Fungsi Dan Peranan Gudang Selain Sebagai Tempat Untuk Menyimpan Barang

Warehouse atau Gudang merupakan salah satu bagian yang cukup memiliki peranan yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Mengapa ? Karena di dalam gudanglah sebagian besar aset milik perusahaan tersimpan, baik dalam bentuk raw material, spareparts maupun barang jadi atau finish goods. Semua aset perusahaan tersebut harus di kelola dan manage dengan baik agar tidak mengakibatkan kerugiab bagi perusahaan. Dan untuk itulah maka kita mengenal istilah Warehouse Management System (WMS).

Selama ini kita menganggap bahwa fungsi dari management gudang hanyalah berkaitan dengan permasalahan pengelolaan stock barang atau material. Anggapan seperti ini tidaklah salah, namun kurang tepat. Mengapa ? Karena fungsi manajemen gudang mencakup banyak sekali hal - hal lain yang juga perlu untuk di kelola dan di perhatikan. Pengelolaan stock barang hanyalah salah satu kegiatan yang ada dalam manajemen gudang.

Secara garis besarnya gudang dapat di kelompokkan dalam tiga macam, yaitu :

Gudang Bahan Baku (Raw Material)
Gudang Finish Goods (FG)
Gudang Spareparts

Selain dari tiga macam gudang tersebut, seiring dengan tren yang berkembang di dunia logistik dan distribusi maka muncul istilah gudang - gudang distribusi penyangga yang merupakan kepanjangan tangan dari gudang finish goods. Gudang - gudang penyangga tersebut umumnya didirikan oleh perusahaan di dekat pasar atau market mereka, dengan tujuan untuk menjaga kelancaran supply barang ke customer dan mengefisiensikan biaya logistik perusahaan.

Dalam artikel kali ini saya akan coba mengulas tentang hal - hal penting dalam manajemen gudang, berkenaan dengan fungsi gudang dalam kegiatan bisnis perusahaan, di luar dari fungsi utamanya sebagai tempat untuk menyimpan barang - barang milik perusahaan.

Berikut ini adalah beberapa fungsi lain dari Gudang, yaitu sebagai berikut :

1. Sebagai Tempat Assembling Produk

Fungsi pokok dari sebuah gudang adalah sebagai tempat untuk menyimpan barang - barang milik perusahaan. Namun adakalanya sebuah Gudang juga di manfaatkan sebagai tempat untuk melakukan perakitan atau assembly produk sebelum di kirim ke customer atau pelanggan. Gudang - gudang tersebut biasanya adalah gudang penyangga, dimana produk yang akan di kirim ke customer di rakit terlebih dahulu.

2. Sebagai Tempat Dispatching (Jadwal Pengiriman ) Produk

Fungsi lain dari gudang adalah sebagai tempat dispatching produk. Di dalam gudang produk - produk tersebut di simpan untuk sementara waktu dan kemudian di kirimkan kepada pelanggan sesuai dengan jadwal pengiriman yang ada. Dengan denikian kontrol dan kendali terhadap pengiriman barang menjadi lebih baik.

3. Sebagai Tempat Perawatan Produk

Gudang juga bisa di fungsikan sebagai tempat penyimpanan yang mempunyai fungsi yaitu untuk melakukan perawatan produk, terutama adalah produk - produk yang di hasilkan memerlukan sebuah penanganan khusus agar mutunya tetap terjaga. Contohnya adalah Daging olahan yang memerlukan perlakuan terhadap suhu dingin agar kualitas daging tersebut tetap terjaga dengan baik.

4. Sebagai Tempat Re-Packing Barang

Selain itu gudang juga bisa digunakan sebagai tempat untuk melakukan re-packing atau pengepakan ulang terhadap sebuah produk sebelum di kirimkan kepada pelanggan. Selain re-packing di gudang ini juga di lakukan proses penyortiran dan pemeriksaan ulang untuk memastikan produk tersebut dalam keadaan baik.

5. Sebagai Tempat Inbound Dan Outbound Produk

Gudang juga bisa di fungsikan sebagai tempat inbound dan outbound barang. Inbound adalah merupakan proses di mana barang-barang tersebut di terima dan masuk ke gudang kemudian di lakukan penyimpanan. Sedangkan outbound adalah proses mengelluarkan barang - barang tersebut dari tempat penyimpanan sebelum akhirnya di kirim kepada pelanggan.

Ada sebuah pertanyaan, Seberapa pentingkah peranan sebuah manajemen gudang untuk kemajuan perusahaan ?

Peranan dari manajemen gudang tentu saja sangat penting, karena jika manajemen gudang bisa di lakukan dengan baik akan memberikan kontribusi yang besar bagi perusahaan. sebagai contoh adalah melakukan perubahan pada layout gudang agar gerakan atau moving barang dan orang di gudang bisa menjadi lebih efisien tentu akan menhemat waktu dalam melakukan handling barang.

Berikut ini adalah keuntungan yang akan diperoleh oleh perusahaan jika fungsi manajemen gudang bisa berjalan dengan baik dan efisien, antara lain :

1. Menghilangkan Resiko Kerugian

Manajemen gudang yang di kelola dengan baik tentu akan mengurangi resiko - resiko yang kemungkinan akan terjadi dan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Contohnya adalah dengan sistem penyimpanan yang baik, sistem FIFO barang yang konsisten maka akan menghilangkan terjadinya dead stock yang sangat merugikan bagi perusahaan.

2. Memenuhi Permintaan Customer Dengan Lebih Cepat

Dengan manajemen gudang yang baik, maka gudang bisa segera memberikan informasi secara cepat, tepat dan akurat terutama ke bagian PPIC dalam kaitannya dengan permintaan barang urgent dari pelanggan. Prose pengecekan terhadap ketersediaan bahan baku dan material pendukung bisa dengan cepat di berikan sehingga PPIC bisa segera melakukan action atau langkah selanjutnya dengan tepat pula.

3. Data Stock Dan Material Selalu Update

Tolak ukur paling sederhana dari sebuah manajemen gudang yang baik adalah mampu memberikan sebuah informasi kepada pihak lain secara tepat. Hal tersebut bisa terwujud jika data stock barang selalu dalam keadaan update dan real time. Pengisian data mutasi stock barang yang di lakukan dengan baik akan menghasilkan sebuah data stock yang real sesuai dengan fisik barang yang ada di gudang.

4. Sebagai Acuan Dalam Melakukan Re-Order Barang Dengan Tepat

Kondisi stock yang selalu update akan sangat membantu bagi PPIC dalam menentukan kapan harus melakukan re-order atas persediaan barang untuk proses produksi dengan tepat. Jika data yang di berikan salah, maka PPIC akan salah dalam melakukan perhitungan dan analisa kebutuhan bahan baku dan barang pendukung lainnya.

5. Sebagai Acuan Dalam Menentukan HPP Produk

Hal ini sangat berkaitan dengan sistem FIFO barang. Dalam manajemen gudang penerapan FIFO sangat berperan dalam menentukan berapa Harga Pokok Produksi (HPP) produk, sehingga nantinya bisa menentukan berapa nilai harga jual produk tersebut agar profit perusahaan tetap terjaga. Jika penggunaan bahan baku di lakukan secara sembarangan tanpa adanya sistem FIFO maka yang akan terjadi adalah HPP yang di buat juga salah.

Demikianlah artikel tentang hal - hal penting dalam manajemen gudang, semoga bermanfaat dan berguna untuk Anda.