Cara Mengoptimalkan Akurasi Stok Barang Dan Persediaan Anda

Akurasi stok barang dan persediaan adalah merupakan tujuan dari setiap kegiatan operasional gudang dalam sebuah perusahaan. Dengan memiliki akurasi data stok atau inventaris barang yang dioptimalkan dan 100% benar, maka penjadwalan pengiriman barang kepada pelanggan atau customer akan bekerja dengan baik pula tanpa adanya kesalahan. Namun pada realitasnya, selalu saja ada masalah dengan akurasi data stock dan persediaan sehingga membuat manajemen perusahaan harus bekerja ekstra dengan situasi yang mereka hadapi untuk tetap bertahan dalam menjalankan bisnis perusahaan.

Apa Itu Akurasi?

Departemen yang berbeda dalam setiap perusahaan akan melihat dan menilai akurasi persediaan dalam sudut pandang yang berbeda. Misalnya, departemen manufaktur akan melihat akurasi dari segi hitungan. Ketika menghitung item barang di gudang, maka sebuah hasil perhitungan hanya akan di katakan akurat ketika total item yang dihitung sama dengan total yang diharapkan atau tertera dalam pembukuan.

Departemen Perencanaan (PPIC) juga memiliki pandangan yang berbeda pada akurasi. Mereka tidak melihat sebuah akurasi sebagai sebuah angka 100%, akan tetapi mereka akan melihat apakah hasil tersebut masih berada dalam toleransi yang telah diputuskan sebelumnya. Jadi, bagian tertentu dengan biaya yang rendah mungkin memiliki toleransi akurasi lebih banyak, contohnya 10%. Jadi jika jumlah yang diharapkan adalah 1000 unit, dan toleransi adalah 10%, maka hasil jumlah fisik yang ada 930 unit, maka hal tersebut masih dapat diterima, sehingga menurut Departemen Perencanaan (PPIC), itu adalah akurat. Toleransi ini dapat dikurangi secara signifikan ketika mempertimbangkan bagian tertentu dengan biaya yang mahal. Misalnya tolerasi untuk bagian yang memiliki biaya 100 Juta rupiah mungkin hanya 2% saja.

Departemen akuntansi memiliki sudut pandang yang lain lagi dalam mengambil kesimpulan tentang apa yang di maksud dengan akurasi persediaan. Akuntan tidak melihat akurasi dalam hal hitungan barang, akan tetapi dalam nilai rupiahnya. Keakuratan yang mereka cari adalah keakuratan jumlah rupiah yang ada di dalam gudang. Oleh karena itu, jika departemen akuntansi mengharapkan nilai gudang sebesar Rp.10.000.000.000, dan nilai tersebut tersedia, maka akuntan akan mengatakan bahwa persediaan akurat. Ini mungkin tidak masuk akal, karena bagaimanapun akan tetap menjadi masalah selama ada perbedaan dalam item fisik. Beberapa bagian mungkin memiliki kekurangan yang signifikan, sementara bagian yang lain mungkin memiliki beberapa kelebihan stok barang.

Masalah Akurasi

Di gudang yang normal, ada bagian tertentu yang memiliki toleransi di mana tingkat persediaan dapat sedikit berbeda, dan masih akurat. Namun, Manajer gudang tidak akan tahu persis bagian mana yang memiliki hitungan akurat, pada waktu tertentu. Hal yang sama juga berlaku untuk departemen akuntansi, selama mereka tidak peduli dengan tingkat persediaan, dan hanya peduli dengan nilai rupiahnya saja.

Banyak perusahaan telah mengadopsi metode siklus menghitung untuk mencoba untuk menghitung beberapa bagian secara reguler dan teratur. Untuk bagian yang lebih mahal biasanya dimasukkan dalam kategori  "A ", kemudian bagian yang paling sering dihitung dimasukkan dalam kategori "B", dan bagian yang jarang di hitung di masukkan dalam kategori "C ". Pengelompokkan ini akan membantu mengurangi jumlah ketidakakuratan yang mungkin terjadi di gudang.

Karena kategori  "A " adalah kategori yang dihitung secara lebih teratur, kemungkinannya adalah bahwa item dalam kategori tersebut akan memiliki kemungkinan lebih sedikit ketidakakuratan jika di bandingkan dengan kategori "B " atau "C ". Ketika sebuah akurasi persediaan didasarkan pada jumlah hitungan akurat terhadap jumlah yang tidak akurat, maka dapat ada beberapa manipulasi terhadap akurasi yang lebih, jika bahan yang sama dihitung secara berulang-ulang. Dalam rangka untuk mengurangi efek ini, beberapa perusahaan tidak menginformasikan kepada mereka yang melakukan perhitungan tentang berapa jumlah total yang mereka harapkan. Dengan cara ini, maka penghitung akan fokus melakukan perhitungan saja dan melakukan hitungan dengan lebih akurat.

Banyak ketidakakuratan persediaan barang yang mungkin saja terjadi sebelum item tersebut mencapai gudang. Kesalahan tanda terima sangat umum terjadi, vendor telah megirimkan jumlah item yang salah atau ada item yang tidak dikirim akan tetapi tertera dalam surat jalan. Perusahaan dapat meningkatkan akurasi persediaan mereka dengan menerapkan proses penerimaan yang lebih ketat yang akan menangkap ketidakakuratan tersebut sebelum masuk kedalam gudang penyimpanan.

Itulah ulasan artikel tentang Cara Mengoptimalkan Akurasi Stok Barang Dan Persediaan Anda. Semoga artikel ini bermanfaat dan berguna serta bisa menambah wawasan ilmu pengetahuan Anda.

Berbagi :