Ruang Lingkup Departemen Pembelian (Purchasing)
Ruang Lingkup Departemen Pembelian (Purchasing)
Mendapatkan barang kebutuhan dengan jumlah lebih banyak namun menghabiskan biaya yang rendah adalah tujuan utama dari manajemen departemen pembelian (Purchasing).
Untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan kerja keras dari personil departemen purchasing, karena memerlukan usaha dan komunikasi yang baik dengan pemasok.
Performance personel pembelian (purchasing) diukur dari kinerja mereka melalui proses pembelian yang mereka lakukan. Departemen lain diukur pada kontribusi yang berbeda untuk organisasi atau perusahaan.
Menetapkan tanggung jawab pembelian kepada departemen lain akan membuat mereka menghabiskan waktu pada fungsi utama mereka dalam organisasi atau perusahaan.
Personil pembelian dilatih dalam penghematan biaya teknik seperti negosiasi dengan pemasok dan mencari sumber - sumber pemasok yang strategis. Insinyur, kepala departemen, dan pelanggan internal lainnya biasanya tidak melakukan hal itu, sehingga dapat menyebabkan mereka membayar dengan harga yang lebih tinggi.
Departemen pembelian memiliki alat tabungan yang menghasilkan, seperti sistem eSourcing, yang mereka miliki, sedangkan departemen yang lain tidak.
Departemen pembelian dituntut untuk mengidentifikasi dan mencari alternatif pembelian barang terbaik (murah dan berkualitas), sehingga akan memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Terlalu sering, pelanggan internal hanya pergi dan fokus dengan pemasok pertama yang mereka temukan, sehingga membuat organisasi atau perusahaan membutuhkan waktu yang sangat lama untuk mencapai keuntungan optimal mereka.
Dengan bekerja sama dengan semua departemen didalam organisasi atau perusahaan, maka departemen pembelian menyadari standar perusahaan secara lebih luas.
Dengan demikian, departemen pembelian dapat memanfaatkan volume yang dikumpulkan untuk mendapatkan biaya yang lebih rendah, meminimalkan persediaan, dan terjebak dengan persaingan harga dengan kompetitor mereka.
Personil pembelian dilatih untuk mengevaluasi kelayakan pemasok. Sementara para Insinyur, kepala departemen, dan pelanggan internal lainnya tidak, yang dapat mengakibatkan pemilihan pemasok yang tidak efisien.
Ini tidak biasa bagi para pemasok untuk mengisi departemen yang berbeda dalam organisasi yang sama dan menetapkan harga pembelian yang berbeda - beda.
Dengan memiliki departemen pembelian yang handal maka organisasi atau perusahaan dapat melakukan monitoring pembelian mereka dan mengetahui seberapa besar penghematan biaya yang bisa dilakukan oleh perusahaan untuk pembelian barang - barang kebutuhan mereka.
Tujuan Departemen Pembelian (Purchasing)
Kita akan mulai mengidentifikasi tujuan departemen pembelian mulai dari yang terburuk ke yang terbaik dalam uraian dibawah ini.
1. The Ugly - No Goals.
Pembelian departemen yang ada telah mendokumentasikan tujuan tidak bergerak dalam arah apapun. Nilai mereka tidak diukur atau dikomunikasikan kepada manajemen organisasi (perusahaan). Departemen pembelian ini cenderung menemukan diri mereka sedang dirampingkan atau outsourcing.
2. The Bad - Vague Goals.
Memiliki tujuan yang gagal untuk dicapai hampir sama sia-sianya karena tidak memiliki tujuan. Jenis tujuan membuat proses subjektif dari membedakan kinerja yang baik dari yang buruk.
Sebuah contoh akan "Meningkatkan kontrol pengeluaran." Apa artinya? Apakah itu berarti bahwa membutuhkan 25 tanda tangan untuk melakukan pembelian akan melakukan "pekerjaan yang baik?" Bisa saja agen pembelian berpikir tentang kontrol yang cukup baik namun seorang eksekutif belum tentu setuju.
3. Spesifik & Measurable Goals.
Hanya menjadi spesifik dan menggunakan nomor membuat gol jauh lebih efektif. Mari kita memodifikasi contoh terakhir ini: "Meningkatkan kontrol atas pengeluaran dengan meningkatkan biaya di bawah kontrak sebesar 25% dibanding tahun sebelumnya", Sekarang itu terdengar lebih baik.
Anda tahu apa yang dimaksud dengan "meningkatkan kontrol atas pengeluaran." Hal tersebut memungkinkan Anda untuk menentukan apakah Anda melebihi, bertemu, atau gagal memenuhi tujuan Anda.
Jika Anda meningkatkan biaya di bawah kontrak dengan hanya 20%, Anda tidak berhasil. Jika Anda mencapai peningkatan 30%, Anda melakukannya dengan sangat baik. Tujuan seperti ini memberi Anda target yang jelas untuk dicapai.
4. Money-Based-Goals.
Tujuan besar tidak hanya spesifik dan terukur, akan tetapi mereka dinyatakan dalam bahasa bisnis - uang! Alasan Anda mengurangi persediaan, cakupan peningkatan kontrak, atau mengurangi lead time adalah untuk menempatkan organisasi Anda dalam posisi keuangan yang lebih baik.
Jadi, menerjemahkan statistik lainnya menjadi uang. Melanjutkan contoh kita diatas, maka... "Meningkatkan kontrol atas pengeluaran dengan meningkatkan biaya di bawah kontrak dengan $ 3 juta." Hal itu terdengar sangat baik.
5. Organizational Strategy-Based Goals.
Goal terbaik pergi satu langkah di luar tujuan yang besar. Mereka terikat dengan strategi dan tujuan organisasi secara keseluruhan. "Meningkatkan kontrol atas pengeluaran dengan meningkatkan biaya di bawah kontrak dengan $ 3 juta" adalah tujuan besar dan mungkin gol terbaik jika tujuan organisasi adalah untuk mempertahankan atau meningkatkan profitabilitas.
Tapi bagaimana jika tujuan organisasi adalah untuk menjadi yang pertama untuk memasarkan widget baru?
Ada keputusan yang berakibat fatal antara manajemen eksekutif dan manajemen pembelian. Kecepatan, bukan kontrol biaya, harus menjadi prioritas. Goal terbaik memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.
Demikianlah ulasan tentang Ruang Lingkup Departemen Pembelian (Purchasing). Semoga bermanfaat dan dapat menambah wawasan Anda.
Posting Komentar untuk " Ruang Lingkup Departemen Pembelian (Purchasing)"