Pengertian Stock Opname, Tips Pelaksanaanan Dan Contoh Laporannya

Daftar Isi

Salah satu aktivitas yang lumrah dilakukan dalam kegiatan pergudangan adalah Stock Opname barang.

Kegiatan tersebut biasanya dilakukan secara reguler dan periodik, misalnya mingguan, bulanan, per tiga bulanan, per enam bulan (semester) dan pertahun.

Pengertian Stock Opname

Walaupun mungkin kita sudah menerapkan peraturan seketat dan sekeras mungkin dalam melakukan pengelolaan gudang, ternyata kesalahan dalam menentukan jumlah stok barang merupakan masalah yang sering terjadi.

Masalah tersebut akan selalu terjadi ketika mengelola stok gudang karena akan selalu ada kemungkinan adanya transaksi yang belum tercatat atau kehilangan barang di gudang, tetapi jika anda menerapkan metode stock opname ini, maka masalah itu mungkin bisa diminimalkan.

Sebelum membahas lebih jauh mengenai stock opname tersebut maka, terlebih dahulu Anda perlu memahami hal - hal berikut ini :

Apa Yang Di Maksud Dengan Stock Opname?
Apa Tujuan Dan Manfaat Dari Stock Opname?
Kapan Stock Opname Di Lakukan?
Bagaimana Tips Pelaksanaan Stock Opname?
Bagaimana Contoh Laporan Stock Opname ?

Apa Yang Dimaksud Dengan Stock Opname?

Bagi Anda yang belum begitu paham dengan pengertian stock opname maka perlu kiranya untuk memahaminya terlebih dahulu.

Stock opname adalah kegiatan penghitungan persediaan barang dagangan yang ada di gudang, yang mana dalam kegiatan tersebut akan mencocokkan nilai persedian yang tersedia secara fisik yang ada di gudang dengan nilai buku persediaan yang ada didalam sistem.

Salah satu kegiatan yang bertujuan untuk menghitung kembali persediaan stok barang yang ada di dalam gudang sebelum stok barang itu dikeluarkan dan dijual itulah yang disebut dengan Stock Opname.

Apa Tujuan Dan Manfaat Dari Stock Opname?

Tujuan di lakukannya kegiatan stock opname adalah untuk mengetahui secara pasti dan akurat mengenai jumlah persediaan yang ada di dalam catatan pembukuan dibandingkan dengan aktual barang yang ada di gudang apakah benar-benar sama nilainya atau terdapat selisih, baik itu selisih lebih atau kurang.

Jika ditemukan selisih setelah di lakukan stock opname maka tindakan selanjutnya adalah data tersebut akan di sesuaikan kembali jumlahnya dengan meminta keputusan dan kebijakan dari manajemen perusahaan tersebut.

Jika setelah Stock Opname ditemukan selisih lebih antara jumlah persediaan atau nilai kas persediaan, maka perusahaan harus melakukan pengecekan ulang untuk mengetahui apakah terdapat kemungkinan adanya transaksi yang belum dicatat atau terjadi kesalahan ketika melakukan pencatatan.

Namun jika yang ditemukan adalah selisih kurang, maka biasanya ada dua kemungkinan yang akan dilakukan yaitu, membuat jurnal penyesuaian atas kekurangan tersebut dan kemudian akan dibebankan kepada perusahaan.

Tetapi, jika peraturan perusahaan mewajibkan petugas di bagian persediaan untuk mengganti kekurangan dari persediaan tersebut, maka jurnal penyesuaian tidak perlu dibuat kecuali harga pokok persediaan berbeda dari harga penggantian tersebut.

Tetapi hal itu berbeda jika yang melakukan stock opname adalah perusahaan manufaktur, hal tersebut biasanya dilakukan untuk mengetahui persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi (WIP), dan barang jadi.

Manfaat Stock Opname

Kegiatan Stock Opname memiliki banyak manfaat, antara lain:

Dapat digunakan sebagai data pembanding dari stock persediaan barang saat ini dengan persediaan barang di tahun sebelumnya sehingga anda bisa melakukan analisa apakah stock persediaan barang yang ada di gudang meningkat atau menurun.
Dapat mengetahui jumlah stock barang yang ada di gudang secara aktual dan memastikan kalau tidak ada barang yang terlewat atau tidak tercatat dalam kartu stock persediaan.
Untuk mendapatkan data stock barang yang akurat sehingga Anda bisa melihat dan menganalisa apakah ada selisih barang persediaan atau tidak.
Untuk mengetahui apakah jumlah barang yang tersedia di gudang sama dengan jumlah yang tercatat dalam pembukuan yang dilaporkan.
Untuk meminimalkan terjadinya penyimpangan atas stock persediaan barang.
Dapat segera mengambil tindakan penanganan apabila ada barang yang hilang atau rusak (tidak layak untuk dijual).
Untuk mengetahui dan memonitor arus masuk dan keluarnya barang persediaan..

Kapan Kegiatan Stock Opname Di Laksanakan ?

Seperti sudah saya sampaikan diatas, kegiatan Stock opname biasanya dilakukan pada setiap akhir tahun , triwulan (tiga bulan ), kuartal (4bulan) bahkan setiap akhir bulan, tergantung dari kebijakan manajemen perusahaan masing - masing.

Akan tetapi bagi perusahaan yang memiliki sistem pengendalian internal yang lebih tertata biasanya kegiatan stock opname ini dilkukan setiap periode tiga atau empat bulan sekali.

Kegiatan stock opname cukup menyita waktu karena petugas yang melakukan kegiatan stock opname akan benar-benar memeriksa secara langsung keadaan serta kondisi persediaan barang yang ada baik di WIP maupun di gudang.

Maka dari itu perusahaan harus mengatur waktu secara efisien ketika ingin melakukan stock opname.

Namun sekarang ini sistem perhitungan stock opname di banyak perusahaan sudah semakin dimudahkan dengan hadirnya tekhnologi bar code, sehingga perhitungan barang menjadi lebih cepat.

Dan rata - rata perusahaan menggunakan bar code karena teknologi ini diyakini dapat dengan mudah dan akurat membantu perusahaan untuk mengurangi kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang.

Agar mendapatkan hasil perhitungan stock opname yang valid, berikut ini beberapa tips yang dapat Anda lakukan, yaitu:

1. Mengatur Dan Menentukan Waktu Pelaksanaan Stock Opname

Dikarenakan stock opname ini bisa memakan waktu yang lama, yakni sekitar 2 hingga 5 jam (tergantung dengan banyaknya stock barang), maka sebaiknya Anda mengatur waktu pelaksanaannya di saat perusahaan anda sedang tidak beroperasi atau berproduksi.

Anda bisa melakukannya di pagi hari atau malam hari karena waktu ini biasanya perusahaan tidak sedang beroperasi sehingga Anda akan lebih teliti dalam menghitung jumlah barang yang ada didalam gudang.

2. Menyiapkan Kebutuhan Stock Opname

Sebelum pelaksanaan stock opname pastikan bahwa semua dokumen yang dibutuhkan telah siap dan sudah terkumpul.

Termasuk dalam hal ini adalah peralatan yang digunakan untuk melakukan perhitungan seperti alat tulis, kalkulator, Paper Clip dan kartu hitung.

3. Menghentikan Seluruh Pergerakan Barang

Sebaiknya ketika pelaksanaan stock opname akan dilakukan maka usahakan agar tidak ada pergerakan dan transaksi barang yang dilakukan.

Untuk itu Anda harus memberi pemberitahuan kepada suplier Anda supaya tidak mengirimkan barang pesanan Anda untuk sementara.

Untuk itu sebagai rekomendasi, akan lebih baik jika stock opname dilakukan ketika libur panjang perusahaan karena pada saat itu tidak ada kegiatan apapun yang dilakukan.

4. Melakukan Pemetaan Barang

Yang dimaksud dengan pemetaan barang disini adalah pembagian lokasi stock opname, jika Anda memiliki lebih dari satu tempat penyimpanan barang atau memiliki jumlah barang yang sangat banyak maka stock opname harus dilakukan oleh beberapa orang dalam pelaksanaannya.

Agar mendapatkan hasil yang akurat, maka anda sebaiknya mengelompokkan setiap barang berdasarkan kategori barang sebelum melakukan perhitungan.

Anda bisa melakukannya dengan menggunakan salah satu dari ketiga metode berikut ini:

First in First Out (FIFO)
Last in First Out (LIFO)
First Expired First Out (FEFO)

5. Melakukan Pembagian Tugas

Supaya kegiatan stock opname bisa cepat selesai, Anda perlu membagikan tugas kepada karyawan yang terlibat dalam bebrapa kelompok yang berbeda sehingga anda bisa melakukan perhitungan barang di beberapa lokasi yang berbeda pula.

Untuk menghindari terjadinya kesalahan, Anda bisa membuat daftar nama barang yang akan anda berikan kepada karyawan dan anda juga bisa bertanya kepada karyawan Anda, apakah ada barang yang belum mereka ketahui sehingga nantinya tidak akan ada kesalahan dalam pencatatan.

6. Lakukan Stock Opname Dengan Teliti

Lakukan perhitungan fisik barang yang ada di WIP atau gudang dengan cermat dan teliti sehingga tidak terjadi kesalahan perhitungan.

Setelah selesai melakukan perhitungan fisik sesuai dengan barang yang ditemukan, maka selanjutnya adalah membandingkan data hasil perhitungan stock opname tersebut dengan jumlah yang ada di sistem pencatatan dalam pembukuan.

Satu hal yang penting dalam pelaksanaan Stock opname adalah memastikan jenis barang, kualitas, dan kuantitas (jumlah) barangnya.

7. Membuat Laporan Hasil Stock Opname.

8. Melaporkan Hasil Stock Opname Kepada Manajemen.

Setelah anda selesai melakukan perhitungan stock opname, maka Anda juga harus menginput hasilnya kedalam komputer karena sistem komputer bisa menjaga data hasil stock opname tersebut agar tetap aman.

Sehingga ketika Anda membukanya lagi dikemudian hari, Anda bisa mengetahui berapa jumlah barang yang perlu diganti baik karena rusak, pecah, atau karena hilang.

Bagaimana Cara Membuat Laporan Stock Opname Dalam Ms.Excel?

Berikut ini adalah salah satu contoh laporan hasil pelaksanaan Stock Opname, yang saya kutip dari zahiraccounting.com, antara lain sebagai berikut:

1. Langkah pertama adalah membuat format laporan seperti gambar di bawah, isikan "NAMA PERUSAHAAN, NAMA LAPORAN dan PERIODE LAPORAN". Kemudian buatlah beberapa kolom dan isikan format data seperti "NO, KODE BARANG, DAN KETERANGAN".

sumber:zahiraccounting.com

2. Lakukan input data persediaan mulai dari No sampai Harga Jual secara manual seperti contoh gambar dibawah ini.

sumber:zahiraccounting.com

3. Input data persediaan awal, caranya masukkan rumus (=G10*E10) pada kolom NILAI dan rumus [=SUM(H10:H14)] pada kolom, sedangkan untuk jumlah angka di tulis secara manual.

sumber:zahiraccounting.com

4. Kemudian input data penjualan pada kolom JML, ditulis manual dan pada kolom NILAI Masukkan rumus (=I10*F10), sementara itu untuk kolom total caranya sama dengan cara yang di atas.

sumber:zahiraccounting.com

5. Input Data Barang Masuk

sumber:zahiraccounting.com

6. Input data penjualan untuk kolom JML, ditulis secara manual dan pada kolom NILAI.

Kemudian masukkan input data persediaan akhir yang nantinya akan di jadikan sebagai data untuk mencocokkan nilai buku persediaan dengan nilai fisik persediaan yang ada di gudang (aktual ).

Untuk semua rumus jumlah caranya sama dengan no 3 yakni menggunakan formula (Sum).

Contoh rumus (=I10*F10), untuk kolom Total caranya sama dengan cara di atas.

sumber:zahiraccounting.com

7. Input data persediaan yang ada di gudang (Nilai Fisik), angka JML ditulis secara manual sesuai dengan jumlah barang yang ada di gudang.

sumber:zahiraccounting.com

8. Setelah semua data telah diinput, maka selanjutnya adalah pencocokan data yaitu dengan mencocokkan Nilai buku persediaan dengan Nilai fisik di gudang.

Apabila hasil dari selisih menunjukkan minus (-) maka disebut selisih kurang dan sebaliknya apabila menunjukkan hasil (+) maka disebut selisih lebih, Ada beberapa faktor terjadinya selisih kurang/lebih bisa jadi barang hilang atau rusak. Perhatikan gambar dibawah.

sumber:zahiraccounting.com

9. Setelah melakukan pencocokan dan ditemukan selisih lebih atau kurang maka dikolom keterangan ditulis keterangan berdasarkan kondisi barang tersebut, jika minus (-) disebabkan karena barang tersebut rusak maka pada kolom keterangan ditulis rusak begitupun dengan selisih lebih yang disebabkan karena kesalahan pencatatan maka di kolom keterangan di tulis salah catat. Perhatikan gambar yang diblok merah.