6 Tanda Gudang Tidak Efisien Dan Cara Memperbaikinya

image via freepik

Menjalankan sebuah operasional gudang yang tidak efisien adalah sebuah kesalahan yang sangat mahal dan tidak ada bisnis yang dapat bertahan jika hal tersebut berlangsung secara terus - menerus tanpa adanya solusi dan perbaikan. Tidak seperti tenaga penjual yang berkinerja rendah atau produk yang berkualitas buruk, tanda dari sebuah gudang yang tidak efisien tidak akan langsung terlihat. Ketika seorang penjual secara konsisten tidak memenuhi target penjualan mereka, maka Anda tahu sudah waktunya untuk memotong kerugian Anda.

Ketika pengembalian produk (retur) sering terjadi dalam penjualan barang, maka Anda tahu bahwa Anda memiliki masalah dengan produk di tangan Anda. Tapi bagaimana Anda tahu, kapan gudang Anda sedang berjalan secara tidak efisien? Apa saja gejala dari sebuah gudang yang tidak efisien dan bagaimana Anda memperbaiki masalah tersebut? 

Di tambah dengan perkembangan dunia bisnis saat ini yang sangat kompetitif dengan tingkat persaingan yang semakin tinggi, maka mau tidak mau setiap perusahaan harus menjalankan kegiatan operasional mereka secara lebih efektif dan efisien, termasuk dalam pengelolaan gudang.

Jika salah satu dari lima tanda berikut ini ada di gudang Anda, maka Anda mungkin memiliki masalah di tangan Anda, antara lain:

1. Kesalahan Pesanan Barang Yang Sering Terjadi

Jika tim Anda secara konsisten memperbaiki kesalahan pesanan, ada kesempatan yang baik untuk Anda dalam memperbaiki masalah di gudang. Jika tim penjualan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengambil panggilan telepon dan menerima komplain kesalahan pengiriman barang daripada melakukan konversi prospek penjualan baru, maka itu saatnya bagi Anda untuk melihat bagaimana gudang Anda sedang berjalan. 

Kesalahan pesanan yang menyebabkan pelanggan tidak mau kembali, dapat menyebabkan ketidakpuasan pelanggan Anda. Ketika merek Anda secara otomatis memiliki konotasi negatif dalam pikiran pelanggan Anda, jangan pernah  mengharapkan peningkatan penjualan tahunan Anda.

2. Kesalahan Perhitungan Upah (Gaji)

Jika jam kerja dialokasikan untuk staf gudang Anda secara konsisten Out-of-line dengan departemen lain, Anda mungkin memiliki masalah gudang yang parah di tangan Anda. Struktur manajemen gudang yang tidak efisien dapat menyebabkan peningkatan upah lembur serta meningkatnya permintaan cuti karyawan dimana mereka tetap harus di bayar. Gudang yang dikelola dengan buruk dapat mengakibatkan berkurangnya semangat staf dan terjadinya turnover karyawan yang tinggi.

3. Kebersihan Gudang

Sebuah gudang yang tidak terorganisir dengan baik pasti kondisinya akan berantakan. Penempatan  barang yang ceroboh, alat - alat kerja gudang yang di tempatkan sembarangan dan tidak pada tempatnya, maka itu dapat menyebabkan meningkatnya cedera karyawan dan klaim kompensasi pengobatan. Sebuah sistem manajemen gudang slipshod juga dapat menyebabkan persediaan yang salah dikelola dan mengakibatkan penundaan pesanan pelanggan. Ketika staf Anda tidak dapat menemukan produk secara tepat waktu, pemesanan di awal atau permintaan pelanggan yang dibatalkan dapat saja terjadi.

4. Persediaan Shrinkage (Penyusutan)

Inventaris yang salah terkelola juga dapat menyebabkan tingkat penyusutan yang tidak diterima. Ketika tidak ada metode yang tepat untuk melakukan pelacakan  terhadap semua barang persediaan, maka itu terlalu mudah untuk satu item hilang. Pencurian barang bisa dilakukan oleh siapa saja, bahkan oleh para pekerja gudang sendiri jika kontrol dan pengawasan terhadap mereka lemah.

5. Hitungan Stok Yang Tidak Perlu

image via freepik

Ketika gudang Anda salah dalam mengelolanya, maka Anda akan sering memiliki masalah pada tingkat akurasi stok persediaan. Staf Anda akan over-order produk yang sudah ada di gudang atau bisa juga malah kehabisan item karena mereka tidak menyadari hal itu. Kesalahan manajemen inventaris yang sedang berlangsung ini dapat menyebabkan jumlah stok yang tidak perlu dan peningkatan lebih lanjut dalam pengeluaran penggajian gudang Anda.

Setelah Anda mengetahui tanda dari gudang yang tidak efisien, sekarang Anda berada dalam posisi yang lebih baik untuk memperbaiki masalah tersebut. Salah satu cara tercepat untuk mengambil sebuah gudang dari Out-of-Control menjadi lebih terorganisir adalah dengan menerapkan sistem pelacakan RFID. 

Identifikasi frekuensi radio dapat digunakan untuk melacak segala sesuatu dari produk yang diperuntukkan bagi pelanggan atau peralatan yang Anda gunakan di gudang Anda. Teknologi RFID menawarkan Pelacakan Real-Time untuk apa pun dengan tag RFID melekat padanya dan dapat secara signifikan meningkatkan cara operasional gudang Anda.

Ketika Anda mengembangkan sistem manajemen gudang yang mencakup teknologi RFID, Anda dapat mengelola pergerakan inventaris Anda dan karyawan Anda dengan cara yang optimal. Tidak ada lagi kelebihan order atau kehabisan barang. Tidak perlu lagi membayar staf untuk melakukan perhitungan stock barang persediaan yang tidak perlu. 

Menggabungkan teknologi RFID ke gudang Anda memiliki manfaat lain selain peningkatan penghematan. Sebuah gudang yang menerapakan teknologi RFID dapat direorganisasi dengan cara yang memungkinkan agar gerakan para pekerja gudang lebih efisien.

Menggunakan pengoptimalan rute untuk pergerakan barang yang efisien mengarah ke peningkatan pelacakan inventaris-metrik dan dikurangi dengan waktu pengisian pesanan. Pelacakan inventaris yang efisien berarti penarikan produk dapat dihadiri secara tepat waktu. Tingkat kepatuhan pemerintah juga cenderung meningkat ketika inventaris dikelola secara efisien dan semua dokumentasi yang diperlukan diajukan sesuai kebutuhan. Peningkatan otomatisasi RFID mengarah ke peningkatan akurasi order dan produktivitas karyawan, sehingga mengangkat tingkat moral staf. 

Jika Anda siap untuk menempatkan kekuatan teknologi RFID di gudang Anda, perhatikan faktor penting berikut  ini:

Setiap sistem RFID, maka Anda harus mengintegrasikan dengan struktur TI yang tepat. Sebuah sistem RFID harus memiliki potensi upgrade, baik dalam perangkat lunak dan perangkat keras. Anda harus dapat menyesuaikan sistem RFID yang sesuai dengan kebutuhan khusus bisnis Anda dan kecepatan implementasi harus menjadi prioritas utama untuk konsultan RFID Anda yaitu menawarkan solusi penandaan secara cepat dan mudah.

Setelah Anda memahami seberapa cepat sistem RFID dapat memperbaiki masalah gudang Anda, maka secara perlahan masalah ketidakefisienan akan mulai berkurang. Ketika peningkatan produktivitas dan profitabilitas adalah prioritas utama, maka memilih teknologi RFID adalah sebuah pilihan yang sangat tepat.

6. Waktu Terbuang (Waste Time)

Agar karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan baik dan menjadi produktif, maka mereka harus dilengkapi dengan alat - alat kerja terbaik. Meskipun mereka mungkin menjadi tim pekerja yang luar biasa dengan etos kerja yang hebat dan komitmen serta keunggulan, jika mereka tidak memiliki peralatan yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien, benar, dan semudah mungkin, maka mereka tidak akan pernah mampu mencapai tingkat produktivitas yang sama seperti yang akan mereka lakukan jika mereka dilengkapi dengan perlengkapan kerja yang tepat.

Memanfaatkan workstation Mobile nirkabel yang mudah didorong di lantai gudang dan mudah dimanuver melalui ruang lorong gudang akan langsung meningkatkan efisiensi gudang secara signifikan.

Daripada terus memiliki personil gudang yang secara tidak sengaja membuang-buang waktu kerja mereka (yang cepat menambahkan hingga berjam-jam) karena harus berjalan bolak - balik ke stasioner, printer, dan komputer yang ada di beberapa sudut ruangan.

Hanya dengan mengurangi gerakan para pekerja gudang, maka itu dapat menghemat ratusan juta per tahun dalam hal tenaga kerja. Hal ini dapat meningkatkan penerimaan sebesar 60%, menghilangkan kerja lembur dan kebutuhan lainnya yang tidak perlu. Hal ini juga dapat menghilangkan banyaknya kesalahan dengan hanya memiliki semua alat yang diperlukan pada saat penggunaannya.

Mengidentifikasi penyebab terjadinya ketidakefisienan di gudang adalah sebuah hal yang tidak mudah, namun jika Anda sudah menemukannya dan kemudian memperbaikinya menjadi lebih baik, maka itu akan berdampak sangat besar terhadap keuntungan perusahaan. 

Berbagi :