PPIC-Perencanaan Proses Produksi Yang Efektif Dan Efisien

Daftar Isi

image via freepick

Seorang PPIC (Production Planning And Inventory Control) memiliki tugas yang sangat banyak dalam sebuah perusahaan. Jika di ibaratkan sebuah perusahaan adalah sebuah Restoran, maka peran dari PPIC adalah sebagai Pengatur menu makanan apa yang harus di masak oleh para Chef agar sesuai dengan keinginan dari para tamu yang datang berkunjung dan meesan makanan.

PPIC adalah orang yang bertanggung jawab untuk menghitung barang apa saja yang harus di beli dan berapa jumlahnya oleh bagian pembelian di restoran tersebut agar nantinya sesuai dengan rencana produksi makanan yang sudah di susun secara detail.

Kemudian dia juga harus mengatur agar proses produksi makanan tersebut berjalan dengan baik, mengatur berapa orang Chef yang harus memasak, mengatur kapan barang - barang yang di beli oleh bagian pembelian harus tiba dan sebagainya. Semua di hitung dengan cermat dan detail sehingga tidak ada satupun yang terlewatkan.

Koherelasinya dengan peran PPIC di dalam sebuah perusahaan, salah satunya adalah membuat sebuah Perencanaan Proses Produksi Yang Efektif Dan Efisien, sehingga bisa memaksimalkan kapasitas produksi dengan memperhitungkan jumlah manpower (tenaga kerja) dan mesin yang tersedia.

Sebagai gambaran untuk Anda, berikut ini adalah uraian artikel tentang bagaimana seorang PPIC dalam merencanakan sebuah proses produksi yang efektif dan efisien, antara lain:

Perencanaan Proses Produksi

Perencanaan proses produksi adalah fungsi di dalam sebuah proses manufacturing yang menetapkan proses dan parameter apa yang digunakan untuk merubah part bahan baku menjadi sebuah produk jadi yang siap untuk di jual kepada pelanggan (konsumen).

Merencanakan sebuah proses produksi tentu harus di mulai dengan proses planning. Planning merupakan penentuan proses perakitan dan pembuatan serta pengurutan dimana proses ini harus diselesaikan untuk membuat produk dari bentuk awal sampai bentuk akhir.

Langkah-langkah dari proses planning meliputi :

Interpretasi gambar rancangan
Proses dan urutan
Pemilihan peralatan
Pemilihan tools, dies, mold dan sebagainya
Metode Analisa
Standar kerja
Cutting tools dan cutting condition

Untuk part yang sifatnya individual, maka urutan proses didokumentasikan dalam sebuah form yang disebut routing sheet. Pemilihan operasi sangat bergantung pada bentuk yang akan dihasilkan dan kemampuan dari mesin yang akan digunakan. Pada umumnya pemilihan mesin ditentukan oleh operasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk akhir.

Definisi Perencanaan

Pengertian Perencanaan adalah cara berpikir tentang persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama persoalan yang berorientasi pada masa datang dimana kemungkinan persoalan tersebut akan terjadi.

Beberapa orang yang ahli di bidang perencanaan ini telah merumuskan perencanaan sebagai sebuah aktivitas untuk mengatur sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan pengaturan dan penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu yang akan datang.

Definisi yang lain dari perencanaan adalah pemikiran tentang hari depan, artinya perencanaan berarti pengelolaan, pembuat keputusan, suatu prosedur yang formal untuk memperoleh hasil nyata, dalam berbagai bentuk keputusan menurut sistem yang terintegrasi.

Menurut pendapat seorang ahli yang bernama Wilson, pengertian perencanaan merupakan salah satu proses lain, atau merubah suatu keadaan untuk mencapai maksud yang dituju oleh perencanaan atau oleh orang atau badan yang di wakili oleh perencanaan itu. Menurut beliau sebuah perencanaan itu meliputi kegiatan analisis, kebijakan dan rancangan.

Ciri-ciri pokok dari sebuah perencanaan umum mencakup serangkaian tindakan berurutan yang ditujukan pada pemecahan persoalan-persoalan di masa yang akan datang. Semua perencanaan tersebut mencakup suatu proses yang berurutan yang dapat di wujudkan sebagai sebuah konsep dalam sejumlah tahapan.

Karena aktivitasnya berurutan, berarti ada tahapan - tahapan yang harus dilalui dalam sebuah perencanaan, antara lain :

Identifikasi Persoalan
Perumusan tujuan umum dan sasaran khusus hingga target-target yang kuantitatif
Proyeksi keadaan di masa akan datang
Pencarian dan penilaian berbagai alternative
Penyusunan rencana terpilih

Pertanyaannya kemudian adalah apakah syarat-syarat perencanaan yang baik itu ? Sebuah perencanaan yang baik mencakup hal - hal berikut ini:

Perencanaan harus logis dan masuk akal
Perencanaan harus realistik dan berdasarkan kenyataan
Perencanaan harus sederhana
Perencanaan harus sistematik dan ilmiah
Obyektif
Fleksibel
Bermanfaat
Optimasi dan efisiensi

Syarat-Syarat Perencanaan :

Limitasi dan kendala
Motivasi dan dinamika
Kepentingan bersama
Norma-norma tertentu.
Faktor-faktor dasar perencanaan
Sumber daya (alam, manusia, modal, teknologi)
Idiologi dan falsafah
Sasaran dari tujuan pembangunan
Dasar Kebijakan
Data dan metode
Kondisi lingkungan, sosial, politik dan budaya.
Sebuah perencanaan yang baik juga harus mempertimbangkan :
Kondisi yang akan datang
Kegiatan yang akan dilaksanakan
Periode sekarang yakni pada saat rencana dibuat
Kebutuhan perencanaan berada pada semua tingkatan organisasi
Manajemen puncak
Perencanaan jangka panjang dan strategi-strategi organisasi
Manajemen bawah
Perencanaan jangka pendek dan pada kelompok kerja/unit

"Perencanaan bersifat “ fleksibilitas, aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif"

Aspek penting dalam sebuah perencanaan, antara lain :

Pembuatan keputusan
Proses pengembangan dan
Penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan masalah

image via freepick

Jenis - Jenis Pencanaan

Dalam sebuah organisasi atau perusahaan umumnya menggunakan dua rencana utama, yaitu :

Rencana strategic
Rencana operasional

Perbedaan antara rencana strategic dan operasional ada empat macam yang paling pokok, yaitu:

Horison waktu
Ruang lingkupnya
Kerumitan dan dampaknya
Ketidaktergantungan

Tahapan dasar dalam sebuah perencanaan, antara lain:

Tahap 1 : Menetapkan keadaan saat ini
Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini
Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk
pencapaian tujuan

Alasan Mengapa Perencanaan Penting?

Setidaknya terdapat dua macam keuntungan yang akan di dapatkan dari sebuah perencanaan, yaitu:

Protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan
Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi

Manfaat Sebuah Perencanaan

Berikut ini adalah sembilan manfaat dari sebuah perencanaan, antara lain:

Membantu Manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
Membantu dalam kristalisasi persesuaian masalah utama
Memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat
Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
Memudahkan dalam koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
Meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti
Menghemat waktu, usaha, waktu dan biaya

Kelemahan Sebuah Perencanaan

Sebuah perencanaan selain memiliki sisi yang positif, ternayat juga memiliki sisi negatif, antara lain:

Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin akan over
Perencanaan cenderung menunda kegiatan
Perencanaan terlalu membatasi Manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
Terkadang hasil terbaik diperoleh dari penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi
Ada rencana yang diikuti oleh cara-cara yang tidak konsisten

Pemilihan Proses

Ketika sebuah perusahaan telah memutuskan untuk membuat produknya sendiri, maka hal penting yang perlu diputuskan adalah bagaimana produk tersebut akan dibuat nantinya. Keputusan tentang langkah-langkah dan prosedur didasarkan pada pengalaman dahulu, kebutuhan terkait, tingkat produksi, dan harapan dimasa dating.

Prosedur perencanaan dalam sebuah pemilihan proses dilakukan dalam beberapa tahap sebagai berikut ;

Tahap Pertama, yakni penetuan operasi-operasi yang diperlukan untuk melakukan proses pembuatan tiap-tiap komponen. Ditentukan pula beberapa alternatif bentuk-bentuk raw material dan jenis elemen operasi yang dibutuhkan.
Tahap Kedua, identifikasi berbagai tipe peralatan yang dapat digunakan untuk melakukan elemen operasi yang telah ditentukan pada tahap1. Perlu dipertimbangkan pula apakah Anda akan menggunakan peralatan manual, mekanis atau otomatis.
Tahap Ketiga, melakukan analisis waktu proses per unit, pendayagunaan peralatan untuk berbagai macam elemen operasi, dan analisis terhadap alternatif tipe peralatan yang di butuhkan.
Tahap Keempat, Pembakuan atau standardisasi proses, dengan input berupa hasil analisis tahap ketiga.

Evaluasi dari sisi ekonomi terhadap alternatif tipe-tipe peralatan untuk menentukan proses yang akan digunakan. Evaluasi tersebut menyangkut faktor-faktor yang tidak nyata (intangible) seperti fleksibilitas, relabilitas, pemeliharaan, keandalan dan pelayanan keamanan.

Perencanaan produksi dapat didefinisikan sebagai sebuah proses untuk merencanakan sistem produksi sehingga permintaan pasar dapat dipenuhi sesuai dengan jumlah yang tepat, waktu penyerahan yang tepat dan biaya produksi minimum.

Petugas perencanaan produksi, tugasnya lebih banyak pada manajemen bagaimana suatu produk diproses di dalam pabrik dari bahan baku hingga siap dikirim.

Perencanaan Produksi harus mempunyai sifat – sifat sebagai berikut ini:

Proses produksi merupakan proses yang sangat kompleks. Proses tersebut memerlukan keterlibatan bermacam – macam tingkat keterampilan tenaga kerja Anda, peralatan modal, dan informasi yang biasanya dilakukan secara terus – menerus dalam jangka waktu yang sangat lama.

Pendekatan yang biasa dilakukan adalah dengan membuat rencana produksi yang mencakup periode waktu tertentu dan akan diperbaharui bila periode waktu tersebut sudah dicapai.

Dalam perencanaan produksi, umumnya kita akan menjumpai tiga jenis perencanaan berdasarkan periode waktu yang dicakup oleh perencanaan tersebut, yaitu ;

Perencanaan produksi jangka panjang
Perencanaan produksi jangka menengah.
Perencanaan produksi jangka pendek

Perencanaan proses produksi harus dilakukan secara bertahap dan berjenjang. Artinya, mulai dari perencanaan produksi level rendah, dimana perencanaan produksi level yang lebih rendah adalah penjabaran dari perencanaan produksi level yang lebih tinggi.

Berkelanjutan Perencanaan produksi disusun untuk satu periode tertentu yang merupakan masa berlakunya rencana tersebut. Setelah habis masa berlakunya maka harus dibuat rencana produksi baru untuk periode waktu berikutnya.

Rencana produksi yang dibuat haruslah sesuai dengan kondisi perusahaan, sehingga target yang ditetapkan merupakan nilai yang realistis untuk dapat dicapai dengan kondisi yang dimiliki perusahaan pada saat rencana tersebut dibuat.

Akurat Perencanaan produksi harus dibuat berdasarkan informasi – informasiyang akurat tentang kondisi internal dan eksternal sehingga angka –angka yang dimunculkan dalam target produksi dapat dipertanggungjawabkan.

Perencaaan produksi adalah pernyataan tentang rencana produksi ke dalam bentuk agregat. Perencanaan produksi ini merupakan sebuah alat komunikasi antara manajemen teras (top management) dan manufaktur. Di samping itu juga, perencanaan produksi merupakan pegangan untuk merancang jadwal induk produksi.

Berikut ini adalah beberapa fungsi lain dari perencanan produksi adalah :

Menjamin rencana penjualan dan rencana produksi konsisten terhadapa rencana strategis perusahaan
Sebagai alat ukur performansi proses perencanaan produksi
Menjamin kemampuan produksi konsisten terhadap rencana produksi
Memonitor hasil produksi aktual terhadap rencana produksi dan membuat penyesuaian.
Mengatur persediaan produk jadi untuk mencapai target produksi dan rencana startegis
Mengarahkan penyusunan dan pelaksanaan Jadwal induik Produksi.

Tujuan Perencanaan Produksi

Tujuan perencanan produksi antara lain:

Sebagai langkah awal untuk menentukan aktivitas prduksi yaitu sebagai referensi perencanaan lebih rinci dari rencana agregat menjadi item dalam jadwal induk produksi.
Sebagai masukan rencana sumber daya sehingga perencanaan sumber daya dapat dikembangkan untuk mendukung perencanaan produksi.
Meredam (stabilisasi) produksi dan tenaga kerja terhadap fluktuasi permintaan.

Itulah urain tentang Perencanaan Proses Produksi Yang Efektif Dan Efisien. Semoga berguna dan bermanfaat untuk Anda.