6 Masalah yang Sering Terjadi di Gudang dan Cara Mengatasinya
Masalah itu bisa disebabkan karena ketidakcocokkan antara data stok dengan persediaan barang fisik yang ada di gudang sehingga membuat manajemen pergudangan tidak efisien.
Selain itu, masih ada banyak lagi jenis permasalahan yang harus dihadapi oleh pebisnis dalam mengelola manajemen gudangnya.
Jika Anda belum mengetahui masalah apa saja yang bisa mengancam operasional gudang Anda serta berdampak fatal pada bisnis, maka simak uraiannya berikut ini.
6 Masalah yang Sering Terjadi di Gudang dan Cara Mengatasinya
a. Selisih Stok Barang
Aset terpenting yang harus selalu dijaga dalam gudang yaitu stok barang. Menjaga supaya jumlah barang yang tercatat sesuai dengan jumlah barang yang di gudang adalah tantangan terberat dalam manajemen stok barang.
Siapa yang mengatakan bahwa mengelola persediaan stok barang merupakan hal yang mudah untuk dilakukan oleh pebisnis ?
Pengelolaan stok ini bisa menjadi masalah yang selalu dihadapi oleh pelaku usaha termasuk Anda ketika mengurus manajemen gudang.
Sering kali terjadi adanya perbedaan jumlah persediaan barang antara pencatatan (kartu stok) dan stok fisiknya (Aktual) saat dilaksanakan perhitungan stok sehingga mengakibatkan adanya selisih stok barang.
Jangan salah, masalah yang satu ini akan berdampak langsung terhadap operasional bisnis Anda.
Coba saja Anda bayangkan kalau pencatatan persediaan barang ada 15 pcs padahal barang fisiknya di gudang hanya ada 5 pcs.
Pastinya Anda akan terkendala untuk memenuhi pesanan konsumen dan membutuhkan waktu untuk melakukan penyesuaian stok tersebut.
Untuk mengantisipasi kejadian tersebut, Anda bisa mengecek kondisi stok barang di gudang dan lakukan hal itu secara rutin.
b. Pengelolaan Persediaan Barang Masih Manual
Walaupun zaman modern, ternyata masih banyak juga pebisnis yang mengurus segala kebutuhan manajemen gudang dengan cara yang manual.
Terlebih Anda seringkali mengalami data stok barang yang tidak akurat dan bisa disebabkan karena terjadinya human error.
Sebagai contoh, misalnya kesalahan pencatatan persediaan barang fisik jumlahnya ada 15 pcs tapi yang ditulis ternyata stoknya 20 pcs.
Dari situ terlihat kesalahan dalam pencatatan stok, dimana perbedaan perhitungan awal, stok regular, atau terjadi kesalahan pengambilan pesanan akan berpengaruh terhadap manajemen sistem gudang.
Mendapatkan catatan stok barang yang akurat juga menjadi keinginan pelaku usaha, karena data yang akurat bisa membuat proses pergudangan menjadi lebih lancar.
Bisa dikatakan bahwa kedua hal ini saling berkaitan dan menjadi salah satu masalah yang sering terjadi di gudang, apalagi mencatat secara manual ternyata menghabiskan waktu yang lebih banyak.
Sebagian pebisnis dan pelaku usaha masih banyak yang belum tahu kalau sekarang ini sudah ada sistem digital yang dapat memudahkan mereka dalam mengelola gudang dengan baik.
Adanya sistem WMS (Warehouse Management System) ini akan sangat bermanfaat dan membantu untuk Anda sebagai pebisnis terlebih dalam proses memasukkan data dan laporan stok barang.
Selain itu, Anda dapat melakukan tindakan di bawah ini:
- Menjalankan pelatihan intensif untuk para staf gudang. Dengan demikian, meski bisnis anda sedang sibuk-sibuknya melayani pelanggan, akurasi data akan tetap terjaga.
- Berikan pelatihan kepada setiap staf di perusahaan anda tentang bagaimana sistem gudang anda bekerja. Dengan demikian, setiap pekerja bisa saling bertukar informasi ketika terjadi masalah.
- Perpendek jeda waktu antar pelaksanaan perhitungan stok gudang. Pada umumnya kesalahan pencatatan bukan akibat barang tersebut hilang atau tercuri, akan tetapi karena salah peletakannya. Dengan seringnya dilakukan perhitungan stok ini, maka angka kesalahan bisa tertekan seminimal mungkin.
c. Kurangnya Penataan Tata Letak Gudang
Setiap industri memiliki cara sendiri dalam mengatur tata letak barang di gudang mereka. Artinya adalah bahwa belum tentu tata letak gudang yang cocok untuk bisnis retail bisa terpakai pada gudang bisnis manufaktur atau rental, begitu juga sebaliknya.
Ternyata tidak maksimalnya penataan layout di gudang juga menjadi masalah yang sering terjadi di gudang. Tata letak gudang (Layout) yang berantakan dan tidak terorganisir dengan baik akan mengurangi efisiensi proses operasional gudang Anda.
Masalah alokasi dan penempatan barang umumnya akan bertambah parah seiring waktu berjalan dan terjadinya pembiaran. Saat barang-barang baru terus bertambah dan ketersediaan tempat penyimpanan semakin menipis di gudang, maka masalah pun akan semakin bertumpuk.
Contohnya, Anda akan merasa kesulitan dalam mencari barang terlaris yang ternyata diletakkan di rak paling belakang sedangkan produk yang kurang laku justru ditempatkan di rak paling depan.
Ketika staff gudang Anda ingin mengambil produk laris tersebut, maka itu bisa menghabiskan banyak waktu, sebab penempatan barang tersebut berada di bagian belakang sehingga sulit untuk menjangkaunya.
Dari situ dapat terlihat kalau Anda tidak memanfaatkan layout gudang secara optimal.
Nah, supaya lebih optimal ada baiknya Anda menyusun item yang paling banyak dijual supaya berada di rak bagian depan sehingga lebih mudah diakses oleh staff gudang.
Dengan demikian, maka tidak akan memakan banyak waktu untuk mengambil barang sekaligus pengiriman bisa dilakukan dengan cepat.
Supaya Anda makin memahami penempatan layout warehouse, Anda bisa memulainya dengan membuat denah visual terlebih dulu.
Dan jangan lupa untuk mengkategorikan setiap barang yang ada di rak agar Anda lebih gampang saat melakukan pencatatan persediaan.
Berikan label pada tempat dan rak penyimpanan, gunakan juga rak yang lebih tinggi.
d. Proses Penerimaan dan Pengiriman Barang Tidak Optimal
Masalah selanjutnya yang kerap kali dialami oleh pebisnis disebabkan karena kurang optimalnya proses penerimaan maupun pengiriman barang.
Biasanya, seringkali staff gudang kesulitan untuk mencatat setiap barang yang masuk dan keluar dari gudang bahkan sering terjadi selisih stok barang.
Maka dari itu, masalah proses masuk dan keluarnya barang dari gudang menjadi fokus utama supaya terjadi terjadi kendala lainnya.
Umumnya untuk mengatasi masalah tersebut, Anda bisa menerapkan serial number dan batch number di masing-masing item.
Jadi, kalau ada barang yang keluar maupun masuk Anda tinggal scan barcode saja dan mendatanya melalui sistem.
Anda juga tidak akan kesulitan untuk melacak barang yang dipindahkan dari gudang yang satu ke gudang lainnya.
e. Naik Turunnya Permintaan Barang dari Pelanggan
Ada banyak sekali faktor yang mengakibatkan masalah ini terjadi. Beberapa waktu lalu kita menyaksikan munculnya masalah finansial secara global yang mengakibatkan turunnya daya beli masyarakat. Akibatnya persediaan barang yang ada di gudang pun tidak terjual dan membuat banyak perusahaan yang merugi.
Hal tersebut memang sulit untuk diprediksi, namun bukan berarti sama sekali tidak bisa dihindari. Salah satu cara mengantisipasinya adalah dengan membuat perhitungan reorder point yang tepat.
Dengan reorder point ini, maka kerugian perusahaan pun bisa diminimalisir dan Anda bisa mengganti kerugian tersebut di waktu yang akan datang.
f. Tercampurnya Produk Kadaluarsa Dengan Produk Lainnya
Seringkali permasalahan yang terjadi di gudang yaitu produk expired bercampur dengan produk lainnya.
Dengan mencampur antara stok barang yang lama dan baru akan membuat Anda merasa bingung ketika melakukan pengecekan dan pencatatan stok barang.
Tercampurnya produk kadaluarsa tentunya menjadi kendala besar khususnya bagi Anda yang berjualan produk yang ada batas waktu kadaluarsa nya.
Mungkin saja Anda belum mengoptimalkan manajemen gudang Anda, salah satunya menerapkan metode persediaan barang.
Ada berbagai metode manajemen persediaan tapi untuk barang yang memiliki batas waktu Anda dapat menggunakan metode FEFO (First Expired First Out)
Kalau melakukannya secara manual pasti menyulitkan bukan ?
Agar lebih mudah, Anda dapat memilih sistem manajemen gudang yang menerapkan metode FEFO untuk barang yang expired.
Poin Penting
Ternyata pengelolaan gudang tidak semudah yang dibayangkan, banyak sekali masalah yang dihadapi oleh para pebisnis saat mengelola stok barangnya di gudang.
Karena sekarang Anda sudah mengetahui apa saja kendala dalam mengurus proses pergudangan maka sekarang Anda sudah tidak perlu khawatir lagi untuk mengatasi semua kendala tersebut.
Posting Komentar untuk " 6 Masalah yang Sering Terjadi di Gudang dan Cara Mengatasinya"