta stempel perusahaan.

Setelah purchase order dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka purchase order tersebut menjadi kontrak yang mengikat kedua belah pihak. Purchase order ini akan menjadi bukti pembelian yang akan digunakan oleh perusahaan pembeli untuk melakukan pembayaran kepada supplier setelah barang atau jasa yang dibeli diterima oleh perusahaan pembeli.

Penerimaan barang

Penerimaan barang adalah tahap di mana perusahaan pembeli menerima barang atau jasa yang dipesan dari supplier sesuai dengan purchase order yang telah dibuat. Penerimaan barang merupakan tahap berikutnya dalam proses pembelian yang dilakukan oleh departemen pembelian.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh departemen pembelian dalam melakukan penerimaan barang, yaitu:

a. Memeriksa kondisi barang

Departemen pembelian harus memeriksa kondisi barang yang diterima dari supplier untuk memastikan bahwa barang tersebut sesuai dengan spesifikasi yang tercantum dalam purchase order.

b. Memeriksa dokumen pengiriman

Departemen pembelian harus memeriksa dokumen pengiriman yang diberikan oleh supplier, seperti faktur, surat jalan, dan dokumen lain yang terkait dengan pengiriman barang.

c. Melakukan pemeriksaan administrasi

Departemen pembelian harus melakukan pemeriksaan administrasi terkait dengan pembayaran yang akan dilakukan kepada supplier, seperti mengecek tagihan yang diberikan oleh supplier, mengecek pembayaran yang telah dilakukan, dan menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk melakukan pembayaran.

d. Melaporkan penerimaan barang

Departemen pembelian harus melaporkan penerimaan barang kepada pihak yang berwenang dalam perusahaan, seperti departemen keuangan atau gudang, serta melakukan pencatatan penerimaan barang di sistem perusahaan.

Pembayaran

Pembayaran adalah tahap terakhir dalam proses pembelian yang dilakukan oleh departemen pembelian. Setelah menerima barang atau jasa yang dipesan dari supplier, perusahaan pembeli harus membayar harga yang telah disepakati dalam purchase order kepada supplier.

Pembayaran biasanya dilakukan sesuai dengan kondisi pembayaran yang telah ditentukan dalam purchase order, seperti pembayaran tunai, pembayaran dengan cek, atau pembayaran dengan transfer bank.

Untuk melakukan pembayaran yang efektif, departemen pembelian harus memastikan bahwa:

a. Tagihan dari supplier telah diterima dan telah diperiksa kebenarannya

Departemen pembelian harus memastikan bahwa tagihan dari supplier telah diterima dan telah diperiksa kebenarannya, seperti harga, jumlah, dan spesifikasi produk atau jasa yang dibeli.

b. Persetujuan pembayaran telah diperoleh

Departemen pembelian harus memastikan bahwa persetujuan pembayaran telah diperoleh dari pihak yang berwenang dalam perusahaan, seperti manajemen atau direksi.

c. Dokumen yang diperlukan telah disiapkan

Departemen pembelian harus memastikan bahwa dokumen yang diperlukan untuk melakukan pembayaran, seperti faktur, surat jalan, dan dokumen lain yang terkait dengan pengiriman barang, telah disiapkan dengan baik.

Setelah semua persyaratan terpenuhi, departemen pembelian dapat melakukan pembayaran kepada supplier sesuai dengan kondisi pembayaran yang telah disepakati dalam purchase order. Pembayaran ini biasanya dilakukan dengan menggunakan cek atau transfer bank. Departemen pembelian juga harus melakukan pencatatan pembayaran di sistem perusahaan dan menyimpan dokumen yang terkait dengan pembayaran untuk dokumentasi.

Kesimpulan

Departemen pembelian merupakan salah satu departemen yang penting dalam sebuah perusahaan, karena tugas utamanya adalah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan, mencari supplier yang sesuai, melakukan negosiasi harga, membuat purchase order, menerima barang, dan melakukan pembayaran kepada supplier.

Proses pembelian yang dilakukan oleh departemen pembelian ini merupakan proses yang terdiri dari beberapa tahap yang harus dilakukan secara sistematis dan teratur agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan efektif dan efisien.