Pengertian PPIC Dan Job Descriptionnya Yang Perlu Anda Ketahui

PPIC adalah singkatan dari Production Planning and Inventory Control, yaitu sebuah divisi dalam suatu perusahaan yang membuat perencanaan dan sekaligus melakukan pengendalian terhadap proses produksi.  PPIC adalah divisi yang merancang sebuah  aliran kerja (workflow), yang di mulai dari kedatngan bahan baku sampai proses perakitan barang jadi di final assembly.

PPIC adalah divisi yang melakukan  penyusunan jadwal produksi kemudian melakukan pengaturan  Sumber daya  ( berupa manpower atau mesin ) dan mengeksekusinya sehingga pada akhirnya bisa memenuhi permintaan barang dari customer.

Peran PPIC selain dari membuat planning produksi (Production Planning) juga melakukan kontrol terhadap stock barang (Inventory Control) yang akan di gunakan untuk kebutuhan produksi. 

Peran dari PPIC yang lain adalah Melakukan pengendalian stock dari bahan baku (Raw Material), kemasan (Packaging), dan bahan jadi hasil produksi (Finish Goods)  agar sesuai dengan perencanaan produksi yang telah di buat berdasarkan Sales Order (SO) yang di terima dari divisi Sales Marketing.

PPIC adalah divisi penghubung antara bagian Sales Marketing dan bagian Produksi. PPIC lah yang bertugas melakukan breakdown dan menterjemahkan kebutuhan barang jadi dari Sales Marketing ke dalam sebuah perencanaan produksi. Selain itu PPIC juga bertanggung jawab terhadap pengadaan serta ketersediaan bahan baku dan bahan penunjang lainnya untuk kebutuhan produksi. 

Kemahiran dan kepiawaian seorang PPIC sangat berperan dalam menjaga agar cash flow perusahaan tetap berjalan dengan sehat sehingga tidak mempengaruhi kebutuhan dana operasional perusahaan secara umum. 

Caranya ? Caranya adalah dengan melakukan perencanaan pembelian barang yang di butuhkan untuk keperluan proses produksi secara cermat dan tepat.

Begitu banyak dan kompleknya peran serta fungsi PPIC sehingga muncul anggapan bahwa seorang PPIC adalah nyawanya perusahaan. Berikut ini saya contohkan dua buah fungsi PPIC yang sangat penting, yaitu :

1. Menyelaraskan kepentingan antara bagian Marketing dengan bagian operasional (Produksi).
2. Menyelaraskan bagian - bagian lain dalam perusahaan agar bisa bekerja dengan lebih baik, seperti bagian Marketing, bagian Produksi, bagian HRD, bagian Finance dan Accounting serta bagian - bagian yang lain.

Berikut ini saya akan membagikan kepada Anda tentang Job Desk PPIC dalam perusahaan  yaitu sebagai berikut :

• PPIC membuat rencana produksi (Jadwal produksi) bulanan dengan berpedoman dan mengacu rencana penjualan (Forecast) dari Sales Marketing.
• PPIC membuat rencana pengadaan dan pembelian  bahan baku (Raw Material) berdasarkan kepada rencana produksi bulanan dan kondisi stock barang di gudang Raw Material. Sebagai catatan bahwa dalam menghitung kebutuhan material untuk kebutuhan produksi harus memperhatikan safety stock yang ideal (ada batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia di gudang RM)
• PPIC melakukan monitoring terhadap semua stock inventory baik untuk kebutuhan produksi, stock yang harus tetap ada di gudang maupun barang yang akan didatangkan sehingga tidak terjadi over stock pembelian material.
• PPIC membuat evaluasi dan monitoring hasil barang jadi dari produksi, hasil penjualan Sales Marketing maupun kondisi level stock di gudang.
• PPIC mengolah dan menganalisa data - data mengenai jadwal dan realisasi produksi, sales serta data stock inventory di gudang Finish Good.
• PPIC menghitung standar kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian produksi atas dasar melakukan  pengamatan secara langsung.
• PPIC menghitung standard yield dan target berdasarkan realisasi rata - rata produksi tiap tahun.
• PPIC harus aktif berkomunikasi dengan semua divisi yang terkait sehinggga diperoleh data yang akurat dan up to date. Untuk itu di perlukan seseorang yang mempunyai kemampuan komunikasi secara baik karena kompleknya proses produksi.

Kesimpulannya adalah bahwa PPIC dalam bekerja berpedoman kepada PDCA + 1 C, yakni Planing, Doing, Control, Action + Continous Improvement.

image : pixabay

Berikut ini adalah gambaran mengenai hal tersebut, sebagai berikut :

1. PLANNING

Dalam dunia industri dan manufaktur ada sebuah istilah yang kita kenal dengan sebuatan 5M, yaitu Man, Money, Material, Machine, Methode. Seorang PPIC harus mempersiapkan kelima unsur tersebut dalam membuat sebuah perencanaan produksi. Berikut ini adalah sedikit gambaran mengenai kelima unsur dan elemen dari 5M tersebut, yaitu sebagai berikut :

Man : Adalah manpower atau tenaga kerja yang  yang dibutuhkan untuk menempati tiap - tiap stasiun kerja (Work Station) di mana manpower tersebut harus memenuhi standar kompetensi keahlian sesuai dengan stasiun kerja yang menjadi tanggung jawabnya. 

Sebagai contoh untuk bagian welding atau pengelasan , maka setiap manpower yang bekerja di stasiun tersebut harus mempunya sertifikat keahlian pengelasan dari lembaga yang berwenang.

Money : Pengertian money di sini bukan identik dengan uang melainkan biaya. Perhitungan biaya ini akan berkaitan langsung dengan Harga Pokok Produk (HPP) dimana nantinya akan berpengaruh terhadap harga jual produk tersebut.

Material : Ketersediaan bahan baku (Raw Material) utama, bahan baku pendukung dan sebagainya  harus direncanakan pembeliannya sesuai dengan kebutuhan produksi dan stock bahan baku tersebut harus di monitor dan di kendalikan agar tidak over. 

Perencanaan pembelian dan timing kedatangan barang yang tepat akan menghemat budget dan biaya yang harus di keluarkan oleh perusahaan. Salah satu metode perencanaan yang saat ini di gunakan adalah MRP (Material Requirement Planning).

Machine : Penempatan layout dan posisi mesin harus di buat sedemikian rupa sehingga pekerjaan operator menjadi lebih efisien. Pengecekan kondisi mesin secara berkala di lakukan dengan konsisten di bawah tanggung jawab maintenance produksi. 

Layout yang baik adalah membuat alur proses kerja seperti air yang mengalir dan tidak terjadi pengulangan proses akibat penempatan layout mesin yang salah.

Methode : Menetapkan  target yang harus di capai oleh masing - masing stasiun kerja dan strategi apa yang akan di terapkan guna mencapai target tersebut. Pembuatan prosedur kerja dan petunjuk teknis atau manual instruction yang dilengkapi dengan peralatan serta tools yang diperlukan. 

Standart Mutu Produk yang di hasilkan oleh masing - masing stasiun kerja perlu ditetapkan untuk menjaga kestabilan kualitas dari produk tersebut.

Dengan pengelolaan 5M secara tepat, maka seorang  PPIC  bisa membuat jadwal produksi yang sesuai dengan permintaan sales marketing dan waktu pengiriman yang tepat sesuai dengan keinginan customer.

2. DOING

Yaitu proses realisasi atau pelaksanaan dari planning yang telah di buat. Dimulai dari pembuatan Master schedule produksi, kemudian surat perintah kerja, pendelegasian tugas dan wewenang kepada masing – masing divisi. Bagian produksi kemudian melaksanakan proses produksi  sesuai dengan perencanaan yang telah di buat tersebut.

3. CONTROL

Proses selanjutnya adalah pengendalian pelaksanaan pekerjaan yakni dengan cara melakukan monitoring output produksi. Bagian PPIC  mempunya tanggung jawab terhadap kelancaran proses produksi. 

Artinya proses control adalah memastikan bahwa realisasi produk telah sesuai dengan yang direncanakan dalam schedule. Setiap ketidaksesuaian yang terjadi  dicatat untuk di evaluasi dan di jadikan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan berikutnya.

4. ACTION

Action artinya  melakukan tindakan pencegahan (Preventive) dan atau perbaikan. Semua bentuk ketidaksesuaian yang telah tercatat kemudian dianalisa dengan divisi terkait untuk mengambil keputusan tindakan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi ketidaksesuaian tersebut. 

Prinsip skala prioritas dan urgensi produk harus dipakai dalam menentukan tindakan mana yang harus didahulukan. Beberapa metode yang  biasanya di pakai untuk penanganan masalah ketidaksesuaian adalah dengan Brainstorming, Diagram Pareto, Diagram Fishbone dan sebagainya.

Baca juga : Tanggung Jawab, Fungsi Dan Tugas - Tugas Staff PPIC

CONTINUAL IMPROVEMENT

Setelah melaksanakan keempat point di atas ada satu lagi yang harus di lakukan yakni continual Improvement, artinya tindakan perbaikan yang di lakukan secara terus menerus. Tindakan ini harus di lakukan oleh setiap divisi dan operator yang terlibat dalam kegiatan produksi.

Dan sebagai kesimpulan dari artikel ini adalah bahwa tindakan apapun yang di lakukan oleh masing - masing divisi tersebut, harus di ingat bahwa semua itu  akan bermuara kepada satu titik yaitu Customer Satisfaction (Kepuasan Pelanggan).

Berbagi :