Cara Mengatasi Dan Menghindari Dead Stock Di Gudang

Daftar Isi

image : pixabay

Bagaimanakah Cara Mengatasi Dan Menghindari Dead Stock Di Gudang?

Dalam kegiatan usaha industri manufaktur kita seringkali mendengar istilah dead stock. Dead stock adalah hantu dan musuh bersama yang harus di di hindari dan di musnahkan.

Mengapa demikian ? Karena dead stock bisa membuat perusahaan menderita kerugian dari sisi finansial dan kehilangan sebagian profit atau keuntungannya.

Apakah definisi dari dead stock ? Dead stock adalah tidak terpakainya material dalam jumlah atau stock yang besar di gudang dalam jangka waktu yang lama. Akibat yang di sebabkan oleh dead stock adalah arus kas atau cash flow perusahaan menjadi kurang sehat dan terganggu.

Kenapa demikian ? Karena sebagian aset perusahaan tertahan dan dan tidak bergerak di gudang. Secara kasar bisa kita katakan bahwa uang perusahaan tertahan di gudang dalam bentuk material yang sayangnya material tersebut tidak bisa di pergunakan untuk kegiatan produksi dalam jangka waktu yang lama.

Rugi ? Sudah pasti tentunya, oleh karena itu penting untuk mengelola dan mencari cara mengoptimalkan akurasi stock barang persediaan dengan baik agar kasus dead stock seperti itu tidak terjadi.

"Dead Stock Merupakan Salah Satu Faktor Penyebab Kerugian Bagi Perusahaan"

Jika kita telusuri ada beberapa faktor penyebab terjadinya dead stock di gudang, diantaranya sebagai berikut :

Kontrol terhadap supply material yang lemah.
Stock material yang tidak pernah di update.
Pergantian spec material dari marketing dan engineering.
Sistem penyimpanan atau storage di gudang yang buruk.
Minimum order dari supplier.

Untuk mengetahui lebih dalam lagi mengenai faktor penyebab terjadinya dead stock di atas, baiklah saya akan coba jabarkan satu persatu sebagai berikut :

1. Permintaan Rendah

Ketika bisnis Anda (dalam hal ini adalah departemen marketing) membuat forecast penjualan secara tidak benar, maka resiko yang harus Anda hadapi adalah terjadinya kelebihan persediaan barang yang tidak dapat dijual.

Kelebihan stok ini pada akhirnya akan berakhir sebagai persediaan stok mati (dead stock). Mungkin terdapat banyak alasan sehingga menyebabkan terjadinya permintaan rendah terhadap penjualan produk Anda.

Sebagai contoh adalah adanya perubahan preferensi pelanggan atau pesaing dalam menciptakan produk baru dan kualitasnya lebih baik daripada produk Anda maka dapat mengakibatkan produk Anda menjadi kurang diinginkan oleh pelanggan.

2. Kurangnya Komunikasi

Dead Stock dapat terjadi sebagai akibat dari adanya miskomunikasi yang terjadi antara tim Warehouse dan manajemen Anda. Tim gudang Anda mungkin menghasilkan lebih banyak stok persediaan karena manajemen tidak mengkomunikasikan berapa jumlah persediaan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan baik kepada mereka.

Alasan lainnya, ternyata manajemen tidak menyadari keberadaan dead stock tersebut dan oleh karena itu tidak diperhitungkan dengan benar dengan cara mengurangi produksi atau memberikan diskon dan mengadakan kegiatan promosi.

3. Produk Cacat

Dead stock juga bisa terjadi karena gudang Anda memiliki kelebihan produk rusak atau tidak berfungsi. Hal ini dapat terjadi ketika produk tertentu gagal melewati pengecekan kualitas internal Anda dan disimpan di gudang atau ketika pelanggan Anda mengembalikan produk cacat yang mereka telah membeli dari Anda.

Jika tidak ada tindakan nyata yang diambil untuk menangani hal tersebut, maka akan mengakibatkan dead stock di gudang Anda..

4. Kontrol Terhadap Supply Material Yang Lemah

Mengapa hal ini bisa terjadi ? Seperti pernah saya tulis dalam artikel saya sebelumnya, kontrol supply material yang lemah di sebabkan oleh perencanaan yang tidak baik dan kurang maksimal. Membeli barang dalam jumlah yang banyak karena kekhawatiran harga akan naik dari supplier di next order, menyebabkan kita membeli material melebihi dari forecast kebutuhan barang.

Harapannya baik yakni melakukan efisiensi biaya pembelian di saat harga belum naik, tetapi kita tidak menyadari bahwasannya bahaya sedang mengintai di depan mata kita karena peluang terjadinya dead stock jelas ada.

Terlebih jika kita tidak melakukan cek order ke Sales marketing apakah order dari customer untuk type produk yang menggunakan bahan baku material yang akan kita beli tersebut masih ada atau tidak. Jika tidak maka sangat riskan bagi kita untuk membelinya.

5. Stock Material Yang Tidak Pernah Di Update

Ini adalah sebuah masalah dan kesalahan yang fatal dalam fungsi manajemen gudang. Mengapa ? Karena salah satu fungsi utama gudang adalah menjaga dan menyajikan data stok material secara update dan periodik kepada pihak lain yang membutuhkan.

Bisa saja itu dari Manajemen perusahaan langsung, atau bisa juga dari bagian accounting. Salah satu yang membutuhkan data stok material di gudang yang akurat adalah bagian perencanaan (PPIC) dan bagian pembelian (purchasing).

Jika stok material yang di berikan kepada mereka tidak akurat atau bahkan lebih fatal yaitu salah maka bagian PPIC dan bagian purchasing juga akan terkena imbasnya yakni melakukan pembelian material yang salah pula. Akibatnya tentu sudah jelas, resiko terjadinya dead stok mengintai kita di depan mata.

6. Pergantian Spec Material Dari Marketing Dan Engineering

Seringkali karena tuntutan dari customer di lapangan yang di akibatkan oleh banyaknya keluhan yang terjadi menyebabkan divisi marketing dan engineering merubah spec material tertentu secara mendadak.

Jika ini terjadi sudah jelas akan mengakibatkan kita terpaksa harus membeli material baru sesuai spec yang di minta. Pertanyaannya, bagaimana dengan stock material spec lama yang masih tersimpan di gudang ? Tentu saja ini menjadi peluang akan terjadinya dead stock.

Sebagai penanggung jawab gudang tentunya anda harus segera mengambil tindakan untuk mengatasinya. Jika memang material yang tersisa di gudang tersebut tidak bisa di gunakan lagi, segera minta surat dari Marketing dan Engineering yang menyatakan status material tersebut dengan sepengetahuan manajemen perusahaan. Dengan demikian bagian gudang tidak akan di persalahkan di kemudian hari.

7. Sistem Penyimpanan Atau Storage Di Gudang Yang Buruk

image:getsweet.com

Hal ini juga adalah sebuah kesalahan fatal dari sistem manajemen gudang. Tempat penyimpanan yang tidak pernah di monitor secara rutin bisa menyebabkan material terselip dan luput dari kontrol kita. Jika ini terjadi maka sudah pasti akan mempengaruhi data stock yang menjadi tidak real dan update.

8. Minimum Order Dari Supplier

Berdasarkan pengalaman saya sebagai seorang kepala gudang sebelumnya dan sekarang menjadi kepala PPIC, beberapa supplier menetapkan kebijakan pembelian yakni customer di haruskan membeli jumlah minimum order yang harus di beli jika ingin membeli barang dari mereka.

Hal ini tentu sebuah resiko yang harus di tanggung oleh kita karena kita terpaksa harus membelinya walaupun melebihi kebutuhan kita sendiri karena apa taruhannya adalah proses produksi bisa terhenti jika kita tidak membelinya.

Ini juga bisa menjadi peluang terjadinya dead stock, terlebih lagi jika belum ada jaminan bahwa produk tersebut akan di produksi kembali.

Setelah mempelajari faktor - faktor penyebab terjadinya dead stock di atas, apakah ada cara untuk mencegah atau menghindarinya ? Cara menangani dead stock bisa kita bagi menjadi dua macam, yakni strategi jangka pendek dan strategi jangka panjang. Simak uraiannya lebih lanjut dibagian akhir artikel ini.

Dari uraian diatas dapat kita tarik sebuah kesimpulan bahwa dead stock tidak dapat menghasilkan uang yang bisa digunakan untuk membiayai bisnis Anda, namun sebaliknya, deadstck justru akan menghabiskan banyak biaya bisnis, mengurungi keuntungan perusahaan Anda dan menghabiskan ruang penyimpanan didalam gudang yang seharusnya dapat digunakan untuk menyimpan barang - barang produktif yang bisa terjual. Deadstock akan selalu menjadi beban bagi Anda sampai Anda menyingkirkannya.

Bagaimanakah Cara Menghapus Dead Stock?

Setelah Anda mengetahui resiko dan kerugian yang disebabkan oleh deadstock, maka sesegera mungkin menghapus dan menghilangkannya dari gudang Anda adalah sebuah langkah yang sangat tepat. Setelah itu Anda harus berusaha mencegah hal tersebut terulang kembali di masa yang akan datang.

Strategi jangka pendek adalah langkah nyata dan cepat yang harus segera di ambil untuk menghapus dan menyingkirkan dead stock didalam gudang agar tidak semakin menjadi beban untuk perusahaan. Semakin lama dead stock di biarkan maka akan semakin merugikan untuk perusahaan.

Beberapa tips dan jenis strategi jangka pendek, antara lain:

1. Memberikan Diskon Kepada Pelanggan

Metode ini adalah strategi yang paling mudah untuk menyingkirkan stok mati persediaan Anda. Memberikan diskon besar dengan harapan dapat meningkatkan permintaan terhadap produk Anda.

Diskon harus cukup besar sehingga pelanggan merasa diberikan insentif dan tertarik untuk membelinya. Sementara disisi lain, penjualan produk tersebut mungkin tidak dapat menghasilkan keuntungan dengan strategi ini, akan tetapi Anda akan dapat memulihkan beberapa biaya produksi dan meningkatkan ruang penyimpanan gudang Anda untuk persediaan barang yang menguntungkan menguntungkan lainnya.

2. Buat Paket Dengan Produk Lain

Bisnis Anda dapat membuat sebuah paket dengan menggabungkan persediaan stok mati Anda dengan produk terkait dengan harapan akan mendapatkan permintaan yang lebih tinggi. Perusahaan Anda kemudian dapat menjual paket ini dengan harga diskon.

Dengan fokus ke permintaan yang lebih tinggi untuk produk terkait, Anda mungkin dapat dengan cepat menyingkirkan persediaan stok mati didalam gudang Anda.

3. Jual Di Marketplaces Online

Pilihan lain yang dapat dipertimbangkan adalah menjual secara online pada Marketplace. Website ini melayani ribuan perusahaan yang ingin membeli produk - produk dengan harga yang murah, dan itu membuat mereka bisa menjadi target yang ideal untuk penjualan dead stock Anda.

4. Kembalikan Produk Ke Suplier Anda

Bernegosiasi dengan pemasok barang Anda untuk mengembalikan persediaan stok mati terkadang bisa menjadi sebuah pilihan yang patut di coba. Meskipun Anda mungkin tidak dapat menjual produk ini, pemasok Anda mungkin tahu dari pelanggan yang bersedia untuk membeli produk tersebut. Dengan demikian, mereka bersedia untuk mengambilnya kembali.

Hal tersebut sangat tergantung pada syarat dan ketentuan dari kebijakan pengembalian pada saat perjanjian awal jual belinya, dan Anda biasanya harus membayar biaya Restocking untuk pemasok Anda.

Biaya ini biasanya berupa biaya pengemasan ulang dan biaya pengembalikan produk kepada mereka. Selain itu, pemasok Anda jarang sekali mengkompensasi pengembalian Anda dalam bentuk uang tunai.

Artinya, mereka akan memberikan Anda dalam bentuk kredit yang dapat Anda gunakan untuk pembelian berikutnya dari mereka.

5. Donasi Untuk Amal

Daripada hanya membuang stok mati Anda begitu saja, maka Anda dapat menyumbangkan stok mati ini untuk donasi atau kegiatan amal. Produk Anda akan diperlakukan dengan lebih baik daripada hanya berakhir di tong ssampah.

Hal ini tergantung pada yurisdiksi pajak Anda, Anda bahkan bisa mendapatkan pajak write-off dari pemerintah dengan menyumbang untuk amal. Anda harus memeriksa dengan konsultan pajak Anda pada pengurangan pajak apa yang akan berlaku untuk daerah Anda jika Anda menyumbangkan produk tersebut untuk kegiatan amal.

Strategi Jangka Panjang

Strategi jangka panjang adalah sebuah strategi yang harus di pikirkan dan di analisa karena strategi ini pada prinsipnya adalah upaya pencegahan agar kasus dead stock tidak terulang kembali di gudang.

Beberapa tips strategi jangka panjang yang bisa di lakukan adalah sebagai berikut :

1. Mengidentifikasi Akar Penyebab Dead Stock Dan Mengambil Tindakan Pencegahan

Mengidentifikasi akar penyebab dead stock adalah langkah yang paling penting untuk memperbaikinya dalam jangka panjang. Beberapa hal yang menjadi penyebab umum adalah siklus hidup produk, mengubah tren pelanggan, dan kedatangan pesaing baru.

2. Jika ada ancaman kenaikan harga dari supplier, kita (dalam hal ini adalah bagian purchasing ) harus melakukan negosiasi dengan supplier tersebut.

Salah satunya adalah menjanjikan repeat order tetapi dengan syarat harga belum naik atau masih memakai harga lama. Apakah bisa ? Bisa, karena jika kita menjanjikan repeat order maka supplier juga bisa melakukan persiapan pembelian bahan baku mereka lebih awal, tentu saja dengan harga lama mereka.

Kemudian alternatif yang lain adalah segera mencari supplier pengganti sebagai alternatif. Ini tentu butuh waktu, karena biasanya material dari supplier baru untuk barang tertentu memerlukan proses uji testing oleh engineering sebelum di gunakan. Namun sebagai alternatif pilihan itu harus kita lakukan.

3. Mewajibkan gudang material melaksanankan stock opname setiap bulan secara rutin.

Hal ini harus di lakukan supaya didapatkan stock real yang di jadikan sebagai acuan bagian PPIC dan Purchasing dalam melakukan perencanaan produksi dan pembelian material.

4. Meminta agar proses pergantian spec bisa di lakukan dengan cara menghabiskan spec lama dulu kebagian engineering dan marketing.

Jika tidak bisa, maka kita bisa meminta kepada engineering agar material spec lama yang masih tersisa di gudang di alihkan ke type yang lain.

5. Memperbaharui layout gudang yang ada adalah sebuah alternatif yang bisa kita lakukan.

Reposisi material dengan mengelompokkan kembali material yang ada berdasarkan kelompok nya. Ketegasan seorang kepala gudang mutlak di perlukan agar semua operator gudang bisa menjalankannya dengan benar.

Jika ada satu dua yang membangkang berikan peringatan. Jika tidak bisa melakukan pekerjaan tersebut dengan benar maka anda berhak untuk melakukan rotasi kebagian lain melalui HRD.

6. Dalam bisnis kepandaian melakukan negosiasi sangatlah penting.

Dewasa ini peraturan minimum order sudah mulai jarang di berlakukan oleh supplier. Namun jika mereka masih menerapkannya maka kita bisa melakukan negosiasi dengan mereka. Caranya adalah, memberikan semacam forecast pembelian untuk beberapa bulan ke depan sesuai dengan data kebutuhan yang kita dapat dari marketing.

Dengan cara tersebut ternyata saya berhasil lakukan dengan baik. Perlu kita ketahui salah satu alasan mengapa supplier menerapkan minimum order qty kepada kita adalah cost mereka akan tertutup jika mereka mereka memproduksi barang kita sesuai dengan jumlah minimum tersebut.

Dengan cara memberikan forecast beberapa bulan kedepan maka mereka bisa melakukan proses produksi sekali jalan. Sisa produksi yang belum kita minta bisa mereka simpan di gudang mereka terlebih dahulu.

Kesimpulan :

Untuk mencegah terjadinya dead stock, maka sangat penting untuk menerapkan kedua strategi jangka pendek dan jangka panjang diatas untuk meningkatkan manajemen persediaan Anda. Perangkat lunak (software) manajemen persediaan adalah salah satu alat terbaik untuk membantu Anda dalam melacak pergerakan produk dan mencegah mencegah terjadinya dead stock tersebut.

Demikianlah artikel mengenai dead stock material dan cara mencegah atau menghindarinya. Semoga berguna dan bermanfaat untuk kita semua.

Media SCM