Sistem Penerimaan Barang Di Gudang

Daftar Isi

Sistem Penerimaan Barang Di Gudang merupakan salah satu hal yang perlu menjadi perhatian dalam kegiatan operasional gudang sehari - hari. Dalam sistem Manajemen pergudangan (Warehouse Management System), terdapat setidaknya tiga macam (jenis) kegiatan pokok yaitu sebagai berikut :

1. Penerimaan Barang ( Receiving )

2. Penyimpanan Barang ( Storage )

3. Pengiriman Barang ( Delivery )

Dari ketiga jenis kegiatan tersebut, antara satu kegiatan proses akan saling terkait dengan kegiatan yang lain karena jika salah satu kegiatan atau proses tersebut ada yang bermasalah maka hasil akhirnya nanti juga akan bermasalah. 

Untuk mengulas lebih detail dan mendalam tentang ketiga jenis kegiatan tersebut, maka saya akan membahasnya dalam artikel saya beberapa hari kedepan. 

Dan pada artikel kali ini saya akan mengulas terlebih dahulu mengenai alur atau flow proses dari kegiatan penerimaan barang (Receiving). Sedangkan untuk proses penyimpanan barang (Storage) dan proses pengiriman barang (Delivery) akan saya ulas pada artikel selanjutnya.

PENERIMAAN BARANG (RECEIVING)

Setiap barang yang masuk yang kirim oleh suplier dan diterima oleh bagian gudang (dalam hal ini adalah petugas gudang di bagian penerimaan barang) harus melakukan pengecekan terhadap barang tersebut. 

Ada beberapa kriteria dan alasan mengapa barang - barang yang di kirim oleh suplier tersebut harus di cek terlebih dahulu oleh petugas gudang. Alasannya adalah untuk memastikan kesesuaian jumlah barang dengan order pembeliannya (PO) dan memastikan bahwa kualitas barang yang di terima dalam keadaan baik (di nyatakan ACC oleh bagian Quality Incoming material.

Secara umum sistem penerimaan barang dalam sebuah perusahaan dalam hal ini gudang, ada dua jenis yakni :

1. Penerimaan Barang Lokal

2. Penerimaan barang Import

A. Penerimaan Barang Lokal

Yang di maksud dengan penerimaan barang lokal adalah proses penerimaan barang di gudang yang di kirim dan di terima dari suplier lokal ( dalam negeri ).

Urutan proses penerimaan barang lokal sebagai berikut :

a. Terima Surat Jalan

Ketika suplier mengirimkan barang sudah pasti di sertai dengan surat jalannya. Di dalam surat jalan tersebut biasanya di tuliskan tanggal surat jalan, nama barang, qty barang dan nomer PO (Purchase Order) barang yang di kirim.

b. Mengecek Jumlah Barang

Kegiatan selanjutnya adalah mencocokkan antara barang yang datang dengan surat jalannya. Cek jenis barang apakah benar barang yang di kirim adalah barang yang di pesan. 

Setelah itu cocokkan dan hitung jumlah barang yang datang apakah sama dengan surat jalannya atau tidak. Jika jumlahnya kurang, cek ulang bersama - sama dengan pengirim barang untuk mendapatkan hasil yang lebih yakin. 

Jika sudah di cek ulang ternyata jumlah barang yang di terima tersebut memang kurang maka qty surat jalannya di coret dan di tuliskan qty yang benar di sebelahnya.

c. Mengecek Fisik Barang

Setelah menghitung jumlah barang yang datang, maka kegiatan  selanjutnya adalah mengecek fisik barang yang datang. 

Perhatikan dengan teliti, apakah ada yang penyok, ringsek, tergores, dan rusak atau tidak. Jika di temukan ada barang yang secara fisik tidak sesuai standar segera pisahkan, dan nantinya barang tersebut di kembalikan kepada suplier agar di lakukan pergantian dengan yang bagus.

d. Cek Standar Dan Quality Barang 

Kegiatan selanjutnya adalah memberikan info kepada bagian quality incoming (QC) bahwa ada barang atau material yang datang dari suplier dan minta segera di cek quality (mutunya). Jika barang tersebut di berikan status ok dari QC maka bisa di lanjutkan dengan proses selanjutnya. 

Namun jika barang tersebut di berikan status reject (NG) oleh QC maka barang tersebut tidak boleh di lanjutkan ke proses selanjutnya. Setelah di nyatakan NG, maka segera menginformasikan kepada suplier bahwa barang yang mereka kirim di tolak oleh bagian Quality karena tidak sesuai mutunya dengan standar yang telah di tetapkan. 

Standar tersebut terdiri dari beberapa parameter, misalnya ukuran dimensinya tidak sesuai, layout gambar yang tidak sesuai, bahan yang tidak sesuai, hasil sampling test yang tidak sesuai AQL dan sebagainya.

Cek qc material 

Selanjutnya barang yang di tolak oleh QC tersebut di muat kembali kedalam mobil suplier dan minta di bawa kembali. 

e. Receive Barang Ke System

Jika barang yang di kirim oleh suplier di nyatakan ok oleh QC maka proses selanjutnya adalah melakukan receive barang kedalam system ERP. 

f. Membuat Bukti Barang Masuk (BBM)

Langkah terakhir adalah membuat dan mencetak form Bukti Barang Masuk (BBM), yang artinya bahwa barang yang di kirim oleh suplier tersebut telah di terima dengan benar. 

Salinan BBM biasanya di buat tiga rangkap, di mana satu lembar sebagai arsip gudang, satu lembar untuk suplier sebagai lampiran ketika melakukan penagihan pembayaran dan satu lembar untuk accounting.

B. PENERIMAAN BARANG IMPORT

Barang import adalah barang yang di kirim dan di terima yang berasal dari suplier di luar negeri.

Proses pemesanan barang import biasanya di lakukan lebih lama dari barang lokal, karena proses pengiriman dari suplier membutuhkan waktu yang lebih lama. 

Terlebih lagi jika pengiriman di lakukan dengan kapal laut yang tentu saja waktunya lebih lama lagi. Karena itu biasanya proses pemesanan di lakukan dengan metode forecasting dari sales marketing per tiga bulan. Artinya pemesanan yang di lakukan adalah untuk mengcover forecast sales tiga bulan kedepan.

Kembali lagi ke pokok bahasan kita, dalam kegiatan penerimaan barang import flow nya adalah sebagai berikut :

a. Terima Packing List (PL) dari bagian Purchasing Import

Minimal satu hari sebelum kedatangan container, bagian gudang harus sudah mendapatkan packing list container yang akan datang. Tujuannya adalah agar bagian gudang bisa melakukan persiapan dengan tepat pada saat bongkar containernya nanti. 

Persiapan yang saya maksud antara lain : menyiapkan lokasi penempatan material hasil bongkar container, persiapan pallet yang di perlukan dan persiapan material apa saja yang perlu di dahulukan atau di prioritaskan untuk segera di cek karena material tersebut akan segera di pakai oleh produksi.

b. Proses Bongkar Container

Ketika container sudah tiba, segera lakukan proses pembongkaran container segera. Ketika melakukan pembongkaran ada beberapa hal yang perlu di perhatikan yaitu :

• Pada saat membuka pintu container di lakukan dengan hati - hati karena bisa saja material di dalam container jatuh dan rusak.
• Perhatikan dengan teliti setelah pintu container di buka, apakah ada barang yang rusak, penyok, susunan tidak rapih dan sebagainya.
• Jika ada, segera dokumentasikan dengan memphotonya. Tujuannya adalah sebagai pemberitahuan awal kepada suplier nantinya bahwa posisi barang sebelum di lakukan pembongkaran memang sudah rusak, penyok dan sebagainya.

c. Penurunan Barang Dari Atas Container

Pada saat melakukan penurunan barang, lakukan dengan hati - hati. Tempatkan material di atas pallet dengan rapih. Susun material dengan cara menempatkan material secara sejenis terlebih dahulu. 

Jika dalam satu pallet terpaksa terdiri dari berbagai jenis barang maka susun material yang lebih berat di bagian bawah dan material yang ringan di bagian atas.

Cocokkan material yang sudah di turunkan dari atas container dengan packing listnya. Lakukan ceklist dan pencatataan jumlah barang yang tertera pada packing list dengan aktual barang yang datang.

Setelah di lakukan pencatatan, material tersebut di tempatkan di lokasi penempatan incoming yang sudah di siapkan untuk proses identifikasi tahap kedua secara lebih detail nantinya.

Lakukan demikian seterusnya sampai material di dalam container selesai di turunkan semuanya. Setelah itu, tanda tangani surat jalan dari EMKL dan serahkan kepada sopir container yang menandakan bahwa container telah selesai di bongkar.

d. Pengecekan Material Tahap Kedua

Selanjutnya bagian gudang akan mengecek kembali material yang sudah di turunkan dari container dan mencocokkannya kembali dengan catatan tadi dan juga packing listnya secara lebih detail. 

Jika setelah di lakukan pengecekan tidak di temukan masalah maka lanjutkan ke tahapan proses selanjutnya. Jika di temukan masalah segera buatkan laporan kepada kepala gudang agar di informasikan kepada purchasing import dan juga suplier di luar negeri.

e. Pengecekan Material Oleh QC

Sama seperti halnya pada proses penerimaan barang lokal, maka segera informasikan kepada bagian quality untuk segera melakukan pengecekan material import tersebut.

f. Menginput Material Yang Di Terima Kedalam Sistem ERP

Pada saat penginputan, hanya material yang di acc oleh QC saja yang boleh di input kedalam sistem sedangkan material yang di hold atau NG tidak boleh di input dan menunggu keputusan final dari QC setelah di laporkan kepada suplier.

Demikianlah proses penerimaan barang (Receiving) di gudang baik penerimaan barang lokal maupun barang import.

Semoga artikel ini bermanfaat untuk anda semua.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog saya.

Berbagi :