Pengertian Kanban Board

Daftar Isi

credit:https://kanbantool.com/

Pengertian Kanban Board

Kanban Board adalah alat untuk visualisasi alur kerja dan merupakan salah satu komponen kunci dari metode Kanban.

Memvisualisasikan alur kerja dan tugas Anda di papan Kanbandapat membantu Anda untuk lebih memahami proses dan mendapatkan gambaran umum tentang beban kerja Anda. Dengan tingkat transparansi baru ini, Anda akan segera mengidentifikasi tahapan kerja yang bermasalah, dan dengan meningkatkannya, tim Anda akan segera bekerja lebih efisien.

Dalam panduan ini, saya akan menjelaskan apa itu papan Kanban, membahas dasar-dasarnya, dan mengklarifikasi detail penting yang perlu Anda pahami.

Penjelasan Tentang Kanban Board

Konsep Kanban melalui perjalanan panjang untuk menjadi seperti sekarang ini. Kanban dimulai sebagai sistem penjadwalan visual, sebagai bagian dari sistem produksi Toyota.

Beberapa dekade kemudian (2007), David Anderson mengembangkan lebih lanjut ide tentang konsep Kanban dan memperkenalkan Kanban Board. Memang, Darren Davis (teman dari Anderson) adalah orang yang menyarankan bahwa alur kerja harus divisualisasikan di papan tulis.

Beginilah cara papan Kanban lahir, seperti yang kita kenal sekarang, untuk menjadi salah satu alat manajemen proyek tangkas yang paling berguna untuk pekerjaan pengetahuan. Saat ini, penggunaannya oleh tim Agile begitu meluas sehingga Anda sering mendengar orang menyebut papan Kanban sebagai papan tugas tangkas.

Komponen Utama Papan Kanban

Papan Kanban menggunakan Batas Kartu, Kolom, Baju Renang, dan WIP untuk memungkinkan tim memvisualisasikan dan mengelola alur kerja mereka secara efektif.

Beberapa komponen utama elemen Papan Kanban, antara lain:

a. Kartu Kanban

Ini adalah representasi visual dari tugas. Setiap kartu berisi informasi tentang tugas dan statusnya, seperti tenggat waktu, penerima tugas, deskripsi, dll.

b. Kolom Kanban

Setiap kolom di papan mewakili tahapan berbeda dari alur kerja Anda. Kartu melewati alur kerja sampai selesai sepenuhnya.

c. Batasan Pekerjaan-Dalam-Progres (Limited WIP)

Mereka membatasi jumlah maksimum tugas dalam tahapan alur kerja yang berbeda. Membatasi WIP memungkinkan Anda menyelesaikan item pekerjaan lebih cepat dengan membantu tim Anda fokus hanya pada tugas-tugas saat ini.

d. Kanban Swimlanes

Ini adalah jalur horizontal yang dapat Anda gunakan untuk memisahkan berbagai aktivitas, tim, kelas layanan, dan banyak lagi.

Cara Menggunakan Kanban Board

Saat membangun Kanban Board Anda, mulailah dengan struktur sederhana, secara bertahap tingkatkan Kanban Board Anda dan ubah menjadi sistem manajemen alur kerja yang mengikuti enam langkah berikut ini:

1. Spot Workflow

Papan Kanban (Kanban Board) adalah alat yang sempurna untuk memvisualisasikan potensi masalah dalam proses Anda. Logikanya sederhana, jika Anda melihat kolom di mana tugas baru tiba lebih cepat daripada tugas yang selesai, maka pekerjaan akan mulai menumpuk, dan masalah akan terlihat oleh seluruh tim. Ini mungkin disebabkan oleh masalah sementara atau kemacetan dalam proses Anda.

Saya menyarankan Anda untuk memetakan alur kerja Anda seakurat mungkin untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang letak masalahnya.

Misalnya, pada papan Kanban sederhana dengan hanya satu bagian "Dalam proses" dan banyak kartu menunggu aktivitas, akan sulit untuk menentukan mengapa pekerjaan macet dan bagaimana Anda dapat mengatasi situasi tersebut.

Sebaliknya, memetakan alur kerja Anda dengan sangat detail dengan kolom khusus untuk semua tahapan kerja akan memungkinkan Anda memahami sekilas di mana perbaikan dapat dilakukan.

Setelah Anda melihat kolom / bottleneck bermasalah, bertindak cepat untuk mengatasinya dan mencegahnya terjadi lagi. Hal paling sederhana untuk dilakukan adalah membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung di awal aliran.

Dengan cara ini, Anda akan memberikan lebih banyak waktu kepada orang-orang yang "memiliki" tahap ini, memungkinkan mereka untuk mengurangi kemacetan. Opsi lain dapat mendistribusikan kembali upaya tim untuk memenuhi persyaratan baru.

Kanban dirancang untuk menawarkan fleksibilitas maksimum, sehingga Anda tetap duduk di kursi pengemudi untuk semua keputusan penting.

2. Gunakan Papan Kanban untuk Membatasi Pekerjaan yang Sedang Berlangsung dan Fokus

Papan Kanban adalah cara yang bagus untuk mencegah tim Anda melakukan multitasking dengan menerapkan batasan WIP sesuai dengan kapasitas Anda. Anda bisa menggunakan batas jumlah total tugas yang bisa berlangsung secara bersamaan di papan Anda atau menempatkan batas individual di setiap tahap alur kerja Anda.

Jika Anda ingin meningkatkan tingkat yang Anda berikan nilai kepada pelanggan, Anda harus menjaga agar setiap tim tetap fokus pada penyelesaian pekerjaan daripada memulai yang baru.

Dengan cara ini, mereka akan berhenti memulai pekerjaan baru dan berkonsentrasi menyelesaikan tugas yang sedang berlangsung. Mengetahui bahwa setiap orang dapat melihat apa yang dilakukan setiap orang adalah motivator yang baik untuk mengejar kinerja yang lebih baik sepanjang waktu.

3. Gunakan Dasbor Kanban untuk Menghemat Waktu yang Dibuang pada Rapat yang Tidak Perlu

Manfaat signifikan yang datang dengan penerapan papan Kanban adalah bahwa mereka menghemat banyak waktu yang dihabiskan untuk rapat, laporan kemajuan, dan banyak interupsi yang tidak perlu lainnya.

Papan Kanban akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan informasi khusus. Ini akan menyebarkan pengetahuan tentang siapa melakukan apa setiap saat. Papan Kanban akan membuat Anda dan semua orang di tim tetap mengetahui bagaimana kemajuan tugas. Dengan cara ini, Anda tidak perlu terlalu sering menjadwalkan rapat untuk menerima pembaruan kemajuan.

Selain itu, Papan Kanban akan memungkinkan Anda untuk melupakan buku laporan kemajuan panjang yang membutuhkan waktu lama untuk disiapkan dan sudah kedaluwarsa pada saat disajikan kepada para pemangku kepentingan.

4. Visualisasikan Pemblokir Pekerjaan di Papan Kanban Anda

Papan Kanban memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan masalah yang mencegah tim Anda menyelesaikan tugas yang diberikan. Pada papan fisik biasa, pemblokir biasanya ditandai dengan magnet merah (atau pin jika Anda menggunakan papan gabus).

Kanban Perangkat lunak Kanban Digital memiliki cara yang lebih canggih untuk memvisualisasikan pemblokir (misalnya, tanda berhenti pada kartu yang diblokir). Ketika sesuatu menghentikan tim Anda untuk melanjutkan pekerjaan pada suatu tugas, mereka dapat melabelinya sebagai diblokir dan mulai mengerjakan tugas lain tanpa melanggar batas WIP apa pun.

5. Mengotomatiskan Proses Kerja di Papan Kanban Agile Anda

Mengotomatiskan operasi kerja adalah cara terbaik untuk membangun sistem manajemen alur kerja yang matang. Seringkali tim harus berurusan dengan tugas yang berulang, dengan cepat memberi tahu kolega mereka tentang perubahan yang muncul, mengatur pengingat tentang tenggat waktu, dan menyerahkan pekerjaan dengan lancar antara satu sama lain.

Semua ini dapat memakan banyak waktu, menimbulkan pemborosan dan kekacauan dalam sistem jika Anda menanganinya secara manual.

Itulah mengapa papan Kanban modern memungkinkan Anda menerapkan aturan otomasi ke tugas Anda dan mengoptimalkan alirannya di dalam sistem. Biasanya, mereka dalam bentuk aturan "jika-ini-maka-itu", yang memungkinkan Anda untuk memicu tindakan yang telah ditentukan di dalam papan Kanban Anda setiap kali terjadi sesuatu yang lain.

Dengan cara ini, Anda akan dapat mengotomatiskan proses berulang jika memungkinkan, mengurangi aktivitas yang boros, dan membawa efisiensi yang lebih besar ke sistem manajemen alur kerja Anda.

6. Kumpulkan Metrik Alur Kerja Utama dan Tingkatkan

Papan Kanban digital kontemporer dapat secara otomatis mengumpulkan informasi tentang waktu siklus tugas Anda, waktu tunggu, dan indikator kinerja utama lainnya. Ini akan membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data tentang perubahan apa pun pada proses Anda dan menghemat banyak waktu jika tidak terbuang percuma untuk mengumpulkan metrik secara manual.

Selain itu, mengetahui cara menggunakan papan Kanban akan membantu Anda memprioritaskan tugas dengan cara yang jauh lebih baik. Dengan memvisualisasikan semuanya di satu tempat, seluruh tim akan selalu berada di jalur yang sama.

KESIMPULAN

Kanban Board (Papan Kanban) adalah alat untuk memetakan dan memvisualisasikan alur kerja Anda dan salah satu komponen kunci dari metode Kanban.

Papan Kanban membantu Anda untuk:

Memvisualisasikan kemacetan dan kelemahan alur kerja
Fokus pada pekerjaan saat ini
Menghilangkan kebutuhan untuk rapat pembaruan status dasar

Terima kasih telah berkunjung ke blog saya dan meluangkan waktu Anda untuk membaca artikel mengenai Pengertian Kanban Board di atas.

Terima kasih telah berkunjung ke blog saya. Semoga artikel ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan Anda. Jangan lupa untuk terus mendukung saya agar dapat memposting artikel - artikel lain yang bermanfaat.