Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Surat Penawaran Barang

Surat Penawaran Barang

Surat penawaran barang merupakan surat bisnis yang dikeluarkan bersamaan dengan penawaran suatu produk Anda kepada calon pembeli potensial.

Walaupun pembeli itu merupakan pembeli langganan, demi terciptanya kelancaran dan kesinambungan hubungan Anda dengan buyer, atau antara supplier dengan agen, maka surat penawaran barang sifatnya adalah resmi dan wajib.

Barang ditawarkan tidak dalam kondisi ‘tersebut’kan, melainkan pula bisa berupa adanya permintaan sebelumnya dengan spesifikasi khusus sehingga surat penawaran barang bisa mengadopsi permintaan dari klien sesuai dengan apa yang diminta. 

Dan apabila klien baru, biasanya surat penawaran barang juga menyertakan lampiran dan beragam pilihan dari produk yang hendak di tawarkan.

Juga sebagai acuan akan kesuksesan produk, pilihan yang dipakai di pasar. Bila menawarkan barang kepada pemerintahan surat penawaran barang, selalu melewati bagian birokrasi tertentu, dan akan ada lelang bidding untuk menentukan siapa yang diangkat sebagai rekanan pemerintah dalam produksi atau pembelian barang. 

Bagaimana ciri-ciri suatu surat penawaran barang?

  • Menyebutkan siapa Anda, nama perusahaan atau organisasi Anda, dan posisi Anda atau peran Anda sebagai orang yang menawarkan. Ingatkan pembaca hubungan Anda dengan dia jika perlu.
  • Menggunakan dengan jelas, bahasa untuk meminta pengesahan (jelas menggambarkan apa yang Anda ingin didukung).
  • Menjelaskan latar belakang mengapa Anda meminta surat penawaran barang, apa yang akan digunakan untuk apa, dan mengapa Anda merasa bahwa surat penawaran barang yang diperlukan atau mengapa klien pantas menerima surat penawaran barang, dan sebagainya.
  • Meliputi pedoman format, panjang, atau isi dari surat surat penawaran barang. Juga, menunjukkan hal lain yang pembaca perlu lakukan untuk memberikan surat penawaran barang, seperti mengisi formulir terlampir dan sejenisnya.
  • Menunjukan dengan jelas, ketika klien membutuhkan surat penawaran barang.
  • Mempertimbangkan tersedianya amplop, pre-addressed, dengan huruf cetak, pada permintaan Anda jika surat surat penawaran barang akan dikirimkan balik.
  • Ada umpan balik, misalkan cap khusus dari penawaran bekerja sama dengan Pos, untuk memudahkan umpan balilk dari klien
  • Adanya sugesti pilihan bagi pembaca untuk mempertimbangkan surat penawaran barang tersebut.

Tips dalam Surat Penawaran Barang

Bagaimana tips dalam surat penawaran barang, penulis berhasil merangkumnya untuk Anda:

  • Tunjukkan apa atau kepada siapa yang Anda menawarkan barang.
  • Memperkuat (atau memberikan alasan untuk) surat penawaran barang Anda.
  • Jika Anda menawarkan barang pada orang dalam posisi tertentu, peran, pekerjaan, dll, termasuk berapa lama Anda telah mengenal orang itu, dalam kapasitas apa, positif kualitas dari orang yang membuat dia / dirinya calon yang cocok untuk menerima surat penawaran barang, termasuk lamanya sebagai rekanan kerja, dan sebagainya, Jadi, harus secara spesifik mungkin.
  • Jika perlu, tunjukan langkah berikutnya yang harus diambil atau apa yang akan terjadi selanjutnya. Sertakan kerangka waktu, jika sesuai.
  • Anda mungkin ingin memasukkan informasi kontak Anda dan menawarkan untuk memberikan informasi lebih lanjut sesuai permintaan barang yang sukses dipesan.
  • Akhiri surat Anda dengan meringkas alasan untuk surat penawaran barang dan dengan menegaskan kembali surat penawaran barang Anda, dan sebagainya.
  • Sopan dalam penawaran. 

Dan Ingat mengenai feedback, dengan membuat penawaran, maka akan ada permintaan, dan Anda harus tepat waktu sudah memastikan barang tersedia sebagaimana dalam permintaan.

Feedback Surat Penawaran

Akan halnya bagi Anda klien dari surat penawaran barang. Anda pun bisa melakukan langkah tersendiri untuk melakukan feedback terhadap surat penawaran barang. Yakni mengajukan atau mengisi formulir permintaan yang ada di dalamnya.

Sebenarnya, sisi penjualan online, di mana ada form pengisian pembelian online, merupakan feedback terhadap ‘penawaran’ tanpa surat penawaran. 

Tips tips berikut mungkin dapat membantu Anda mengenali kondisi surat penawaran, antara lain:

1. Jangan serta-merta percaya isi dari surat penawaran, tambah informasi Anda dengan mencari tahu informasi tambahan mengenai barang yang ditawarkan, seperti dengan pencarian cepat di Internet. 

Di dalamnya Anda pun bisa mencari tahu, profil perusahaan si pengirim penawaran.

2. Anda dalam posisi untuk menegaskan apakah menolak atau menerima, bila menolak maka Anda bisa saja membuang langsung surat penawaran itu ke tong sampah.

Namun bagi kami itu bukan tindakan yang bijaksana, karena suatu saat barangkali Anda akan membutuhkan hubungan bisnis dengan lini yang ditawarkan pada Anda, ada baiknya jika menolak, Anda pun tetap mengarsipkan surat penawaran.

3. Umumnya, tanggapan diberi jeda oleh pemberi penawaran paling lama beberapa minggu,  bagi perusahaan, atau organisasi untuk menanggapi. 

Manfaatkan masa itu untuk bertanya lebih jauh,  pertanyaan Anda tertuju pada kualitas, hingga sang Humas perusahaan itu kepayahan, tentu saja, karena Anda hendak membeli, Anda tentunya ingin yang terbaik, dan para Humas / PR itu dibayar untuk repot menjawab, jadi Anda jangan sungkan adu kepala dengan mereka.

4. Jika penawaran sesuai, Anda mungkin bisa mengarsipkan data-data penawaran untuk menjaga adanya kemungkinan yang terbaik bila kemungkinan terburu tiba. 

Anda membutuhkan bantalan untuk kasus hukum pada kemudian hari, arsipkan surat penawaran barang dengan baik, agar proses legal mudah diselesaikan.

5. Karena dibuat semudah mungkin bagi orang untuk merespon permintaan Anda. Ini mungkin berarti yang menawarkan untuk membayar untuk setiap fotokopi dibutuhkan atau biaya pengiriman, atau mungkin termasuk amplop, alamat sendiri dicap; formulir yang diperlukan, kuesioner, atau dokumen lainnya; dan sebagainya.

Pastikan untuk menyertakan informasi kontak sehingga orang tersebut dapat dengan mudah menghubungi Anda jika diperlukan, seperti sel atau nomor telepon rumah atau alamat e-mail.

Ketika seseorang merespon pertanyaan Anda, itu adalah ide yang baik untuk mengirim pesan singkat berkat mengekspresikan apresiasi Anda dan mengatakan bagaimana informasi itu membantu (atau dapat membantu) Anda. Jika sesuai, Anda mungkin ingin menawarkan untuk membalas budi di masa depan.

Bagaimana menanggapi surat penawaran, dalam posisi Anda menerimanya:

1. Secara khusus menunjukkan penyelidikan sebagaimana arahan di atas.

2. Ekspresikan apresiasi Anda untuk kepentingan orang tersebut.

3. Jika memungkinkan, secara pribadi menanggapi pertanyaan. Anda mungkin ingin meminta setiap brosur, katalog, laporan, atau informasi bermanfaat lain yang tersedia.

4. Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan pribadi, maka hindarilah permintaan pribadi.

5. Jika sesuai, Anda mungkin ingin menyertakan informasi tambahan mengenai organisasi Anda, produk atau jasa yang yang Anda jual, di luar lingkup penyelidikan asli, sehingga yang menawarkan memperlihatkan hal yang lebih spesifik.

6. Mulailah surat anda dengan menyatakan siapa Anda dan memberikan status atau posisi (seperti mahasiswa, peneliti konsumen, konsumen tertarik, supplier, dan lain-lain), dan menyatakan bagaimana mereka tahu tentang diri Anda?

7. Anda mungkin ingin menjelaskan secara singkat tujuan surat balasan Anda atau apa yang Anda capai. Hal ini termasuk juga menyerahkan spesifikasi khusus kepada yang memberikan penawaran agar memenuhi kualifikasi Anda. 

8. Sertakan tanggal dimana Anda membutuhkan informasi, pelayanan, barang, dan lain-lain bahwa Anda memintanya dengan segera, dan menunjukkan bahwa Anda menunggu respon dari yang menawarkan barang.

9. Berterima kasih pada orang yang menawarkan untuk waktunya. Dan pula memperlihatkan keseriusan dan janji untuk bertemu di lapangan.

Hal semacam itu pun berlaku pada penawaran online. Biasanya, surat penawaran online disertakan di dalam email terkait. Dan transaksi bisa dilakukan tanpa tatap muka. Namun, berada dalam kondisi tahu sama tahu sebelumnya untuk menghindari isiko penipuan.

Itulah sekelumit ulasan mengenai surat penawaran barang, semoga bermanfaat untuk Anda.

Posting Komentar untuk " Surat Penawaran Barang"