Apa itu Warehouse Management System?

Daftar Isi

Apa itu Warehouse Management System?

Bagi Anda yang bergelut dalam dunia supply chain dan pergudangan tentu sudah sangat akrab dengan istilah yang satu ini. Warehouse Management System (WMS) disebut juga Sistem Manajemen Gudang.

Saya telah cukup banyak menulis artikel terkait dengan manajemen gudang sebelumnya, jadi bagi Anda yang belum membacanya silahkan membacanya terlebih dahulu.

Karena operasional pergudangan saat ini telah berkembang dengan sangat pesat maka kegiatan manajemen gudang juga berkembang menjadi lebih kompleks. Ada kebutuhan untuk mengotomatiskan semua proses untuk menyelaraskannya dengan otomatisasi yang sudah terjadi dalam manajemen rantai pasokan (SCM).

Dalam hal ini, sistem Manajemen Gudang Modern dapat membantu. Di era rantai pasokan global yang semakin kompleks dan siklus manufaktur yang memproduksi dan mengirimkan barang ke pelanggan dengan lebih cepat dari sebelumnya, maka manajemen gudang telah terjebak di antara keduanya.

Karena kedua tren ini terus berlanjut dan semakin berkembang pesat, sistem pergudangan, apakah itu 3PL atau pergudangan tradisional yang dioperasikan oleh perusahaan manufaktur dan distribusi, telah melihat ke kebutuhan otomatisasi perangkat lunak (software) dalam bentuk Sistem Manajemen Gudang (WMS) untuk meningkatkan proses mereka, menahan barang dengan lebih efisien dan memilih dan kirimkan mereka lebih cepat.

Salah satu pendorong adopsi WMS tersebut adalah kompleksitas. Karena ekspektasi konsumen dan e-commerce memainkan peran yang semakin penting dalam menetapkan waktu pengiriman, maka gudang saat ini mungkin tidak hanya mengambil dan mengirimkan seluruh palet saja.

Saat ini, hanya 9% dari pusat distribusi dan gudang yang menggunakan palet, dengan 46% menangani palet, peti, dan pesanan satu bagian.

Sebelum melanjutkan pembahasan ini, apakah Anda tahu, apa itu perangkat lunak manajemen gudang? Sistem Manajemen Gudang (WMS) adalah platform perangkat lunak yang memungkinkan perusahaan mengontrol operasi gudang mereka dengan mengotomatiskan proses untuk membentuk solusi ujung ke ujung (E2ES).

Mereka dapat mengatur kendali atas operasi tersebut mulai dari saat barang dan material masuk hingga dikirim keluar.

Banyak perusahaan telah pindah untuk mengimplementasikan solusi perangkat lunak dalam manajemen rantai pasokan dan dalam manajemen manufaktur dengan platform seperti sistem ERP modular berbasis cloud.

Sekarang, mereka ingin meningkatkan efisiensi di gudang yang dapat mengikat peningkatan produktivitas itu bersama-sama untuk meningkatkan efisiensi operasi secara keseluruhan. Dan dengan mengadopsi WMS tersebut, hasil studi menunjukkan bahwa perusahaan dapat meningkatkan efisiensi gudang sebanyak 25% sambil mendapatkan kembali hingga 30% dari ruang yang tersedia.

Ada banyak jenis solusi perangkat lunak Sistem Manajemen Gudang yang tersedia, bergantung pada ukuran dan sumber daya yang tersedia dan yang Anda miliki.

Namun demikian, masih banyak perusahaan yang mengelola operasional pergudangannya secara manual dengan menggunakan spreadsheet, notes, dan sistem penghitungan manual. Namun, perangkat lunak WMS saat ini fleksibel dan dapat diskalakan untuk digunakan oleh bisnis kecil dan menengah melalui perusahaan besar.

Perangkat lunak WMS dapat berupa sistem tradisional, mandiri, di lokasi tanpa sistem atau data lain yang masuk atau keluar dari perangkat lunak itu sendiri. Ini digunakan hanya di jaringan internal perusahaan.

WMS juga dapat berupa sistem perangkat lunak modular yang dapat diintegrasikan melalui API dengan sistem ERP yang ada atau dengan sistem manajemen rantai pasokan. Mereka mungkin juga berbasis cloud, yang selalu memberikan versi terbaru kepada pelanggan.

Dari jenis ini, yang dapat berintegrasi dengan sistem ERP dan SCM dan yang berbasis cloud lebih serbaguna. Mereka dapat diskalakan dan dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan "ukuran yang tepat" dari perusahaan mana pun.

Dengan mengizinkan perusahaan memilih fungsionalitas berdasarkan kebutuhan, kurva pembelajaran berkurang dan staf tidak merasa kewalahan dengan fitur yang tidak mereka butuhkan.

Meskipun produk mungkin berbeda, ada banyak fitur umum yang disertakan dalam platform perangkat lunak Sistem Manajemen Gudang saat ini.

Fitur ini mencakup hal - hal sebagai berikut:

1. Desain Alur Kerja

Pelanggan dapat membuat alur kerja yang dikustomisasi yang menyertakan logika pemilihan tingkat lanjut. Praktik gudang dimasa lalu sering kali mengelompokkan produk berdasarkan jenis atau kategori.

Namun, karena biaya penyimpanan meningkat dan ruang menjadi lebih mahal, maka menggunakan WMS dengan kemampuan slot nampan (slotting) untuk memaksimalkan ruang penyimpanan memungkinkan penggunaan ruang itu menjadi lebih efisien.

2. Pelacakan Inventaris

Ini adalah penyebab sakit kepala yang sering dialami oleh para manajer gudang. Namun saat ini, ketika pelacakan inventaris telah dioptimalkan dalam WMS telah memungkinkan kemudahan dalam menemukan barang saat perlu ditransfer atau dikirim ke pelanggan.

Dengan menggunakan pemindai kode batang (Barcode scanner), pekerja dapat menemukan barang melalui identifikasi frekuensi radio (RFID) atau identifikasi otomatis dan pengambilan data (AIDC).

3. Penerimaan Dan Lokasi

Program WMS juga menyediakan berbagai fitur lokasi lanjutan seperti sistem pilih-ke-cahaya atau pilih-ke-suara untuk lokasi barang yang akurat.

4. Pilih Dan Kemas

Rata-rata, gudang sekarang luasnya hampir sepertiga lebih besar dari satu dekade lalu. Karena itu, mengirim pekerja keluar dengan jalur pengambilan yang panjang dan berliku sangat tidak efisien.

Perangkat lunak WMS memungkinkan perusahaan menerapkan sistem pengambilan lanjutan yang memanfaatkan kekuatan analitik WMS. Ini termasuk metode zona, gelombang, dan pengambilan batch.

Pekerja dapat dipandu pada jalur fisik yang paling efisien untuk pengambilan barang mereka guna mengurangi waktu dan kelelahan.

5. Pengiriman

Dengan menggunakan perangkat lunak ERP atau SCM perusahaan atau melalui kapabilitas berbasis cloud, perangkat lunak WMS memungkinkan perusahaan untuk menjadi proaktif di sisi administratif juga. Bills of Lading (BOL), daftar pengepakan, faktur, dan pemberitahuan pengiriman di muka dapat dibuat dan dikirim ke pelanggan secara otomatis.

6. Tenaga Kerja

Sebanyak 65% operasi gudang terdiri dari tenaga kerja. Dengan memberi manajer kemampuan untuk memantau KPI tentang kinerja pekerja, pemanfaatan tenaga kerja akan dapat dioptimalkan.

7. Manajemen Dermaga

Ini dikenal sebagai "Lalu Lintas" di banyak operasi gudang, WMS dapat digunakan untuk memandu pengemudi truk ke lokasi yang tepat di dermaga dan memberi mereka waktu dermaga yang dioptimalkan.

8. Laporan

Karena perangkat lunak WMS menyediakan data dan analisis secara real-time, maka manajer dapat memilih dari berbagai laporan untuk memantau kesehatan operasi mereka dan membuat keputusan dengan data terkini di ujung jari mereka.

Jadi, apa jenis platform Sistem Manajemen Gudang terbaik untuk digunakan? Seperti biasa, jawaban tersebut bergantung pada ukuran, skala, ruang lingkup, kompleksitas, dan faktor lain yang unik untuk setiap perusahaan.

Contoh Jenis - Jenis WMS

Namun, ada manfaat dan pengorbanannya, dan berikut adalah beberapa sistem yang dapat menjadi referensi untuk Anda, antara lain:

a. Standalone

Sistem mandiri dapat membantu mengelola gudang saat ini. Dan sebagai pengganti sistem manual atau berbasis spreadsheet, tentunya dapat meningkatkan kinerja gudang. Tetapi sistem mandiri memiliki beberapa kelemahan.

Salah satu contohnya adalah mereka harus diperbarui secara berkala. Ini bisa mahal dan mengganggu pengoperasian. Juga bermasalah untuk menskalakan sistem mandiri karena versi baru lagi-lagi harus dibeli dan dipasang dan pelatihan mungkin ekstensif.

b. WMS Berbasis ERP

Perangkat lunak WMS berbasis ERP memiliki banyak keunggulan. Ini membantu data unsiloed dan menstandarisasi data di seluruh organisasi sebagai bagian dari sistem ERP terintegrasi.

Dengan demikian, data gudang dapat digunakan untuk fungsionalitas seperti EDI yang disematkan, mengikat langsung ke pesanan penjualan, integrasi, dan analisis di MRP untuk tampilan operasi yang lebih holistik dan manajemen pengiriman tingkat lanjut.

c. WMS Berbasis Cloud

WMS berbasis cloud adalah perangkat lunak sebagai layanan. Misalnya model SaaS yang menggunakan teknologi cloud untuk mengelola input WMS. Dapat digunakan oleh semua jenis dan ukuran perusahaan, tetapi akan sangat berguna terutama untuk bisnis skala kecil dan menengah ( UKM) yang memerlukan fleksibilitas dan modularitas dalam sistem mereka.

Sistem berbasis cloud selalu menawarkan versi perangkat lunak terbaru tanpa perlu peningkatan. Sistem ini juga memungkinkan operasi yang lebih kecil dan tidak rumit untuk mengaktifkan dan menonaktifkan fitur sesuai kebutuhan sehingga sistem gesit untuk memenuhi kebutuhan staf.

Dapat diskalakan seiring pertumbuhan perusahaan dan menyediakan bukti bencana untuk data perusahaan jika terjadi krisis.

Dari ketiga jenis sistem WMS di atas, sistem berbasis ERP dan berbasis Cloud adalah pilihan terbaik untuk hampir semua jenis perusahaan.

Selain manfaat seperti waktu pemenuhan yang berkurang, akurasi inventaris yang lebih baik, pemanfaatan ruang yang lebih baik, dan biaya yang lebih rendah dengan produktivitas yang lebih tinggi, kedua sistem ini memberikan fleksibilitas dan skalabilitas dengan biaya yang lebih rendah yang tidak ditemukan dalam standar sistem standalone.

Untuk menerapkan dan menggunakan Sistem Manajemen Gudang modern, perusahaan harus memutuskan apa yang mereka butuhkan. Ukuran, skala, pertumbuhan dari waktu ke waktu, kompleksitas, waktu pengiriman rata-rata, peningkatan efisiensi dan faktor-faktor lain harus dijawab untuk menentukan jenis sistem yang dibutuhkan.

Setelah selesai, beberapa langkah sederhana dapat membuat WMS baru aktif dan berjalan dengan hasil yang baik.

Langkah-langkah tersebut meliputi:

Map out Needs

Ingatlah untuk mempertimbangkan masalah seperti kompleksitas operasi, ukuran gudang saat ini, area kritis yang perlu perbaikan, dan sebagainya.

Tentukan Jenis Sistem

Berdasarkan kebutuhan, tentukan jenis sistem yang dibutuhkan. Jika Anda sudah memiliki sistem ERP, apakah itu memungkinkan integrasi? Jika staf Anda kecil dan memiliki banyak pekerjaan, opsi berbasis cloud dapat mengurangi waktu pelatihan.

Jenis sistem yang dipilih mungkin juga merupakan fungsi dari ukuran dan kapabilitas kumpulan keterampilan TI internal Anda.

Instal Sistem dan Unggah Data Saat Ini

Sistem apa pun hanya sebaik input data saja. Jika memasang sistem WMS baru, penghentian paksa untuk inventaris dan rekonsiliasi yang lengkap dan akurat mungkin diperlukan sebelum digunakan. Ini memberi Anda keyakinan bahwa input data sudah benar sejak awal.

Melatih Staf

Ini tidak hanya berarti antarmuka sistem. Sistem perangkat lunak WMS memiliki jangkauan yang luas dan membutuhkan pelatihan tentang antarmuka sistem, penggunaan pemindai kode batang, dan pelatihan tentang sistem fisik yang benar (seperti berjalan di jalur yang ditunjukkan dalam alur kerja) untuk memanfaatkan semua fungsionalitas yang tersedia. Ini adalah sistem yang membantu mengelola proses digital dan fisik.

Fungsionalitas yang Disesuaikan dengan Kebutuhan - Ukuran penting dalam manufaktur

Dan bisnis kecil serta menengah mungkin tidak membutuhkan fungsionalitas perusahaan besar. Dengan menganalisis hasil awal, Anda dapat memutuskan fungsionalitas apa yang akan dinonaktifkan dan fungsionalitas apa yang dijalankan untuk menyesuaikan pengalaman pengguna dengan staf Anda dan kebutuhan unik perusahaan Anda.

Karena pergudangan telah berkembang menjadi lebih kompleks, ada kebutuhan untuk mengotomatiskan semua proses untuk menyelaraskannya dengan otomatisasi yang sudah terjadi dalam manajemen rantai pasokan (SCM) dan dalam manajemen perusahaan melalui penggunaan sistem ERP yang canggih.

Dengan mengadopsi WMS, perusahaan dapat menyelesaikan loop dan mengoptimalkan proses mereka secara end-to-end.

Itulah ulasan mengenai Apa itu Warehouse Management System. Semoga ulasan artikel ini dapat menambah wawasan Anda.