Meningkatkan Inventaris yang Terorganisir

Minggu lalu saya menerima telepon dari salah seorang teman saya yang bekerja di sebuah perusahaan distribusi yang mengatakan bahwa dia merasa "putus asa" untuk meningkatkan kinerja inventarisnya.

Dalam percakapan telepon yang cukup panjang, kami membahas tantangan persediaan utama perusahaan tempatnya bekerja, dan mencatat beberapa point penting seperti dibawah ini:

1. Jumlah inventaris dalam sistem komputernya tidak sesuai dengan apa yang sebenarnya ada di gudangnya. Artinya terjadi ketidaksesuaian data antara data yang tercatat di sistem dengan barang aktual yang ada di gudang.

2. Perusahaannya secara terus-menerus kehabisan stok produk yang populer dan laris.

3. Gudangnya banyak terisi dengan stok mati (dead stock) dan sejumlah besar barang yang bergerak lambat (Slow moving).

Kemudian kami berdiskusi untuk menguraikan rencana langkah demi langkah untuk memperbaiki masalah ini.

Kemudian dia mengatakan bahwa dia akan mempresentasikan rencana tersebut kepada manajernya dan menghubungi saya kembali sehingga kami dapat menyepakati beberapa tujuan tambahan dan mengembangkan garis waktu untuk penyelesaiannya.

Teman saya menelepon kembali keesokan harinya. Dia terdengar sedih ketika dia menjelaskan bahwa sementara para manajernya setuju dengan rencana tersebut, mereka merasa bahwa mereka perlu "terorganisir" sebelum mereka dapat memulai proyek.

Namun, setelah bertanya lebih lanjut, saya menemukan bahwa perusahaan tersebut tidak memiliki definisi tentang apa yang dimaksud dengan "terorganisir" tersebut.

Artinya, tidak ada rencana untuk meninjau atau meningkatkan prosedur dasar dalam organisasi mereka. Mereka mengingatkan saya pada orang yang kelebihan berat badan yang selalu berkata, "Saya benar-benar perlu menjadi bugar", tanpa rencana atau komitmen untuk memperbaiki situasinya.

Dalam artikel - artikel saya sebelumnya, saya selalu menyarankan organisasi Anda untuk membuat rencana untuk memperbaiki situasi inventarisnya:

1. Tanyakan kepada pimpinan Anda di mana perbaikan diperlukan

Misalnya:

• Apakah jumlah inventaris yang tersedia akurat dalam sistem komputer Anda?

• Seberapa akurat perkiraan permintaan produk Anda di masa mendatang?

• Apakah penderitaan layanan pelanggan menyebabkan tingkat kehabisan persediaan yang tinggi?

• Apakah stok mati dan persediaan berlebih mengacaukan gudang Anda?

• Apakah pekerja gudang Anda membuang waktu untuk mencari material yang salah tempat?

• Apakah tujuan khusus terkait inventaris telah ditetapkan?

2. Identifikasi masalah kritis Anda untuk perbaikan

3. Dalam setiap masalah, periksa fungsi dalam organisasi Anda yang mempengaruhi masalah itu:

Apakah ada kebijakan dan prosedur? Apakah mereka ditegakkan? Apakah mereka perlu perbaikan?

4. Kembangkan dan sepakati rencana langkah demi langkah untuk mengatasi setiap tantangan ini

Rencana ini akan mencakup nama individu tertentu yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan.

5. Tetapkan garis waktu yang realistis untuk penyelesaian

Dan yang terpenting, jadwalkan pertemuan berkala dengan seluruh tim manajemen Anda untuk meninjau rencana dan memantau kemajuan Anda.

Sekarang, semua prosedur dasar dalam organisasi Anda akan berfungsi secara optimal. Kemudian, setiap rencana baru untuk meningkatkan area yang tercantum dalam poin 1 di atas akan lolos atau gagal karena kemampuannya sendiri, dan bukan karena prosedur yang mendasarinya gagal.

Itulah ulasan artikel terkait dengan Meningkatkan Inventaris yang Terorganisir. Semoga informasi ini berguna dan bermanfaat untuk Anda.