Apa Itu Procurement? Bagaimana Strategi Procurement Yang Baik?

Jadi apa itu Procurement (pengadaan)? Dalam pengertian dasarnya, pengadaan adalah membeli sesuatu, tetapi jika Anda mengatakan apa itu pengadaan bagi seorang pebisnis, maka definisinya kemudian akan jauh lebih kompleks.

Mereka akan mengatakan bahwa pengadaan adalah:

Pembelian barang atau jasa
Pembelian dengan kualitas yang sesuai standar ketentuan
Pembelian dengan kuantitas yang sesuai
Pemnelian pada waktu yang dibutuhkan
Pembelian barang dari pemasok terbaik
Pembelian dengan persyaratan yang optimal
Pembelian yang umumnya disertai dengan semacam kewajiban kontrak

Pengadaan biasanya terjadi secara otomatis dari pemasok reguler yang memiliki perjanjian induk dengan perusahaan. Perjanjian induk adalah kontrak yang memungkinkan berbagai barang atau jasa untuk dipasok dengan harga yang ditetapkan dan persyaratan yang ditetapkan.

Ini adalah cara untuk memastikan bahwa pembelian terjadi dengan cepat dan lancar bagi pembeli dan penjual.

Dimana ada ad hoc atau pembelian dalam jumlah besar terjadi melalui proses tender atau tender. Jadi jika Anda bertanya apa itu pengadaan, maka dalam hal ini adalah proses formal yang bertahap di mana sejumlah pemasok menjawab iklan yang meminta layanan atau kelompok produk.

Tahap pertama adalah saat PQQ (Pre-Qualification Questionnaire) atau kuesioner prakualifikasi dikirim ke semua pemasok yang tertarik. Ini menanyakan pertanyaan tentang kesesuaian pemasok untuk menyediakan apa yang dibutuhkan. Ini akan menjadi pertanyaan tentang ukuran dan keandalan perusahaan dan jenis produk yang disediakannya.

Tahap selanjutnya adalah memilih sekelompok kecil perusahaan dari PQQ ini yang akan diizinkan untuk melakukan tender untuk pekerjaan tersebut.

RFP (Request For Proposal) kemudian dikirim ke pemasok ini. RFP adalah dokumen formal yang merinci barang dan jasa yang dibutuhkan serta kapan akan dikirimkan. Ini termasuk syarat dan ketentuan Anda serta detail lengkap tentang proyek tersebut.

Pemasok kemudian akan pergi dan membuat proposal mereka yang akan menjawab kebutuhan RFP. Ini kemudian ditinjau dan dievaluasi untuk menemukan pemasok potensial terbaik. Kemudian mengikuti periode negosiasi sampai syarat, kondisi dan harga yang dihasilkan dimasukkan ke dalam kontrak formal.

Jadi Anda lihat sendiri, jika Anda bertanya apa itu pengadaan, maka akan ada beberapa kemungkinan jawaban yang akan Anda temukan.

Definisi Pengadaan - Lingkungan yang Berubah

Definisi pengadaan adalah pembelian barang dan jasa dengan harga terbaik, tanggal pengiriman, dan ketentuan hukum. Atau pengadaan adalah nama pasar yang lebih tinggi untuk pembelian. Di banyak perusahaan, definisi pengadaan adalah mengirimkan RFP (permintaan proposal) dan kemudian meninjau proposal dan tawaran apa yang kembali.

Kemudian ada periode negosiasi dengan perusahaan yang dipilih untuk mendapatkan harga dan persyaratan terbaik.

Ada beberapa keputusan dan strategi yang perlu diambil dan diputuskan dalam pengadaan. Ini termasuk:

Memastikan permintaan dari pelanggan Anda dalam jangka pendek dan panjang. Ini untuk memastikan bahwa Anda mendapatkan jumlah stok yang benar.
Mengidentifikasi pemasok Anda untuk memastikan bahwa Anda memenuhi definisi pengadaan untuk membeli barang dengan harga dan persyaratan yang tepat, dll.
Memilih perangkat lunak komputer terbaik dan proses pembelian untuk mendukung pengadaan dan berkomunikasi dengan pemasok Anda.
Memastikan bahwa departemen pembelian Anda terhubung dengan akun dan departemen pergudangan Anda.
Menetapkan kebijakan terbaik untuk berinteraksi dengan pemasok Anda.
Menetapkan prosedur untuk mengevaluasi proposal dan penawaran yang mungkin datang dari pemasok Anda.

Definisi prosurement (pengadaan) berubah sepanjang waktu. Sekarang ada tren yang sangat kuat ke arah pembelian lingkungan. Artinya, perusahaan hanya membeli barang yang paling ramah lingkungan dan memiliki kemasan paling sedikit. Bagaimana barang diproduksi dan seberapa jauh barang tersebut diangkut juga sering diselidiki.

Pemerintah sering mengutip kebijakan pengadaan politik yang menuntut nilai terbaik, barang yang diproduksi atau ditanam di negara mereka sendiri dan kebutuhan untuk mendukung dan mengembangkan perusahaan lokal.

Pengadaan elektronik, yang merupakan pembelian tanpa kertas melalui antar dan intranet juga semakin meningkat. Pesanan pembelian sekarang dapat dikirim melalui email atau terhubung langsung dengan komputer pemasok.

Ada sistem perangkat lunak modular yang mendukung seluruh proses pengadaan, berinteraksi dengan departemen lain, dan dimasukkan langsung ke sistem buku besar, ruang stok, dan gudang.

Definisi pengadaan benar-benar berubah setiap saat dan di mana akan berada dalam beberapa tahun terakhir dan membuatnya menjadi semakin sulit ditebak.

Demikianlah uraian artikel mengenai Apa Itu Procurement. Semoga uraian artikel ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan Anda.