Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Standarisasi Proses Kerja

 

Standarisasi Proses Kerja

Menstabilkan Proses Anda

Semua orang ingin bergerak cepat dalam menciptakan proses Lean baru, tetapi salah satu hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menstabilkan proses Anda saat ini.

Jika Anda belum melakukan pekerjaan apapun di bidang ini, kemungkinan besar Anda akan menemukan banyak pekerjaan yang harus dilakukan karena sebagian besar proses di pabrik mana pun agak tidak stabil. 

Ketidakstabilan ada dalam setiap proses, mulai dari awal hingga kondisinya saat ini dan bahkan proses yang ada di pabrik Lean bisa jadi agak tidak stabil, yang merupakan salah satu alasan untuk program peningkatan berkelanjutan.

Apa yang dimaksud dengan stabilitas dalam suatu proses? Kita dikatakan mencapai stabilitas dalam proses ketika kita dapat secara konsisten dan berulang kali mengirimkan jumlah produk yang sama pada tingkat kualitas yang sama pada saat diminta. 

Kita tentu tidak berharap untuk mencapai proses yang stabil secara instan karena stabilitas datang dalam langkah-langkah saat kita meningkatkan proses. 

Langkah pertama adalah mengirimkan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan setidaknya 85% dari waktu atau lebih. Ini berarti Anda harus mengetahui kebutuhan pelanggan Anda dan didokumentasikan dengan baik sangat penting. 

Saat Anda menstabilkan proses Anda, persentase pengiriman tepat waktu dan kualitas suku cadang akan meningkat menjadi 100%.

“Tetapi saya memiliki proses yang konsisten. Saya sudah mengirimkan tepat waktu kepada pelanggan saya. ” 

Saya sering mendengar kata - kata seperti ini tetapi ketika seseorang mulai mendiskusikan bagaimana mengetahui apakah suatu proses stabil atau tidak, faktanya sebagian besar waktu proses pelanggan ternyata tidak stabil. Bagaimana Anda bisa tahu apakah suatu proses stabil? 

Ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:

  • Apakah ada tingkat tinggi variabilitas, baik dalam lembar per jam atau lembar per tenaga kerja?
  • Apakah ada pola tampak konsisten bekerja di workstation?
  • Do WIP (work-in-proses) jumlah bervariasi secara signifikan dari batch ke batch?
  • Apakah ada tumpukan acak WIP di lantai produksi?

Ketika menjelaskan atau mendiskusikan operasi, apakah Anda mendengar kata-kata seperti “biasanya”, “normal”, “sebagian besar waktu,“diikuti dengan ‘kecuali ketika’?

  • Proses yang abnormal menjadi normal?
  • Pernah mendengar, “Kami percaya operator untuk memutuskan proses”?

Ini semua adalah tanda peringatan bahwa Anda tidak memiliki proses yang stabil atau bahkan standar untuk membangun proses Lean Anda. Untuk membangun proses aliran kontinu di lantai produksi, Anda harus memiliki proses yang stabil.

Saat Anda menggunakan proses di lantai produksi berulang kali dan mengajari karyawan lain cara menggunakan proses, seiring waktu setiap orang akan menambahkan langkah mereka sendiri ke dalam proses, langkah yang mereka yakini membuat proses lebih mudah bagi mereka. 

Namun, seiring waktu, kami mulai menganggap proses yang dimodifikasi ini sebagai cara normal dalam melakukan sesuatu. 

Semua variasi yang ditambahkan oleh setiap individu ke proses dengan itikad baik kini telah menciptakan proses yang tidak stabil karena setiap orang sekarang melakukan proses secara berbeda. 

Konsistensi adalah apa yang dibutuhkan dalam sebuah proses, dan dengan konsistensi prosedur proses Anda dapat mengidentifikasi apa yang tidak diperlukan.

Berdiri di dalam Lingkaran

Ini adalah sesuatu yang tidak pernah saya dengar sebelumnya dan saya pikir awalnya agak konyol. Saya pikir itu hanya sebuah lelucon hingga akhirnya saya mendengar ahli Lean terkenal lainnya, Jeffrey Liker, membicarakannya. 

Ini disebut latihan lingkaran dan digunakan untuk melatih Anda melihat lebih dari yang Anda kira. Jika Anda melakukan proses ini dengan serius, jumlah informasi yang dapat Anda kumpulkan tentang lantai produksi, kantor, atau gudang Anda tidak dapat dipercaya.

Latihannya bekerja seperti berikut ini:

Anda berdiri dalam lingkaran khayalan dan mengamati proses, area manufaktur, atau bahkan seluruh lantai produksi jika itu kecil. Ini bukan lari cepat, itu adalah marathon. 

Berdiri dalam lingkaran selama tiga sampai empat jam dan kemudian terus berdiri, hingga delapan jam. 

Anda akan menemukan bahwa selama tiga sampai empat jam pertama Anda cenderung melihat hal yang sama berulang-ulang dan menjadi bosan, akan tetapi selama tiga sampai empat jam berikutnya pikiran Anda mulai mengidentifikasi perbedaan kecil dalam proses dan tak lama kemudian Anda memiliki daftar hal-hal yang harus diubah. 

Ketika Anda berada di dalam lingkaran, buat catatan untuk mengidentifikasi hal-hal apa yang perlu diubah. Mentor saya mengatakan kepada saya bahwa pertama kali dia melakukan ini, dia tidak melihat banyak. 

Ketika mentor saya bertanya apa yang telah dipelajari, saya berkata, “Saya tidak melihat ada masalah.” Guru berkata, “Tidak masalah adalah masalah besar” dan mengirimnya kembali ke lingkaran. 

Kali kedua dia kembali dengan halaman-halaman hal-hal yang harus diubah, saya memberikannya kepada guru saya, dan berkata, "Inilah hal-hal yang perlu diubah," dan guru saya segera mengembalikannya kepadanya dan mengatakan kepadanya, "Pergilah. memperbaiki masalah ini.” 

Jeffery Liker, dalam bukunya The Toyota Way Fieldbook, membandingkan latihan lingkaran dengan maraton dan bagaimana pelari mengatakan bahwa mereka "menabrak dinding" sekitar mil 20 dari perlombaan 26,5 mil dan dari memukul dinding berarti mereka melampaui ke tingkat lain. 

Berdiri dalam lingkaran dikatakan serupa sifatnya, yaitu ketika Anda telah berdiri di sana cukup lama, Anda mulai memperhatikan hal-hal yang perlu diubah karena Anda telah melampaui tingkat kesadaran lain. 

Sekarang saya pikir ini konyol sampai saya mencobanya, dan saya akan memberi tahu Anda bahwa saya pada dasarnya skeptis. Yah, itu berhasil! Saya sekarang telah menggunakan metode ini berkali-kali di berbagai perusahaan untuk mendapatkan kesadaran tentang bagaimana area produksi dijalankan dan apa beberapa masalahnya. 

Untungnya, beberapa hari Anda tidak perlu menunggu empat jam. Semakin saya berlatih ini, semakin baik saya melihat masalah. 

Saya tidak ingin mengatakan bahwa ini adalah wahyu bagi saya karena saya telah menghabiskan seluruh kehidupan dewasa saya bekerja di bidang manufaktur, tetapi saya kagum pada seberapa cepat saya dapat melihat masalah. 

Di satu perusahaan tempat saya bekerja, orang-orang produksi akan melihat saya berdiri di lantai atau duduk di bangku saya mengamati lantai produksi dan mereka akan mendatangi saya dan menanyakan apa yang saya tonton. 

Saya akan memberi tahu mereka dan mereka akan benar-benar memberi tahu saya, “Perhatikan langkah ini dengan cermat” atau “Apakah Anda sudah memperhatikan…?” Saya sekarang sangat percaya pada latihan lingkaran.

Pekerjaan Terstandardisasi

Standarisasi Proses Kerja

Sebelum memulai pembahasan tentang pekerjaan terstandardisasi, ada dua hal yang perlu kita klarifikasi. 

Pertama, banyak perusahaan telah menjadi bersertifikat ISO dan dengan demikian memiliki prosedur yang telah dibuat untuk berbagai aktivitas di produksi, kantor, dan area lain dari perusahaan, dan salah satu pertanyaan yang sering saya dengar adalah, “Apakah standar mengerjakan dokumen terkontrol sesuai persyaratan ISO?” 

Saya bukan ahli ISO tetapi telah berpartisipasi dalam banyak audit ISO selama bertahun-tahun di perusahaan yang menggunakan alat Lean dan tidak menggunakan alat Lean. 

Pengalaman saya adalah ketika Anda menjelaskan kepada auditor apa dokumen kerja standar dan bagaimana penggunaannya, mereka biasanya tidak memiliki masalah dengannya. Ingatlah bahwa pekerjaan terstandarisasi adalah alat yang digunakan untuk menganalisis proses pemborosan. 

Ini bukan instruksi kerja, yang merupakan dokumen yang dikontrol ISO, digunakan untuk mengarahkan operator dan perakit tentang cara menghasilkan produk dan juga digunakan sebagai alat pelatihan. 

Saya juga menemukan bahwa jika perusahaan Anda adalah "perusahaan yang diatur", yang biasanya berlaku untuk peraturan FDA (Federal Drug Administration) atau DoD (Department of Defense), ternyata auditor lebih menyukai alat Lean karena mereka menyempurnakan dan melengkapi peraturan yang sudah ada.

Alat ramping berhubungan dengan semua bidang ISO 9001 tetapi contoh terbaik adalah acara kaizen, yang secara langsung menghubungkan ke persyaratan ISO untuk perbaikan berkelanjutan. Pengalaman saya adalah ketika Anda menerapkan alat manufaktur Lean, auditor ISO sangat senang dengan hasilnya.

Menggunakan Pekerjaan Terstandarisasi 

Pekerjaan terstandarisasi adalah alat yang sangat berguna untuk menganalisis pemborosan dalam suatu proses. Petunjuk kerja langkah-demi-langkah menyediakan peta jalan dari mana Anda dapat menentukan limbah keseluruhan dalam suatu proses.

Karena hal pertama yang Anda cari adalah limbah dalam jumlah besar daripada limbah halus yang ditemukan jauh di dalam suatu proses, Anda mulai dengan menganalisis tiga langkah dasar, yaitu:

1. Identifikasi langkah-langkah kerja dasar (bukan elemen – elemen adalah detail yang lebih halus).

2. Catat waktu untuk setiap langkah (catat waktu kerja dan waktu yang terbuang).

3. Membuat sketsa area kerja, menunjukkan alur kerja operator.

Setiap kali Anda memulai analisis suatu proses, lihatlah pemborosan terbesar terlebih dahulu, mereka biasanya "kelebihan gerak" dan "waktu tunggu.".

Selalu kerjakan dari tingkat pemborosan tertinggi hingga terkecil sehingga urutan analisis Anda adalah sebagai berikut:

1. Keluar dari area, hitung langkah-langkahnya.

2. Berjalan di dalam area, lihat pola berjalan, hitung langkahnya.

3. Operator stasioner (duduk atau berdiri dalam satu posisi),  perhatikan gerakan tangan.

Gunakan stopwatch untuk mencatat waktu yang dibutuhkan setiap langkah atau gerakan tangan. Setelah Anda memiliki waktu, masukkan ke dalam bagan sederhana yang sudah disiapkan.

Sebagai contoh misalnya Anda dapat melihat bahwa ada delapan puluh (80) detik waktu berjalan, yaitu 31% dari total waktu untuk proses. 

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah mengurangi sampah dari berjalan kaki. Selanjutnya, lihat rincian waktu berjalan. Anda dapat melihat bahwa 50% dari waktu pergi ke gudang untuk mendapatkan suku cadang, sedangkan 50% lainnya berjalan ke dan dari oven. 

Apa yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk mendapatkan suku cadang dari gudang? Bisakah Anda meminta material handler mengirimkan suku cadang? Bisakah Anda memasukkan pengambilan suku cadang dari gudang saat Anda mengambil suku cadang ke oven? 

Pikirkan semua cara yang mungkin untuk mengurangi waktu berjalan. Ada banyak. Pikirkan tentang bagaimana Anda dapat membuat proses mengalir lebih baik dengan melihat sketsa area yang Anda buat. 

Berapa kali garis berjalan saling bersilangan? Apakah Anda harus mundur untuk melakukan proses lainnya? Jaga agar proses tetap mengalir dalam satu arah.

Mengurangi Variabilitas

Untuk mencapai stabilitas, Anda perlu mengurangi variasi dalam proses Anda. Variabilitas muncul dalam dua bentuk yaitu eksternal dan internal, dan masing-masing merupakan masalah serius ketika mencoba menstabilkan proses untuk Lean manufacturing.

Variabilitas internal

Disebabkan oleh diri sendiri dan ini adalah variabilitas yang Anda kendalikan dalam proses Anda. Salah satu bentuk variabilitas internal yang paling umum ditemukan ketika menerapkan sumber daya manusia dan mesin.

Absen karyawan yang direncanakan dan tidak direncanakan dapat mencapai 10% hingga 20% dari hari kerja tahunan. Ketika mesin atau sel kerja tidak berawak, pekerjaan baru tidak dimulai dan WIP tidak selesai. 

Staf lainnya dipindahkan ke pekerjaan lainnya dan lebih banyak pekerjaan di mesin lain tidak dimulai, efek domino yang dihasilkan menciptakan tumpukan pekerjaan panas yang tertunda. 

Begitu efek domino ini dimulai, sangat sulit untuk berhenti tanpa bekerja lembur, mempekerjakan pekerja sementara, atau mempertahankan staf tambahan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang terjadi.

Variabilitas eksternal

Variabilitas eksternal terutama terkait dengan pelanggan, tetapi juga dapat berasal dari pemasok dan desain produk itu sendiri. Variabilitas desain datang dalam bentuk berbagai ukuran dan bentuk komponen serta kompleksitas produk secara keseluruhan. 

Jika Anda tidak dapat memperbaiki variabel-variabel ini, dan kemungkinan besar itu akan sulit, hal terbaik yang dapat Anda harapkan adalah merancang proses untuk mengimbanginya. 

Permintaan produk dan campuran model adalah dua variabel pelanggan umum yang membuat penyeimbangan sumber daya manusia dan mesin internal Anda menjadi lebih sulit. 

Hal terbaik yang dapat diharapkan sebagian besar perusahaan adalah meminimalkan variabilitas. Kemungkinan besar Anda tidak akan menghilangkan semua variasi tetapi Anda dapat mengisolasinya dengan menciptakan aliran kontinu dan menarik manufaktur saat menggunakan standarisasi proses.

Setelah menghilangkan sebanyak mungkin variasi internal dan eksternal, Anda akan menemukan bahwa waktu tunggu produk Anda akan berkurang.

1 comment for "Standarisasi Proses Kerja"