Tanggung Jawab, Fungsi Dan Tugas - Tugas Staff PPIC ?

Setelah pada artikel sebelumnya saya telah membahas tentang pengertian PPIC dan Job Descriptionnya, maka pada artikel kali ini saya akan mengulas tentang fungsi dan tugas - tugas PPIC. 

PPIC adalah singkatan  dari Production Planning And Inventory Control. PPIC  memiliki Fungsi perencanaan produksi dalam sebuah perusahan manufaktur. 

Secara struktur divisi PPIC biasanya di kepalai oleh seorang Manager, dibantu oleh seorang Supervisor dan beberapa orang Staff. Untuk perusahaan dengan skala yang lebih kecil divisi PPIC hanya di kepalai oleh seorang Supervisor dan di bantu oleh beberapa orang staff saja. 

Dalam struktur organisasi perusahaan PPIC langsung bertanggung jawab kepada CEO atau pemilik perusahaan, dengan demikian kewenangan yang di miliki oleh PPIC tidak dapat di intervensi oleh departemen manapun dalam perusahaan. 

Selain menjalankan fungsi perencanaan produksi, divisi PPIC juga bertugas melakukan kontrol terhadap manajemen inventory barang. 

Seperti sudah pernah saya sampaikan dalam artikel - artikel saya sebelumnya bahwa sebagian besar aset perusahaan di simpan di dalam gudang dalam bentuk raw material (bahan baku) dan finish goods. mungkin jika di buat persentase sekitar 60% - 80% dari  nilai aset perusahaan. 

Oleh karena itu di perlukan sebuah kontrol dan manajemen inventory yang baik agar aset tersebut tetap terjaga.

Tugas untuk melakukan manajemen inventory, pada prinsipnya di lakukan oleh divisi gudang yang meliputi gudang Raw Material, gudang Spareparts dan gudang Finish Goods. Tugas PPIC adalah menyelaraskan fungsi manajemen dari tiap - tiap gudang tersebut agar berjalan dengan benar dan sesuai dengan prinsip - prinsip Warehouse Mnagement System (WMS).

Secara umum Staff PPIC memiliki tanggung jawab sebagai berikut :

• Menjadi leader dan bertanggung jawab atas semua kegiatan pekerjaan di bagian PPIC dan melakukan kontrol terhadap bagian Gudang. PPIC bertanggung jawab terhadap persediaan bahan baku, pengendalian perencanaan produksi, dan melakukan kontrol terhadap bagian pengiriman barang (Distribusi dan Logistik).
• Membuat dan merencanakan kegiatan tahunan beserta dengan budgetnya.
• Membuat laporan bulanan atas realisasi pelaksanaan produksi dan melaporkannya kepada pimpinan perusahaan dalam forum meeting bulanan. 
• Bertanggung jawab untuk melakukan efisiensi di bagian  PPIC.
• Bertanggung jawab untuk melakukan continual improvement (Perbaikan berkelanjutan) di divisi  PPIC.
• Bertanggung jawab untuk pengembangan SDM di divisi PPIC.

Sementara itu, selain tanggung jawab yang ada PPIC juga memiliki beberapa tugas - tugas pokok yang di jabarkan dalam bentuk job descritption.

Baca juga : Faktor - Faktor Penting Dalam Pembuatan Jadwal Produksi

Tugas - tugas pokok tersebut antara lain :

• Menerima order (Forecast penjualan) dari bagian Sales Marketing.
• Membuat perencanaan produksi berdasarkan atas forecast penjualan yang sudah di terima dari Sales Marketing.
• Memenuhi permintaan  pembuatan sample produk dari Sales Marketing dan memantau proses pembuatan sample tersebut hingga sample terkirim ke pelanggan (Sample produk biasanya di buat oleh team product development).
• Membuat rencana pengadaan bahan baku yang di butuhkan untuk keperluan proses produksi berdasarkan kepada forecast penjualan dari Sales Marketing dengan memperhitungkan  kondisi stock barang update di gudang dengan cara melakukan perhitungan  kebutuhan material bahan baku tersebut dengan cermat dengan memperhitungkan safety stock sesuai dengan ketentuan yang ada.
• Memonitor kegiatan manajemen inventory stock yang ada di gudang di tambah dengan material yang akan didatangkan dan juga stock material di WIP (Produksi) sehingga proses produksi dan pemenuhan  order yang ada  bisa berjalan lancar.
• Menyusun jadwal proses produksi dengan memperhitungkan cycle time  (waktu), routing dan jumlah per lot yang tepat sehingga barang yang di produksi tersebut  bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan dari customer atau pelanggan.
• Menjaga keseimbangan kerja (Line balancing) terhadap semualini di departeman produksi agar tidak ada mesin yang overload sementara di sisi yang lain ada mesin lain yang justru tidak beroperasi (idle). Proses line balancing ini berkaitan erat dengan pelaksana lapangan di produksi (Supervisor produksi) dan juga bagian maintenance.
• Menginformasikan ke bagian Sales Marketing jika terjadi  masalah dalam proses produksi yang berpotensi akan menyebabkan terjadinya keterlambatan pengiriman barang ke customer atau pelanggan..
• Secara aktif  melakukan komunikasi dengan semua divisi yang terkait dengan proses produksi sehinggga diperoleh informasi yang akurat.

Demikianlah artikel tentang tanggung jawab, fungsi dan tugas - tugas Staff  PPIC dalam sebuah perusahaan manufaktur. Semoga artikel ini bisa menambah wawasan dan pengetahuan Anda, terutama bagi Anda yang baru memulai terjun dan bekerja di bagian PPIC.

Berbagi :