Strategi Manajemen Persediaan Barang
Strategi Manajemen Persediaan Barang
Artikel ini adalah artikel yang menjawab beberapa pertanyaan yang dipikirkan dengan baik yang diajukan oleh salah seorang pembaca mengenai postingan saya sebelumnya, tentang 5 jenis sistem manajemen persediaan.
Seberapa akurat prakiraan persediaan Anda saat ini?
Pertama-tama, tingkat akurasi prakiraan persediaan dapat bervariasi. Pada dasarnya, semakin akurat perkiraannya, semakin sedikit inventaris yang dapat Anda simpan. Alasan utama mengapa persediaan perlu diadakan adalah karena adanya ketidakpastian permintaan.
Persediaan (Inventaris) pada dasarnya adalah jaring pengaman terhadap berbagai tingkat kemungkinan kehabisan stok. Dengan kata lain, selalu ada kemungkinan Anda BISA kehabisan.
Misalkan Anda memiliki perkiraan permintaan yang tampaknya rata-rata 100 unit sehari dengan deviasi standar 10 unit. Jadi, jika Anda mau, Anda dapat memproduksi 100 sehari, tetapi pada hari-hari ketika permintaan menyimpang di atas 100 unit, Anda akan kehabisan dan kembali ke jalurnya ketika Anda memiliki satu hari di bawah 100.
Persediaan (Inventaris) memberi Anda perlindungan tambahan terhadap stok habis bahkan pada hari-hari ketika Anda menyimpang ke arah yang positif.
Bergantung pada seberapa aman Anda ingin, Anda dapat menyimpan lebih banyak atau lebih sedikit inventaris, tetapi bahkan jika Anda memiliki 10.000 unit, ingatlah bahwa selalu ada beberapa persentase, meskipun sangat kecil sehingga Anda tetap berpeluang untuk mengalami hari yang BENAR-BENAR besar dan terjual habis . (Pilihan lainnya adalah dengan mengendurkan kapasitas untuk memenuhi hari-hari besar).
Seberapa jauh ke masa depan prakiraan persediaan ini akurat?
Perkiraan permintaan dapat terus berubah seiring berjalannya waktu. Misalnya, mungkin Anda menjual suku cadang yang diperlukan untuk mobil hibrida.
Proyeksi permintaan Anda mungkin ditetapkan pada 1.000 unit sehari dengan deviasi standar 200 unit, tetapi jika harga gas melonjak hingga $ 8 per galon, Anda dapat menghargai bahwa permintaan Anda kemungkinan besar akan meningkat.
Peningkatan permintaan ini bisa bersifat jangka panjang dan prakiraan akibatnya mungkin sangat tidak akurat untuk beberapa bulan mendatang. Seperti yang saya harap telah saya tunjukkan, permintaan dapat berubah dengan sangat cepat.
Berapa banyak pekerjaan yang dilakukan untuk menyusun prakiraan itu?
Biasanya sangat banyak. Saya tidak akan menjelaskan secara detail, tetapi ada banyak variabel yang masuk ke perkiraan permintaan dan ini adalah sesuatu yang akan lebih diperlengkapi oleh pakar pemasaran untuk membantu Anda.
Berdasarkan pekerjaan saya yang terbatas dalam memperoleh permintaan, saya dapat memberi tahu Anda bahwa itu bisa sangat sulit.
Namun, jika Anda beruntung dan permintaan stabil untuk jangka waktu yang lama dan tampaknya tetap stabil, ini bisa menjadi cukup sederhana jika catatan permintaan yang layak telah disimpan.
Mari kita lihat ujung spektrum yang berlawanan. Dalam situasi apa mungkin untuk mengelola tanpa prakiraan rinci?
Sebagai tanggapan atas rangkaian pertanyaan Anda berikutnya, jawaban saya adalah bahwa tanpa perkiraan permintaan yang terperinci, tingkat inventaris yang tepat tidak dapat ditetapkan secara akurat.
Jika Anda tidak tahu apa permintaan Anda nantinya, salah satu dari tiga situasi ini akan menimpa perusahaan Anda, antara lain:
1. Anda di bawah produksi dan ditinggalkan dengan catatan pemesanan awal yang besar / bisnis yang hilang dari pesaing / keduanya.
2. Anda memproduksi berlebihan dan memiliki lebih banyak inventaris daripada yang Anda tahu harus dilakukan. Semoga biaya penyimpanannya rendah dan lebih mudah lagi, produk Anda tidak akan menjadi usang sebelum Anda dapat menjual semuanya.
3. Anda beruntung dan Anda menghasilkan apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya. Tanpa ramalan rinci, keberuntungan adalah apa yang Anda butuhkan untuk mencapai ini.
Kebijakan operasional apa yang perlu ada?
Kebijakan operasional tanpa perkiraan rinci kemungkinan besar akan didorong oleh biaya penyimpanan dan biaya pemesanan di awal. Jika Anda memiliki biaya penyimpanan yang rendah, dan biaya pemesanan di awal yang tinggi, maka masuk akal untuk memproduksi secara berlebihan.
Skenario kasus yang lebih buruk Anda menyimpan inventaris ekstra. Ini mungkin dianggap sebagai harga kecil yang harus dibayar untuk mencegah potensi kerugian bisnis dari pemesanan di belakang.
Selain itu, jika perusahaan Anda memiliki jaminan klausul pengiriman tepat waktu dengan siapa Anda memasok unit, pemesanan di awal mungkin merupakan pilihan yang sangat mahal.
Namun, jika pemesanan di awal menghasilkan biaya yang minimal dan biaya penyimpanan sangat mahal, maka produksi kurang mungkin merupakan pilihan yang lebih baik.
Sasarannya, tentu saja untuk memastikan produk yang tepat berada di tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Anda benar, ini adalah "tujuan" yang di maksudkan. Namun, pasti ada pengecualian untuk ini. Saya yakin saya telah menjelaskan alasannya, tetapi hanya untuk menegaskan kembali, terkadang satu-satunya cara untuk memastikan bahwa produk dapat dikirim pada waktu yang tepat adalah dengan memproduksi secara berlebihan, dengan menyediakan jaring pengaman inventaris bagi perusahaan Anda.
Jika biaya penyimpanan (yang akan dikeluarkan jika permintaan KURANG dari yang Anda proyeksikan) sangat tinggi, jauh lebih bijaksana untuk mengambil risiko produksi yang kurang. Ya, ini akan menimbulkan biaya pemesanan di awal.
Biaya ini perlu dibandingkan dengan biaya penyimpanan dan keputusan perlu dibuat, sehubungan dengan kebijakan perusahaan lainnya, mengenai apakah risiko kelebihan produksi, atau kekurangan produksi harus dibuat atau tidak.
Memutuskan di mana akan meletakkan gudang, pabrik, dan kantor Anda bisa menjadi rumit, tetapi merupakan langkah penting dalam mengelola operasi Anda dan membantu Anda mengurangi biaya inventaris. Pertama saya akan membahas pentingnya dan kemudian langkah-langkah yang terlibat.
Alasan terpenting untuk memilih lokasi yang baik adalah untuk mengurangi biaya pengiriman. Penting untuk meminimalkan biaya pengiriman masuk dan keluar di seluruh rantai pasokan saat menentukan lokasi ideal Anda.
Alasan ini seharusnya cukup jelas. Mendirikan pabrik di negara bagian yang sama di mana gudang, distributor, dan sebagian besar penjualan berasal akan menghemat banyak uang bagi perusahaan. Penting juga untuk mencoba mendapatkan suku cadang dari pemasok yang berlokasi dekat dengan operasi internal Anda.
Sejauh menyangkut manajemen inventaris, logistik masuk dan keluar dapat sangat terpengaruh dengan memiliki lokasi yang prima. Alasannya adalah karena waktu tunggu. Dalam artikel yang terbaru, saya telah banyak membahas Re-Order Point.
Alasan utama mengapa persediaan disimpan adalah karena ketidakpastian permintaan. Jika permintaan naik di atas ekspektasi perkiraan penjualan, inventaris tersedia untuk membantu memenuhi pesanan hingga lebih banyak suku cadang dapat tiba.
Dengan pengiriman semalam hari ini, ini mungkin bukan masalah besar, tetapi lokasi yang dekat dengan pemasok dapat membantu memfasilitasi waktu tunggu yang lebih singkat.
Keuntungan yang kurang obyektif untuk dipertimbangkan adalah mengenai apakah Anda benar-benar ingin melakukan perjalanan sejauh ini atau tidak setiap kali Anda harus pergi ke salah satu lokasi yang terlibat dalam rantai pasokan Anda. Secara obyektif, biaya perjalanan bisa mulai bertambah.
Untuk mengetahui lokasi Anda, penting untuk menentukan dari mana semua komponen masuk Anda berasal, dan juga ke mana semua barang keluar Anda akan dikirim. Anda juga perlu menentukan berapa banyak dari setiap barang yang akan Anda kirim atau terima dan berapa berat setiap barang.
Secara tradisional, fokus pada manajemen inventaris selalu tentang tidak kehabisan barang jadi. Pabrikan akan menimbun bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi dalam jumlah yang berlebihan dengan memperhatikan bukan untuk biaya penyimpanan tetapi hanya untuk melindungi dari persediaan habis.
Jika permintaan lebih tinggi dari yang diharapkan atau pemasok melewatkan pengiriman, inventaris akan membebaskan manajer. Selama pengiriman keluar terpenuhi, begitu pula para manajer operasi.
Bahkan saat ini, saya melihat kebijakan ini dalam situasi sehari-hari. Baru-baru ini, saya berhubungan dengan manajer yang kebijakan inventarisnya sederhana, belilah persediaan sebanyak yang dia bisa muat di kantor.
Saat saya sedang makan siang, saya melihat kebijakan yang sama ketika saya melihat ke dapur - persediaan kacang panggang selama dua tahun. Jadi apa masalahnya dengan kebijakan ini? Masalahnya adalah menahan biaya dan secara tradisional, karena kurangnya teknologi, sebagian besar manajer mengabaikannya.
Biaya penyimpanan dapat didefinisikan sebagai biaya tahunan yang dikeluarkan dengan menyimpan persediaan (termasuk Raw Material, Work In Process, dan Finish Good). Jumlah rupiah untuk biaya penyimpanan biasanya berkisar antara 20-40% dari persediaan rata-rata tahunan.
Misalnya, jika sebuah perusahaan memiliki persediaan rata-rata Rp 100.000.000.000 perusahaan tersebut akan memiliki biaya penyimpanan tahunan setidaknya Rp 20.000.000.000.
Faktor umum yang menaikkan biaya penyimpanan termasuk biaya peluang, peningkatan sewa yang diperlukan untuk ruang inventaris, premi yang lebih tinggi untuk mengasuransikan inventaris, dan biaya barang usang.
Biaya peluang seringkali merupakan biaya tertinggi. Misalnya, jika perusahaan memiliki tingkat persediaan rata-rata yang menghasilkan barang senilai Rp 100 Miliar, perusahaan tersebut secara efektif memiliki Rp. 100 Miliar yang terikat dalam persediaan.
Dengan asumsi dana ini tidak dipinjamkan ke perusahaan (yang langsung menimbulkan beban bunga), maka dana ini harus digunakan dalam investasi lain.
Dalam kasus kacang panggang diatas, mungkin saya terlalu banyak menganalisis biaya penyimpanan selama istirahat makan siang. Lagi pula, bahkan 40% per tahun untuk pasokan kacang panggang restoran senilai 3 juta rupiah tidak berarti banyak.
Ini tentu saja tidak sebesar biaya yang terlibat untuk menempatkan perangkat lunak pengoptimalan inventaris, tetapi pikirkan tentang perusahaan dalam contoh. Bukankah layak untuk melihat kembali persediaan yang tidak dibutuhkan untuk perusahaan dengan persediaan Rp. 100 Miliar?
Bagaimana jika persediaan perusahaan menurun nilainya secara substansial dari hari ke hari? Atau perusahaan yang inventarisnya tidak sekecil kacang panggang. Layak untuk dilihat kedua dan tampilan kedua itu mencapai hasil yang luar biasa.
Dengan menggunakan teknologi saat ini, produsen dan pengecer mencapai perputaran inventaris yang sama menakjubkannya dengan rantai pasokan yang memproduksinya. Ambil contoh adalah Dell.
Dell telah mencapai sistem yang terkadang membuat mereka memiliki persediaan rata-rata cukup lama untuk bertahan hanya tiga hari. Alih-alih menimbulkan biaya penyimpanan, Dell tidak memesan hingga permintaan tersedia.
Sistem yang dicapai Dell disebut sebagai sistem Just In Time (JIT). JIT dirancang untuk menjaga persediaan serendah mungkin dengan hanya memproduksi apa yang dibutuhkan dan kapan dibutuhkan.
Teknologi yang terlibat memungkinkan pelanggan untuk melakukan pemesanan di situs web Dell dan menerima komputer mereka dalam beberapa hari. Situs web Dell terhubung ke sistem pertukaran data elektronik (EDI) mereka yang memungkinkan pemasok untuk melihat suku cadang apa yang dibutuhkan Dell segera setelah pelanggan memesan komputer.
Pemasok, yang melakukan beberapa pengiriman ke Dell setiap hari, memasok Dell dengan suku cadang yang mereka butuhkan saat, dan hanya jika, mereka membutuhkannya. Meskipun perangkat lunak itu mahal, bagi Dell, dan beberapa perusahaan lain, hasilnya adalah penghematan yang memberikan keunggulan kompetitif.
Namun, JIT adalah sistem yang sangat sulit untuk dipasang yang membutuhkan praktik bertahun-tahun dan pemasok yang sangat kooperatif untuk menyempurnakannya. Bagi banyak perusahaan, ini bukanlah pilihan.
Secara khusus, sistem ini tidak dirancang untuk produk dengan biaya pemesanan di awal yang sangat besar.
Biaya pemesanan di awal adalah biaya yang terkait dengan kegagalan untuk memenuhi permintaan. Mungkin produk adalah komoditas dan biayanya tidak lebih dari pendapatan yang hilang, tetapi mungkin pemesanan di awal menghasilkan kata-kata buruk yang mendorong biaya lebih tinggi daripada pendapatan yang hilang.
Penting bagi perusahaan untuk menentukan perkiraan biaya yang terkait dengan pemesanan di awal. Ketika ini tercapai, manajer dapat membandingkan biaya penyimpanan dengan pemesanan di belakang untuk membantu menentukan tingkat persediaan yang optimal.
Sayangnya, biaya pemesanan di awal dan biaya penyimpanan bukan satu-satunya variabel yang terlibat dengan tingkat inventaris yang optimal. Biaya lain seperti biaya pemesanan (biaya yang terkait dengan pemesanan.
Termasuk dokumen, jumlah inventaris, dan sebagainya), waktu tunggu pemasok (berapa lama waktu yang dibutuhkan antara memesan dan menerima bahan), dan waktu tunggu pasokan dan variasi permintaan juga merupakan variabel penting yang dapat tidak diabaikan.
Semua variabel ini dapat membuat tingkat persediaan yang optimal menjadi sangat sulit untuk ditentukan oleh manajer. Saat ini, solusi bisnis perangkat lunak membantu meringankan beban kerja dan menurunkan biaya (khususnya, biaya pemesanan).
Teknologi membawa manajemen inventaris ke tempat-tempat yang tidak pernah memungkinkan. Tag Identifikasi Frekuensi Radio (RFID) mengirimkan gelombang radio yang memungkinkan manajer melacak inventaris tanpa penghitungan fisik. EDI memesan pasokan secara otomatis.
Perangkat lunak mampu menghasilkan spreadsheet yang melakukan pengoptimalan kompleks. Teknologi menunjukkan kepada kita apa yang harus dilakukan, manajer perlu mewujudkannya.
Direktur pemasaran perlu membuat perkiraan yang akurat. Hubungan perlu dibangun dengan pemasok. Pekerja perakitan perlu bekerja pada tingkat yang efisien. Ini adalah tanggung jawab manajer inventaris saat ini.
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk berkunjung di blog saya dan membaca beberapa artikel di dalamnya. Semoga artikel - artikel tersebut bermanfaat dan berguna untuk Anda.
Posting Komentar untuk "Strategi Manajemen Persediaan Barang"