5 Cara Untuk Meningkatkan Efisiensi Pengadaan Barang
Karyawan secara terus-menerus selalu mengkhawatirkan tentang keamanan kerja, terutama ketika mereka mendengar ada masalah keuangan didalam organisasi atau perusahaan sedang muncul, maka satu-satunya cara yang mereka tahu sebagai cara tercepat yang dapat dilakukan perusahaan dalam memangkas biaya adalah dengan melepaskan staf atau karyawan mereka.
Ini juga menjadi sebuah perhatian yang mengkhawatirkan bagi pengusaha karena hal itu menyebabkan semangat kerja karyawan dan staf menjadi rendah.
Oleh karena itu, ketika anggaran operasional diperketat, sangat penting untuk mempekerjakan staf sehingga mereka tahu ada langkah-langkah yang diterapkan untuk menyelamatkan pekerjaan mereka yang seringkali merupakan posisi garis depan dan penting untuk pertumbuhan bisnis.
5 Hal yang Dapat Dilakukan Perusahaan Untuk Meningkatkan Efisiensi Pengadaan Barang adalah sebagai berikut:
1. Keterlibatan Tingkat Dewan Manajemen
Manajemen perusahaan sangat mengandalkan tim mereka untuk memastikan efisiensi terjadi, namun, di tingkat Dewan Manjemen, pengadaan barang harus selalu monitor. Praktik terbaik adalah monitoring bulanan karena akan selalu ada tempat dengan biaya tinggi yang menjadi mengkhawatirkan.
Untuk tim pengadaan (pembelian barang) dan departemen keuangan, beberapa orang merasa seolah-olah bahwa mereka sendiri yang dituntut untuk memberikan hasil penghematan biaya.
Ketika mereka bisa mendapatkan keterlibatan dan dukungan tingkat dewan manajemen jika memungkinkan, mereka kemudian dapat bekerja dengan para senior dan eksekutif di semua departemen untuk memastikan bahwa mereka fokus pada masalah prioritas.
Prioritas dapat berubah dengan sangat cepat, itulah mengapa keterlibatan tingkat dewan manajemen setiap bulan akan membantu mengidentifikasi risiko kategori, memastikan waktu respons yang lebih cepat untuk mengatasi peluang pemotongan biaya.
2. Dorong staf untuk meningkatkan efisiensi kerja
Ada banyak survei yang diselesaikan untuk menetapkan bagaimana perasaan karyawan tentang keamanan kerja dan Anda akan tahu dari mereka masing-masing, bahwa hal itu tidak baik. Banyak yang merasa pekerjaan mereka sangat berisiko, bahkan jika perusahaan tersebut berlayar dengan banyak modal.
Karyawan tahu bahwa dibutuhkan uang untuk menjaga bisnis Anda tetap beroperasi. Apa yang tidak mereka ketahui adalah semua yang dapat mereka lakukan untuk membuat pekerjaan mereka lebih hemat biaya dan efisien.
Ini bisa sesederhana mematikan komputer saat makan siang dan mencari detail kontak telepon secara online, daripada menghubungi layanan direktori dengan nomor tarif premium.
Apa pun yang dapat dilakukan karyawan untuk menurunkan biaya bisnis Anda, mayoritas dari mereka akan dengan senang hati memenuhinya.
3. Tetapkan tujuan yang jelas untuk strategi pengadaan Anda
Saat ini, kegiatan pengadaan perlu dibuat strategis karena biaya yang dikeluarkan sangat besar. Bukan hal yang aneh jika 50% dari pengeluaran (biaya) adalah untuk pengadaan barang. Anda bisa bersikap taktis tentang hal itu, tetapi Anda akan melihat hasil yang lebih baik dengan strategi yang jelas.
Skenario kasus terbaik adalah ketika tim keuangan Anda dapat memperoleh informasi keuangan utama untuk transaksi hanya dengan beberapa klik mouse.
Sebagian besar proses pembelian sekarang ini digerakkan oleh teknologi, dengan layanan cloud memberikan bantuan besar pada otomatisasi tugas yang sering dilakukan. e Purchasing adalah salah satu teknologi yang digunakan saat ini.
Apa itu E-Purchasing (E-Procurement)?
E-purchasing adalah proses membeli dan menjual persediaan dan layanan melalui Internet. Ini berbeda dari e-commerce karena menggunakan sistem tertutup pemasok yang biasanya hanya tersedia untuk pengguna yang terdaftar.
Ketika diterapkan dengan cara yang benar, maka e-purchasing dapat membuka jalur komunikasi antara perusahaan dan pemasok dengan membuat tautan langsung dan memfasilitasi interaksi seperti penawaran, pesanan pembelian, dan email.
Apa Manfaat E-Purchasing (E-Procurement)?
E-purchasing menawarkan manfaat substansial untuk fungsi manajemen pengadaan barang dan jasa dalam organisasi pembelian, termasuk diantaranya:
a. Penghematan Biaya
Alat pemantauan built-in dapat membantu untuk mengontrol biaya dan memaksimalkan kinerja, mengurangi overhead dan dokumen.
Sistem yang sepenuhnya otomatis merampingkan proses dan dapat menghasilkan siklus yang lebih cepat dari membuat pesanan hingga pemenuhan pesanan. Ada juga peluang untuk lebih banyak pilihan produk dan layanan.
b. Siklus Pembelian Lebih Pendek
Pelacakan transaksi terpusat akan menyederhanakan pelaporan pesanan, pembayaran, dan permintaan, serta memastikan kepatuhan kontrak, yang semuanya itu dapat mengurangi waktu pengiriman barang. Pembeli memiliki akses elektronik ke produk, layanan, dan harga yang tersedia setiap saat.
c. Pengendalian Inventaris yang Ditingkatkan
Pengadaan profesional dapat dengan cepat menemukan produk dari pemasok pilihan dan terbatas pada pembelian yang dapat mereka lakukan, sehingga inventaris terkontrol dengan lebih baik.
d. Transparansi
Semua informasi dipusatkan dalam satu tempat dan dapat disediakan untuk kebutuhan manajemen, pemangku kepentingan, pemegang saham, atau publik, jika sesuai.
Strategi pengadaan terbaik dapat mengantisipasi perubahan yang terjadi setiap saat, dan memiliki rantai pasokan adaptif sehingga mereka dapat dengan cepat bereaksi terhadap keadaan yang dapat mengganggu logistik, menempatkan barang dagangan dan pendapatan dalam risiko ketika pasokan tidak dapat mencapai toko dan pelanggan secara tepat waktu.
4. Berikan perwakilan penjualan di lokasi waktu
Bertahun-tahun yang lalu adalah praktik umum untuk mempekerjakan perwakilan penjualan, dan membayar mereka dengan gaji minimum serta komisi per penjualan yang dibayarkan sebagai bonus kinerja.
Ini masih digunakan saat ini, akan tetapi hari-hari ini perwakilan tersebut tidak keluar secara konsisten. Mereka ada di rumah, melihat lini produk, membaca informasi teknis, dan menerima pelatihan tentang produk yang mereka bayarkan untuk dipromosikan.
Anda tidak dapat mengharapkan tim penjualan lini depan Anda berkinerja sangat baik ketika mereka tidak terbiasa dengan apa yang Anda lakukan. Latihan satu hari tentu tidak cukup. Setiap sektor terlalu kompetitif. Ini kembali ke point nomer 2 di atas yaitu dapatkan karyawan Anda.
5. Selalu pantau risiko
Risiko selalu ada di mana-mana. Anda tidak pernah tahu kapan mereka akan menyerang tetapi kapan Anda melakukannya, Anda harus berada di atasnya dan cepat.
Risiko dapat berasal dari produsen yang gagal memenuhi target produksi, gangguan pada operasi logistik, gangguan pengecer jika toko tidak dapat dibuka karena alasan apa pun, dan juga dari pelanggan yang mencerminkan pengalaman buruk dalam berbisnis dengan perusahaan Anda.
Saat ini terdapat beberapa perusahaan yang mempekerjakan tim manajemen reputasi untuk memantau media sosial dan juga memperluas layanan pelanggan mereka ke platform pihak ketiga untuk mengurangi risiko yang ditimbulkan oleh pelanggan.
Jika perusahaan Anda melakukan outsourcing ke layanan manajemen reputasi, maka Anda perlu memasukkannya ke dalam strategi pengadaan Anda juga, memastikan Anda mendapatkan nilai terbaik.
Setiap pemasok memiliki biaya dan yang harus dikelola dengan baik. Tidak peduli seberapa efisien Anda merasa bisnis atau departemen Anda beroperasi, kemungkinan besar, ketika Anda melihat lebih dalam, akan ada peluang penghematan biaya di suatu tempat.
Itulah ulasan artikel mengenai 5 Cara Untuk Meningkatkan Efisiensi Pengadaan Barang. Semoga ulasan artikel ini berguna dan bermanfaat untuk Anda.
Posting Komentar untuk " 5 Cara Untuk Meningkatkan Efisiensi Pengadaan Barang"