5 Tips Negosiasi Perjanjian Supply Barang

Daftar Isi

image via freepik

5 Tips Negosiasi Perjanjian Supply Barang

Sebagai seorang pembeli, Anda tahu bahwa negosiasi perjanjian supply barang dengan pemasok adalah peluang untuk menciptakan nilai lebih bagi perusahaan Anda.

Anda harus ingat satu hal, bahwa perusahaan yang hanya berfokus pada faktor harga saja akan merugi. Sebaliknya, pembeli perlu beralih ke wawasan yang berbasis data untuk meningkatkan pengeluaran, mengurangi risiko, dan mendekati pemasok potensial dengan pola pikir yang strategis.

Beberapa orang terlihat sangat percaya diri dalam hal itu, sementara yang lain justru akan menghindarinya dengan cara apapun. Tidak peduli bagaimana perasaan Anda, negosiasi adalah bagian dari kehidupan nyata dalam dunia bisnis yang ada di mana-mana.

Setiap hari Anda cenderung untuk menegosiasikan sesuatu hal, mungkin itu adalah berupa kenaikan gaji dengan bos Anda, lebih banyak bantuan dari pasangan Anda,dan sebagainya. Di sadari atau tidak, kita telah mempraktikkan keterampilan negosiasi disepanjang hari dalam hidup kita.

Pengertian Negosiasi

Apa sebenarnya arti dan pengertian negosiasi? Ada beberapa interpretasi terkait dengan hal ini, namun pada dasarnya, ini adalah "Tindakan untuk mencapai kesepakatan dengan pihak lain ketika Anda berdua memiliki kepentingan yang sama dan pihak lain yang bertentangan".

Ini semua terdengar sangat sederhana dan mudah, bukan? Namun faktanya, mayoritas orang sebenarnya hanya memiliki sedikit atau bahkan tidak memiliki pelatihan negosiasi sama sekali. Kebanyakan dari mereka telah bernegosiasi dalam konteks profesional daripada dalam kehidupan pribadi mereka sendiri.

Negosiasi mungkin terlihat sangat diremehkan, namun ini adalah salah satu keterampilan bisnis paling penting yang dapat dimiliki oleh seorang pemimpin di departemen pengadaan dan pembelian barang dalam hal memberikan nilai lebih kepada perusahaan.

Negosiasi dalam pembelian barang atau jasa tidak hanya menurunkan biaya, akan tetapi ini juga tentang meningkatkan hubungan rantai pasokan untuk menciptakan hubungan yang saling menguntungkan dan mengelola serta meningkatkan kualitas, layanan, dan kinerja dengan lebih baik.

Bagaimana Cara Menjadi Negosiator Yang Efektif?

Itu sangat tergantung pada satu hal, yaitu persiapan. Semakin banyak Anda tahu tentang dengan siapa Anda akan bernegosiasi, persyaratan Anda sendiri, indikator kinerja utama, dan faktor penting lainnya, maka akan semakin besar kemungkinan Anda akan berhasil dalam negosiasi tersebut.

Selain persiapan yang matang, juga penting untuk menempatkan diri Anda pada posisi pemasok, dalam arti pahami prioritas, tekanan, dan tujuan mereka untuk menentukan pendekatan terbaik dalam percakapan Anda.

Hanya ketika Anda telah mempersiapkan dengan baik dan benar dan melalui analisis dan penelitian yang diperlukan, barulah Anda diposisikan untuk membangun hubungan jangka panjang yang solid.

Untuk membantu Anda dalam negosiasi tersebut, saya telah membuat daftar hal - hal yang akan membantu Anda dalam mempersiapkan negosiasi dengan pemasok Anda.

Berikut ini adalah 5 Tips Negosiasi Perjanjian Supply Barang, antara lain:

1. Apa Alternatif Terbaik Anda Untuk Perjanjian Negosiasi?

Sebelum Anda tiba di meja negosiasi, Anda perlu mempersiapkan semua kemungkinan hasil yang akan Anda capai. Salah satu hasil tersebut mungkin adalah menemukan pemasok yang Anda sukai sama seperti yang Anda ajak bicara sekarang.

Buat daftar persyaratan untuk dinegosiasikan, seperti biaya, jadwal pengiriman, persyaratan pembayaran dan sebagainya.

Mulailah dengan mengumpulkan semua informasi untuk membuat kasus Anda sesuai dengan persyaratan yang Anda inginkan, tetapi juga memiliki beberapa jalur alternatif yang akan mencapai hasil yang Anda inginkan.

Cobalah untuk mengumpulkan semua informasi ini dalam lembar kerja. Ini adalah visualisasi yang baik dari setiap elemen yang dapat dinegosiasikan yang memecah "Yang harus dimiliki" dan "Yang baik untuk dimiliki," dan dapat mengingatkan Anda ketika negosiasi berbelok keluar dari "Zona kesepakatan yang mungkin".

Dari sana, identifikasi kemungkinan Alternatif Terbaik untuk negosiasi perjanjian supply barang dengan mendaftar semua hal yang dapat Anda lakukan jika Anda tidak mencapai kesepakatan. Apa cara terbaik untuk menyelesaikan tujuan Anda, tanpa pemasok khusus ini?

Pada dasarnya, Anda memerlukan beberapa rencana cadangan. Jika pemasok yang satu ini tidak menyetujui persyaratan Anda atau memberikan alternatif yang menarik, kemudian dari siapa lagi Anda dapat membeli? Istilah apa yang bisa Anda lawan? Kapan waktunya untuk pergi?

2. Langsung Ke Atas

Seorang penjual tingkat rendah tidak akan memiliki otoritas yang sama dengan bos dan akan berbuat salah dalam melakukan apa yang mereka yakini terbaik untuk perusahaan, bukan Anda.

Saya merekomendasikan agar Anda bekerja sama dengan pemilik perusahaan, karena semakin tinggi rantai makanan, semakin banyak yang dapat dilakukan pemasok untuk Anda. Kerjakan pekerjaan rumah Anda sebelum negosiasi dengannya, kenali siapa bosnya dan hubungi dia. Orang ini memiliki wewenang untuk membuat keputusan yang lebih strategis daripada karyawan di garis depan mereka.

Selain mengidentifikasi bos, Anda juga harus melakukan sedikit penggalian. Cari tahu berapa lama perusahaan ini telah berkecimpung dalam bisnis dan seberapa banyak bisnis yang mereka lakukan. Apa manfaat kesepakatan ini bagi mereka?

Jika Anda berurusan dengan karyawan yang tidak memiliki daya tawar untuk memanfaatkan kekuatan mereka, maka Anda telah kehilangan kesempatan untuk menegosiasikan persyaratan terbaik.

3. Minta Apa Yang Anda Inginkan Secara Tepat

Bersikap keterlaluan dalam tuntutan awal Anda dan tanyakan apa yang Anda inginkan. Hal terburuk yang bisa terjadi - pemasok mengatakan tidak. Kemudian Anda mulai mengerjakan kompromi.

Keseluruhan konsep negosiasi adalah memahami bahwa akan ada semacam kompromi, jadi tetapkan standar yang tinggi untuk meningkatkan peluang Anda berkompromi dengan persyaratan yang masih menguntungkan. Ada juga kebijaksanaan konvensional bahwa lima menit pertama negosiasi mengatur nada untuk hasil akhir.

Sebuah studi di Harvard University menemukan bahwa membuang angka pertama meningkatkan kemungkinan negosiasi akan menguntungkan Anda.

Pemimpin pengadaan perlu memasuki negosiasi dengan pemahaman yang jelas tentang istilah apa yang paling membantu mereka mencapai tujuan bisnis mereka. Tim-tim yang gagal mempersiapkan diri membuat mereka rentan terhadap serangan balik cepat, gangguan, dan kehilangan kendali.

Sekali lagi, seperti yang kami sebutkan, alternatif itu penting – tetapi Anda tidak ingin memulai percakapan dengan kompromi. Semua istilah yang diusulkan harus masuk akal berdasarkan tren pasar, kapasitas perusahaan, dan biaya persaingan.

5. Dukung Dengan Kekuatan Keheningan

Setelah Anda menjabarkan persyaratan yang diusulkan dan kompromi yang di jalankan, duduklah dan biarkan vendor Anda berbicara. Anda tahu ini adalah taktik negosiasi klasik, setelah Anda membuat penawaran, jangan memberikan informasi tambahan apapun secara sukarela sampai pihak lain meresponsnya.

Banyak pemangku kepentingan bukan negosiator berpengalaman, sehingga mereka mungkin cenderung berbagi terlalu banyak tentang anggaran, tenggat waktu, atau informasi yang merusak.

Sebelum Anda dan tim Anda memulai proses negosiasi, pastikan semua orang memiliki pendapat yang sama tentang berapa banyak informasi yang Anda rencanakan untuk diungkapkan kepada pemasok.

Transparansi sangat penting jika menyangkut kejujuran tentang keuangan dan persyaratan yang ditetapkan setelah Anda menandatangani kontrak. Namun, selama fase negosiasi, Anda ingin lebih terukur dalam hal berbagi dengan vendor.

KESIMPULAN

Beberapa tips diatas hanyalah beberapa dari taktik negosiasi yang dapat digunakan oleh tim pengadaan (Procurement).

Sebagai pembeli, bersiaplah untuk menghadapi pemasok dengan merencanakan ke depan dan memperkuat keuntungan bersama. Ingatlah bahwa setelah tinta pada kesepakatan terakhir itu mengering, pekerjaan Anda masih jauh dari selesai.

Tugas Anda sekarang adalah membangun dan memelihara hubungan yang berkelanjutan dengan pemasok dan memastikan bahwa Anda dan vendor tetap mematuhi persyaratan yang diperoleh dengan susah payah ini.

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk berkunjung ke blog saya dan membaca beberapa artikel di dalamnya. Semoga artikel - artikel tersebut bermanfaat dan dapat menambah wawasan Anda.