Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Langkah - Langkah untuk Proses Purchase Order

Langkah - Langkah untuk Proses Purchase Order

Salah satu bagian terpenting dari proses pengadaan adalah mendapatkan bayaran, itulah sebabnya mendapatkan sistem pesanan pembelian Anda menjadi hal yang sangat penting. 

Saat memperoleh produk dan layanan, transaksi harus berjalan lancar dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Proses pesanan pembelian yang baik membuat segala sesuatunya terus berjalan dan rantai pasokan Anda dalam manfaat yang baik.

Dalam pembahasan kali ini, saya akan memecah proses pesanan pembelian menjadi langkah-langkah mudah untuk diikuti, dan memberikan contoh kepada Anda beberapa praktik terbaik dan tip untuk mengoptimalkan fungsi pengadaan yang penting ini.

Apa saja langkah-langkah dalam proses pesanan pembelian?

Pesanan pembelian adalah dokumen yang diberikan pembeli kepada pemasok untuk meminta barang untuk dibeli. Pesanan pembelian adalah komitmen untuk penjualan. 

Setelah diterima oleh vendor, dokumen penting ini mengikat secara hukum, memberikan kepercayaan kepada pembeli dan penjual untuk mengelola bisnis mereka secara efektif. 

PO digunakan untuk membantu perusahaan mengelola anggaran mereka, menghitung semua PO memberikan pemahaman tentang komitmen keuangan perusahaan kepada departemen keuangan. 

Mereka membantu departemen pembelian memastikan apa yang mereka beli sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dan mereka membantu departemen pengadaan mengelola pesanan.

Tapi pesanan pembelian bukan faktur. Sementara pesanan pembelian adalah permintaan barang atau layanan, faktur adalah permintaan pembayaran untuk pengiriman barang atau layanan. 

Pada dasarnya, pembeli mengirimkan pesanan pembelian ke pemasok, kemudian pemasok mengirimkan barang, dan kemudian pemasok menindaklanjutinya dengan faktur. 

Berikut adalah salah satu versi prosesnya secara lebih rinci, yaitu:

1. Membuat pesanan pembelian

Setelah perusahaan memutuskan pembelian barang atau jasa, perusahaan itu membuat pesanan pembelian, merinci persyaratan transaksi yang dimaksud, termasuk harga dan persyaratan pembayaran.

2. Meninjau dan menyetujui pesanan pembelian 

Setelah pesanan pembelian dibuat, pesanan tersebut harus ditinjau keakuratannya dan untuk memastikan kesesuaiannya dengan tujuan. 

Pertanyaan untuk diajukan pada saat ini adalah: 

  • Apakah urutan item yang benar? 
  • Apakah itu memiliki harga yang benar dan dianggarkan? 

Setelah PO ditinjau, PO harus disetujui secara resmi sehingga dapat dicatat dan dikirim ke pemasok.

3. Mengirim pesanan pembelian

Di masa lalu, PO akan dikirim ke vendor melalui surat atau kurir. Tentu saja, dengan kemajuan teknologi maka akhir-akhir ini pengiriman PO biasanya dilakukan secara elektronik. 

Namun, ini masih merupakan langkah penting dalam prosesnya, karena dengan mengirimkan PO artinya Anda baru mendaftarkan niat Anda untuk membeli item tersebut, beserta persyaratan yang diajukan. 

Pada titik ini tim pengadaan dan keuangan juga perlu mengajukan catatan pesanan pembelian, sehingga ketika faktur masuk setelah transaksi, PO dan faktur dapat direkonsiliasi. 

4. Menerima barang

Ketika pemasok menerima PO Anda, kemudian mereka akan mengirimi Anda barang atau memberikan layanan yang diperlukan. Kecuali Anda juga menggunakan proses request for proposal (RFP), persyaratan dalam PO dapat digunakan sebagai dokumen untuk memantau apakah vendor memenuhi persyaratan perjanjian atau tidak.

5. Faktur dikirim dan diterima

Pemasok mengirimkan faktur kepada pembeli, yang berisi nomor PO dan persyaratan.

6. Rekonsiliasi PO dengan faktur

Dalam proses yang disebut pencocokan tiga arah, pembeli memastikan bahwa apa yang mereka telah ditagih cocok dengan apa yang mereka terima, dan semuanya cocok dengan pesanan pembelian asli.

7. Bayar faktur

Dengan asumsi semuanya telah cocok (sesuai), kemudian perusahaan menyetujui pembayaran faktur dan menyelesaikan transaksi keuangan.

8. Menutup pesanan pembelian dan menyimpan catatan

Ketika semuanya selesai untuk kepuasan pembeli, PO dapat ditutup dan diajukan.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, ada peluang luar biasa untuk otomatisasi di banyak tahap proses. Faktanya, dengan platform pengadaan yang tepat, seluruh proses dapat diotomatisasi dan disederhanakan untuk memberikan penghematan biaya, efisiensi, dan untuk menyimpan catatan PO dalam format digital untuk ditinjau dan dianalisis.

Cara membuat template pesanan pembelian yang bagus 

Pesanan pembelian harus dibuat seragam di seluruh perusahaan sehingga mudah digunakan, sesuai dengan kebijakan organisasi, dan menangkap informasi penting yang sama dengan setiap transaksi. 

Berikut ini adalah isi pesanan pembelian Anda, yaitu:

  • Produk atau layanan yang dibeli
  • Jumlah barang
  • Merek, SKU, atau nomor model
  • Harga per unit
  • Tanggal
  • pengiriman Lokasi pengiriman
  • Alamat penagihan perusahaan
  • Syarat pembayaran

Platform pengadaan diluar negeri seperti Fairmarkit misalnya, tidak hanya membuat proses pembuatan pesanan pembelian menjadi lebih sederhana dengan menyediakan template PO, tetapi juga bertindak sebagai repositori untuk PO dan menyediakan alat analisis yang membantu Anda menarik informasi dari PO Anda, berapa banyak yang Anda pesan dan dari siapa.

Apa persyaratan umum pesanan di seluruh perusahaan? Seberapa sering pemasok melakukan pengiriman sesuai dengan ketentuan PO? 

Membuat pesanan pembelian di platform seperti Fairmarkit ini tidak hanya mempercepat proses secara dramatis, tetapi juga membantu tim pengadaan menambah nilai bagi organisasi mereka dengan mengumpulkan wawasan dan menemukan efisiensi di seluruh proses PO.

Praktik terbaik untuk proses pesanan pembelian Anda

Banyak organisasi atau perusahaan ingin mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan siklus pesanan pembelian. 

Kabar baiknya adalah bahwa dengan mengikuti praktik terbaik sederhana ini, Anda tidak hanya dapat mengurangi waktu siklus PO Anda, tetapi Anda juga dapat meningkatkan laba keseluruhan organisasi Anda.

Otomatiskan sebanyak mungkin

Ketika proses PO diotomatisasi, hal itu tidak hanya lebih cepat , akan tetapi data yang dikumpulkan dari setiap PO dapat disimpan secara digital untuk ditinjau nanti dan memperbaiki proses atau menandai masalah dalam sistem.

Gunakan PO Anda untuk membantu mengelola rantai pasokan Anda dengan lebih baik

PO adalah dokumen yang kuat untuk komunikasi dan kolaborasi dengan vendor Anda. Gunakan untuk membantu membangun kemitraan pengadaan-rantai pasokan yang lebih baik dan memperkuat tulang punggung rantai pasokan Anda

Pilih alat PO yang membantu Anda menemukan vendor terbaik

Proses PO tidak perlu bekerja secara terpisah dari proses pengadaan lainnya. Saat ini, alat PO dapat berintegrasi dengan alat sumber untuk menemukan pemasok dan mengoptimalkan seluruh proses pengadaan.

Demikianlah ulasan artikel terkait dengan Langkah - Langkah untuk Proses Purchase Order, semoga bermanfaat untuk Anda.

Post a Comment for " Langkah - Langkah untuk Proses Purchase Order "