-->

Ad Unit (Iklan) BIG

SOP Penerimaan Barang Di Gudang

Post a Comment

SOP Penerimaan Barang Di Gudang
image : freepik.com

Pelaksanaan SOP Penerimaan Barang Di Gudang adalah salah satu prosedur yang ada dalam divisi Gudang (Warehouse). Ketentuan dan aturan yang terdapat dalam SOP tersebut wajib untuk di laksanakan dengan baik agar kegikeoperasionalatan operasional gudang bisa berjalan dengan baik pula.

Dan kita juga telah mengetahui bahwa salah satu aktivitas pekerjaan di gudang adalah penerimaan barang dari suplier. Di beberapa perusahaan bagian penerimaan barang merupakan divisi sendiri dan di pimpin oleh seorang Foremen atau Leader. Tetapi ada juga beberapa perusahaan yang menempatkan seorang Supervisor untuk mengepalai operasional di divisi penerimaan ( incoming ) tersebut.

Secara sederhana urutan proses penerimaan barang di gudang terdiri dari 10 macam, antara lain:
  • Menerima dokumen pembelian atau PO (biasanya berupa photo copy) dari divisi Purchasing atau  pembelian sebelum barang yang di pesan tersebut datang atau dikirimkan oleh pemasok.
  • Barang yang dikirim oleh pemasok harus dilengkapi dengan faktur penjualan dan surat jalan.
  • Lakukan pemeriksaan sebelum barang tersebut dinyatakan diterima, hitung jumlahnya apakah sama dengan yang tertera pada surat jalan dan salinan PO dari purchasing.
  • Cocokkan harga barang yang tertera pada faktur penjualan apakah sama dengan harga yang ditentukan oleh bagian purchasing, harga tersebut harus sama dan tidak boleh berbeda.
  • Untuk mengecek kualitas barang tersebut, serahkan ke bagian Quality Incoming untuk melakukan pemeriksaan. Bila di nyatakan  "Acceted" oleh bagian QC maka barang tersebut boleh di terima. Sebaliknya jika di nyatakan "Not Good" maka barang tersebut tidak boleh di terima dan harus di kembalikan kepada pemasok.
  • Jika barang yang dikirim oleh pemasok  tidak disertai dengan faktur penjualannya, maka harus di buatkan memorandum invoice (pengganti faktur).
  • Jika di temukan ada barang yang rusak atau cacat, maka barang tersebut harus di kembalikan kepada pemasok dan segera buatkan credit memorandum yang ditanda tangani oleh pihak penerima barang  (gudang) dan pihak pemasok (suplier) serta dicap oleh kedua perusahaan.
  • Barang yang diterima kemudian dibuatkan Bukti Barang Masuk (BBM)
  • Sebagai ketentuan bahwa bagian accounting tidak akan membayar tagihan pemasok yang tidak dilengkapi dengan BBM asli yang menyatakan bahwa barang tersebut telah diterima oleh bagian pembelian dan gudang.
  • Bagian penerimaan barang (gudang) akan membuatkan laporan tentang semua barang yang telah diterima ke dalam bentuk laporan harian yakni Incoming Material Report (IMR).

Secara urutan proses kerja, aktivitas penerimaan barang di gudang terbagi atas dua jenis yaitu :

1. Penerimaan barang dari suplier import.
2. Penerimaan barang dari suplier lokal.

Kedua jenis penerimaan barang tersebut biasanya di atur dalam sebuah prosedur kerja masing - masing secara terpisah karena hubungan relasi pekerjaannya juga berbeda.

Sebagai contoh, di sini saya akan menuliskan urutan proses kerja penerimaan barang sesuai dengan SOP di gudang sebagai referensi anda.

Saya akan jelaskan urutan prosedur kerja dari masing - masing prosedur tersebut di bawah ini.

RINCIAN MASING - MASING PROSEDUR PENERIMAAN BARANG

(1). PENERIMAAN BARANG DARI PEMASOK IMPORT

1.1. Staff gudang menerima infomasi kedatangan barang import dengan menerima Packing List dari bagian Purchasing.

1.2 Jika barang tersebut tiba di pabrik, Operator Gudang akan melakukan proses pembongkaran barang dan memberikan salinan Packing List ke Staff QC dengan informasi tambahan seperti parts atau produk yang harus dilakukan inspeksi terlebih dahulu.

1.3 Barang yang diterima dengan kontainer, proses pembongkaran mengacu ke Instruksi Kerja Bongkar Barang Kontainer Import.

1.4 Barang yang dikirim melalui kargo, proses pembongkaran mengacu ke Instruksi Kerja Bongkar Barang melalui Cargo.

1.5 Operator Gudang melakukan proses lanjutan untuk mengecek dan memastikan kembali jumlah barang yang diterima dengan Packing List.

1.6 Jika adanya ketidaksesuaian baik jumlah atau packaging, Staff atau Supervisor Gudang membuat Discrepancy Report (DR) untuk diserahkan ke Supply Chain Manager.

1.7 Pemeriksaan QC Incoming

QC Incoming segera menjalankan Prosedur Inspeksi Incoming.

1.8 Jika barang dinyatakan “No Good atau Rejected”, maka Operator Gudang akan memisahkan barang dan menjalankan Prosedur Penanganan Barang Reject di Gudang.

1.9 Jika barang dinyatakan “Good atau Accepted”, maka Staff QC menginformasikan hasil inspeksi ke Staff Gudang RM.

1.10 Input Penerimaan Barang Good di sistem

Barang yang berstatus Good/ Accepted, Staff Gudang akan diinput ke dalam sistem Axapta sesuai dengan Instruksi Kerja Receive PO di sistem Axapta, kemudian Bukti Masuk atau surat jalan Keluar Barang di distribusikan ke Purchasing Import, pemasok dan Arsip Gudang.

1.11 Bagian gudang mencatat penerimaan barang tersebut ke dalam kartu stok.
  • Stock barang Gudang RM dan FGA dicatat pada Stock Card oleh Operator Gudang.
  • Stock barang Gudang FG, diinput pada Kartu Stok Produk Jadi oleh Staff Gudang.
1.12 Bagian gudang melakukan penyimpanan barang sesuai dengan area/ atau tempat yang sudah ditentukan.
  • Penyimpanan barang di Gudang RM mengacu pada Intruksi Kerja Penyimpanan Barang di Gudang RM.
  • Penyimpanan barang di Gudang FG mengacu pada Instruksi Kerja Penyimpanan Barang di Gudang FG.
  • Penyimpanan barang di Gudang FG mengacu pada Instruksi Kerja Penyimpanan Barang di Gudang FG.

(2). PENERIMAAN BARANG DARI PEMASOK LOKAL

2.1 Staff Gudang RM menerima barang yang di kirim dari pemasok di sertai dengan surat jalannya.

2.2 Operator gudang bersama dengan pemasok melakukan pengecekan jumlah barang yang di kirim sesuai surat jalan.

Jika terjadi ketidaksesuaian jumlah dengan surat, maka surat jalan langsung dilakukan koreksi pada saat bersama oleh Operator Gudang dan Pemasok.

2.3 Pemeriksaan quality oleh QC Incoming.

Operator Gudang menginformasikan kedatangan barang kepada Staff QC dan minta untuk segera menjalankan Prosedur Inspeksi Incoming.

2.4 Jika barang dinyatakan “No Good/ Rejected” maka Staff RM melanjutkan dan menjalankan Prosedur Retur Pembelian Barang Lokal.

2.5 Jika barang dinyatakan “Good/ Accepted”, maka Staff QC menginformasikan hasil inspeksi ke Staff Gudang RM.

2.6 Input Penerimaan Barang Good di sistem

Barang yang berstatus Good/ Accepted, Staff Gudang RM akan diinput ke dalam sistem Axapta sesuai dengan Instruksi Kerja Receive PO di sistem Axapta, kemudian Bukti Masuk/ Keluar Barang di distribusikan ke Pemasok, Purchasing Lokal dan Arsip Gudang RM.

2.7 Operator gudang RM mencatat penerimaan barang tersebut ke dalam Stock Card dan mencantumkan no. surat jalannya.

Barang yang di simpan di gudang RM akan di simpan sesuai dengan Instruksi Kerja Penyimpanan Barang di Gudang RM.

2.8 Untuk barang yang merupakan pesanan dari divisi lain dan di terima oleh gudang RM maka barang tersebut di serahkan ke divisi pemesan dan mencatatnya di Log Book Pengambilan Barang.

Daftar Singkatan :
  • RM : Raw Material
  • WH : Warehouse
  • IK : Instruksi Kerja
  • FG : Finish Good
Demikianlah urutan prosedur penerimaan barang dari suplier atau pemasok import dan lokal di gudang.

Silahkan sobat cari postingan saya mengenai IK ( Instruksi Kerja ) untuk mengetahui bagaimana cara membuat sebuah format IK.

Terima kasih telah mampir dan membaca artikel di blog saya.
Pujakesuma
Hi there, my name is Pujakesuma. I'm a blogger from Indonesia. I like travelling, blogging, reading a book, and listen to the music. Nama Saya Pujakesuma, Seorang blogger yang menyukai dunia Blogging, Travelling, Membaca dan Mendengarkan musik

Related Posts

Post a Comment

Subscribe To Our Newsletter