Prinsip Inventory Control, Keeping Stock Dan Stock Accuracy

Daftar Isi

image : Pixabay

Prinsip Dasar Stock Keeping

Saya ucapkan selamat datang kembali kepada anda. Terima kasih karena telah sudi berkunjung ke blog saya ini. Pada kesempatan kali ini saya akan melanjutkan pembahasan lanjutan mengenai warehouse operation dengan membahas tiga (3) materi pembahasan yaitu prinsip stock keeping, control security dan stock accuracy.

Prinsip - prinsip dasar dari stock keeping yaitu :

1. Security, keeping a locked stockroom | terkunci keamanan akan terjaga.

Hal mendasar dari aktifitas pergudangan adalah mengunci ruangan penyimpanan apabila tidak ada aktifitas. Termasuk dalam hal ini adalah gerbang utama gudang. Hal ini untuk memastikan gudang aman dan terhindar dari bahaya pencurian barang.

2.Transaction recording, all issue and receipts of materials be recorded immediatelly withourt delay to reduce error.

Semua transaksi yang berlangsung di gudang hendaknya langsung di catat ke dalam kartu stock dan segera di input ke dalam sistem agar data stock gudang selalu dalam keadaan update. Faktor kesalahan manusia / human error menjadi faktor terjadinya selisih data stock di gudang. Salah satu nya akibat dari seringnya menunda - nunda pencatatan transaksi yang terjadi sehingga akhirnya lupa.

3. Authorization control , need autorization for withdrawing any material from warehouse.

Semua transaksi yang terjadi harus mendapatkan otorisasi dari atasan yang berwenang. Tanpa adanya otorisasi maka transaksi tidak dapat di jalankan atau di proses. ini salah satu cara untuk menjaga agar semua tansaksi yang terjadi bisa di pertanggung jawabkan.

4. Automation when cost effective.

Jika dengan penambahan alat kerja otomatis mampu mengurangi biaya yang timbul di gudang dengan signifikan, maka lakukan saja.

5. Perishable stock by FIFO.

Untuk menjaga agar tidak terjadi material tidak bisa di pergunakan atau di pakai akibat dari lewat masa berlakunya / kadaluarsa, maka di gudang di terapkan sistem FIFO ( First In First Out ). Prinsipnya adalah material yang datang lebih awal harus di pakai lebih dulu.

6. Lot treacibility, with lot number can isolate source of defect.

Untuk mempermudah penelusuran ketika terjadi material reject, maka akan dengan mudah di dapatkan data nya. kapan barang masuk, dari suplier mana dan sebagainya. maka identifikasi per lot juga penting di lakukan di gudang.

7. Cycle count for stock accuracy, daily stock taking, weekly stock taking, or monthly stock taking.

Dengan melakukan pengambilan / perhitungan stock secara periodik harian dengan metode random check akan meminimalkan selisih stock yang kemungkinan terjadi, karena mutasi dan pergerakan stock barang dapat kita ketahui dengan cepat sehingga dengan cepat bisa di ketahui penyebabnya, dan dengan cepat pula segera di lakukan perbaikan dan rekonsiliasi datanya.

Prinsip Dasar Physical Control dan Security

Prinsip - prinsip dari physical control Dan security yaitu :

1. Good numbering system / Sistem penomoran barang

Sistem ini sekarang ini di terapkan hampir di seluruh perusahaan - perusahaan di Indonesia.

Bahkan saat ini juga sudah banyak perusahaan yang menerapkan sistem barcode pada produk nya.

image : freepik.com

Apalagi sekaran ini juga sudah banyak di jual alat pembaca barcode / barcode reader di pasaran, sehingga mempermudah kita. kemudahan yang di tawarkan oleh sistem ini sangat banyak di antaranya adalah efektivitas dan efisiensi waktu, menghindari kesalahan pengambilan dan pengiriman barang ke customer, dan sebagainya.

2. Simple well documented transaction system

Identify item, artinya penulisan setiap transaksi harus jelas dan benar. Kode part number dan qtuantity harus di identifikasi dengan baik dan benar.
Verify quantity, gunakan standar packaging yang sesuai. contohnya standar packaging barang A = 100 Pc, maka untuk dengan cepat bisa di ketahui berapa jumlah karton yang di perlukan untuk mengirim 1000 pieces barang ke customer. Hal ini tentu akan berbeda dan memerlukan waktu yang lebig lama untuk menghitung apabila jumlah quantity per karton berbeda - beda.
Record transaction, artinya semua transaksi harus tercatat dengan baik.
Well trained workforce, artinya petugas gudang telah terlatih dengan baik. Oleh karena itu sangat penting di berikan pelatihan berkala kepada petugas / operator gudang untuk menambah skill dan kemampuan mereka terlebih jika ada upgrade sistem kerja

Stock Accuracy

Dengan stock accuracy yang tinggi maka perusahaan dapat dengan cepat merespon permintaan customer. Proses analisa stock ini harus di laksanakan setiap saat dan berkesinambungan.

Penyebab - penyebab umum dari kesalahan data stock antara lain :

Unauthorized withdrawl of material, artinya tidak adanya otorisasi dari transaksi yang di lakukan.
Unsecured stockroom, artinya ruangan tempat penyimpanan barang di biarkan tidak terkunci atau bisa katakan sistem keamanan gudang yang buruk.
Poorly trained personel, artinya kemampuan petugas / operator gudang yang lemah karena kurang terlatih.
Inaccurate transaction recording system, artinya pencatatan proses serah terima tidak akurat. hal ini bisa terjadi antara petugas gudang dengan produksi di internal perusahaan atau dengan customer.
Poor transaction recording system, artinya sistem data yang ada kurang baik.
Lack of audit capability, artinya jarang di lakukan audit di gudang baik di lakukan oleh internal perusahaan ataupun oleh pihak luar.

Demikianlah tiga ( 3 ) hal mengenai prinsip stock keeping, control security dan stock accuracy yang ada di gudang. semoga setelah membaca artikel ini akan semakin menambah wawasan dan pengetahuan anda.

Terima kasih atas kunjungan anda ke blog saya.